淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

崔洪智+韋東義

摘 要：檔案管理工作是企業(yè)日常經(jīng)營過程中的一項非常重要的工作，它不僅是對企業(yè)經(jīng)營過程的記錄，而且是企業(yè)在制定未來戰(zhàn)略計劃時候的參考依據(jù)。做好檔案管控工作具有很強的必要性。隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作也面臨著新形勢，計算機技術、大數(shù)據(jù)等新型事物對檔案管理工作的開展也帶來了很多的影響。本文主要從檔案管理工作的重要意義、檔案管理工作面臨的新形勢、如何規(guī)范檔案管理工作等方面來研究，希望能夠對規(guī)范檔案管理工作的開展提供參考與借鑒。

關鍵詞：新形勢；檔案管理工作；規(guī)范化

隨著經(jīng)濟的發(fā)展，社會的進步，在當前很多企業(yè)的工作過程中，他們開始意識到檔案管理工作的重要性，進而注重檔案管理工作的開展，這為檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展也奠定了一定的基礎，也為企業(yè)的長期發(fā)展提供了保障。但是，隨著新形勢的到來，檔案管理工作的開展也發(fā)生了很多微妙的變化，包括對檔案管理辦法以及形式等的影響，這也需要企業(yè)在面臨新環(huán)境的背景下提出一定的措施方案來規(guī)范企業(yè)檔案管理的工作。

1 開展檔案管理工作的重要意義

檔案管理，意指對企業(yè)在經(jīng)營過程中的重大事項以及其他重要事項等進行記錄保存等，這些記錄主要包括財務檔案、法律檔案、行政資料、會議資料等等，他們構成了整個企業(yè)的檔案。高效的檔案管理工作一方面可以對一個企業(yè)的經(jīng)營過程進行恰當準確的記錄，也是企業(yè)經(jīng)營歷程的反映；另一方面，檔案管理還可以對企業(yè)遇到的某些法律訴訟等案件補充材料支撐，還可以應付上級領導的檢查等，與此同時，這些檔案的記錄與分析還可以為企業(yè)制定長遠的戰(zhàn)略規(guī)劃提供基礎依據(jù)，以此保障企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的合理性與準確性。因此可以看出，檔案管理工作不僅僅是對一些紙張的簡單保存，也不只為了應付上級檢查所準備的一堆簡單資料，它對企業(yè)的發(fā)展是大有裨益的，企業(yè)應當研究如何規(guī)范檔案管理工作。

2 檔案管理工作面臨的新形勢

伴隨著新時代的到來，計算機技術的發(fā)展日新月異，它在不斷的改變著人民的生活，也為企業(yè)檔案管理工作的開展帶來了很多的便利。一方面，計算機技術提升了檔案管理工作的管理效率，比如，之前企業(yè)很多的數(shù)據(jù)、材料等都是通過紙質版的形式存儲，占據(jù)了檔案管理工作人員大量的工作時間以及檔案管理辦公室的辦公空間，也因此增加了企業(yè)的管理成本；如今，伴隨著計算機介質的發(fā)展，市面上出現(xiàn)了各種各種的電子信息存儲介質，這也使得很多的公司檔案資料可以通過硬盤或者其他介質采用電子版的形式進行保存，為企業(yè)節(jié)省了很多時間以及管理成本，為企業(yè)帶來了很多的便利。另一方面，計算機技術的發(fā)展也方便企業(yè)查找相關的檔案資料，降低了查找時間，提高了查找效率?？傊?，計算機技術的發(fā)展整體上提高了企業(yè)檔案管理工作的效率，為企業(yè)檔案管理工作提供了很多的便利。

但是，新形勢下的企業(yè)檔案也面臨著更加容易泄密的風險。伴隨著新時代的到來，計算機技術給檔案管理工作帶來了很多的便利，但是也帶來了一定的風險。如今，科學技術變得越來越發(fā)達，越來越多的企業(yè)選擇信息化系統(tǒng)來加強企業(yè)檔案的管理工作，但是在市場經(jīng)濟中也存在著很大的計算機技術風險，比如黑客等。在有的行業(yè)之中，競爭者之間為了獲取對方的經(jīng)營數(shù)據(jù)、戰(zhàn)略規(guī)劃等信息，可能會不惜一切代價對對方企業(yè)的檔案采取黑客方式等獲取，進而對企業(yè)的發(fā)展帶來負面影響。同時，網(wǎng)絡等信息的傳播速度越來越快，這也不利于企業(yè)泄密檔案的合理收回。終上所述，計算機技術的快速發(fā)展對于企業(yè)的檔案管理工作來說是一把雙刃劍，企業(yè)在現(xiàn)實的經(jīng)營過程中，要趨利避害，合理高效的開展檔案管理工作。

