基于物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案智能管理與服務(wù)體系研究

[摘 要]物聯(lián)網(wǎng)作為信息時代的新生產(chǎn)物，對于完善高校檔案智能管理與服務(wù)具有重要的作用。本文首先分析了物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案智能管理中應(yīng)用的必要性，進而分析了高校檔案實現(xiàn)智能管理與服務(wù)面臨的問題，并構(gòu)建了基于物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案智能管理系統(tǒng)，最后提出了完善高校檔案智能服務(wù)體系的路徑。

[關(guān)鍵詞]物聯(lián)網(wǎng)；高校檔案；智能管理；服務(wù)體系

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.24.089

[中圖分類號]TP391.44；TN929.5 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）24-0-02

物聯(lián)網(wǎng)提出已有近20年的時間，而將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中則是剛剛起步，相關(guān)研究呈迅猛上升之勢，但是研究成果數(shù)量還比較有限，尚未形成完整的理論體系。從研究的內(nèi)容看，大多停留在概念提出、理論探討、可行性分析、框架分析等宏觀層面，鮮有深入而具體的應(yīng)用設(shè)計與實現(xiàn)探討。因此探索基于物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案智能管理與服務(wù)體系的路徑具有重要的現(xiàn)實意義和應(yīng)用價值。

1 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案智能管理中應(yīng)用的必要性

隨著信息化時代的到來，信息化和智能化管理成為當(dāng)下科學(xué)、高效的管理方式。在檔案管理領(lǐng)域，原來傳統(tǒng)的手工管理已經(jīng)遠遠不能滿足現(xiàn)代化檔案管理與服務(wù)的需求，物聯(lián)網(wǎng)的興起和發(fā)展，為檔案管理智能化提供了新的思路和方法。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也為檔案智能管理與服務(wù)體系構(gòu)建提供了強有力的技術(shù)保障。

1.1 技術(shù)升級，實現(xiàn)線上線下有效對接

互聯(lián)網(wǎng)將檔案數(shù)據(jù)信息成功轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)空間，擴大了檔案資源的應(yīng)用范圍，提升了檔案管理的效率。而物聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，在現(xiàn)有數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上進行了又一次升級，實現(xiàn)了線上與線下的有效對接，檔案部門能夠通過線上操作對線下進行管理，打破線上與線下的界限，縮短實體服務(wù)與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)間的距離，為用戶提供方便、快捷的服務(wù)。

1.2 節(jié)省人力，實現(xiàn)檔案智能管理

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為高校檔案實現(xiàn)智能管理與服務(wù)提供了保障，發(fā)達國家先進的管理與服務(wù)系統(tǒng)，已經(jīng)實現(xiàn)了人機對話。我國部分發(fā)達的城市和高校已經(jīng)著手將大數(shù)據(jù)引入檔案智能管理服務(wù)中，基于物聯(lián)網(wǎng)的支持，實現(xiàn)檔案智能化卷宗管理、查詢、預(yù)警、風(fēng)險處理，既能節(jié)省人力投入，又能夠減少人為失誤，提高檔案服務(wù)工作的規(guī)范性和靈活性。

1.3 以人為本，提升檔案查詢能力

在物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，高校檔案信息服務(wù)中以人為本的理念可以得到更好地體現(xiàn)，檔案的查閱方式可以由傳統(tǒng)的以關(guān)鍵詞為主導(dǎo)，改變?yōu)閺亩鄠€分類中篩選出符合條件的資料，為師生提供全面、綜合的信息。同時，檔案的查詢系統(tǒng)，能夠保存用戶信息及用戶的歷史搜索痕跡，為用戶整理并提供其可能需要的相關(guān)信息，方便用戶查找，避免信息搜索中出現(xiàn)遺漏。

2 物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下高校檔案實現(xiàn)智能化管理面臨的問題

物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下高校檔案管理與服務(wù)實現(xiàn)智能管理是必然趨勢，但在目前還面臨著經(jīng)費投入不足、管理成本偏高、缺乏統(tǒng)一標準、兼容性能偏低和安全性能偏低等問題。

2.1 經(jīng)費投入不足，管理成本偏高

物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下實現(xiàn)高校檔案智能管理與服務(wù)的基礎(chǔ)是RFID電子標簽，高校進行智慧檔案館建設(shè)首先應(yīng)更換RFID電子標簽，并配置適合的計算機、閱讀器等硬件設(shè)施，都需要一定的經(jīng)費投入。由于高校對檔案館建設(shè)的認識和重視程度不一，經(jīng)費投入不足是普遍存在的問題，因此及時更新設(shè)備、進行軟件升級存在一定的困難。同時，由于高校檔案資源眾多，更換RFID電子標簽會增加人力管理成本。另外，在實際使用的過程中，射頻識別電子標簽的耗損也是檔案館成本管理不容忽視的問題之一。

