探究人事檔案管理存在的問題及對策

顧敏潔

摘 要：對于當(dāng)下事業(yè)單位的建設(shè)和發(fā)展來說，人力資源起到了非常重要的作用，同時工作人員的能力也會直接影響到整個事業(yè)單位的經(jīng)營質(zhì)量。因此要加強事業(yè)單位的管理工作，就應(yīng)該重視現(xiàn)代化人事檔案管理工作，要更好的針對其中存在的諸多問題予以分析，并且將人事檔案管理工作作為人才信息的載體，按照內(nèi)部員工能力以及工作資歷等來進行人才選拔，充分發(fā)揮人事檔案管理存在的價值。雖然現(xiàn)代化的人事檔案管理工作已經(jīng)實現(xiàn)了長足的發(fā)展，但仍然需要針對其中存在的諸多問題予以改進，本文對當(dāng)下人事檔案管理的價值進行闡述，并且結(jié)合工作的優(yōu)化予以相應(yīng)的對策，希望為相關(guān)工作者的研究提供理論支持。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理;現(xiàn)狀;對策

一、人事檔案管理的意義

對于當(dāng)下事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展中，人力資源是非常重要的資源，其能夠有效的為事業(yè)單位的發(fā)展提供源源不斷的內(nèi)生動力，同時事業(yè)單位的經(jīng)營也需要針對將其中的工作人員以能力和興趣進行劃分，進而安排其到合適的崗位來不斷提升事業(yè)單位的經(jīng)營質(zhì)量，也能夠不斷激發(fā)員工的工作積極性，進而使其為事業(yè)單位的發(fā)展貢獻更大的價值。在事業(yè)單位的發(fā)展中，人事檔案需要有效的將其中的價值呈現(xiàn)出來，因為其作為員工信息的重要載體，可以完善管理者對于工作人員在工作經(jīng)歷以及實際能力上的了解，同時也能夠幫助管理人員更高質(zhì)量的對員工進行分配。通過人事檔案可以幫助事業(yè)單位管理者選擇優(yōu)秀的人才，并且根據(jù)員工來選擇崗位，將為事業(yè)單位部門的發(fā)展提升動力。同時在事業(yè)單位的經(jīng)營管理中，人事檔案作為非常重要的法律性文件，能夠著實保證每個員工的利益，尤其是其記錄了員工在就職、離職以及退休等多個過程中的重要內(nèi)容，能夠作為員工的原始工作憑證來發(fā)揮其法律效力，因此做好現(xiàn)代化的人事檔案管理工作無論是對員工自身來說、還是對事業(yè)單位的發(fā)展來說，都具有積極的現(xiàn)實意義。

二、人事檔案管理工作存在的問題

人事檔案管理工作對于整個事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展都具有積極的意義，而如果人事檔案管理存在問題，那么也就會對事業(yè)單位的發(fā)展存在一定的影響。一般來說，人事檔案會對一個人的學(xué)歷、工作經(jīng)歷以及事物能力、政治面貌等進行記錄，這也是使得管理者了解員工經(jīng)歷的重要形式。通過檔案就可以對一個員工的工作和行為作出評價，并且對其在事業(yè)單位內(nèi)部的晉升狀況進行決定，通過人事檔案可以更好的加強事業(yè)單位對于人力資源的利用率，但如果相關(guān)工作存在問題，也就會使得事業(yè)單位的發(fā)展受限。人事檔案管理工作主要存在以下方面問題。

（一）檔案管理工作不規(guī)范

檔案管理工作目前還不夠完善。在檔案管理工作中沒有相配套的管理制度來對其進行約束，同時隨著當(dāng)前事業(yè)單位的不斷改革，人力資源的變化速度也在不斷的加快，尤其是事業(yè)單位內(nèi)部人力資源的變化需要管理者高效的去收集整理這些資料，只有這樣才能夠保證以最優(yōu)的態(tài)度去適應(yīng)改革。但一些事業(yè)單位并沒有規(guī)范開展檔案管理工作，對于資料的收集等也沒有予以重視，同時在各個部門開展類似的工作時處于各自為政的狀態(tài)，沒有過多的配合，這種上不管、下懶散的行事方式會使得整個檔案管理工作較為松散、缺乏規(guī)范性。

