歸檔文件整理工作實(shí)踐及認(rèn)識(shí)

羅平杰

【摘要】歸檔文件整理工作開展過程中，要制定收集與歸檔工作管理目標(biāo)，提升文件整理工作人員的綜合素質(zhì)，運(yùn)用信息技術(shù)，加快文件收集與歸檔工作信息化建設(shè)。本文首先分析了歸檔文件整理的作用，歸檔文件整理有助于反映歷史真實(shí)面貌，有助于檔案管理和工作的拓展，接著提出了歸檔文件整理工作實(shí)踐措施。

【關(guān)鍵詞】歸檔文件;實(shí)踐;認(rèn)識(shí)

作為檔案管理工作的一部分，歸檔文件整理的重要性不言而喻，這項(xiàng)工作具備很強(qiáng)的實(shí)踐性。所謂歸檔文件整理，就是把檔案文件進(jìn)行整理、分類、排列以及編號(hào)等作業(yè)。而國(guó)家檔案局下發(fā)并不斷修訂的《歸檔文件整理規(guī)則》，為當(dāng)前的歸檔文件整理工作提供了相應(yīng)的依據(jù)。在現(xiàn)階段，要認(rèn)清歸檔文件整理工作的意義，結(jié)合本單位實(shí)際，按時(shí)、高效地整理歸檔文件，積極優(yōu)化歸檔文件整理方式，從而為歸檔文件整理打開新的局面。

一、歸檔文件整理的作用

（一）歸檔文件整理有助于反映歷史真實(shí)面貌。不管哪項(xiàng)工作的開展都可以形成單位文件材料，其中還有本單位與其他單位之間的往來文件，通過把這些文件材料進(jìn)行分類整理，這樣就能看出整項(xiàng)工作的整體面貌。由于檔案文件內(nèi)容來源相對(duì)比較多，有的是內(nèi)部編制的檔案，有的是外部產(chǎn)生的檔案，有的內(nèi)部文件與外部文件檔案之間還存在相應(yīng)的轉(zhuǎn)化關(guān)系。所以，開展歸檔文件整理工作能夠反映出整個(gè)年度的工作面貌，因?yàn)閷?duì)于組織來說，一般是以年度為單位進(jìn)行文件的整理，歸檔文件按照內(nèi)設(shè)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行規(guī)整，通過查閱檔案能夠看出具體的工作狀況，為組織發(fā)展決策提供依據(jù)。

（二）歸檔文件整理有助于檔案管理。一是歸檔文件編排之后，在排架中查閱管理更為方便。二是檔案文件進(jìn)行分類、整理，根據(jù)年度不同、問題不同、具體保管期限不同等來統(tǒng)計(jì)。三是根據(jù)保管期限劃分檔案材料之后，其鑒定工作、銷毀工作變得更加便利。四，通過裝訂歸檔文件，裝入檔案盒，能夠有效防止庫(kù)房的熱量、水分等深入到材料中，起到保護(hù)檔案的作用。

（三）歸檔文件整理有助于檔案工作的拓展。開展歸檔文件整理工作的主要目標(biāo)就是更好地利用檔案。通過積極改革歸檔文件整理工作，權(quán)衡人力、物力等方面的資源分配，這樣能夠減輕文件整理的工作量。就立卷而言，這項(xiàng)工作本身就有一定的不足。由于案卷存在會(huì)讓檢索的層次變得更加復(fù)雜，對(duì)檢索成效產(chǎn)生了影響。而通過歸檔文件整理，積極調(diào)整檔案整理以及檔案利用的矛盾，檔案存儲(chǔ)工作變得簡(jiǎn)潔、高效。通過檔案的現(xiàn)代化歸檔整理，原始的紙質(zhì)檔案通過計(jì)算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子版本，促使信息化管理成為現(xiàn)實(shí)，節(jié)省了檔案管理的時(shí)間和存儲(chǔ)空間，一個(gè)芯片就能存儲(chǔ)全部的檔案資料，管理起來也相對(duì)比較容易，提升了存儲(chǔ)的安全性。

二、歸檔文件整理工作的實(shí)踐措施

（一）及時(shí)收集，做好歸檔文件整理工作。由于歸檔文件收集作為組織的基礎(chǔ)性工作之一，跟直接業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性不明顯，與其他核心部門相比，這項(xiàng)工作并沒有引起部分組織單位領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，甚至?xí)J(rèn)為可有可無。在這樣理念的指引下，就會(huì)缺乏對(duì)檔案文件收集的硬件投資，設(shè)備比較落后。而且有的組織文件收集管理工作呈現(xiàn)階段性特點(diǎn)，也就是說，只有在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)督促檢查的時(shí)候才進(jìn)行自糾自查，對(duì)檔案的收集與歸檔管理工作的進(jìn)展產(chǎn)生了制約。事實(shí)上，檔案工作的基礎(chǔ)和起點(diǎn)就是歸檔文件收集，收集工作不到位就不能有效開展整理、利用工作，收集質(zhì)量也會(huì)對(duì)其他檔案管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生影響。比如，因檔案殘缺、不和要求會(huì)出現(xiàn)返工，或者重復(fù)性的作業(yè)。就算是開展辦公自動(dòng)化檔案管理，電子文件的歸檔整理也需要以紙質(zhì)材料為基礎(chǔ)，這就可以看出歸檔文件收集工作的重要性。要做好歸檔文件的收集工作，結(jié)合歸檔的期限從以下幾個(gè)方面開展：第一，要做好收文、發(fā)文等方面的登記，只有登記在冊(cè)才能清楚看到往來行文、會(huì)議文件等，做到有據(jù)可查。第二，要按照文件歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，追蹤收集那些到達(dá)時(shí)間節(jié)點(diǎn)的文件，避免因?yàn)椴患皶r(shí)收集導(dǎo)致文件的散落，收集一件歸檔一件。第三，檢查收集到的各種類型的文件材料，看文件上的要求是不是辦理妥當(dāng)，是否按照公文處理的程序收集，同一個(gè)類型的文件是不是收集在一塊。第四，結(jié)合文件歸檔收集方面的要求，要制定不同的分類計(jì)劃，準(zhǔn)備不同的檔案盒，按照類別收集在內(nèi)。總之，文件收集工作能夠把檔案文件分門別類進(jìn)行保管，讓文件有目可查，為文件整理打好基礎(chǔ)。

