ERP系統(tǒng)環(huán)境下的油田檔案管理淺析

彭萍

摘 要：本文從ERP系統(tǒng)在油田檔案管理工作中的作用入手，總結(jié)并分析當(dāng)前油田企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，簡要介紹ERP系統(tǒng)環(huán)境下的油田檔案管理措施，旨在提升油田檔案管理水平，促進(jìn)油田企業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；油田企業(yè)；檔案管理

ERP系統(tǒng)（Enterprise Resource Planning）是針對企業(yè)數(shù)據(jù)信息資源的管理系統(tǒng)[1]，是當(dāng)前最為先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)之一，一般多用于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、設(shè)備數(shù)據(jù)、物料數(shù)據(jù)、項(xiàng)目數(shù)據(jù)等多方面信息的管理與分析。ERP系統(tǒng)有效實(shí)現(xiàn)了各個(gè)環(huán)節(jié)檔案信息資源共享及分析功能，于油田企業(yè)檔案信息管理而言，具有極高的現(xiàn)實(shí)意義。

1 ERP系統(tǒng)在油田檔案管理工作中的作用

（一）ERP系統(tǒng)促使油田檔案管理工作發(fā)展

ERP系統(tǒng)推動(dòng)了油田企業(yè)檔案管理水平，是當(dāng)前企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然趨勢，通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理技術(shù)相互融合，有效提升了檔案管理工作水平，為實(shí)現(xiàn)檔案管理精細(xì)化、高效化提供了系統(tǒng)環(huán)境支持[2]。另外，合理應(yīng)用ERP系統(tǒng)，將企業(yè)財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、物料檔案、項(xiàng)目檔案等信息分門別類的進(jìn)行管理，提高企業(yè)檔案管理效率，并降低了檔案管理人員的工作量。

（二）ERP系統(tǒng)轉(zhuǎn)變油田檔案管理工作現(xiàn)狀

筆者就當(dāng)前多個(gè)油田企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查和分析，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前檔案管理工作雖然已經(jīng)進(jìn)行信息化改革，但由于地區(qū)之間的差異，各個(gè)子公司之間檔案信息化格式及編制方法均有所不同，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的傳遞及共享。尤其是財(cái)務(wù)檔案信息與物料檔案信息方面，因其格式及編制方法的不同，難以將其整合成為大型信息數(shù)據(jù)庫，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案信息集中管理及分析的目標(biāo)，不利于油田企業(yè)檔案信息化的發(fā)展。

2 ERP系統(tǒng)環(huán)境下的油田檔案管理策略

（一）建立健全油田檔案管理制度

規(guī)范化的制度是油田檔案管理效率首要保障，油田公司應(yīng)加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)，通過強(qiáng)有力的制度監(jiān)督管理各項(xiàng)檔案管理工作，從而提升油田公司檔案管理水平。一方面，油田企業(yè)應(yīng)建立檔案管理制度試點(diǎn)，根據(jù)油田企業(yè)實(shí)際情況和檔案管理客觀需求，ERP檔案管理系統(tǒng)的具體特點(diǎn)，建立具有針對性的檔案管理制度。由于我國油田企業(yè)一般多為集團(tuán)化企業(yè)，企業(yè)可選取幾個(gè)分公司作為試點(diǎn)，試行性的檔案管理制度，通過1至2年的試行，要求分公司及時(shí)匯報(bào)試行中存在的問題，油田企業(yè)根據(jù)實(shí)際問題完善管理制度，進(jìn)而保障檔案管理制度的適用性。在此基礎(chǔ)之上，再進(jìn)行整個(gè)企業(yè)的普及和推廣，以形成信息化、高效化的油田檔案管理制度。另一方面，為了保障管理制度的貫徹和落實(shí)，油田企業(yè)可引入激勵(lì)機(jī)制于檔案管理工作之中，對檔案管理人員實(shí)施評價(jià)考核制度，以管理制度為基礎(chǔ)，形成量化水平較高的考核標(biāo)準(zhǔn)[3]。通過季度及年度考核，針對考核結(jié)果較高、熟練應(yīng)用ERP系統(tǒng)的職工，可對其進(jìn)行精神褒獎(jiǎng)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，從而激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，針對考核結(jié)果較差的職工，應(yīng)加強(qiáng)其ERP系統(tǒng)操作技能培訓(xùn)力度，進(jìn)而提升油田企業(yè)檔案管理人員整體水平。

