工程檔案管理的重要性及其措施

【摘 要】 本文介紹了檔案管理工作的重要性，分析了工程檔案材料編制工作的重要性，認(rèn)為必須要做好專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，并且提出了提高檔案信息化建設(shè)水平的三點(diǎn)措施：完善基礎(chǔ)設(shè)施；實(shí)行雙套制管理；保障檔案信息的安全措施。

【關(guān)鍵詞】 工程檔案管理；檔案材料編制；檔案信息化

快速發(fā)展的國民經(jīng)濟(jì)與深入推進(jìn)的企業(yè)技術(shù)改革，促使全國各地均在積極開展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與技術(shù)改造，由此也就產(chǎn)生了大量新建和續(xù)建的建設(shè)項(xiàng)目。對企業(yè)而言，當(dāng)務(wù)之急就是怎樣將建設(shè)項(xiàng)目檔案管理好，使用好，以促進(jìn)企業(yè)的更好發(fā)展。工程檔案管理較為特殊，其除了是建設(shè)單位單方面的工作外，還需其他參建單位一起來完成，包括設(shè)計(jì)單位、勘察測繪單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)備供應(yīng)等，要求大家一定要充分協(xié)調(diào)配合。對檔案工作人員來說，他們平時(shí)最基礎(chǔ)也是最辛苦的一項(xiàng)工作就是工程項(xiàng)目檔案管理，諸如收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)與提供利用等活動(dòng)均包括其中，檔案人員檔案管理工作的最終目標(biāo)是讓項(xiàng)目檔案變得更加完整、齊全，進(jìn)行科學(xué)地管理，將檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來，為工程建設(shè)與運(yùn)行管理服務(wù)。

一、工程檔案管理工作的重要性

一個(gè)單位工程項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量直接由檔案管理人員的素質(zhì)所決定，所以良好的職業(yè)道德與專業(yè)技能是每一位檔案管理人員所必備的。[1]將檔案宣傳教育工作做好，除了對提升檔案管理人員的社會形象十分有利外，也有助于檔案管理人員進(jìn)一步認(rèn)可自己的工作，并為之感到驕傲和自豪，使他們能夠自覺積極的參與工作，進(jìn)而對檔案工作重要性的認(rèn)識更深刻，從根本上強(qiáng)化檔案服務(wù)意識。須知，要想防止檔案的完整性被破壞，就必須對檔案管理工作的重要性有充分認(rèn)識，清楚該工作的迫切性，并將一切不良思想扼殺在萌芽階段。

二、工程檔案材料編制工作的重要性

施工單位最基本的一項(xiàng)業(yè)務(wù)要求就是根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工程檔案材料的編制。[2]若一個(gè)施工隊(duì)連工程內(nèi)業(yè)材料都不會編制，那么也就沒有資格承包工程。編制形成過程決定了工程檔案材料的質(zhì)量。工程檔案的特殊由其行業(yè)的特殊性所決定，即使只是一道小小的工序，所需要的資料就有10多張，甚至20多張，而隨著施工的不斷推進(jìn)，一個(gè)分項(xiàng)就有更多的內(nèi)容。如果不在剛開始就進(jìn)行資料收集，那么資料流失的情況就極易出現(xiàn)，導(dǎo)致假資料編制的情況頻發(fā)。因此，應(yīng)切實(shí)做好分類工作，并對各種類別的產(chǎn)生人、收集人、整理人予以明確規(guī)定，在檔案材料編制上，對施工技術(shù)人員加強(qiáng)訓(xùn)練，以切實(shí)提升工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。在工程檔案生成后，通過嚴(yán)格的收集整理歸檔制度對其進(jìn)行管理，如此自然而然就解決了檔案管理中的各種問題。

