環(huán)境監(jiān)測(cè)站如何有效的開(kāi)展內(nèi)部審核

朱玉麗

摘 要：按照《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》的要求， 環(huán)境監(jiān)測(cè)站需要建立并運(yùn)行質(zhì)量體系。內(nèi)部審核是質(zhì)量體系運(yùn)行中必須進(jìn)行的一項(xiàng)質(zhì)量管理活動(dòng)，是保證質(zhì)量體系有效運(yùn)行的重要手段。當(dāng)前，環(huán)境監(jiān)測(cè)站只有加強(qiáng)內(nèi)部質(zhì)量管理，不斷提高業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平，才能提升核心競(jìng)爭(zhēng)力，更好地為生態(tài)環(huán)境保護(hù)服務(wù)。文章從實(shí)施內(nèi)部審核的過(guò)程及環(huán)節(jié)， 總結(jié)常見(jiàn)的問(wèn)題和需要注意的事項(xiàng)，對(duì)有效開(kāi)展內(nèi)部審核有一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：質(zhì)量體系 環(huán)境監(jiān)測(cè) 內(nèi)部審核 有效性

中圖分類號(hào)：X830 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）10（b）-0136-02

Abstract：According to the demand of Evaluation criteria for qualification identification of testing institution， environmental monitoring station should establish and operate quality system. Internal auditing is a mandatory actibity when operating the quality system. It is also an essential tool to keep the system running smoothly. Nowadays， the station should strengthen the management of internal quality， make progress in business capability and technical level to improve the core competitiveness. This will contribute to the ecological environment protection. From the progress and sections in internal auditing， this paper will conclude common problems and matters with considerations. It can give a hand to carry out internal auditing more efficiently.

Key Words：Quality system； Environment monitoring； Internal auditing； Efficiency

1 內(nèi)部審核概述

按照《檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》[1]的要求，內(nèi)部審核是環(huán)境監(jiān)測(cè)站自行組織的質(zhì)量體系審核，按照體系管理文件的規(guī)定，對(duì)質(zhì)量體系的各個(gè)環(huán)節(jié)組織開(kāi)展的有計(jì)劃的、系統(tǒng)的、獨(dú)立的檢查活動(dòng)。環(huán)境監(jiān)測(cè)站應(yīng)當(dāng)編制內(nèi)部審核控制程序，對(duì)內(nèi)部審核工作的計(jì)劃、籌備、實(shí)施、結(jié)果報(bào)告、不符合工作的糾正、糾正措施及驗(yàn)證等環(huán)節(jié)進(jìn)行合理規(guī)范[2]。內(nèi)部審核也稱為第一方審核，其目的是通過(guò)審核結(jié)果評(píng)價(jià)質(zhì)量體系運(yùn)行的質(zhì)量是否有效、是否持續(xù)符合評(píng)審準(zhǔn)則的要求，是對(duì)所策劃的體系、過(guò)程及其運(yùn)行的質(zhì)量體系的充分性、適宜性和有效性進(jìn)行系統(tǒng)的、定期的審核，保證質(zhì)量體系的自我完善和持續(xù)改進(jìn)。

2 內(nèi)部審核的程序及過(guò)程

按照質(zhì)量體系內(nèi)部審核程序開(kāi)展工作，審核的過(guò)程包含：內(nèi)部審核的策劃→編制計(jì)劃（含實(shí)施計(jì)劃）→設(shè)計(jì)內(nèi)部審核檢查表→實(shí)施內(nèi)部審核→不符合情況的糾正、驗(yàn)證及對(duì)潛在不符合制定預(yù)防措施→編制內(nèi)部審核報(bào)告，通報(bào)內(nèi)部審核結(jié)果→審核材料歸檔，審核結(jié)束[2]。

2.1 制定內(nèi)部審核計(jì)劃

內(nèi)部審核分為例行審核和附加審核，例行審核是計(jì)劃審核，需要編制內(nèi)部審核計(jì)劃，通常每年審核一次。附加審核是如下情況下的審核：（1）出現(xiàn)質(zhì)量事故或客戶投訴；（2）準(zhǔn)則、法規(guī)、機(jī)構(gòu)、人員、技術(shù)設(shè)施等發(fā)生重大變化；（3）內(nèi)部監(jiān)督發(fā)現(xiàn)重大質(zhì)量問(wèn)題；（4）第二方或第三方現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審前等。由質(zhì)量負(fù)責(zé)人策劃內(nèi)部審核并制定審核方案，審核應(yīng)覆蓋質(zhì)量體系所有要素，覆蓋與質(zhì)量體系有關(guān)的所有部門(mén)、場(chǎng)所及活動(dòng)[2]。內(nèi)部審核計(jì)劃應(yīng)包含內(nèi)部審核的目的、審核的時(shí)間、審核的要素、審核的范圍、審核組的組成、審核依據(jù)等。在資質(zhì)認(rèn)定現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審中，經(jīng)常遇到計(jì)劃中缺少內(nèi)部審核的目的、審核的部門(mén)、審核的依據(jù)等情況，造成計(jì)劃的不完整、不規(guī)范。

