檔案的科學(xué)化管理及實(shí)現(xiàn)路徑分析

黃文榮

摘 要：檔案管理工作的重要性不言而喻，各單位和企業(yè)的管理層也更加注重對(duì)檔案的管理工作，但是現(xiàn)階段的檔案管理之中還存在一些缺陷和問題，這主要表現(xiàn)在管理制度上的缺陷和不足，進(jìn)而導(dǎo)致很多檔案信息的搜集整理出現(xiàn)偏差和遺漏，這不利于科學(xué)化的管理模式的形成和迅速發(fā)展，因此要采取科學(xué)的舉措來提升管理水平，彌補(bǔ)管理漏洞。

關(guān)鍵詞：檔案 科學(xué)化管理 實(shí)現(xiàn)路徑

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）12（c）-0130-02

1 檔案管理工作現(xiàn)況

信息和數(shù)據(jù)對(duì)于企事業(yè)或者單位的生存發(fā)展的作用越來越大，檔案本身就是企事業(yè)寶貴的信息資源，其使用價(jià)值被不斷放大，在實(shí)際工作中的使用頻率也越加的頻繁，但是對(duì)于檔案的管理工作來說，還存在很多漏洞，管理人員沒有積極地履行自身的職責(zé)，沒有對(duì)檔案的管理樹立相應(yīng)的安全防護(hù)意識(shí)，管理體系還不健全，很多措施得不到及時(shí)有效的落實(shí)和執(zhí)行，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，電子檔案以及檔案信息處理系統(tǒng)的應(yīng)用極大地促進(jìn)了管理效率的提升，并且檔案管理的工作質(zhì)量也有了一定程度的增強(qiáng)，但是在系統(tǒng)的運(yùn)維和安全性方面存在的風(fēng)險(xiǎn)問題還沒有得到徹底的解決，還需要進(jìn)一步完善當(dāng)前的管理制度，合理利用技術(shù)方法和手段不斷提升管理的質(zhì)量水平。

2 傳統(tǒng)文書檔案管理工作存在的問題

2.1 對(duì)文書檔案管理存在思想誤區(qū)，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

由于受到中國(guó)傳統(tǒng)觀念的影響，各個(gè)單位的大部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)文書檔案存在思想誤區(qū)，對(duì)文書檔案管理認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠。一是表現(xiàn)在有些領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)文書檔案管理工作存在一些誤解，認(rèn)為文書檔案管理工作人員的本職工作就是歸檔保存相關(guān)文字材料，僅僅是在做表面工作文章，在實(shí)際工作中不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)單位沒有造成實(shí)質(zhì)性影響，從而對(duì)單位的檔案工作管理人員不夠重視，采取忽略態(tài)度對(duì)待，導(dǎo)致檔案工作管理人員對(duì)自己的本職工作也放松了要求，認(rèn)為只要做到保管材料不丟件，文字資料不外泄，查閱歸檔文件齊全就可以，工作態(tài)度缺乏主動(dòng)和熱情，實(shí)際工作也缺乏積極和創(chuàng)新。正因?yàn)樯鲜鲈?，造成了文書檔案管理工作的質(zhì)量管理問題，影響了文書檔案管理的科學(xué)化發(fā)展，成為了文書檔案工作科學(xué)化發(fā)展的一大思想障礙。

2.2 對(duì)文書檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，管理人員管理力度不夠

基于中國(guó)傳統(tǒng)觀念影響和單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠等客觀原因，文書檔案管理人員對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)層面僅限于表面層次，對(duì)于文書檔案管理的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能方面的運(yùn)用有較大欠缺，文書檔案管理人員自身存在對(duì)文書檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位的情況。主要表現(xiàn)在：一是文書檔案管理人員在一些檔案相關(guān)工作業(yè)務(wù)處理時(shí)，存在對(duì)檔案管理工作不夠熟悉，對(duì)檔案管理工作的管理意識(shí)薄弱，在檔案材料的整理和收集方面不夠規(guī)范等問題。二是受中國(guó)傳統(tǒng)觀念影響和單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度問題，與世界發(fā)達(dá)國(guó)家相對(duì)比而言，中國(guó)整體文書檔案管理水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于世界發(fā)達(dá)國(guó)家，從而導(dǎo)致中國(guó)的文書檔案管理工作處于弱勢(shì)，缺乏專業(yè)的檔案管理人才梯隊(duì)建設(shè)，檔案管理工作效率較為低下。

3 如何實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理

3.1 完善檔案管理制度

對(duì)于檔案的價(jià)值和重要性人們已經(jīng)有了一個(gè)較為清晰和全面的認(rèn)識(shí)，但是目前的首要任務(wù)和關(guān)鍵要點(diǎn)就在如何去完善當(dāng)前的管理制度，來提高管理水平，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的管理模式。因此一方面要建立相應(yīng)的法律規(guī)范，使檔案管理的工作有法可依，做事有依據(jù)和參考；另一方面要扭轉(zhuǎn)各企事業(yè)和單位目前管理人員的工作觀念和態(tài)度，培養(yǎng)其認(rèn)真履行工作職責(zé)的正確意識(shí)和良好的工作習(xí)慣，健全績(jī)效考核和監(jiān)督問責(zé)的相關(guān)機(jī)制。

