事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)對策研究

楊柳+姜新+韓雙菊

摘 要：我國的檔案管理工作一直是一個比較重要的方面，事業(yè)單位檔案規(guī)模建設(shè)逐漸已經(jīng)無法滿足日益增長的需求量。同時，在傳統(tǒng)的事業(yè)單位管理之中存在著各個方面的問題，經(jīng)常會出現(xiàn)管理混亂、穩(wěn)定性不強(qiáng)、安全性不高以及無法及時共享的問題。現(xiàn)在，隨著我國的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及以及廣泛運用，我們應(yīng)該更加積極地結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來對事業(yè)單位的檔案管理建設(shè)進(jìn)行一系列的改革。事業(yè)單位檔案規(guī)模的需求量是越來越大，對檔案的整合也有更高的要求，所以說提出對事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)是一個十分有意義的建議。為了提高我國事業(yè)單位檔案管理的安全性、穩(wěn)定性、有序性以及共享性，我們必須要積極地探索有效的方法來進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)。本文針對事業(yè)單位檔案管理存在的主要問題，提出數(shù)字化環(huán)境下檔案管理建設(shè)的對策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)

我國的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速地發(fā)展著，事業(yè)單位的檔案信息管理也將會借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)更加現(xiàn)代化的建設(shè)。實行事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是新時代事業(yè)單位檔案信息管理的必然發(fā)展趨勢。同時，該項建設(shè)也會更有利于我國事業(yè)單位檔案管理體系的不斷完善，更加有利于我國的事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。目前，我國的事業(yè)單位檔案管理體系還存在著各種各樣的不足，再加上對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理的開展剛剛起步，在很多方面我們還是處于一個比較陌生的階段，所以說，需要加強(qiáng)對這項工作開展的探究力度。

1 傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1在我國的事業(yè)單位發(fā)展過程中，檔案管理發(fā)揮著重要的作用，所以說，我國許多單位在檔案管理方面投入了大量的人力，物力和財力。我國的事業(yè)單位是從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等方面的社會服務(wù)活動，是屬于國家機(jī)構(gòu)，并且不以盈利為目的，主要是為了增進(jìn)社會福利與社會各方面的需要。我國的事業(yè)單位可以說是一個純粹的行政機(jī)關(guān)，當(dāng)然也有公共服務(wù)的職能。事業(yè)單位就是基于這種特性才能凸顯出檔案信息管理對于事業(yè)單位發(fā)展的重要性。隨之而事業(yè)單位的不斷發(fā)展進(jìn)步，我國事業(yè)單位中的檔案信息數(shù)量大大增加，并且種類也不斷的增多。但是我國在傳統(tǒng)的檔案信息管理方面存在著各種各樣的不足，無法適應(yīng)事業(yè)單位的繼續(xù)發(fā)展。