2.2 編制內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃

由內(nèi)部審核組長(zhǎng)編制內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃，由質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實(shí)施。計(jì)劃包括審核的具體時(shí)間，審核組內(nèi)部分工，指定審核小組負(fù)責(zé)人及成員，明確每個(gè)小組的審核部門(mén)及審核要素。審核人員要經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，具有內(nèi)審員資格，并經(jīng)最高管理者授權(quán)，同時(shí)在人力資源允許的情況下，內(nèi)審員應(yīng)獨(dú)立于被審核的工作。在實(shí)際工作中，尤其是社會(huì)環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)往往只有年度計(jì)劃，缺少實(shí)施計(jì)劃，造成操作性不強(qiáng)、現(xiàn)場(chǎng)審核效率低，從而影響審核的整體效果，達(dá)不到預(yù)期的目的。

2.3 設(shè)計(jì)內(nèi)部審核檢查表

內(nèi)部審核檢查表設(shè)計(jì)質(zhì)量，是內(nèi)部審核成功與否的關(guān)鍵。內(nèi)部審核檢查表是指導(dǎo)審核全過(guò)程的路線圖，是審核系統(tǒng)性和完整性的保障。檢查表要涵蓋資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則中所有的要素，同時(shí)結(jié)合各崗位和部門(mén)的職責(zé)分別編制，要突出重點(diǎn)，點(diǎn)、面結(jié)合，選出有代表性的樣本。根據(jù)平時(shí)掌握的情況，有針對(duì)性地選擇審核項(xiàng)目和客觀證據(jù)，還要注意過(guò)程的接口，要有可操作性。內(nèi)審員設(shè)計(jì)檢查表時(shí)應(yīng)注意：（1）不能將準(zhǔn)則條款直接搬到檢查表里。（2）不能只列審核項(xiàng)目，忽視審核方法和抽樣方案。（3）結(jié)合被審核方的主要職能和特點(diǎn)，選擇典型的質(zhì)量問(wèn)題。（4）要在時(shí)間上留有余地。檢查表經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后使用。如果部門(mén)或崗位的檢查表中涉及的要素和職責(zé)不全面，那么審核就存在缺陷和漏項(xiàng)，影響內(nèi)部審核的質(zhì)量。

2.4 實(shí)施內(nèi)部審核

質(zhì)量負(fù)責(zé)人召集內(nèi)部審核相關(guān)人員召開(kāi)首次會(huì)議，宣布內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃，開(kāi)始內(nèi)部審核。內(nèi)部審核應(yīng)包含以下4個(gè)方面的內(nèi)容：（1）質(zhì)量體系文件是否符合評(píng)審準(zhǔn)則的要求，是否覆蓋環(huán)境監(jiān)測(cè)站的所有場(chǎng)所和部門(mén)。（2）質(zhì)量體系文件中的各項(xiàng)規(guī)定是否得到有效地貫徹，環(huán)境監(jiān)測(cè)站的各類質(zhì)量活動(dòng)（硬件、軟件、人員、報(bào)告質(zhì)量、工作質(zhì)量等）是否處于受控狀態(tài)。（3）質(zhì)量體系的活動(dòng)和其有關(guān)結(jié)果是否符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或文件。（4）運(yùn)行的質(zhì)量體系是否能減少、消除和預(yù)防質(zhì)量缺陷產(chǎn)生，一旦出現(xiàn)質(zhì)量缺陷能否及時(shí)發(fā)現(xiàn)和迅速糾正，保證體系能自我完善、循續(xù)提高，處于良性循環(huán)狀態(tài)。審核是采用抽樣的方法，具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性，實(shí)施審核的過(guò)程就是調(diào)查取證的過(guò)程[3]。內(nèi)審員采取提問(wèn)、傾聽(tīng)、觀察、記錄、驗(yàn)證的方法進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題實(shí)時(shí)在檢查表上記錄，現(xiàn)場(chǎng)審核完畢，內(nèi)審員及被審核部門(mén)的負(fù)責(zé)人均應(yīng)在檢查表上對(duì)審核情況予以簽字確認(rèn)。在對(duì)環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)檢查時(shí)，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)檢查表缺少相關(guān)人員的簽字，問(wèn)題描述不夠準(zhǔn)確，給后續(xù)整改帶來(lái)不便，個(gè)別機(jī)構(gòu)甚至兩年的檢查表信息完全相同，質(zhì)量體系沒(méi)有有效運(yùn)行，內(nèi)部審核流于形式。

