高職院校檔案信息資源的開發(fā)與利用初探

方東霞

（湖北輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北武漢 430070）

高等學(xué)校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。一個(gè)歷史悠久的學(xué)校，在辦學(xué)過程中會(huì)形成留存涉及黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、財(cái)會(huì)、設(shè)備、產(chǎn)品、財(cái)會(huì)等不同門類、不同載體的檔案資料。這些檔案資料既是學(xué)校辦學(xué)歷史發(fā)展的見證，也是學(xué)?？少Y利用的文化信息資源，也是社會(huì)公共資源的一部分。豐富的檔案信息資源是高校檔案工作的核心，隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，包含著大量科學(xué)文化的檔案信息資源的開發(fā)與利用在檔案服務(wù)功能中作用與價(jià)值日益突顯。高職院校在辦學(xué)層次中作為高等學(xué)校的重要組成部分，又有著依托行業(yè)發(fā)展的承擔(dān)職業(yè)教育的特殊性，在辦學(xué)發(fā)展中，其歷史與文化積淀相比綜合性的高等學(xué)校有著自身較為獨(dú)特的形成特色，只有充分開發(fā)與利用，才能更好地挖掘其內(nèi)在價(jià)值，為辦學(xué)發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步服務(wù)。

1 高職院校檔案信息資源開發(fā)與利用的重要意義

1.1 服務(wù)學(xué)院發(fā)展的重要決策依據(jù)

新時(shí)期的高職辦學(xué)發(fā)展起步較晚，基本都是上世紀(jì)末本世紀(jì)初起步，但發(fā)展速度很快。高職學(xué)校的很多檔案信息資源來源于其在招生、教學(xué)、科研、人事、財(cái)務(wù)重要活動(dòng)中的原始記錄，涵蓋辦學(xué)過程中的重要制度、規(guī)定、成果、憑據(jù)，這些都是學(xué)院日后行政相關(guān)工作的重要參考。如：專業(yè)設(shè)置的備案資料，重要教學(xué)科研成果，辦學(xué)質(zhì)量與水平的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，校企合作的協(xié)議等，是領(lǐng)導(dǎo)辦學(xué)發(fā)展與規(guī)劃決策中的重要依據(jù)。

1.2 依法治校規(guī)范管理的制度支撐

黨的十八屆四中全會(huì)對(duì)依法治國(guó)做出周密部署，審議通過的《中共中央關(guān)于全面推進(jìn)依法治國(guó)若干重大問題的決定》是指導(dǎo)和推動(dòng)全面推進(jìn)依法治國(guó)、建設(shè)社會(huì)主義法治國(guó)家的綱領(lǐng)性文件。依法治校是高校落實(shí)“全面依法治國(guó)”基本方略的必然要求，也是“全面依法治國(guó)”在高等學(xué)校治理中的具體體現(xiàn)。高職院校作為高校中的一份子，依法治校的重要體現(xiàn)之中的制度化管理及規(guī)范化管理，也必然要求高職院校的辦學(xué)、管理和教育教學(xué)等一切行為都要遵循既定的制度和規(guī)定，對(duì)學(xué)校公共權(quán)力進(jìn)行制約和平衡，對(duì)高職院校的管理行為要規(guī)范，明確管理方案和程序，實(shí)現(xiàn)“高”“職”并舉的管理目標(biāo)。學(xué)校檔案中的學(xué)校章程、各項(xiàng)管理制度、重大事項(xiàng)的決議紀(jì)要等檔案信息資源就很好地構(gòu)建了高校運(yùn)行體系中的制度支撐。

高校信息公開的必然途徑。2008年5月1日國(guó)務(wù)院頒布實(shí)施了《中華人民共和國(guó)政府信息公開條例》（中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院令第492號(hào)），2010年9月1日，教育部又頒布實(shí)施了《高等學(xué)校信息公開辦法》（中華人民共和國(guó)教育部令第29號(hào)），高校信息公開步入了“有法可依“的時(shí)代，2014年7月，教育部又公布了《高等學(xué)校信息公開事項(xiàng)清單》（教辦函【2014】23號(hào)），開發(fā)利用有價(jià)值的檔案信息資源，充分保障高職院校全體師生及社會(huì)民眾關(guān)心的信息的知情權(quán)，就成為學(xué)校信息公開的必然途徑，可以有力地提升學(xué)院辦學(xué)的社會(huì)美譽(yù)度。

