疾控機構(gòu)科研課題檔案形成機制與管理模式的探討

王蕾 孫宗祥 牛新羽 于丹

【摘要】科研課題檔案是疾控中心系統(tǒng)檔案的重要組成部分，其管理體制和方式至關(guān)重要，然而目前卻存在許多問題。本文通過對疾控機構(gòu)科研課題檔案的形成機理及其管理中存在的問題進行分析，對管理模式的創(chuàng)新提出了具體思路和方法。

【關(guān)鍵詞】疾控中心;科研課題檔案;形成機理;管理模式

一、疾控機構(gòu)科研課題檔案的形成機理分析

組織科學技術(shù)研究的基本單元是科研課題，是具有相對獨立的目標和內(nèi)容的具體研究對象。在疾控機構(gòu)中，科研課題檔案是公共衛(wèi)生和疾病預防控制人員從事各類課題研究中形成的，能夠反映研究對象性質(zhì)與特點的，具有保存價值的各種數(shù)據(jù)、圖像以及文字材料，是疾控機構(gòu)檔案的重要組成部分。疾控人員從事研究的創(chuàng)新內(nèi)容與思想、研究方法及成果，以及推廣應用和獲獎情況都由檔案預計記錄保存，以供后者學習參考，同時在職稱評定和考核中占有重要的地位。其特點主要表現(xiàn)在以下幾方面：

第一，實際中的理論與實踐中的重點難點問題是科研課題的研究主要對象，課題申請者大多數(shù)是本專業(yè)領(lǐng)域中具備一定專業(yè)背景的人員，在課題從立項到報獎的每個階段也都有專家學者進行審核評定。因此，科研課題檔案具有較強的專業(yè)性。

第二，課題檔案最為顯著的特征就是具有成套性，從課題的立項申請、準備、研究實驗、結(jié)題到成果鑒定及報獎的每個階段都會產(chǎn)生相關(guān)的文件材料，最后這些材料會匯總成一套完整的科研課題檔案。

第三，由于不同的內(nèi)容、對象和方法等，會形成多種形式的成果，因此科研課題具有多樣性。并且，課題研究成果是作者的勞動付出，應受到法律保護。

第四，科研課題實施與結(jié)題具有嚴格的時間要求，因此具有時間性，包括整體的時間性和階段性的時間性。因此，和行政文書相比，科研課題文件的積累最大的不同之處就在于需要一定的時間和周期。

二、當前疾控機構(gòu)科研檔案管理存在的問題

（一）管理體制不到位。疾控機構(gòu)科研部門通常僅對課題申報、立項，與具體的科研項目活動并沒有緊密的聯(lián)系，對科研項目活動沒有有效的監(jiān)管措施。同時，不同地區(qū)疾控機構(gòu)科研部門的具體功能又各有不同，不同地區(qū)科研項目的具體要求也具有多樣性和靈活性，比如，項目研究機制主要有個人承擔、單位承擔、合作承擔等形式。研究機構(gòu)大都采取課題項目組的虛體組織，由課題項目組長牽頭負責項目的研發(fā)，相關(guān)科研人員參與課題的研究，課題研究結(jié)束后，機構(gòu)自然解體。這些都是影響疾控機構(gòu)科研檔案管理難度較大的因素。目前，科研項目的管理大多只重視結(jié)果而忽略過程，重視數(shù)量而輕視質(zhì)量，重視影響而忽視回檔。比如，在疾控機構(gòu)中，單位往往重視課題申報、成果鑒定和評比環(huán)節(jié)，而忽視資料檔案的保存，這正是科研檔案管理中的重要環(huán)節(jié)。

（二）管理方式不規(guī)范。1.歸檔內(nèi)容太籠統(tǒng)?？萍紮n案歸檔制度是目前疾控機構(gòu)參考的歸檔制度，因為，目前疾控機構(gòu)的課題多數(shù)屬于自然科學領(lǐng)域，形成的材料與此相吻合，但是其局限性就是不能涵蓋其他領(lǐng)域的課題歸檔內(nèi)容。2.歸檔方式不統(tǒng)一。2008年教育部、國家檔案局公布的第16條明確規(guī)定“高等學校實行檔案材料形成單位、課題《高等學校檔案管理辦法》組立卷的歸檔制度”。而疾控機構(gòu)科研項目檔案歸檔責任者并無統(tǒng)一明確的規(guī)定，其科研檔案的歸檔有的由科研部門統(tǒng)一負責，有的則是課題組內(nèi)部自行管理。不同疾控機構(gòu)的檔案歸檔時間和立卷方式并不統(tǒng)一，有的疾控機構(gòu)按年度歸檔，有的疾控機構(gòu)則是等待課題結(jié)題后統(tǒng)一一次性歸檔，而有的疾控尚無明確的歸檔方式。3.課題檔案的保管期限和歸檔范圍的設定無統(tǒng)一標準。目前，疾控機構(gòu)并沒有上級權(quán)威的檔案管理部門來規(guī)定統(tǒng)一標準的科研檔案的保管期限?？蒲袡n案的歸檔完全依據(jù)項目是否有足夠的人力、物力和財力的情況而定。主要表現(xiàn)在同一項課題中較重要的文件保存時間較長，而一些相對權(quán)重不是很高的文件保管期限就較短，還有同一類型的文件在不同的疾控機構(gòu)保存期限也不一樣。