3 如何規(guī)范檔案管理工作

3.1 企業(yè)加強檔案管理工作的意識

從上文可以看出，檔案管理工作的開展對于企業(yè)的發(fā)展來說非常重要。但是在現(xiàn)實的經(jīng)營過程中，還存在很多的企業(yè)沒有意識到檔案管理工作的重要性。企業(yè)在日常的管理過程中要加強檔案管理的意識，從思想上對檔案管理工作給予足夠的重視，將檔案管理工作做為企業(yè)管理工作中的重要組成部分，同時，還要建立全體員工檔案管理的意識，并且確保員工對公司檔案的保密性。企業(yè)的管理層要為檔案管理工作定一個合適的基調。

3.2 為檔案管理工作制定對應的政策與制度

在加強檔案管理工作意識的基礎之上，企業(yè)還要將相關思想付諸于行動，切實為企業(yè)檔案管理工作的開展制定相應的政策以及執(zhí)行制度，企業(yè)的管理層要為檔案管理工作的開展制定相關的政策制度，指導檔案管理工作的開展。這些制度具體包括檔案管理工作人員的工作職責、工作主要任務、特別需要注意的事項、處罰措施等，同時，制度還要對全體公司的員工加以規(guī)范，確保他們在工作過程中配合檔案管理工作的進行。

3.3 企業(yè)完善檔案管理工作的硬件設施

在企業(yè)內部會存在著很多的檔案，有的是以紙質版的形式存在的，也有的是以電子版的形式存在等。檔案管理工作會涉及到很多的資料、材料等，比如會計憑證、財務報表、法律合同、會議紀要等，這些資料會占據(jù)著一個比較大的空間，這就需要企業(yè)為檔案管理工作提供一個合適的辦公地點以及管理工具，同時，隨著時代的發(fā)展，計算機技術的突飛猛進，很多企業(yè)的檔案管理工作也開始信息化，這樣就需要企業(yè)為檔案管理工作配備計算機等硬件設施，這能夠提高企業(yè)檔案管理的效率與質量等。

3.4 企業(yè)需要配備專業(yè)化的檔案管理人才

檔案管理工作是一份很專業(yè)的工作，它需要管理人員具備檔案管理專業(yè)知識，需要管理人員具有一定水平的計算機技術，要求他們具備良好的溝通表達能力與隨機應變能力，同時還需要他們具有保密性等法律意識。而在現(xiàn)實的社會中，檔案管理工作的人員的素質還達不到很高的水平，這也阻礙著企業(yè)檔案管理工作的進步。因此，企業(yè)在檔案管理過程中，一方面要注重對專業(yè)的檔案管理人才的招聘，選拔優(yōu)秀的管理人才到公司來工作，為公司注入新鮮血液；另一方面，公司還要定期對檔案管理工作人員進行教導與培訓，確保他們的能力與掌握的專業(yè)知識能夠與時俱進，以更加適合于本身的工作崗位，實現(xiàn)檔案管理工作的高效化管理。

3.5 促進員工樹立保密性意識

檔案管理工作具有很強的專業(yè)性，同時也具備很強的保密性，保密性是檔案管理工作的核心，如果企業(yè)的檔案泄密，則給企業(yè)將帶來很大的損失或者負面影響，不利于企業(yè)的良好發(fā)展。因此，企業(yè)在開展檔案管理的過程中，要開展全體員工的檔案保密性培訓，使得全體員工意識到檔案管理的保密性以及企業(yè)檔案管理泄密性的危害等，給員工培訓在日常的工作過程中應如何確保企業(yè)信息、檔案資料的保密性，在具體的情形之下應當如何恰當解決等。另外，必要的時候還需要對企業(yè)員工導致企業(yè)檔案資料泄密所給企業(yè)帶來的影響或者損失等進行一定的處罰等。

終上所述，檔案管理工作對于一個企業(yè)來說至關重要，他不僅關乎于企業(yè)的經(jīng)營過程的恰當記錄，而且還對企業(yè)未來規(guī)劃的制定起到指引作用。而如今，隨著時代的發(fā)展，計算機技術的飛速發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作的效率得到了很大的提升，同時也面臨著企業(yè)檔案泄密的風險。因此，企業(yè)在檔案管理過程中要不斷的規(guī)范其發(fā)展，加強檔案管理的意識，配備檔案管理工作需要的硬件設施，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理工作相關人才等等，切實確保企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，也為企業(yè)的長期健康發(fā)展做鋪墊。

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作者簡介

韋東義（1974-），男，漢族，慶云縣疾病預防控制中心，現(xiàn)從事工作：檔案管理。endprint