建筑施工項目公文處理質(zhì)量影響因素探析

郭帥旗，方開偉

(1.廣西路橋工程集團有限公司，廣西 南寧 530001；2.廣西路橋工程集團有限公司道橋分公司，廣西 南寧 530001)

在國有建筑企業(yè)一線工程項目當中，作為信息傳遞的正式工具，公文具有承上啟下、溝通內(nèi)外的重要功用，在規(guī)范項目管理、服務項目管理等方面具有積極意義，體現(xiàn)著項目的訴求、意志，關系著項目乃至企業(yè)的形象。因此，對影響建筑施工項目公文處理質(zhì)量的因素進行探討就顯得尤為必要。

在本研究中，公文運動過程是指公文處理的全過程。公文處理質(zhì)量是指在公文運動過程中“發(fā)文格式規(guī)范、簡明精準，收文處理及時、傳閱高效，整理歸檔快捷、查閱便利”的程度及其機制化、流程化的程度高低，其中，“發(fā)文格式規(guī)范”是指發(fā)文處理在形式上與《黨政機關公文處理工作條例》的要求相符合；“簡約精準”是指公文語句簡約、主題明確、結構精確、表達準確；機制化、流程化程度是指公文處理過程所形成的慣性流程以及所依賴的流程工具。政工員是指在建筑施工項目中從事黨群團、行政、人力、后勤等方面管理工作的崗位人員，崗位具有多重性、復合性特質(zhì)。

當前，有關公文處理研究主要集中在《黨政機關公文處理工作條例》的研究解讀、政府行業(yè)公文處理系統(tǒng)研究、公文處理效率及規(guī)范化等方面。公文處理質(zhì)量相關研究圍繞提高公文處理質(zhì)量的路徑、公文質(zhì)量管理體系、公文處理影響因素、特定公文組成部分案例探討等方面開展。從行業(yè)的維度來看，學術界對建筑企業(yè)及施工項目的公文處理關注不足。本研究立足建筑施工的一般性項目實際，對其公文處理業(yè)務影響因素進行探析，有益于細化相關研究。

1 建筑施工項目因素與公文處理質(zhì)量

在建筑施工項目公文處理中，不同類型公文因處理流程不同、受關注程度不同，在具體運動過程中受到項目因素影響的具體內(nèi)容及方式存在差異。本文以公文處理類型為引導，集中探討建筑施工項目不同節(jié)點上的實施主體對公文處理質(zhì)量不同方面的影響，從而得出影響建筑施工項目公文處理質(zhì)量的主要因素及其作用方式。

1.1 發(fā)文處理

項目公文擬稿以上行文、下行文居多。上行文主要發(fā)文對象是所屬上級公司、業(yè)主及監(jiān)理單位等。下行文主要發(fā)文對象是項目經(jīng)理部各部門、各工區(qū)、勞務隊伍等。在項目發(fā)文處理中，一般流程為：擬稿人擬稿，項目(部門)領導審核，項目政工員核稿、排版，項目負責人簽發(fā)。因此，對應來看，項目發(fā)文質(zhì)量的影響因素主要有：擬稿人文字水平及擬稿質(zhì)量，項目政工員公文水平、對相關業(yè)務知識的理解、對發(fā)文處理的態(tài)度，項目領導的要求等。

1.1.1 公文擬稿質(zhì)量

在項目發(fā)文處理的過程中，由于不同崗位、不同年齡段、不同文化程度員工文字水平不同，擬稿人擬稿質(zhì)量存在著較大差異，有些時候往往無法準確、簡明地體現(xiàn)擬稿意愿、反映客觀現(xiàn)實。

1.1.2 項目政工員

由于公文擬稿質(zhì)量參差不齊，因此，項目政工員發(fā)文處理環(huán)節(jié)就顯得尤為重要。在該環(huán)節(jié)，影響政工員公文核稿的因素有政工員語言文字能力、對公文知識的掌握及公文處理經(jīng)驗、公文處理工作態(tài)度、對相關業(yè)務知識的了解、與擬稿人就文字主題的互動、發(fā)文處理時間等。政工員語言文字應用能力、公文知識掌握水平的高低、文件處理經(jīng)驗的豐富程度、發(fā)文處理工作態(tài)度的認真程度直接影響了核稿水平，是發(fā)文質(zhì)量影響的關鍵性因素；政工員對公文承載的相關業(yè)務內(nèi)容的了解程度、與擬稿人溝通的充分程度以及公文處理精力的分散程度等影響著公文的準確性，進而影響了發(fā)文質(zhì)量。在對相關業(yè)務知識了解不足的情況下，政工員在繁雜的事務中尋找較為集中的時間與擬稿人就未明確內(nèi)容進行充分而有效的溝通對提高發(fā)文質(zhì)量具有重要意義。

1.1.3 領導要求

部門及項目領導對公文的重視程度及發(fā)文要求也是項目發(fā)文質(zhì)量的重要影響因素。一般而言，項目領導對發(fā)往業(yè)主單位及上級公司的文件較為重視，在內(nèi)容和格式上要求較高，甚至在一些重要表述上把關，有效提升了公文的準確性。