3.2 規(guī)范管理流程

檔案的管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作占據(jù)主要地位和部分的工作事項(xiàng)，通過對(duì)信息的搜集和整理，進(jìn)而分析其信息的真假，評(píng)估對(duì)于單位發(fā)展的時(shí)效性和實(shí)用價(jià)值等多項(xiàng)工作為基礎(chǔ)，建立起相應(yīng)的檔案來記錄和管理相應(yīng)的信息資源，這期間涉及到的諸多工作環(huán)節(jié)和程序都需要制定規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理工作的流程，并做好期間的交接和辦理手續(xù)等關(guān)鍵工作事項(xiàng)。

3.3 創(chuàng)新檔案管理理念

檔案管理涉及到方方面面的工作，隨著時(shí)代的發(fā)展管理工作會(huì)發(fā)生很大的變化，因此管理人員也要與時(shí)俱進(jìn)，適時(shí)轉(zhuǎn)變自身對(duì)于檔案管理這項(xiàng)工作的看法和觀念，培養(yǎng)和樹立創(chuàng)新觀念。

3.4 提高工作水平，力爭(zhēng)領(lǐng)導(dǎo)重視

單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位的文書檔案管理工作的重視程度，對(duì)單位的文書檔案管理工作質(zhì)量存在直接影響，檔案管理工作人員在這里起到至關(guān)重要的影響。只有檔案管理工作人員的本職工作做好了，得到單位領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和滿意，單位領(lǐng)導(dǎo)才會(huì)重視本單位的檔案管理工作。檔案管理工作人員要想提高本單位的檔案管理水平，最重要的一點(diǎn)是要提高自身的工作水平，爭(zhēng)取得到單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視。一是要自我完善，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)和主動(dòng)意識(shí)。檔案管理工作人員要通過學(xué)習(xí)新的技術(shù)、新的方法，更新工作理念，用創(chuàng)新的思維和積極主動(dòng)的服務(wù)態(tài)度來應(yīng)對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的新問題，全面提高自身的服務(wù)水平和工作水平，在自己本職工作崗位上做出成績(jī)，從而得到單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的肯定和認(rèn)可，讓單位的文書檔案管理工作得到更好的發(fā)展。二是加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，增強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的了解和認(rèn)知。檔案管理工作人員應(yīng)及時(shí)向單位領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告本單位的檔案管理工作，并將檔案管理的相關(guān)知識(shí)和政策向單位領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)，為單位領(lǐng)導(dǎo)提供有用的信息，讓單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)和了解到檔案管理工作的重要性，從而起到重視本單位檔案管理工作的作用。

3.5 提高專業(yè)知識(shí)，提升綜合素質(zhì)

文書檔案管理工作環(huán)境和工作性質(zhì)較為枯燥，從事文書檔案管理的工作人員性格也較為內(nèi)向，在工作方式方法上采用機(jī)械化管理，工作缺乏創(chuàng)新力和動(dòng)力，文書檔案管理工作人員在信息錄入和操作時(shí)容易因工作麻痹產(chǎn)生信息錯(cuò)誤，從而導(dǎo)致在今后的文書檔案管理工作中出現(xiàn)信息錯(cuò)誤的問題，這必將嚴(yán)重影響文書檔案信息的正確性和規(guī)范性。因?yàn)槲臅鴻n案的特殊工作性質(zhì)，檔案管理工作人員必須要耐得寂寞，以此保證文書檔案材料的精準(zhǔn)性。從事文書檔案管理的工作人員需要具備專業(yè)技能，因?yàn)橛?jì)算機(jī)運(yùn)用和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用的普及，已覆蓋到檔案管理區(qū)域，這就需要文書檔案管理人員需要具備專業(yè)的技能和管理能力，能夠運(yùn)用科學(xué)的方式方法進(jìn)行文書檔案管理，從而適應(yīng)檔案管理發(fā)展的新需求。

3.6 加強(qiáng)軟硬件升級(jí)，采取科學(xué)的管理方式

傳統(tǒng)的文書檔案管理方式方法效率低下，因此，要提高文書檔案管理的效率，就必須采用科學(xué)化的管理方式進(jìn)行文書檔案的管理。一是要改革硬件。在硬件方面，首先要建立專門的檔案資料庫(kù)，同時(shí)配備專門的檔案資料柜，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。二是要改革軟件。在軟件方面，必須要結(jié)合單位實(shí)際，采用適合本單位實(shí)際工作的專用檔案軟件管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，通過運(yùn)用合適的檔案軟件管理系統(tǒng)，可以最大程度地減少檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提高檢察和查詢效率，同時(shí)能建立起單位的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和有效性。

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