三、做好專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作

高素質(zhì)的檔案管理人員對工程項(xiàng)目檔案管理非常重要，而這也是由其不可恢復(fù)的特點(diǎn)所決定的。相關(guān)檔案管理人員所具備的專業(yè)知識和技能應(yīng)更加全面，即對文書檔案與科技檔案均要非常熟悉。[3]不但要了解工程相關(guān)的專業(yè)檔案，也要清楚知道怎樣分類整理檔案，因此，需結(jié)合工程建設(shè)的實(shí)際情況制定《工程檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范》，并建立起工程檔案分類大綱、保管期限與檔號分類方法等規(guī)章條例，以促進(jìn)工程檔案整理規(guī)范化程度的提高。對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不分專職或兼職，并告訴他們哪些檔案具有保存價(jià)值，哪些需要重點(diǎn)歸檔和具體的歸檔范圍。在每一類中對歸檔范圍予以明確說明，分類整理、組卷、規(guī)范裝訂收集歸檔的文件資料，使工程檔案管理的規(guī)范化程度越來越高。同時(shí)，立足于檔案整理要求，對文件的起草書寫要求，以及如何制成規(guī)范材料等做一具體講解，讓大家提前了解檔案內(nèi)容，工作表現(xiàn)的更出色。須知，在檔案管理工作開展的同時(shí)，也應(yīng)一并進(jìn)行培訓(xùn)工作。

四、提高檔案信息化建設(shè)水平的措施

對所有檔案管理人員來說，怎樣安全、高效地管理工程建設(shè)檔案，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)水平的提高，值得他們深思。

1、完善基礎(chǔ)設(shè)施

國家檔案局在《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》（2002年）中對電子檔案管理做了明確規(guī)定，即“不論是電子文件形成單位，還是接受單位均要做好這項(xiàng)工作?！?[4]如今，檔案信息化建設(shè)的重要作用日漸突出，而這也與信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用有很大關(guān)系。為此，檔案管理部門就必須建立起自己的局域網(wǎng)，配齊相關(guān)硬件設(shè)備，諸如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器等不可缺少。同時(shí)，在計(jì)算機(jī)管理軟件的選擇上也應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況，做出合理選擇，一步一步開展檔案信息化建設(shè)工作。只有保證檔案信息化建設(shè)與社會信息化發(fā)展的節(jié)奏在相同速度上，方可用有效檔案信息服務(wù)促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)與社會的快速發(fā)展。

2、實(shí)行雙套制管理

文字檔案由電子檔案所取代是推進(jìn)信息化建設(shè)過程中非常重要的一項(xiàng)的內(nèi)容。對于各部門移交的檔案資料，檔案管理人員需做好整理，通過相應(yīng)的計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，以電子檔案的形式呈現(xiàn)之前的文字檔案，在錄入過程中需有所區(qū)別，將統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)建立起來，在檔案管理中實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案共用的形式，也就是“雙套制”的模式，也使檔案的準(zhǔn)確性更高，更加完整，進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

3、保障檔案信息的安全措施

從安全方面考慮，需通過訪問授權(quán)、用戶安全級別以及密碼設(shè)置等措施來設(shè)置檔案管理系統(tǒng)的安全。同時(shí)，還應(yīng)制定相應(yīng)的密集標(biāo)準(zhǔn)，以公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密四類對檔案內(nèi)容予以界定，而密集標(biāo)準(zhǔn)的制定需根據(jù)檔案的密集程度來定，共同建立信息化管理，為保證檔案信息安全筑起一道堅(jiān)實(shí)的屏障。

總之，工程檔案應(yīng)滲透到整個(gè)工程中，其在控制工程項(xiàng)目上更加直接，效果也更好。諸如工程建設(shè)、發(fā)展的歷史均記錄在工程檔案之中，同文書檔案相比較，工程檔案管理的系統(tǒng)性、專業(yè)性更強(qiáng)，具有更加突出的利用價(jià)值。在領(lǐng)導(dǎo)制定決策時(shí)，其可在第一時(shí)間提供可靠依據(jù)。所以，應(yīng)對工程檔案管理工作做進(jìn)一步完善，才能真正服務(wù)本地區(qū)的工程建設(shè)和管理。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 黃蔚琳.關(guān)于做好重點(diǎn)工程檔案管理工作的思考—從福建成品油管道一期工程檔案管理談起[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（06）60-61.

[2] 蔡冬然.淺談做好當(dāng)前高速公路工程檔案管理的思考[J].福建建材，2012（08）117-118.

[3] 陳艷.做好工程項(xiàng)目檔案管理工作的思考[J].蘭臺世界，2010（S1）103.

[4] 楊華.做好水利工程檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].民營科技，2013（07）107.

【作者簡介】

張繼雄，任職于中國電建集團(tuán)西北勘測設(shè)計(jì)研究院有限公司信息中心檔案科.endprint