信息化時代我國小微企業(yè)秘書發(fā)展前景
——從當代美國秘書業(yè)談起

劉惠麗，張欣悅

(西安文理學院 文學院，西安 710065)

隨著信息時代的來臨，我國傳統(tǒng)的經濟結構正被飛速發(fā)展的科學技術逐步改變，小微企業(yè)隊伍日益壯大，秘書行業(yè)迫切需要通過提高現(xiàn)代化管理水平和轉變信息化工作手段來適應新時代的小微企業(yè)。職業(yè)規(guī)范更加完善，管理手段更加智能，技能性更加豐富的秘書人才對小微企業(yè)的發(fā)展有著不可估量的影響。

由于政治、經濟、文化體制的不同，各國秘書的性質、體制和特點存在著差異，“他山之石，可以攻玉”，了解國外尤其是發(fā)達國家的秘書工作和發(fā)展概況，對于不斷完善我國秘書工作有著積極的作用。

一、信息化時代的顯著特征

(一)網(wǎng)絡新活力

眾所周知，網(wǎng)絡是人類發(fā)展長河中相當重要的發(fā)明之一。它出現(xiàn)于社會的任務之一便是通過多種類型的互聯(lián)網(wǎng)服務，改善社會居民的生活質量。網(wǎng)絡在計算機領域中，突破了時間的限制，進行著空間的傳輸。它所賦予的新活力將社會中的各個點、面、體的信息智能地聯(lián)系在一起，從而實現(xiàn)了信息資源共享，這也是網(wǎng)絡的一大主要功能。

網(wǎng)絡所帶來的新活力賦予社會生活中的人最便捷的享受，它憑借新聞、圖片、影片、網(wǎng)絡游戲以及實時聊天等工具從各個方面給人們的生活帶來了極佳的體驗?，F(xiàn)在是第四代計算機互聯(lián)時代，在“信息高速公路”上，人們可以高效地進行網(wǎng)上銀行、網(wǎng)上電視、網(wǎng)上置物、視頻會議、網(wǎng)絡文獻庫等操作。

(二)信息資源共享

在信息主導價值的時代，以體能和機械能為主的工作方式正逐漸被智能方式所取代。與此同時，網(wǎng)絡則帶來了大量的數(shù)據(jù)資源，而這些資源的出現(xiàn)又不可避免地帶來了“信息資源共享”。

企業(yè)信息資源共享，即指各個企業(yè)之間的信息和信息產品的交互，就是通過與他人分享信息，以達到合理地提高信息資源利用率的目的。這也合乎Thomas H.Davenport和Laurence Prusak在1997年出版的合著中所提出的，由“人、行為、價值和技術”所形成的 “信息生態(tài)學”原理。[1]

企業(yè)信息資源共享的基礎是企業(yè)信息的標準化和企業(yè)信息共享行為的規(guī)范化，其中，傳輸技術則影響著共享的效率，信息共享率的缺少對各個企業(yè)有著極大的阻礙作用。

企業(yè)逐步引入信息處理技術，使得自動化達到新水平，網(wǎng)絡信息成為多數(shù)企業(yè)活動中的主角，信息和情報也發(fā)展成為當今世界新的權力源。所以，信息化發(fā)展趨勢不可逆。

二、信息化時代對我國小微企業(yè)秘書的新要求

(一)提高準入標準

市場經濟極大地增強了企業(yè)的活躍度，更專業(yè)、更規(guī)范的小微企業(yè)成為各類型企業(yè)中強有力的“新生代”，行業(yè)準入標準也隨之更加嚴格。

應從兩個方面來提高準入標準：一是要求企業(yè)方提高招聘標準，二是要求管理者制定相關的資格證考試及認定政策。

無論在國際還是國內，各企業(yè)在招聘秘書時，大都會優(yōu)先考慮有相關工作經歷和相干專業(yè)知識背景的人員。美國“國際行政專業(yè)人員協(xié)會”舉辦的一年一度秘書職業(yè)資格考試選拔合格的秘書人才，考試科目涉及心理學、管理學、人際關系學、秘書會計學等，選拔過程嚴格苛刻，合格率僅為20%。這便為小微企業(yè)人力資源部門提供了方向指導：招聘秘書人員時，應根據(jù)秘書將要進入的部門來考量秘書的專業(yè)背景，這樣做可以使秘書在今后部門的日常工作中更加得心應手，管理者與秘書的工作分工更加清晰、井然有序，在一定程度上還可以節(jié)省秘書培訓的成本。