2.5 不符合情況的糾正、驗(yàn)證及真對(duì)潛在不符合制定預(yù)防措施

現(xiàn)場(chǎng)核查結(jié)束后，審核小組開(kāi)具不符合報(bào)告，完成觀察項(xiàng)及不符合項(xiàng)匯總及分布表。不符合報(bào)告要包含以下信息：受審核部門(mén)及負(fù)責(zé)人姓名、審核員姓名和日期、審核依據(jù)、不符合事實(shí)描述、判斷不符合理由、不符合的準(zhǔn)則條款、不符合嚴(yán)重程度、建議采取的糾正措施及完成時(shí)間、糾正措施完成情況及驗(yàn)證記錄 、驗(yàn)證材料。出現(xiàn)下列情況時(shí)要開(kāi)出觀察項(xiàng)：（1）證據(jù)不充分或欠充分，估計(jì)存在問(wèn)題，需要進(jìn)一步查實(shí)；（2）已經(jīng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，但是不構(gòu)成不符合項(xiàng)，如繼續(xù)發(fā)展可能構(gòu)成不符合；（3）其他需要提醒的事項(xiàng)。需要防止?jié)撛诓环蠒r(shí)，還要制定預(yù)防措施，防止可能出現(xiàn)的不符合發(fā)生，做好相關(guān)記錄，保證記錄的清晰、完整、客觀、準(zhǔn)確，形成閉環(huán)。實(shí)際工作中，有些環(huán)境監(jiān)測(cè)站往往忽略這個(gè)環(huán)節(jié)，不夠重視，錯(cuò)誤地認(rèn)為發(fā)現(xiàn)問(wèn)題改過(guò)來(lái)就可以，缺少整改措施及完成、驗(yàn)證情況，甚至有一時(shí)解決不了的問(wèn)題沒(méi)有整改、未形成閉環(huán)，就草草結(jié)束審核，存在一定的隨意性，也存在做了工作卻沒(méi)有留下痕跡，造成質(zhì)量記錄有遺漏、不完整。

2.6 編制內(nèi)部審核報(bào)告，召開(kāi)末次會(huì)議，通報(bào)審核結(jié)果

內(nèi)審報(bào)告是現(xiàn)場(chǎng)審核后必須編制的重要文件，內(nèi)審報(bào)告應(yīng)規(guī)范化、定量化、具體化。審核組長(zhǎng)根據(jù)實(shí)施內(nèi)部審核的具體情況，編制內(nèi)部審核報(bào)告，報(bào)告應(yīng)包括：審核的目的、范圍、審核的部門(mén)、審核依據(jù)、審核組成員、不符合項(xiàng)和觀察項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析、糾正措施和完成情況、對(duì)質(zhì)量體系的評(píng)價(jià)、審核結(jié)論、審核報(bào)告的分發(fā)清單。召開(kāi)末次會(huì)議，通報(bào)內(nèi)部審核結(jié)果。

2.7 審核材料歸檔，審核結(jié)束

末次會(huì)議后，審核組長(zhǎng)把審核的所有材料整理好，交檔案室保存。移交的材料包括年度內(nèi)部審核計(jì)劃、委派內(nèi)審員通知書(shū)、實(shí)施計(jì)劃表、首/末次會(huì)議簽到表與會(huì)議記錄、質(zhì)量體系審核檢查表、內(nèi)審不符合報(bào)告（含驗(yàn)證記錄及證明材料）、質(zhì)量體系審核報(bào)告、內(nèi)審總結(jié)報(bào)告，辦理交接手續(xù)，做好交接記錄，審核結(jié)束。審核的結(jié)果輸入當(dāng)年度機(jī)構(gòu)的管理評(píng)審。

3 結(jié)束語(yǔ)

內(nèi)部審核是環(huán)境監(jiān)測(cè)站重要的質(zhì)量活動(dòng)，是環(huán)境監(jiān)測(cè)站對(duì)其質(zhì)量體系的符合性、適宜性和有效性進(jìn)行的系統(tǒng)的、定期的審核，是一種自我約束、自我診斷、自我完善的活動(dòng)。通過(guò)內(nèi)部審核，確定質(zhì)量體系要求的符合及符合程度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析原因，并采取措施解決問(wèn)題，促進(jìn)質(zhì)量體系正常、有效運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量體系的持續(xù)改進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

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