（二）檔案管理理念落后

理念作為行動的先導(dǎo)，如果存在一定的問題，也會使得整個工作開展缺乏時效性。一些檔案管理工作者，并沒有將人事檔案作為一項重要的工作去開展。比如在檔案收集管理時，并沒有融入一些創(chuàng)新性的思維。僅僅是采用原有的人力管理模式來對事業(yè)單位的員工資料進行保管，而如果想要查閱某個員工的信息時，就需要翻閱大量的資料，這種重復(fù)性的檢索查閱往往會耗費大量的時間，并且會嚴(yán)重阻礙事業(yè)單位對于人力資源的分配時效性。一些檔案人員缺乏專業(yè)的管理意識，有些事業(yè)單位在人事檔案管理工作中所配備的管理人員并非專業(yè)性的人員，僅僅是了解一些淺層次的檔案管理知識，但是事業(yè)單位也沒有對這些人員進行更加專業(yè)的培訓(xùn)，其缺乏專業(yè)技能以及專業(yè)化的管理知識，在工作中無法投入更多的熱情，這會使得事業(yè)單位無法更好的發(fā)揮人事檔案管理的價值。同時這些檔案管理人員對于一些突發(fā)狀況的處理能力也存在缺陷。

（三）檔案管理信息化水平較低

當(dāng)前隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，其已經(jīng)深入滲透到社會中的各個領(lǐng)域，有效的將信息技術(shù)與人事檔案管理工作相結(jié)合，可以高效的實現(xiàn)大資源的查閱以及管理共享等功能，但是由于事業(yè)單位對于相關(guān)問題沒有予以重視，也就沒有充分的引入信息化技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，無法提升其信息化水平。當(dāng)前一些事業(yè)單位仍然使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料以及手工的管理模式，這也會降低工作效率。

三、提升人事檔案管理工作質(zhì)量策略

（一）規(guī)范檔案管理工作各項內(nèi)容

要健全檔案管理機制進而不斷使得相關(guān)工作規(guī)范化。隨著事業(yè)單位的快速發(fā)展，其內(nèi)部人員的變更也會是較為頻繁的，因此要有效的發(fā)揮人才管理機制的價值，在內(nèi)部制定明確的人事管理條例，同時要加強事業(yè)單位內(nèi)部各個部門之間的聯(lián)系，通過各司其職以及資源的共享來完善整個事業(yè)單位的人事檔案。要保證檔案資源的精準(zhǔn)與真實，同時要針對其中一些問題及時的發(fā)覺并解決。通過部門之間的相互溝通來努力完善相關(guān)工作。

（二）革新檔案管理工作理念

新的歷史時期下，人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)有效的革新工作觀念。要能夠在管理工作中樹立服務(wù)的觀念而不僅僅是對檔案資源的保管。當(dāng)前我們處于信息技術(shù)快速發(fā)展的社會中，而信息的生命周期也不斷縮短，因此我們應(yīng)當(dāng)有效的保存信息，并且將相應(yīng)的資源及時傳遞出去，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)資源的有效共享，并且凸顯信息的價值。信息時代所帶來的另一個特征，就是知識經(jīng)濟時代的快速到來，要有效的轉(zhuǎn)變觀念、樹立服務(wù)的理念，通過有效的方式來將信息進行處理分析等，并且實現(xiàn)有效的共享。通過借助信息技術(shù)可以更好的將資源與他人共享，并且針對有需要的人做好服務(wù)工作，這也是新時代下實現(xiàn)人事檔案管理目標(biāo)轉(zhuǎn)型的有效需求。

（三）實現(xiàn)人事檔案管理信息化

人事檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)前一個大的趨勢，尤其是對事業(yè)單位的人事檔案管理工作來說，實現(xiàn)信息化建設(shè)可以方便資源的共享與查閱同時也方便檔案資源的保存，對于一些事業(yè)單位來說，檔案原件是非常重要的內(nèi)容，而原件的保管方式也是非常重要的，因此可以對元件進行備份，并且將二者都進行有效的保管，并且在當(dāng)下引入信息化技術(shù)等，通過軟件與硬件作為支持來提升檔案管理信息化的程度。

