新時(shí)期城建檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及其發(fā)展對(duì)策分析

王凱

摘 要：隨著我國信息技術(shù)的高速發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)已經(jīng)在我國各行各業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，并取得了較為顯著的成績。城建檔案的管理一直都是我國檔案管理工作的重中之重，城市建設(shè)的逐步深入使得城建檔案的管理越來越復(fù)雜，為了進(jìn)一步完善城建檔案管理，城建檔案館應(yīng)當(dāng)充分利用好現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。本文將據(jù)此展開進(jìn)一步探討。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù) 檔案 現(xiàn)代化

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）10（b）-0123-02

城建檔案是指在城市建設(shè)及其管理活動(dòng)中形成的文件材料，對(duì)城市建設(shè)的發(fā)展具有重要的參考價(jià)值。當(dāng)前我國正處于信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)期，現(xiàn)代信息技術(shù)逐漸應(yīng)用在了各行各業(yè)中，其中，城建檔案管理方面的應(yīng)用效果尤為顯著。城建檔案館通過引入現(xiàn)代性信息技術(shù)，成功實(shí)現(xiàn)了城建檔案管理的高效化。然而在實(shí)際工作中，城建檔案的信息化建設(shè)還不夠完善。為此，城建檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，改進(jìn)當(dāng)前存在的問題。

1 當(dāng)前我國城建檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

近年來，城建檔案管理部門越來越重視現(xiàn)代化信息技術(shù)在城建檔案管理工作中的應(yīng)用，并將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用到了實(shí)際工作中?，F(xiàn)代化信息技術(shù)在城建檔案管理中的應(yīng)用為管理工作提供了許多便利，簡化了工作中的許多程序。然而在實(shí)際工作中，城建檔案管理工作尚還未與現(xiàn)代化信息技術(shù)做到完美的融合，所以城建檔案管理人員往往會(huì)遇到許多問題。以下將講一講城建檔案管理工作中遇到的一些問題。

1.1 城建檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的方式較為單一

現(xiàn)代信息技術(shù)雖然在城建檔案管理工作中得到了應(yīng)用，但是往往形式較為單一。新時(shí)代的高速發(fā)展要求城建檔案管理人員應(yīng)當(dāng)建立與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，確保現(xiàn)代信息技術(shù)能在日常的工作中充分發(fā)揮效用。在信息技術(shù)發(fā)展的影響下，傳統(tǒng)模式下的城建檔案管理已經(jīng)不再符合當(dāng)今社會(huì)的需求，城建檔案管理工作應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步完善現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用。然而在實(shí)際工作中，部分城建檔案管理人員仍舊以較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理作為工作中的主要內(nèi)容，他們即使隨著時(shí)代的趨勢(shì)應(yīng)用計(jì)算機(jī)，也是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行一些較為簡單的工作，如檔案的分類與管理等，沒有更好的發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)越性，使得城建檔案管理的信息化建設(shè)方面信息化程度不高。

1.2 信息建設(shè)投入較少，缺乏財(cái)政支持

城建檔案管理作為國家的基礎(chǔ)工作之一，同時(shí)也是社會(huì)服務(wù)的重點(diǎn)工作。城建檔案管理對(duì)城市建設(shè)起著重要的作用，只有確保城建檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，才能使得城市建設(shè)工作更加高效的展開。城建檔案管理的主要資金來源為政府的財(cái)政撥款，若是財(cái)政撥款較多，那么城建檔案館的信息建設(shè)投入就會(huì)較多，反之亦然。城建檔案館分別在我國各個(gè)地區(qū)，隨著地區(qū)經(jīng)濟(jì)水平的差異，財(cái)政撥款也有所差異。然而無論財(cái)政撥款是高還是低，他們普遍對(duì)信息建設(shè)的投入較少，這就使得城建檔案管理的信息化建設(shè)較為緩慢。同時(shí)，城建檔案館財(cái)政支持力度弱也成為了信息化建設(shè)的最大制約因素。

1.3 城建檔案管理工作的設(shè)備較落后，難以滿足工作需求

現(xiàn)階段我國城建檔案管理工作的弊端還包括工作設(shè)備較落后。雖然我國信息技術(shù)發(fā)展速度較快，但在城建檔案管理工作中，還存在著信息技術(shù)較落后的情況。城建檔案管理人員沒有形成與時(shí)俱進(jìn)的觀念，并且過于保守，在這種觀念的影響下，他們?cè)谶x擇城建檔案管理方式時(shí)往往更傾向傳統(tǒng)手段。許多發(fā)達(dá)國家在城建檔案管理工作方面，已經(jīng)引入了符合時(shí)代需求的現(xiàn)代性信息技術(shù)，包括計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)與檔案編碼技術(shù)等，這些現(xiàn)代性信息的引入為他們的城建檔案管理工作提供了很大的便利，對(duì)比我國部分城建檔案館仍舊采用傳統(tǒng)手段進(jìn)行城建檔案管理的情況，顯然，我國已經(jīng)落后于世界潮流。