1.2 收文處理

在施工項目層次，來文類型主要有業(yè)主監(jiān)理來文、上級組織印發(fā)及轉(zhuǎn)發(fā)的文件、勞務隊伍來文、其他機構來文。收文處理業(yè)務主要由項目政工員負責實施，主要包括收文處理簽填寫、文件傳閱、來文要求落實、領導批示意見傳達等。

在項目收發(fā)文沒有OA平臺的情況下，因建筑施工項目不同工區(qū)、分部位置分散，給收文處理工作中文件分發(fā)、領導審批等帶來一定影響，項目政工員往往利用會議時間來處理。在文件分發(fā)方面，諸多周知性文件通過QQ、微信群實現(xiàn)快捷傳閱，為項目信息安全帶來一些隱患，因此基于信息化的公文處理OA平臺對提升項目收文質(zhì)量具有一定作用。

1.3 公文存檔

公文存檔是項目公文處理的最后環(huán)節(jié)，分為紙質(zhì)存檔和電子存檔兩種，主要衡量標準為存檔是否安全；存檔場所是否具有一定防潮、防盜功能；數(shù)據(jù)備份是否完成；更新是否及時；目錄是否規(guī)范；查閱是否便捷；電子存檔的效率是否高效。當前，隨著建筑施工項目標準化的推進，檔案室建設得以在一些項目推廣，有效提高了文件存檔的規(guī)范性及安全性。

2 提高項目公文處理質(zhì)量的路徑

在公文運動的過程中，基于不同公文類型，項目公文處理質(zhì)量在運動過程中受到了不同項目因素的影響。綜合對這些影響因素的分析，本文從提高員工公文寫作水平、增強政工員公文處理綜合素養(yǎng)、優(yōu)化公文處理手段等方面闡述提高公文處理質(zhì)量的路徑。

2.1 提高全員公文寫作水平

在實際工作中，可通過“工地大課堂”等形式加強公文寫作的培訓，普及公文寫作知識，重點強化中青年員工的公文寫作能力培養(yǎng)，為整體提高擬稿質(zhì)量、優(yōu)化項目發(fā)文質(zhì)量奠定基礎。

2.2 重點增強政工員公文處理綜合素養(yǎng)

從外部因素看，要加強政工員公文寫作培訓，不斷提高政工人員對公文規(guī)范的掌握和理解；充分利用導師帶徒、外部培訓、崗位練兵等途徑，形成培養(yǎng)政工員公文素養(yǎng)的多重機制；通過青年員工學習小組等途徑，促進政工員對工程經(jīng)營管理等業(yè)務知識的了解，為文件處理奠定知識基礎。

從政工員自身看，要強化對公文知識的了解，不斷提升文字素養(yǎng)，樹立端正的公文處理態(tài)度，在繁雜的事務中尋找時間與擬稿人員實現(xiàn)高效溝通，求真求準求簡，保證公文與項目管理及業(yè)務實際相符。

2.3 優(yōu)化公文處理手段

在施工項目推廣OA公文處理系統(tǒng)，建立基于移動應用的公文處理平臺，從而實現(xiàn)發(fā)文流程化、審批在線化、傳閱快捷化、歸檔自動化，以OA平臺提高項目公文處理效率和規(guī)范性。

3 結語

本文將公文運動過程與相關節(jié)點上的項目因素相聯(lián)系，并以公文類型為引導，對影響建筑施工項目公文處理質(zhì)量的因素進行了討論，主要結論歸納如下：

(1)項目發(fā)文質(zhì)量主要影響因素有擬稿質(zhì)量(擬稿人員文字水平)、政工員核稿質(zhì)量(政工人員公文素養(yǎng)、對工程及項目經(jīng)營管理知識的熟悉度、與擬稿人的溝通程度、核稿時態(tài)度及精力集中程度)、項目領導要求。

(2)項目收文處理質(zhì)量主要影響因素有政工員業(yè)務熟悉度、領導批示便捷度、文件傳閱時效性等。

(3)項目存檔處理質(zhì)量主要影響因素有存檔安全程度、查閱便捷程度、數(shù)據(jù)同步更新程度等。

通過對公文運動過程不同類型的分析，本文認為項目政工員是影響項目公文質(zhì)量的關鍵性因素，公文核稿質(zhì)量是直接影響因素，領導重視程度及公文處理工具是重要影響因素，提高項目政工員公文處理綜合素養(yǎng)是推進公文處理質(zhì)量提高的核心路徑。

本文在總結先行研究的基礎上，綜合建筑施工項目因素對公文運動過程的影響，根據(jù)經(jīng)驗性推理歸納成文，研究視野具有一定特色，但缺乏實證案例支撐；鑒于不同建筑企業(yè)施工項目具體情況可能存有差異，本文對于項目公文處理影響因素的歸納在一定程度上也可能所有疏漏，有待后續(xù)研究進行充實。

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