大數(shù)據(jù)技術(shù)在當(dāng)下實現(xiàn)了快速的發(fā)展，但是還是需要對相關(guān)的技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用予以完善。大數(shù)據(jù)技術(shù)本身就過于寬泛復(fù)雜，而對于一個行業(yè)來說，要想引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，就應(yīng)該打破傳統(tǒng)理念以及專業(yè)的限制，尋求專門的大數(shù)據(jù)公司進行合作，這樣也能夠有效的提高工作質(zhì)量。要能夠開發(fā)合適的檔案管，大數(shù)據(jù)分析工具，根據(jù)相關(guān)工作的特殊性開展專門的系統(tǒng)，只有通過與專門的大數(shù)據(jù)開發(fā)專業(yè)公司進行合作，才能夠結(jié)合相關(guān)工作的特點予以高效的應(yīng)對策略。人事檔案管理信息化建設(shè)需要一套標(biāo)準(zhǔn)來作為約束，要能夠定義使用大數(shù)據(jù)的目標(biāo)以及標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)之上再針對相應(yīng)的問題運用大數(shù)據(jù)工具作為解決策略，同時要能夠注意大數(shù)據(jù)時代下所帶來的一些風(fēng)險。在運用大數(shù)據(jù)工具提升工作質(zhì)量的同時，也應(yīng)該規(guī)避其帶來的一些負(fù)面影響，比如對于隱私權(quán)的侵犯、知識產(chǎn)權(quán)的糾紛等內(nèi)容，通過制定有效的法規(guī)明確其中的權(quán)限，以此來應(yīng)對相關(guān)工作中可能發(fā)生的一些風(fēng)險。

（四）提升管理人員素養(yǎng)

檔案管理人員的素養(yǎng)需要提升。因為作為整個人事檔案管理工作的軟件基礎(chǔ)，人力資源是核心內(nèi)容。事業(yè)單位要加強對相關(guān)管理人員的培訓(xùn)，強化其專業(yè)素養(yǎng)。同時需要其具備新的管理觀念、轉(zhuǎn)變其陳舊的思想，在當(dāng)下的人事檔案管理中不斷尋求新的方法以及解決策略，要加強其使用信息化技術(shù)的能力，要熟練計算機操作，使用高效的工具來進行檔案管理工作，能夠適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理方式，以此來不斷提升整個檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

（五）健全管理機制

要健全事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案管理工作機制。通過落實全面責(zé)任追究制來對其中存在的各個問題予以問責(zé)，要將人事檔案管理工作的責(zé)任落實到個人，同時要在內(nèi)部設(shè)置專門的檔案室來開展各項管理工作。通過制定有效的獎懲措施來激發(fā)檔案管理工作人員的積極性，并且要做好硬件保障工作，設(shè)置防盜防火措施，并且優(yōu)化管理環(huán)境。通過信息化的建設(shè)來對其中的資源予以歸納整合以便于后期的使用。

（六）做好人事檔案資源保密工作

由于人事檔案管理工作所涉及的內(nèi)容非常復(fù)雜，并且其記錄了事業(yè)單位內(nèi)部每一個員工的各項信息，這些信息對于員工自身的發(fā)展以及事業(yè)單位的發(fā)展都具有積極的意義，因此需要做好檔案的保密管理工作，如果相關(guān)的信息被竊取，那么對于個人以及整個事業(yè)單位來說都是無法估計的巨大損失。雖然在當(dāng)下提倡實現(xiàn)信息化的檔案管理工作，但是仍然應(yīng)當(dāng)針對信息化過程中可能存在的問題予以重視，要減少檔案丟失以及損壞的風(fēng)險，同時要加強其安全保密工作，單位要能夠針對信息化建設(shè)過程中的諸多問題予以解決，完善信息網(wǎng)絡(luò)、構(gòu)建安全檔案管理平臺。

四、結(jié)束語

對于新時期下事業(yè)單位人事檔案管理工作來說，需要更好的結(jié)合存在的問題予以解決。通過完善檔案查驗核實制度、資料傳遞制度、保密制度等，并且結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)來實現(xiàn)其信息化建設(shè)更好的實現(xiàn)資源的共享。要加強對內(nèi)部人事檔案資源的利用，并且通過新的理念作為引導(dǎo)來實現(xiàn)工作內(nèi)容與模式上的創(chuàng)新，進而充分開發(fā)利用人事檔案資源的內(nèi)在價值。

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