1.4 城建檔案管理水平失衡

城建檔案管理工作發(fā)展失衡也是國家需要重點(diǎn)關(guān)注的問題。當(dāng)前我國中心地區(qū)以及經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的地區(qū)都已建立了較為全面的城建檔案管理體系。然而許多邊緣城市與經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)的地區(qū)仍舊未建立完善的城建檔案管理體系，他們對(duì)城建檔案管理保持著漠視的態(tài)度，以輕視的眼光看待城建檔案管理工作。同時(shí)，這些經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)的地區(qū)由于受到經(jīng)濟(jì)水平和人文環(huán)境等各種因素的制約，所以要想建設(shè)符合當(dāng)代社會(huì)發(fā)展需求的城建檔案管理體系也是心有余而力不足。

2 新時(shí)期城建檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

2.1 充分應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，擴(kuò)大應(yīng)用面

城建檔案館管理人員應(yīng)當(dāng)明確現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)越性，并應(yīng)用在實(shí)際工作中?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展使得越來越多的部門與企業(yè)摒棄了傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)文件，進(jìn)而開展了以電子文件為主要形式的工作。在這種背景下，城建檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代潮流，建立現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用面更加廣闊的城建檔案管理體系。計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)多種多樣，為了實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的高效利用，城建檔案管理人員應(yīng)當(dāng)先提高自己的計(jì)算機(jī)技術(shù)，只有這樣才能明確計(jì)算機(jī)技術(shù)在工作中的具體價(jià)值，從而發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)越性。城建檔案管理人員應(yīng)當(dāng)將城建檔案管理系統(tǒng)打造成為一個(gè)可視化的空間，便于搜索與查閱，能根據(jù)使用者的需求提供對(duì)應(yīng)的服務(wù)，進(jìn)而提升城建檔案管理的效率[1]。

2.2 為城建檔案管理工作提供足夠的資金支持，確保信息化建設(shè)的有效提升

資金支持在信息化建設(shè)中占據(jù)著重要的地位，若是沒有足球的資金，城建檔案館的信息化建設(shè)就會(huì)寸步難行。為了能夠獲得足夠的財(cái)政支持，城建檔案館管理人員應(yīng)當(dāng)通過多種渠道向上級(jí)部門匯報(bào)檔案館的實(shí)際情況，充分說明檔案館資金情況不足情況下存在的種種弊端，以獲得上級(jí)部門的支持，從而加強(qiáng)城建檔案的信息化建設(shè)。同時(shí)，城建檔案館管理人員還應(yīng)當(dāng)避免資金浪費(fèi)，部分城建檔案館由于缺乏資金利用的概念，一味追求較高級(jí)的計(jì)算機(jī)設(shè)備與技術(shù)，進(jìn)而致使資金消耗過多，其他方面的信息建設(shè)工作難以展開。因此，城建檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實(shí)際需求，購置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備與其他多媒體設(shè)備，從而確保資金的有效利用。此外，城建檔案館還應(yīng)當(dāng)注重現(xiàn)代信息技術(shù)的推廣。例如，部分經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)在應(yīng)用了符合實(shí)際需求的計(jì)算機(jī)設(shè)備與其他多媒體設(shè)備后，可以向其他地區(qū)進(jìn)行推廣，這樣做不僅能夠避免其他城建檔案館出現(xiàn)資金浪費(fèi)與時(shí)間浪費(fèi)，而且還有助于提升我國城建檔案管理的整體水平[2]。

2.3 將工作重心從檔案管理轉(zhuǎn)移為信息管理，確保電子文件整合的準(zhǔn)確性

當(dāng)前我國信息技術(shù)的高速發(fā)展決定了未來必定是信息技術(shù)的天下，只有充分利用好信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，才能更好更快地發(fā)展，推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步。將現(xiàn)代性信息技術(shù)應(yīng)用到城建檔案管理工作中，必定會(huì)給城建檔案管理人員帶來繁重的工作量，如何將龐大的數(shù)據(jù)整合為不同類型的文件，成為了城建檔案管理工作的難點(diǎn)。在這種情況下，城建檔案管理人員應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)思想下的觀念，拋棄傳統(tǒng)的以檔案管理為工作重心的思想，建立符合時(shí)代發(fā)展需求的新思維、新思路，將工作重心轉(zhuǎn)移為信息管理上，只有這樣才能為城建檔案管理工作提供有力的保障。城建檔案管理人員在開展工作時(shí)，還應(yīng)當(dāng)注重電子文件整合的準(zhǔn)確性，確保整合出來的電子文件真實(shí)可靠。此外，由于城建檔案往往來自于不同的部門和機(jī)構(gòu)，所以城建檔案館應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)的規(guī)格制度，要求工作人員在接收到城建檔案電子文件后，統(tǒng)一城建檔案收集標(biāo)準(zhǔn)與要求，然后再進(jìn)行管理。因此，城建檔案管理人員在接收到城建檔案后應(yīng)當(dāng)先對(duì)城建檔案進(jìn)行細(xì)分，只有這樣才能保證工作的高效與準(zhǔn)確[3]。