1.2這些傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案信息管理中存在的不足，主要體現(xiàn)在以下三個方面：1事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)設(shè)備落后。現(xiàn)在是一個互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的時代，我國的許多事業(yè)單位都將檔案信息管理與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)結(jié)合起來，但是在信息化建設(shè)過程中我們首先面對的一個非常大的問題就是事業(yè)單位信息化建設(shè)的設(shè)備非常落后。在傳統(tǒng)的事業(yè)單位答案信息管理體系中并沒有信息化建設(shè)這一項。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案信息管理都對信息通過紙質(zhì)版記錄的方式來整理和分類的。但是隨著我國社會的不斷發(fā)展進(jìn)步，事業(yè)單位所需要收集整理的檔案信息不斷的擴(kuò)大同時種類不斷的增多，這時就需要我們對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行信息化的管理。我國的事業(yè)單位眾多，并且他們的經(jīng)濟(jì)比較局限。從這個方面我們可以發(fā)現(xiàn)在我國有很多的事業(yè)單位因為沒有足夠的資金而不能夠進(jìn)行完整的信息化設(shè)備置辦。這種情況大大的阻礙了我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度。還有一種情況，就是部分事業(yè)單位有一些基礎(chǔ)的信息化建設(shè)設(shè)備，但是由于資金不足，他們沒有辦法及時的更換這些信息設(shè)備，從而也嚴(yán)重的阻礙了我國事業(yè)單位信息化建設(shè)的前進(jìn)腳步。我國事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)仍處于一個初級階段，如果想要讓我國事業(yè)單位答案管理信息化建設(shè)能夠快速發(fā)展就需要讓我國的事業(yè)單位擁有更加先進(jìn)的信息化建設(shè)設(shè)備。信息設(shè)備是事業(yè)單位答案管理信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，同時也是給我國事業(yè)單位檔案信息管理工作帶來更多便利。2我國事業(yè)單位檔案管理人員綜合素養(yǎng)有待提高。我們都知道，檔案信息管理對事業(yè)單位的發(fā)展有著及其重要的作用。我們想要更好的推動我國事業(yè)單位的發(fā)展，就必須要做好檔案信息管理這些方面的工作。這些工作完成的好壞程度受管理者們的直接影響。所以說我國事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素養(yǎng)對單位檔案信息管理的有著至關(guān)重要的影響。在傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案信息管理體系中，很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員對這一方面的管理并沒有太大的重視。一方面可能是他們沒有認(rèn)識到檔案信息管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中的重要性，另一方面也可能是由于他們自身素養(yǎng)不高，目光短淺。但是不管是什么原因，我們都需要提高事業(yè)單位管理人員對檔案信息管理工作的重視程度。在以往，事業(yè)單位的部分管理人員對檔案信息管理工作有不重視的情況以及在工作的時候慵懶散漫，從而導(dǎo)致很多答案信息無序甚至是不完整。這些現(xiàn)象都嚴(yán)重地阻礙了事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展進(jìn)步。以上的種種情況都會嚴(yán)重地阻礙我國事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)，同時也不利于我國事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步。所以說我們要加大力度鼓勵事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員將信息化建設(shè)納入事業(yè)單位的未來發(fā)展規(guī)劃之中。3傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案信息管理的法律法規(guī)不夠完善。事業(yè)單位是由國家機(jī)關(guān)或者利用國有資產(chǎn)舉辦的組織，所以說各類事業(yè)單位的活動所需的各種經(jīng)費都是來自于政府。在這種情況下，我們就更需要有一個足夠完善的法律法規(guī)來幫助事業(yè)單位更好的發(fā)展。在傳統(tǒng)的檔案管理建設(shè)中許多事業(yè)單位都沒有認(rèn)識到法律法規(guī)對單位自身發(fā)展的重要性。因此它們忽略了制定合理法律法規(guī)來進(jìn)行單位檔案信息管理這一方面。在這種情況的影響下，事業(yè)單位檔案信息管理工作效率大大降低。單位的管理人員沒有一個可以依照的法律法規(guī)進(jìn)行工作和管理，就無法提高自身的管理效率。這是傳統(tǒng)事業(yè)單位進(jìn)行檔案信息管理過程中普遍性的問題。

對于在傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案信息管理過程中所存在的問題，我們需要及時的解決，這樣才有助于接下來我們所進(jìn)行的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。為了更好的推動我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，我們要從細(xì)節(jié)抓起，將從前的不足改進(jìn)，同時我們可以大大的減少事業(yè)單位在進(jìn)行管理信息化建設(shè)過程中人力和物力的浪費。

2 事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀和優(yōu)勢。

2.1 初步了解檔案管理數(shù)字化建設(shè)

