企業(yè)檔案管理社會化問題的探討

王妍

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)與科技的不斷發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作已經(jīng)成為當(dāng)前我國非常重視的問題之一?，F(xiàn)如今我國的經(jīng)濟(jì)水平正處于高速增長的狀態(tài)，市場中的企業(yè)數(shù)量隨之不斷增多，企業(yè)之間的競爭也同樣變得越來越激烈。為了盡可能縮減成本，企業(yè)通常會將內(nèi)部的檔案交由相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理，如此不僅能夠減少管理投入，而且還能加強管理質(zhì)量。然而，現(xiàn)如今企業(yè)的檔案管理逐漸出現(xiàn)社會化趨勢，從而產(chǎn)生了各種各樣的問題。為此，企業(yè)管理人員必須提高重視，對其展開相應(yīng)的研究。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案管理;社會化;可行性;必然性

一、企業(yè)內(nèi)部檔案社會化的基本內(nèi)容

企業(yè)的檔案主要記錄了企業(yè)自身發(fā)展過程中的全部資料，因此其管理工作對企業(yè)自身的發(fā)展有著非常重要的意義。不僅能夠提供管理效率，而且還能為管理人員在后期工作的決策提供重要的參考依據(jù)。社會化則是近些年出現(xiàn)的全新名詞，其代表著工作模式方面的轉(zhuǎn)變。檔案社會化管理主要是指將企業(yè)的檔案資料進(jìn)行外包，提升其開放性價值，促使企業(yè)的工作模式發(fā)生改變。

二、企業(yè)內(nèi)部檔案社會化的重要意義

（一）改善管理模式。我國的社會經(jīng)濟(jì)形勢正處于高速變化的狀態(tài)中，盡管對于企業(yè)的改革工作帶來了諸多益出，但同時也有許多不足，這其中影響最為嚴(yán)重的便是缺少相關(guān)管理模式。而采取企業(yè)檔案管理社會化的方式可以有效解決這一問題，大幅度提升資料的利用率，將檔案本身的價值全部表現(xiàn)出來，進(jìn)而促使企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)效益有所增長。

（二）節(jié)約管理成本。另外，采取檔案管理社會化的方式還能有效減少企業(yè)經(jīng)濟(jì)成本的投入，促使整個管理工作更具科學(xué)性特點。同時還能保證所有資料實現(xiàn)透明化，相關(guān)人員隨時可以調(diào)取自己需要的資料，以此加強監(jiān)督和控制。從經(jīng)營的角度而言，雖然不能帶來直接性的效益，但是能夠?qū)⒐ぷ鲀?nèi)容逐步細(xì)化，為更多的人提供就業(yè)機(jī)會，促進(jìn)了整個行業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。

（三）提高資源利用率。采取檔案管理社會化的方式還可以提升資源本身的利用率，減少前期成本的投入，滿足企業(yè)發(fā)展的實際需求，這也是促進(jìn)社會發(fā)展的重要趨勢。不僅如此，有檔案管理機(jī)構(gòu)在這一方面具有較強的專業(yè)優(yōu)勢，能夠充分利用所有資源，確保每一份檔案的價值都能夠有效發(fā)揮出來，如此便提升了管理工作的質(zhì)量，因此是所有企業(yè)的必然選擇。

三、企業(yè)檔案社會化的可行性

（一）技術(shù)發(fā)展對管理工作提供了相關(guān)條件?，F(xiàn)如今已經(jīng)進(jìn)入了信息時代，檔案管理工作的模式也發(fā)生了較大的改變，利用信息技術(shù)之后，其傳播和交流的效率大幅度提升。然而，企業(yè)內(nèi)部人員在這方面掌握的知識內(nèi)容十分有限，因此很難完成管理工作。而采用檔案社會化的方式，相關(guān)機(jī)構(gòu)利用最新的技術(shù)種類，促使服務(wù)質(zhì)量得到全面提升，從而使得企業(yè)能夠第一時間掌握管理工作的實際狀態(tài)。