2.4 引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)設(shè)備，建立電子信息數(shù)據(jù)庫

城建檔案館若是想要建設(shè)信息化的城建檔案管理工作制度，那于根本的地位，若是脫離就應(yīng)當(dāng)先引入先進(jìn)的電子設(shè)備，電子設(shè)備在信息化時(shí)代中處了電子設(shè)備，那么信息化技術(shù)也就無法應(yīng)用。因此，城建檔案館管理人員應(yīng)當(dāng)建立與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，確保館內(nèi)的電子設(shè)備始終緊跟時(shí)代潮流，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)真正高效的信息化城建檔案管理工作。在信息化的城建檔案管理工作中，電子信息數(shù)據(jù)庫的建立必不可少。由于建立電子信息數(shù)據(jù)庫對(duì)技術(shù)人員有著較高的技術(shù)要求，所以城建檔案館在建立電子信息數(shù)據(jù)庫時(shí)，應(yīng)當(dāng)聘請(qǐng)具有較高專業(yè)資質(zhì)的技術(shù)人員，只有這樣才能盡快建成電子信息數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，城建檔案館還應(yīng)當(dāng)對(duì)電子信息數(shù)據(jù)庫實(shí)行定期的維護(hù)，確保電子信息數(shù)據(jù)庫能夠正常運(yùn)行，不受信息安全問題的侵?jǐn)_。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下信息安全的預(yù)防也成為了人們頭痛的難題之一，城建檔案管理人員在聯(lián)網(wǎng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)設(shè)置專業(yè)的安全防護(hù)體系，確保系統(tǒng)不被病毒攻擊，提升系統(tǒng)的安全性。針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理下形成的紙質(zhì)城建檔案文件，城建檔案人員可以通過應(yīng)用現(xiàn)代科技將信息導(dǎo)入到計(jì)算機(jī)中。例如，城建檔案管理人員可以在手機(jī)上下載掃描軟件，對(duì)紙質(zhì)城建檔案進(jìn)行掃描，然后將形成的電子文件傳輸?shù)诫娔X上。這樣的方式不僅易于操作，而且大大降低了城建檔案管理人員的工作量，有利于城建檔案管理人員將更多時(shí)間投入到其他工作中。此外，城建檔案管理人員在管理一些較為重要的城建檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)這些文件進(jìn)行備份處理，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失與遺漏的現(xiàn)象，進(jìn)而為城建檔案管理工作提供有力的保障。城建檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期維護(hù)計(jì)算機(jī)設(shè)備，保證計(jì)算機(jī)設(shè)備能夠以正常運(yùn)行，針對(duì)部分損壞的計(jì)算機(jī)設(shè)備，城建檔案管理人員應(yīng)當(dāng)將計(jì)算機(jī)設(shè)備送去檢修，并在檢修之前將計(jì)算機(jī)中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到未損壞的計(jì)算機(jī)中，只有這樣才能保證城建檔案管理工作的進(jìn)度[4]。

3 結(jié)語

城建檔案管理工作想要充分利用好現(xiàn)代信息技術(shù)帶來的種種優(yōu)勢(shì)，還需要一段很長的時(shí)間，還有很長的路要走。我國城建檔案館管理部門和機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)給予城建檔案管理工作足夠的重視，并且將現(xiàn)代化信息技術(shù)充分應(yīng)用到實(shí)際工作中，只有這樣才能促進(jìn)城建檔案管理的信息化建設(shè)，提升信息化管理水平。

參考文獻(xiàn)

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[2] 曹孟君.城建檔案公共服務(wù)能力提升對(duì)策研究[J].城市建設(shè)理論研究：電子版，2015（20）：9162.

[3] 倪志新.城建檔案信息化現(xiàn)狀分析[J].科學(xué)與財(cái)富，2017（8）：12.

[4] 朱珊珊.六安市城市建設(shè)項(xiàng)目信息化管理研究[J].山西建筑，2016，42（15）：224-225.