2 高職院校檔案信息資源開發(fā)與利用的主要范圍

2.1 學(xué)院歷史沿革材料

高校作為育人重要陣地，學(xué)校的歷史沿革檔案是高校辦學(xué)發(fā)展歷程的記錄與總結(jié)，涵蓋著不同高校的特色校園文化。教育部、團(tuán)中央在《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)高等學(xué)校校園文化建設(shè)的意見》中明確指出“以優(yōu)化校園文化環(huán)境為重點(diǎn)，努力建設(shè)體現(xiàn)社會(huì)主義特點(diǎn)、時(shí)代特征和學(xué)校特色的校園文化”，開發(fā)利用學(xué)院歷史沿革的檔案信息，可以有力彰顯特色校園文化的輻射與影響價(jià)值。高職院校的辦學(xué)發(fā)展中的“工學(xué)結(jié)合”、“校企合作”的辦學(xué)特色，及由此融入的中外合作“雙元制”的辦學(xué)模式及合作企業(yè)的精神與理念，極大地拓展了校園文化資源開發(fā)與利用領(lǐng)域。

2.2 學(xué)籍檔案資料

學(xué)籍檔案資料是《高等學(xué)校檔案管理辦法》中教學(xué)類檔案的重要?dú)w檔范圍，包含學(xué)生的招生入學(xué)、學(xué)籍成績(jī)、獎(jiǎng)懲材料、黨團(tuán)材料、畢業(yè)登記表、就業(yè)方案等重要的學(xué)生在校學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)活動(dòng)記錄，也是基于學(xué)生主體的重要民生檔案。此類檔案信息資源的開發(fā)與利用，為高職學(xué)生就業(yè)、工作、晉升等提供原始記錄與憑據(jù)，真正落實(shí)與踐行了民生檔案工作“記錄民生、保障民生、服務(wù)民生”的工作要求，也極大地發(fā)揮了學(xué)籍檔案資料的重要價(jià)值。

2.3 科研成果檔案資料

高職院校的科研成果檔案包含教職工有代表性的科研論文、著作、專題調(diào)研報(bào)告、自編教材、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)工作頁(yè)、重要的科研獎(jiǎng)勵(lì)證書等。它是衡量高職院校師資隊(duì)伍素質(zhì)與水平的重要標(biāo)識(shí)，也是高職院校辦學(xué)水平評(píng)估的重要評(píng)估指標(biāo)。在保障作者權(quán)益前提下的合理開發(fā)與利用，極能體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)實(shí)力與水平及自身的學(xué)術(shù)特色，是學(xué)院形象宣傳的重要窗口。

3 高校檔案信息資源開發(fā)利用的途徑

檔案承擔(dān)著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”的重任，但檔案存在的真正價(jià)值是將“死檔案”變成“活信息”，因此，多途徑多渠道地開發(fā)利用檔案信息資源是高職院校檔案價(jià)值發(fā)揮的重要環(huán)節(jié)。中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作意見》中指出“強(qiáng)化檔案服務(wù)功能，突出服務(wù)對(duì)象多元化服務(wù)模式創(chuàng)新”，隨著科技化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展，高職院校檔案信息開發(fā)利用途徑也呈現(xiàn)出更多更新的形式。

專題編研。高職院校的檔案信息館藏有著與眾不同的行業(yè)及專業(yè)技能培養(yǎng)特色，從利用者的利用要求出發(fā)，通過專題制度、專題技能大賽資料、專題校企合作“訂單式”培養(yǎng)辦學(xué)成果、專題畢業(yè)生成長(zhǎng)為行業(yè)技能人才等主題的編研，在招生宣傳及畢業(yè)生就業(yè)推介時(shí)為高職院校及畢業(yè)生打造亮麗的宣傳名片。

開發(fā)檔案網(wǎng)站。高職院校檔案工作在面臨創(chuàng)新化、科技化、信息化時(shí)代發(fā)展挑戰(zhàn)的同時(shí)，也迎來了利用現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)行檔案資源信息化建設(shè)的重大機(jī)遇。結(jié)合學(xué)院OA系統(tǒng)應(yīng)用及校園局域網(wǎng)建設(shè)，將數(shù)字化的檔案信息資源上傳至檔案網(wǎng)站，利用文字、圖片、聲音等多種網(wǎng)絡(luò)載體，有效地突破時(shí)空限制的實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

打造有價(jià)值的新聞信息。檔案日常收集過程中的契合時(shí)代與社會(huì)發(fā)展、辦學(xué)特色的人物、活動(dòng)信息，深入挖掘其關(guān)聯(lián)的檔案信息資源，可以立體生動(dòng)地構(gòu)建有價(jià)值新聞信息。校友活動(dòng)中的校友檔案資料找尋與追憶環(huán)節(jié)也足以溫暖社會(huì)上的“情懷”主題。

檔案工作是高職院校辦學(xué)發(fā)展的重要基礎(chǔ)工作，檔案信息資源是檔案工作價(jià)值實(shí)現(xiàn)的重要依托。開發(fā)與利用豐富而有特色的高職院校檔案信息資源，更好地服務(wù)社會(huì)，是新形勢(shì)下檔案工作的必然之舉，也必將是高職檔案人在檔案事業(yè)發(fā)展中不斷努力的目標(biāo)與方向。