2.2 缺乏統(tǒng)一標準，兼容性能偏低

射頻識別行業(yè)發(fā)展初期在統(tǒng)一性、規(guī)范性方面有所約定，但是在兼容性上仍然存在較大的問題，對此國際上還沒有形成統(tǒng)一的共識。我國政府在行業(yè)發(fā)展初期，就出臺了部分具有廣泛實際應(yīng)用價值的行業(yè)管理標準，但是到目前為止，沒有一個能夠使行業(yè)強制性執(zhí)行的標準。因此，高校檔案館在進行智能管理與服務(wù)的實際操作過程中，因部門之間、行業(yè)之間、學(xué)校之間的差別，檔案信息只能在校內(nèi)實現(xiàn)共享，適用范圍難以擴大，無法與黨政機關(guān)、職能部門、兄弟高校共建合作，實現(xiàn)資源共享。

2.3 安全性能偏低，隱私存在威脅

與互聯(lián)網(wǎng)一樣，物聯(lián)網(wǎng)在信息傳輸過程中無法回避安全隱患問題，由于射頻識別技術(shù)的特殊性，最大的安全隱患是可能泄漏用戶隱私。高校檔案的服務(wù)對象比較單純，安全隱患相對較少，因此在進行檔案智能化管理的過程中，許多高校忽視了保護物聯(lián)網(wǎng)安全和用戶隱私。而事實上，隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，信息竊取的風(fēng)險也在不斷增加，通過射頻識別或第三方軟件漏洞竊取用戶的隱私，或者更改用戶的數(shù)據(jù)信息等現(xiàn)象隨時可能發(fā)生，也成為阻礙高校檔案智能管理與服務(wù)發(fā)展的重要因素。

3 構(gòu)建基于物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案智能管理系統(tǒng)

高校檔案管理在應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)的過程中，關(guān)鍵要建設(shè)一個基于物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案管理智能系統(tǒng)。它是利用射頻識別（RFID）和無線傳感網(wǎng)絡(luò)（WSN）等技術(shù)獲取檔案信息，通過數(shù)據(jù)分析技術(shù)自動對這些信息進行標識、識別、入庫、出庫和查詢。本文主要從檔案的網(wǎng)絡(luò)管理、信息管理和安全管理3個方面構(gòu)建了基于物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案智能管理系統(tǒng)。

3.1 檔案的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)

系統(tǒng)主要應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)和無線網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合優(yōu)勢，在學(xué)校檔案庫房內(nèi)布置足夠數(shù)量廉價的微型傳感器節(jié)點，便于布置在IT設(shè)備上的無線傳感網(wǎng)絡(luò)（WSN）采集到檔案庫中各種檔案信息數(shù)據(jù)和檔案環(huán)境數(shù)據(jù)，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)浇K端設(shè)備控制器上，經(jīng)服務(wù)器進行信息處理，再通過網(wǎng)絡(luò)將信息傳遞到相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)界面，方便管理人員進行查詢、處理和維護。用戶則可以通過網(wǎng)絡(luò)進行遠程查詢，也可以入庫快速地調(diào)閱實物檔案。

3.2 檔案的信息管理系統(tǒng)

系統(tǒng)主要包括檔案的入庫、查詢、利用和銷毀管理4個方面。操作程序是先用射頻識別系統(tǒng)（RFID）的讀寫器生成檔案的電子標簽，并在每份檔案上貼好一個電子標簽。在檔案入庫時，系統(tǒng)通過錄入設(shè)備獲取一定的檔案信息，通過電子標簽進行記錄，按相關(guān)的規(guī)律和順序生成相應(yīng)的分類和編號，系統(tǒng)會自動將其分配到庫房的某一個架位。在檔案查詢時，管理人員會利用射頻識別（RFID）識別系統(tǒng)自動獲取所需檔案相應(yīng)的編號和位置，讀出所要調(diào)用檔案的主要電子信息，以便用戶調(diào)用實物檔案。在檔案出庫時，系統(tǒng)將進行信息的登記和備份，電子標簽也進行相應(yīng)的定位，檔案入庫時，系統(tǒng)通過RFID閱讀器進行信息核對，確認完整后才能入庫。在檔案到期需要銷毀時，系統(tǒng)會自動提醒管理人員，將其檔案轉(zhuǎn)移，在管理系統(tǒng)登記完成后，再利用RFID讀寫器進行銷毀處理。