資格證書是職業(yè)入門的前提，秘書從業(yè)證書是企業(yè)初步驗證秘書的標尺。但是我國的秘書行業(yè)卻沒有特別規(guī)定的證書，并不要求具有秘書職業(yè)資格證書或相關培訓證明書，導致了入門標準過低，水平良莠不齊。

其次，影響秘書職業(yè)化進程的原因之一是秘書資格證書在社會上的認可程度不高。在“大眾點評”時代，像服務人員需要依靠高質、周到、細致的服務提高服務行業(yè)的認可度一樣，秘書人員首先需要擁有過硬的專業(yè)素養(yǎng)以及能證明自身能力的資格證書或培訓證明來提高在秘書行業(yè)的認可度，這樣做有利于企業(yè)初步挑選出更為匹配、更為合格的秘書人才。

(二)增強技能“附加值”

秘書崗位的市場需求漸漸向多元化和職業(yè)化靠攏，復合型人才優(yōu)勢巨大。比如一個建筑工程秘書在工作上需要掌握工程項目估算，項目對外接待，工程材料整理等技能。面對多發(fā)性技能要求時，便要求秘書個人增強自身的技能“附加值”。

增強技能“附加值”需要從兩方面入手：一是SAP技能，二是與輔助對象(所在部門的領導層)相匹配的技能。

在信息化大背景下，網(wǎng)絡和信息資源成為一切的主導，這便要求我國小微企業(yè)秘書要增強自己的網(wǎng)絡管理與運用技能。這里除了增強傳統(tǒng)的計算機使用能力外，首先應該學習ERP系統(tǒng)中的SAP相關軟件。SAP包括很多子系統(tǒng)：人力資源、產品生產、銷售、成本控制、財務管理、決策支持等各個方面，特別是“決策支持”系統(tǒng)，適合現(xiàn)代秘書作為領導“左右手”應該掌握的技能。

掌握SAP中的HR系統(tǒng)模塊對秘書工作有極大的幫助，在我國小微企業(yè)中，HR管理多數(shù)混亂，沒有財力設置固定的部門，這就要求身兼多職的秘書能夠學習HR模塊。就連一些大企業(yè)比如中石油、中石化、國家新聞出版廣電總局、聯(lián)想等都在用SAP軟件進行人力資源管理。

SAP適用于各行業(yè)，比如傳媒業(yè)巨頭維亞康姆集團(Viacom)就通過運用知識產權管理和領先的分析軟件來引導業(yè)務發(fā)展并保持競爭優(yōu)勢，一旦得到票房信息，就可以獲悉哪些收入來自家庭影院、哪些來自全球發(fā)售電影播放版權。建筑消費品行業(yè)的最大涂料公司Asian Paints希望從傳統(tǒng)裝飾業(yè)中脫穎而出，SAP企業(yè)解決方案使他們能快速響應需求變化，實時獲取有效數(shù)據(jù)，大幅度提高了對客戶的關注力以及對市場的預測力。

SAP是個適應變化的軟件，秘書學習這類軟件可以實現(xiàn)職能集約化，即在借助一切辦公資源的前提下，以提高工作效率、獲得可觀效益為目標，集中合理地運用現(xiàn)代化管理技術進行辦公。

秘書需要駕馭的另外一種技能是與輔助對象相匹配的技能，美國《韋氏秘書手冊》早已對秘書應有的技能做了說明——“行政管理的助手”，即協(xié)助經理的左右手。就是說，美國的秘書工作已從事務性技能轉向信息辦理和輔助決策的技能上來。另一方面，新技術的出現(xiàn)并不意味著秘書這個職業(yè)群體將會消失，而是秘書的職責逐漸由瑣碎的程序性工作轉向輔助上司實施綜合管理、調查研究、分析信息、提供方案的工作上來，成為“外腦+智囊”型人員，簡單用英文來說就是從“Work for the boss”轉變成“Work with boss”。[2]

三、我國小微企業(yè)秘書轉型發(fā)展策略

(一)強調專業(yè)化心態(tài)