我們現(xiàn)在的社會信息化發(fā)展日新月異，為了實現(xiàn)對事業(yè)單位中答案信息的高效整合，我們需要對事業(yè)單位檔案信息管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。首先我們需要做的就是充分的了解什么是檔案管理數(shù)字化建設(shè)。檔案管理數(shù)字化建設(shè)首先就需要我們利用信息化技術(shù)在不改變原始檔案信息的基礎(chǔ)上，對事業(yè)單位中的檔案信息進(jìn)行一些數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，其中也包括對答案信息的儲存形式進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。將檔案信息和檔案信息儲存形式進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換之后，為了讓我們的檔案管理人員更加方便地通過檔案管理系統(tǒng)對答案信息進(jìn)行各種處理，我們還需要對已經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的檔案信息進(jìn)行掃描，修正，分類以及整合。這個過程的目的是為了讓數(shù)字化處理之后的檔案信息更加系統(tǒng)化。我們在前面提到過，事業(yè)單位檔案信息的管理存在各個方面的問題，導(dǎo)致我們的答案信息，安全性不強(qiáng)，并且信息的有序性較低，這些情況都使得對檔案信息的管理更加不方便。在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案信息管理體系中，由于以上各種原因，常常會出現(xiàn)檔案丟失和信息泄密的現(xiàn)象。再加上我們傳統(tǒng)的管理過程中很多的檔案都是采取紙質(zhì)載體，隨著時間的流逝，這些紙質(zhì)檔案就會出現(xiàn)破損的現(xiàn)象，也就是說，采用紙質(zhì)載體的檔案使用壽命較短。同時大量的紙質(zhì)信息也會造成管理流程的復(fù)雜，這些信息資料分散和凌亂的特征大大增加了管理工作人員的任務(wù)量。所以說我們利用信息化技術(shù)對事業(yè)單位的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，就能夠高效地整合檔案信息，提高檔案信息的管理工作效率。endprint

2.2 對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理有以下的優(yōu)勢

1改變檔案信息的載體。我們對事業(yè)單位中檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，就改變了以往采用紙質(zhì)載體的現(xiàn)象。這樣一來就會大大的增加事業(yè)單位中檔案的使用壽命，消除了我們在檔案管理過程中檔案信息磨損的安全隱患。同時對事業(yè)單位中檔案信息的數(shù)字化處理，也能夠提高信息的利用率。2檔案信息材料更加方便管理。事業(yè)單位中的檔案信息種類繁多數(shù)目龐大，并且每一個單位之間的信息又是相互獨立的，在傳統(tǒng)的管理過程中確實有很大的困難。但是我們將事業(yè)單位答案信息進(jìn)行數(shù)字化處理之后就會大大的降低了檔案信息儲存的重復(fù)率。同時進(jìn)行數(shù)字化處理之后的檔案信息儲存相比以前就不會那么的分散和凌亂，更加有利于答案信息的管理，減少了管理信息的勞動力和勞動時間。3有助于業(yè)務(wù)流程的簡單化。事業(yè)單位中的檔案信息在收集之后要進(jìn)行校對、分類、排序和編寫檔案目錄等一系列的工作。在以往的這些管理流程過程中這些工作是比較復(fù)雜的，更重要的是在這個操作流程的過程中需要耗費大量的人力和時間。這些工作都是手工操作可以說是非常容易出錯，舉個例子如果在檔案排序的過程中有一份檔案位置排錯，工作人員將需要對該項業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新操作。由此可見這種業(yè)務(wù)流程是非常的復(fù)雜。所以我們對事業(yè)單位的答案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，就會大量的節(jié)省人力和時間。同時利用信息化技術(shù)將大大的提高這些業(yè)務(wù)流程的準(zhǔn)確性。4有利于檔案信息的及時共享。事業(yè)單位儲存這些答案信息是為了在有需要的時候及時的進(jìn)行信息收發(fā)。在傳統(tǒng)的答案信息管理過程中，我們的答案信息使用率較低，并且常常出現(xiàn)收發(fā)不及時的現(xiàn)象。這樣就會導(dǎo)致寫單位的檔案信息無法合理，高效準(zhǔn)確的進(jìn)行利用，最終會導(dǎo)致降低事業(yè)單位處理事情的效率。但是我們對答案信息進(jìn)行數(shù)字化處理之后就能夠利用信息化技術(shù)達(dá)到檔案信息及時共享的效果。這樣一來就會大大提高事業(yè)單位的工作效率，提高答檔案信息的使用率。