3.3 檔案的安全管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)主要包括安全維護、防盜和防毀管理3個方面。在安全維護上，在庫房的相關(guān)設(shè)施上設(shè)置紅外感應(yīng)、煙霧感應(yīng)、溫度、濕度控制器和無線傳感器網(wǎng)絡(luò)（WSN）節(jié)點，管理人員可以通過手機、電腦等設(shè)備隨時獲取庫房相應(yīng)的溫度、濕度等特征，當(dāng)出現(xiàn)異常時，監(jiān)控模塊發(fā)出環(huán)境異常提醒，工作人員可以及時開啟空調(diào)或通風(fēng)設(shè)備進行調(diào)節(jié)。在防盜管理上，當(dāng)檔案材料未經(jīng)出庫指令離開庫位，系統(tǒng)警報模塊會發(fā)送給管理員檔案位置異常提醒，同時激活警報。防毀管理利用RFID閱讀器自動檢查所歸還的檔案是否完整，是否存在毀壞或是修改等情況，當(dāng)出現(xiàn)數(shù)據(jù)和保存的數(shù)據(jù)不一致時，系統(tǒng)會自動提示報警。

4 完善基于物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案智能管理與服務(wù)體系

在物聯(lián)網(wǎng)時代，大量相關(guān)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，將使海量、復(fù)雜、多結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)即時獲取、精確分析、深度挖掘成為現(xiàn)實，為檔案信息服務(wù)部門的服務(wù)理念、服務(wù)載體、服務(wù)手段等帶來支持與改變。本文主要從高校檔案如何為師生提供優(yōu)質(zhì)的人性化服務(wù)、智能化服務(wù)和知識化服務(wù)3個方面完善服務(wù)體系。

4.1 人性化服務(wù)就是強調(diào)高校檔案服務(wù)要突出“以人為本”

在物聯(lián)網(wǎng)時代，高校檔案在加強人性化服務(wù)體系建設(shè)方面要做好以下工作。首先，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念。檔案工作者要牢固樹立“用戶第一”的思想，尊重用戶、理解用戶、方便用戶，切實做好從管理者向服務(wù)者轉(zhuǎn)變。其次，在檔案館的建設(shè)上要充分體現(xiàn)人性化。在檔案管理制度建設(shè)上要體現(xiàn)科學(xué)性，在檔案服務(wù)體系設(shè)計中要突出實用性，在檔案智能管理系統(tǒng)的建設(shè)中要大膽引入先進的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，降低管理人員的工作強度，提高服務(wù)工作的效率。最后，創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)質(zhì)量，不僅要為校領(lǐng)導(dǎo)和職能部門提供準確、及時的信息服務(wù)，更要為廣大師生提供熱情、周到的需求服務(wù)。

4.2 智能化服務(wù)就是運用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為用戶提供信息服務(wù)

在物聯(lián)網(wǎng)時代，高校檔案在加強智能管理與服務(wù)體系建設(shè)方面要做好以下工作。首先，在檔案館建設(shè)上要大膽引入先進的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對紛繁、復(fù)雜的檔案信息進行自動收集及處理，從而既能節(jié)省大量的人力和物力，也能減少遺漏，從而大幅提高了檔案的利用效率。其次，檔案館要不斷地補充、完善和升級檔案的網(wǎng)絡(luò)管理、信息管理和安全管理系統(tǒng)，在實際運用中既要加強線上的智能管理，又要優(yōu)化線下的智能服務(wù)。最后 ，在用戶中加強對檔案信息智能化服務(wù)技術(shù)、運用手段和使用方法的宣傳與普及力度，讓廣大師生充分了解它、掌握它、運用它，從而不斷擴大檔案自助服務(wù)的范圍，提高檔案信息的利用效率。

4.3 知識化服務(wù)就是利用檔案館信息資源優(yōu)勢為用戶提供知識服務(wù)

在物聯(lián)網(wǎng)時代，高校檔案在加強知識化服務(wù)體系建設(shè)方面要做好以下工作。首先，以知識管理理念為指導(dǎo)，從滿足物聯(lián)網(wǎng)時代高校廣大師生對檔案信息資源多元化、精品化、個性化的需求出發(fā)，充分利用檔案信息的數(shù)據(jù)資源和數(shù)據(jù)分析技術(shù)，構(gòu)建基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案館知識服務(wù)引擎。其次，以檔案知識收集和整理為基礎(chǔ)，利用物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)對所采集的學(xué)校組織、人事、教學(xué)、科研、財務(wù)、后勤、基建和學(xué)籍管理等信息與師生平時調(diào)用的行為數(shù)據(jù)進行對比分析，在此基礎(chǔ)上進行編研、整合與加工，形成各類專題檔案庫、特色知識庫和檔案知識地圖等，用戶可按照專題和來源對檔案進行分類瀏覽，完成對所需知識的檢索與獲取。最后，以檔案知識應(yīng)用和知識創(chuàng)新為目標，借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將檔案館建成知識共享與交流的平臺，充分挖掘檔案館的信息資源優(yōu)勢，不斷創(chuàng)新知識服務(wù)的內(nèi)容、方式和方法，為師生提供各類知識參考咨詢服務(wù)、相關(guān)知識信息定制推送服務(wù)和個性化信息增值服務(wù)。

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