（二）完善油田檔案管理信息標(biāo)準(zhǔn)

ERP系統(tǒng)作為當(dāng)前企業(yè)資源信息管理最為先進(jìn)的系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)對信息細(xì)致化及標(biāo)準(zhǔn)化要求較高。鑒于此，油田企業(yè)在應(yīng)用ERP檔案管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)將數(shù)據(jù)信息的格式、編碼規(guī)則等方面進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，從而使石油企業(yè)總公司及其下屬分公司的檔案信息編碼及格式保持一致，以便于檔案數(shù)據(jù)信息的傳遞和交流。例如，某油田企業(yè)將其檔案信息管理格式進(jìn)行規(guī)范化改革后，各個(gè)子公司中的檔案信息實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)傳輸，極大提升了總公司對旗下子公司檔案信息的管理水平。與此同時(shí)，總公司在ERP系統(tǒng)之中，采集各個(gè)子公司的檔案信息，在宏觀層面上進(jìn)行檔案分析，為總公司各項(xiàng)政策提供了寶貴的數(shù)據(jù)參考資料，使該油田企業(yè)各項(xiàng)工作均能高效進(jìn)行。

（三）提升油田檔案管理技能水平

ERP系統(tǒng)是現(xiàn)代信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理技術(shù)的高度融合與統(tǒng)一，因此ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對于人員素養(yǎng)要求較高。針對這一問題，油田企業(yè)應(yīng)不斷提升檔案管理人員技術(shù)水平，以滿足當(dāng)前企業(yè)的實(shí)際需求。一方面，油田企業(yè)應(yīng)引入知識技術(shù)水平高、具有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的人才，尤其是在ERP系統(tǒng)領(lǐng)域中具有出色能力的人才，將其引入到企業(yè)之內(nèi)，提升企業(yè)人員素質(zhì)水平。另外，油田企業(yè)應(yīng)用適當(dāng)進(jìn)行校園招聘，選拔充滿工作熱情的應(yīng)屆畢業(yè)生，從而優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)，有助于油田企業(yè)檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。另一方面，油田企業(yè)應(yīng)建立完善的檔案管理技能教育培訓(xùn)體系，諸如計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息采集技術(shù)、分析儲存技術(shù)、建檔歸檔技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等方面的教育培訓(xùn)[4]，從而打造一支技術(shù)水平過硬的檔案管理人員隊(duì)伍。

（四）重視油田檔案管理信息安全

檔案數(shù)據(jù)信息具有一定的保密性，是油田企業(yè)發(fā)展的重要保障，因此，油田檔案管理ERP系統(tǒng)的安全性十分重要。由于ERP系統(tǒng)是一個(gè)開放化程度較高的系統(tǒng)，需要與互聯(lián)網(wǎng)相連，以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息傳遞功能。但是，互聯(lián)網(wǎng)具備高度的開放性和自由性，其中存在諸多安全隱患，嚴(yán)重威脅油田企業(yè)檔案信息的安全。鑒于此，油田企業(yè)必須正確認(rèn)識網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，將網(wǎng)絡(luò)安全工作貫徹在ERP系統(tǒng)建設(shè)之中，利用防火墻、殺毒軟件及權(quán)限限制等方式，提升企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息的安全性水平。除了網(wǎng)絡(luò)安全之外，油田企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員保密意識，實(shí)行檔案信息分級管理。同時(shí)，通過思想政治教育培養(yǎng)檔案管理相關(guān)人員，使其從思想上認(rèn)識到檔案信息安全的重要性，有效保障油田企業(yè)檔案信息的安全。

3 結(jié)束語

綜上所述，ERP系統(tǒng)是最為先進(jìn)的檔案管理模式，通過ERP系統(tǒng)提升檔案信息數(shù)據(jù)管理、分析能力，因此油田企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案信息管理ERP系統(tǒng)建設(shè)，形成檔案信息管理工作高效化、精細(xì)化局面，從而推動(dòng)油田企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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