（二）把好鑒別關(guān)，做好歸檔文件整理工作。鑒定文件的價(jià)值需要對(duì)歸檔的文件進(jìn)行分析，也就是說，某個(gè)文件是否歸檔要進(jìn)行資格審查，看其歸檔范圍，對(duì)于沒有繼續(xù)保存價(jià)值的文件進(jìn)行刪除銷毀。鑒別關(guān)是文件整理的一大關(guān)口，要做好文件資料的鑒別工作，判斷文件的價(jià)值，劃分具體的保管期限，這樣才能提高歸檔文件的質(zhì)量。我們以組織黨員檔案管理為例，一份完整的黨員檔案包含的內(nèi)容比較多，有入黨申請(qǐng)書、入黨積極分子登記表、入黨思想?yún)R報(bào)以及預(yù)備黨員等跟黨組織相關(guān)的一些文字類的資料。對(duì)于黨員檔案管理人員來說，要對(duì)黨員入黨申請(qǐng)書等內(nèi)容是否真實(shí)進(jìn)行審核鑒別，包括申請(qǐng)人員對(duì)黨的認(rèn)識(shí)，入黨的思想動(dòng)機(jī)、個(gè)人經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系等，還有本身需要向黨組織說明的問題，這些問題都是黨員檔案管理者的職責(zé)。從黨員申請(qǐng)入黨開始，一直到成為入黨積極分子、預(yù)備黨員、正式黨員等環(huán)節(jié)都需要按照規(guī)定的程序進(jìn)行，包括完善黨員的檔案資料，規(guī)范化的檔案鑒別與整理能夠讓黨組織對(duì)黨員的思想信息等有清晰的認(rèn)知，從而更好地管理黨員隊(duì)伍。總之，把握歸檔文件的鑒別關(guān)，有步驟、有計(jì)劃地開展檔案管理工作，制定歸檔范圍，經(jīng)鑒定無誤之后按照流程進(jìn)行歸檔。

（三）優(yōu)化整理制度與辦法，做好歸檔文件整理工作。首先，制定完善的制度。對(duì)于一些組織來說，由于某些原因的存在，歸檔文件管理還存在一些急需完善的地方，包括部分文件材料不完整，信息填寫有誤，還有部分文件檔案中時(shí)間節(jié)點(diǎn)對(duì)不上等，這些都是由于缺乏可以參考的制度導(dǎo)致的問題，給歸檔文件整理工作帶來了不利影響。為了改變這些狀況，提升歸檔文件整理成效，需要建立完善的工作制度與方案。結(jié)合單位具體實(shí)際與軟件、硬件方面的實(shí)力，以電子化、科學(xué)化發(fā)展為理念，制定有效的工作制度，明確存在的問題，制定具體的操作標(biāo)準(zhǔn)與細(xì)則，包括需要?dú)w檔資料的內(nèi)容、統(tǒng)一化的格式等，讓歸檔文件整理實(shí)現(xiàn)有制度可依。其次，規(guī)范電子化歸檔整理辦法。在歸檔文件整理過程中，基于長(zhǎng)期保存需求需要把傳統(tǒng)檔案信息轉(zhuǎn)為電子化的形式，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行聯(lián)結(jié)，組成系統(tǒng)化的檔案信息庫(kù)，具有復(fù)制性、便利性以及穩(wěn)定性的特點(diǎn)。建立電子化管理意識(shí)，積極應(yīng)用新的技術(shù)和手段，讓計(jì)算機(jī)技術(shù)為歸檔文件整理工作提供幫助，減少了傳統(tǒng)歸檔文件管理中漏記、誤記等現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)精確查詢的目標(biāo)，增強(qiáng)歸檔信息的共享性，確保了檔案信息共享與在線服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料信息資源無損利用。總之，把傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子檔案，并對(duì)每個(gè)歸檔文件進(jìn)行安全設(shè)置，方便文件檔案調(diào)取和利用，也能確保歸檔文件的安全性。除此之外，還可以通過設(shè)置條形碼或者二維碼等方式來檢索歸檔文件信息，提升歸檔文件整理的工作成效。

三、結(jié)論

綜上所述，檔案信息對(duì)組織發(fā)展有著重要的支撐作用，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策提供了很好的信息依據(jù)。要做好歸檔文件整理工作，嚴(yán)把資料收集與鑒別關(guān)，優(yōu)化整理制度與辦法，從而為組織的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)。

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