我們發(fā)現(xiàn)，與我國秘書求職心理不同的是，國外的秘書把這份工作當成了一輩子的事業(yè)。美國的行政助理以及大領導秘書的年齡多是50多歲，他們甘心在秘書行業(yè)奮斗一輩子。而我國的大部分秘書，在工作之前便有所考量，求職時僅僅把秘書行業(yè)作為一個職業(yè)的“初跳板”，大家關心著職業(yè)生涯的下一步該“跳”向哪個高處，而不是關心下一步在秘書行業(yè)該如何深造。

這種“跳板心理”并不是專業(yè)化心態(tài)的體現(xiàn)，而是一種僥幸心態(tài)，我們無法評價這種心理的對錯。毋庸置疑，對于小微企業(yè)秘書行業(yè)來說，關注點是自身的職業(yè)生涯而不是企業(yè)未來的得失時，這種心理對企業(yè)和自身的發(fā)展都是不利的，企業(yè)損失了一枚得力助手，個人規(guī)劃也呈短線發(fā)展。所以，制定專業(yè)化路線，對秘書本身端正對行業(yè)的認知態(tài)度具有積極的作用。

(二)完善管理機制

1．業(yè)務水平劃分

美國對秘書的劃分管理最大程度地摒棄了科學管理之父——弗雷德里克·溫斯洛·泰羅創(chuàng)立的強調等級、依賴高層決策的金字塔型管理模式，更多的是采用根據(jù)其業(yè)務水平而進行的層次上的劃分。也就是說根據(jù)不同秘書人員所具備的不同業(yè)務范圍和水平來進行管理劃分，這樣可以避免某一秘書的業(yè)務能力很好，但由于種種原因始終得不到晉升的情況發(fā)生，通常在這種情況下，多數(shù)秘書會選擇辭職或跳槽。采用了這種科學的分類方法有助于秘書業(yè)務水平的提高和職務的晉升，同時也幫助企業(yè)留下了優(yōu)秀人才，獲得更直觀的人才收益。

2．“定額”原則

定額這一概念存在于工業(yè)生產中，生產方為了標準地生產出合格產品，需要對生產該單位合格商品所消耗的材料、人工、設備和資金進行統(tǒng)一考核，定額一個平均消耗標準。

這一概念轉換運用于秘書行業(yè)的管理中來，便是對秘書人員的實際工作勞動量進行定額后，再將獲得工資的標準量進行高低適度、符合實際、統(tǒng)籌兼顧、區(qū)別對待的定額原則來劃分。采取具體情況具體定制，先考察測定后定制的定額方法。

(三)加強信息化建設

信息化意味著成本的降低和效率的提高同步進行，可以通過辦公自動化系統(tǒng)以及互聯(lián)網(wǎng)辦公模式，進行節(jié)能環(huán)保的無紙化操作，從而降低辦公成本和人力成本。秘書是企業(yè)中不可或缺的中堅力量，在企業(yè)加強信息化建設時，秘書行業(yè)也應該加強職業(yè)信息化建設，從而達到高效、快捷、實時的工作處理結果。

加強信息化建設，需要一個信息中心(部門)。但對于以前的小微企業(yè)來說，建設一個專門的信息中心就像天方夜譚，現(xiàn)如今隨著我國小微企業(yè)越來越規(guī)范化、綜合實力越來越強，它們有能力建設專門的信息中心來統(tǒng)籌協(xié)調各個部門的信息傳遞，工作人員將負責創(chuàng)建信息體系和維護信息安全的職能，為傳統(tǒng)的秘書部門提供最基本的信息技術方面的支持與保障。

同時，這個信息中心可以實現(xiàn)集成化管理，所謂集成化管理是將所需的多種不同信息、不同手段依照某種智能模式融合在一起，以整體形象集中展示，以便于管理者進行科學決策。

秘書部門或秘書個人充分運用“數(shù)字秘書”來辦公，也是加強信息化建設的方法?！皵?shù)字秘書”，通俗地講就是秘書人員在辦公時運用電腦技術為自己建立一個智能提醒系統(tǒng)。有了這類智能提醒系統(tǒng)，可以使得秘書人員在工作時減少腦力記憶量，降低工作出錯率，從而使得工作任務可以準時完成。