（三）知識產(chǎn)權(quán)保護意識淡薄。疾控機構(gòu)目前只注重課題的過程管理，而對其他一些方面卻沒有提升到應有的重視高度，比如檔案的收集、成果的轉(zhuǎn)化、成果檔案的所有權(quán)界定、知識產(chǎn)權(quán)歸屬與管理等。由于對知識產(chǎn)權(quán)法律的不了解、缺乏知識產(chǎn)權(quán)保護意識和科研檔案歸檔缺乏正確的理解，一些科研人員的科研項目檔案缺少核心內(nèi)容，比如，課題的關(guān)鍵技術(shù)如實驗數(shù)據(jù)、工藝參數(shù)、商業(yè)秘密等，致使歸檔文件不完整，部分喪失了檔案的保存價值和社會價值。

三、疾控機構(gòu)科研課題檔案管理模式創(chuàng)新

（一）制定統(tǒng)一規(guī)范、切實有效的歸檔制度。第一，要明確歸檔責任人。在課題流程上要由科研管理部門負責課題各個階段形成的相關(guān)文件進行歸檔，比如，課題申請、審批、結(jié)題及成果申請驗收等管理過程。課題組負責項目具體研究過程中產(chǎn)生的相關(guān)文件，如實驗記錄、調(diào)查結(jié)果等，進行歸檔。第二，要制定統(tǒng)一的歸檔范圍。按照課題的級別進行歸檔，比如，國家級課題、省部委級和市級課題，均需設立相應的歸檔要求。如按照項目資助經(jīng)費來定，則會遺落經(jīng)費少而級別高的課題。因此，我們建議以項目級別為主結(jié)合經(jīng)費額度為輔的方式來對課題進行歸檔是比較合理的。第三，要細化歸檔內(nèi)容。根據(jù)自然科學課題和人文社會科學課題研究對象與方法的不同，制定相應的歸檔內(nèi)容。沒有獲得預期結(jié)果或因其他因素而未完成的或中斷的課題，也應該設立歸檔要求，對相關(guān)文件進行歸檔。單位間協(xié)作的科研課題，要保證主持單位擁有全套的課題檔案，協(xié)作單位要將自身部分檔案備份后交于主持單位。第四，明確歸檔期限和時間。課題檔案最為顯著的特征就是具有成套性，一個課題內(nèi)不應劃分出不同的保管期限，這樣不僅割裂了課題的完整性，同時也給日后的管理帶來不便。

（二）部門間積極協(xié)作，把控關(guān)鍵程序。目前科研檔案管理存在的主要問題是歸檔要求不能得到有效的貫徹實施，究其原因，主要歸結(jié)于科研人員檔案意識不強及科研檔案管理制度不健全這兩方面。要保證疾控機構(gòu)科研課題歸檔的完整性，必須依靠各個部門的積極協(xié)作與密切配合，從提高科研人員歸檔意識入手，同時制定切實可行的管理制度。第一，科研部門在下達科研課題合同書時就要明確課題的歸檔任務與要求，并納入最終的結(jié)題要求，即科研部門在組織驗收和鑒定課題時要加入科研檔案驗收一項，對于不符合檔案驗收標準的課題不予以結(jié)題，以及申報成果和獎項。第二，課題經(jīng)費應允許拿出一部分專門用于科研課題資料歸檔使用。第三，疾控機構(gòu)內(nèi)部科研管理部門要做好課題的跟蹤，及時督促課題組按要求完成課題，督促內(nèi)容應包括檔案的歸檔一項。

（三）加強疾控機構(gòu)科研課題檔案的知識產(chǎn)權(quán)保護。體現(xiàn)疾控機構(gòu)科研人員實力和疾控機構(gòu)競爭力的最重要的標準就是知識產(chǎn)權(quán)。因為，疾控機構(gòu)科研成果的轉(zhuǎn)化以及產(chǎn)學研的結(jié)合應用都涉及到知識產(chǎn)權(quán)的保護問題。第一，要在衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)部提高科研人員知識產(chǎn)權(quán)保護的意識同時建立健全科研課題知識產(chǎn)權(quán)保護制度，以確?？蒲谐晒軌蝽樌D(zhuǎn)化與應用，并防止科研成果的外流和疾控機構(gòu)所擁有的自主知識產(chǎn)權(quán)管理的失控。第二，科研檔案管理部門要加強對科研項目檔案的管理，在接收科研項目檔案時，必須要有科研管理部門提供的產(chǎn)權(quán)歸屬的說明，并在歸檔信息中做相應的產(chǎn)權(quán)歸屬說明添加，以防止在檔案這個環(huán)節(jié)人為地流失。第三，科研課題檔案的使用，要經(jīng)產(chǎn)權(quán)人同意方可。

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