3 事業(yè)單位進(jìn)行檔案信息管理數(shù)字化建設(shè)的思路

為了推動我國事業(yè)單位能夠盡快的完成答案信息管理數(shù)字化建設(shè)，我們需要注意很多方面的問題。

3.1 提高事業(yè)單位中管理人員的綜合素質(zhì)

事業(yè)單位中管理人員的綜合素質(zhì)在很大程度上決定著事業(yè)單位檔案管理工作的開展進(jìn)度。我們要利用信息化設(shè)備對事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行數(shù)字化處理，所以說一定要加強(qiáng)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)技能。除此之外，我們還需要提高事業(yè)單位中的領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案信息管理的重視程度以及增強(qiáng)對事業(yè)單位檔案信息管理信息化建設(shè)的意識。有些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員可能由于短時間內(nèi)無法接受新鮮事物，可能沒有辦法很快地投入檔案管理的信息化建設(shè)中去。出現(xiàn)這些情況時，我們要積極鼓勵部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員及時的了解和學(xué)習(xí)單位事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)方面的內(nèi)容。還有一種情況，就是一部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)為對事業(yè)單位進(jìn)行信息化建設(shè)需要投入大量的財力和物力，不愿意去完成檔案管理的信息化建設(shè)，或者說是他們在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中沒有投入一定的精力。當(dāng)然也有部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人由于資金有限而無法順利進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。這就需要國家的相關(guān)部門及時地幫助他們解決資金和技術(shù)方面的問題。

3.2 進(jìn)一步完善事業(yè)單位中檔案信息數(shù)字化建設(shè)的設(shè)備

由于事業(yè)單位的信息化建設(shè)正處于一個起步階段，我們實際進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中對各方面都比較不熟悉，從而導(dǎo)致事業(yè)單位信息化建設(shè)的設(shè)備沒有辦法快速地供應(yīng)。在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的過程中，我們擁有一套完整先進(jìn)的信息化建設(shè)設(shè)備是非常重要的。有一套先進(jìn)的信息化建設(shè)設(shè)備是我們在信息化建設(shè)過程中的硬件條件。有先進(jìn)和完好的數(shù)字化處理設(shè)備，能有效地促進(jìn)我國事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。所以我國要投入大量的資金，幫助事業(yè)單位完善一些基礎(chǔ)的數(shù)字化處理建設(shè)設(shè)備。

3.3 事業(yè)單位要打造一個合理的檔案管理平臺

檔案信息數(shù)字化處理建設(shè)也需要一個良好的管理平臺作為基礎(chǔ)。所以我國的事業(yè)單位要很好的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)信息數(shù)字處理化技術(shù)來為信息管理數(shù)字化建設(shè)提供更加寬廣的平臺。任何一個單位或者集體的發(fā)展都需要有一個規(guī)范的法律法規(guī)作為保證?？梢娨粋€合理并且規(guī)范的法律法規(guī)對事業(yè)單位的發(fā)展有著極其關(guān)鍵的作用。檔案信息管理工作是事業(yè)單位眾多工作中一個非常關(guān)鍵的部分，所以說我們需要制定一些合理的法律法規(guī)來規(guī)范管理人員們的工作，達(dá)到對檔案信息有序管理的目的，從而能夠進(jìn)一步推動事業(yè)單位的發(fā)展。

4 結(jié)束語

利用信息化技術(shù)能夠幫助我國事業(yè)單位在檔案管理工作方面取得更高的成就。對事業(yè)單位中，檔案信息數(shù)字化處理不僅能夠很好的確保答案信息的安全性，還能夠大大地減少管理工作任務(wù)，提高事業(yè)單位的工作效率。在檔案信息數(shù)字化建設(shè)的過程中，我們要及時的發(fā)現(xiàn)并且解決各種問題，這樣才能夠保證，我國事業(yè)單位，檔案管理數(shù)字化建設(shè)更好更快的發(fā)展。

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作者簡介

楊柳（1987-），女，檔案館員，研究方向：檔案管理與服務(wù)。

姜新（1971-），男，館員，研究方向：圖書館管理，計算機(jī)。

韓雙菊（1982-），女，檔案館員，研究方向：檔案管理。endprint