四、信息化時代我國小微企業(yè)秘書業(yè)的發(fā)展前景

(一)就業(yè)年齡上漲化

在很多中國小微企業(yè)里，秘書大多是年輕人士，年齡稍大就要轉行，將秘書作為終身事業(yè)的很少。國外的情況卻與之不同，總裁或是高級部門經理的秘書，大多是由一些40多歲、有教養(yǎng)、有閱歷的職業(yè)人士負責。除了一般的計算機、文字、外語技能外，他們的溝通才干、協(xié)調才能和判斷力都很強，在企業(yè)的正常運作中扮演了不容忽視的角色。比如比爾·蓋茨的秘書露寶在上任時便已40多歲，但她憑借著成熟女性較強的邏輯思維能力、周密熟練的辦事技巧，把微軟打理得井井有條。

在美國，“大齡”秘書更受歡迎。美國的職業(yè)化程度極高，秘書職業(yè)也不例外。秘書在美國是個既體面又嚴肅的職業(yè)，從業(yè)人數(shù)眾多，目前已有約300萬人。但在美國的大型企業(yè)中，較難發(fā)現(xiàn)年輕秘書的身影，在通常情況下，級別越高的部門秘書的年齡則越大。公司在選用秘書時發(fā)現(xiàn)，秘書周密、周到的優(yōu)點會隨著年齡的增長而突顯，他們比年輕人更擅長應變周旋，也更有耐心，用“長袖善舞”來描述一點都不為過。而在我國，女性是秘書行業(yè)的主力軍，加之女性的高學歷趨勢明顯，伴隨著人們對秘書行業(yè)認知的轉變，秘書就業(yè)年齡將會呈現(xiàn)出上漲趨勢。

(二)工作方式智能化

我國加入WTO之后，智能化的工作方式不僅出現(xiàn)在“三資”企業(yè)中，而且在小微企業(yè)中的趨勢也越來越凸顯。工作方式的智能化首先體現(xiàn)在辦公自動化(簡稱OA)，這是一種新型的將傳統(tǒng)辦公模式與計算機技術結合而成的辦公形式?，F(xiàn)在是第7代OA——移動OA階段，秘書在辦公時已經可以做到脫離固化的傳統(tǒng)辦公環(huán)境和手段，移動進行高效便捷的信息處理。

辦公可采用騰訊通技術，RTX是騰訊公司旗下的企業(yè)實時通訊技術。由于該技術的高度管理性、低成本性、易于部署性，使得各個類型的企業(yè)提高了辦公效率，降低了企業(yè)間的溝通成本。同時，辦公自動化系統(tǒng)還可以實現(xiàn)符合版式文檔格式規(guī)范的各類電子文檔、安全電子印章、手機以及IPAD移動辦公，提升了工作效率，提高了公文管理水平，實現(xiàn)了公文和檔案的一體化。

秘書的工作方式將從事務性服務向智能化服務轉變，過去的秘書擅長運用傳統(tǒng)的工作手段來解決一系列事務性問題，而未來的小微企業(yè)秘書，將運用科技的工作手段實現(xiàn)工作方式的智能轉變，再引入互聯(lián)網(wǎng)思維，建立互聯(lián)網(wǎng)考核機制，比如“秘書職業(yè)點評”，它存在的意義在于工作伙伴可以隨時對秘書的工作進行打分和評價，以便于秘書更好地改善工作方式，或是在更換工作單位時，未來的上級可以更加全面地初步認識該秘書。

(三)職業(yè)轉型必然化

職業(yè)轉型的關鍵是科技進步，隨著各個職業(yè)的轉型升級，秘書行業(yè)也逐步從高能耗高污染向低能耗低污染轉型、從粗放型向集約型升級，科技的進步使得無紙化辦公逐漸取代傳統(tǒng)辦公。但對于升級存在著一些理論誤區(qū)，如一些人以為轉型升級就是淘汰傳統(tǒng)模式轉而發(fā)展新模式。我們這里強調的不是淘汰傳統(tǒng)的秘書行業(yè)，而是在原有基礎上加入新科技，融入節(jié)能模式實現(xiàn)科學轉型。

傳統(tǒng)的秘書行業(yè)由于使用“筆+紙”的組合，任何事都依賴于手動記錄，這樣不但不利于辦公效率的提高，而且也造成了一定的辦公成本。通過互聯(lián)網(wǎng)辦公，最大程度地利用電子辦公，比如電子文件夾、電子檔案袋、電子數(shù)據(jù)庫、電子會議記錄等，從而減少紙張的浪費。久而久之，秘書辦公將會實現(xiàn)低耗能，秘書行業(yè)將會向高效、高速、高端的方面發(fā)展，不再完全依賴于傳統(tǒng)技術。