（二）依靠業(yè)務(wù)外包滿足需要。隨著企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模不斷擴(kuò)大，其自身需求的內(nèi)容也變得越來越多，企業(yè)的工作種類也變得更具多樣性，傳統(tǒng)的工作模式顯然已經(jīng)無法滿足企業(yè)目前的需要。因此，在資源有限的背景下如何提升管理效率是所有企業(yè)必須考慮的問題。而檔案管理機(jī)構(gòu)的出現(xiàn)，為企業(yè)的工作提供了足夠的便利，不僅能夠增強企業(yè)對于資料內(nèi)容本身的需求，而且大幅度提升了工作效率。

（三）健全的市場提供了基礎(chǔ)保障。對于檔案管理機(jī)構(gòu)自身來說，法律對于所有規(guī)章制度的內(nèi)容提出了相應(yīng)的要求，并且對于機(jī)構(gòu)本身的權(quán)利及義務(wù)也作出了明確的規(guī)定。因此，管理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案管理工作的時候，其具體執(zhí)行的操作都有相關(guān)法律內(nèi)容進(jìn)行引導(dǎo)，促使整個市場不斷完善，為企業(yè)的發(fā)展提供了有力的幫助。

四、完善內(nèi)部檔案社會化的主要策略

（一）技術(shù)層面的支撐。為了能夠做好企業(yè)檔案社會化的管理工作，必須將技術(shù)種類作為一切活動開展的重要基礎(chǔ)，一般主要包括技術(shù)層面的支撐以及市場經(jīng)濟(jì)層面的支撐。技術(shù)層面的支撐通常主要是指檔案管理結(jié)構(gòu)和企業(yè)之間在進(jìn)行溝通和交流的時候，其提供的技術(shù)種類支撐。而隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及無線技術(shù)的誕生和發(fā)展，使得檔案管理機(jī)構(gòu)在了解企業(yè)目前檔案信息的時候，不再受到空間和時間層面的限制，隨時隨地可以進(jìn)行了解，并且依靠相關(guān)反饋機(jī)制與企業(yè)展開實時交流的工作。對于企業(yè)自身而言，如果自主進(jìn)行檔案管理工作，無疑需要浪費大量資源，而采取這種方式便可以有效解決所有問題，因此從某種程度上可以算是最為直接也是最具效用的方案。市場經(jīng)濟(jì)層面的支撐通常是指政府針對當(dāng)前市場環(huán)境中存在的問題提供一些管理政策，以此為檔案管理工作提供良好的市場條件。

（二）內(nèi)部檔案的統(tǒng)一化管理。企業(yè)內(nèi)部檔案的集中管理工作可以有效推動檔案社會化管理工作的開展，同時也是該管理工作最為重要的特點。為了保障資料內(nèi)容能夠完成統(tǒng)一管理，企業(yè)通常會將內(nèi)部員工的所有資料交由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，從而可以改善原本十分混亂的管理局面。同時在實際管理的時候，還需要將新型技術(shù)引入其中，促使所有資料能夠完成信息化管理，相關(guān)人員能夠隨時進(jìn)行資料搜索和查找，提取自己需要的信息資源。而且這種方法還能大幅度提升資料的安全性，不再會有由于人為失誤導(dǎo)致資料丟失的情況發(fā)生。除此之外，企業(yè)還需要防止內(nèi)部自帶檔案的情況出現(xiàn)，這種方式很容易導(dǎo)致檔案遺失，并且還會加大工作人員的工作難度。尤其是一些對于檔案管理缺乏重視的企業(yè)，這種情況非常普遍。而采取社會化管理方式便可以有效解決這一問題，確保員工的利益不受影響，從而推動企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

五、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)的檔案管理工作對于企業(yè)目前的市場經(jīng)營有著非常重要的意義。為此，管理人員必須提高重視程度，采取檔案管理社會化的方式，提升管理的質(zhì)量和效率。

【參考文獻(xiàn)】

[1]趙振英.企業(yè)檔案管理社會化問題研究[J].工業(yè)，2017.