信息時(shí)代高校辦公室檔案管理工作創(chuàng)新分析

胥靜

【摘要】信息化發(fā)展的不斷加快，對(duì)我國(guó)的檔案管理工作提出更高要求，而檔案管理的信息化已經(jīng)成為我國(guó)檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必經(jīng)之路，可以有效提升檔案管理工作的效率，最大限度地減少對(duì)檔案管理工作的成本投入。所以，在信息化發(fā)展背景下，應(yīng)該采用什么樣的方法去促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，已成為有關(guān)研究人員需要解決的問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；高校辦公室；檔案管理；工作創(chuàng)新

無(wú)論是在何種單位，對(duì)于檔案的管理工作都是非常重要的。檔案是企業(yè)發(fā)展階段處于核心位置的重要資料，能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位提供全方位服務(wù)?？茖W(xué)合理地進(jìn)行檔案管理工作，能夠有效提升其自身可利用價(jià)值，同時(shí)，還可以輔助其他各個(gè)環(huán)節(jié)和部門(mén)之間協(xié)調(diào)工作，為高校的順利運(yùn)行打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)?？v觀我國(guó)高校檔案管理現(xiàn)狀，從整體分析，還存在許多有待完善的地方，追根溯源，主要是由于沒(méi)有很好的進(jìn)行信息化建設(shè)。在信息化水平不斷提升的當(dāng)代，合理有效地運(yùn)用相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，做好檔案信息的系統(tǒng)建設(shè)，可以在最大程度上發(fā)揮檔案應(yīng)有的價(jià)值，有助于提升高校整體管理水平。

一、信息時(shí)代檔案管理工作的描述

（一）信息化檔案管理的特點(diǎn)。主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：信息化檔案管理的進(jìn)行必須遵守檔案管理行政部門(mén)制定的有關(guān)政策和法律法規(guī)。政府、事業(yè)單位和企業(yè)走向信息化的標(biāo)志是實(shí)物存檔轉(zhuǎn)變成了電子存檔。信息化檔案管理和以往的實(shí)物存檔相比較具有很大的優(yōu)勢(shì)，能最大限度地提升檔案管理的效率。

（二）信息化檔案管理的意義。運(yùn)用信息化方法進(jìn)行檔案管理工作，其最大的優(yōu)點(diǎn)就是方便快捷，能夠通過(guò)利用計(jì)算機(jī)軟件知識(shí)對(duì)檔案進(jìn)行有效收集與歸檔。如此，檔案管理人員只需要簡(jiǎn)單地操作計(jì)算機(jī)就可以實(shí)現(xiàn)資料的增減與變更，極大提升了工作效率。另一方面，積極落實(shí)高校檔案信息化管理方案，可以有效促進(jìn)高校發(fā)展的可持續(xù)性，節(jié)約資源和成本；當(dāng)今發(fā)展過(guò)程中，高校想要快速實(shí)現(xiàn)檔案管理與信息化要求步伐相一致，就需提升整體管理的信息化水平，這在無(wú)形中也增加了高校的整體實(shí)力和競(jìng)爭(zhēng)力。由此觀之，做好高校檔案管理信息化建設(shè)，不僅可以實(shí)現(xiàn)高效率的查閱和信息利用，更有助于促進(jìn)高校整體性發(fā)展。

二、信息時(shí)代高校辦公室檔案管理工作創(chuàng)新要點(diǎn)

（一）完善高校檔案管理信息化管理系統(tǒng)。眾所周知，高校的主要職能在于培育國(guó)家應(yīng)用型發(fā)展人才，實(shí)現(xiàn)教書(shū)育人的目的，但做好這些的前提條件就是有一個(gè)穩(wěn)定健康的發(fā)展環(huán)境，因此，要求高?？偨Y(jié)自身發(fā)展的實(shí)際問(wèn)題，合理完善檔案信息化管理系統(tǒng)。此外，需要對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)做好統(tǒng)一規(guī)劃，優(yōu)化配置各項(xiàng)可利用資料，從整體上強(qiáng)化檔案管理水平。進(jìn)行檔案信息化管理過(guò)程中，要嚴(yán)格依照全面性、標(biāo)準(zhǔn)性、系統(tǒng)性發(fā)展內(nèi)容進(jìn)行建設(shè)，保證已歸檔資料的全面完整。除此之外，高校還要對(duì)檔案信息化建設(shè)方面投入足夠的資金和技術(shù)支持，培養(yǎng)專業(yè)型發(fā)展人才，不斷推動(dòng)高校整體發(fā)展。

（二）“云計(jì)算”在高校檔案信息化中的應(yīng)用?，F(xiàn)階段，云計(jì)算已經(jīng)成為聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)一種新型計(jì)算方式，是由多種運(yùn)算技術(shù)綜合而成的，廣泛運(yùn)用在各個(gè)管理領(lǐng)域。在高校檔案信息化管理過(guò)程中，科學(xué)合理地應(yīng)用云計(jì)算內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)信息的整合和歸納，有效運(yùn)用目前可以使用的IT信息資源，不斷強(qiáng)化和提升檔案管理系統(tǒng)的使用性能和使用效率，不斷完善檔案管理過(guò)程中的及時(shí)性和科學(xué)性；云計(jì)算的應(yīng)用，使得高校檔案管理的海量數(shù)據(jù)得到合理存儲(chǔ)。特別是近些年來(lái)，高校信息化管理體系和系統(tǒng)功能走向成熟，對(duì)于云計(jì)算的應(yīng)用得到有效拓展，為檔案儲(chǔ)存提供大量空間，與此同時(shí)，也便于整個(gè)高校進(jìn)行相應(yīng)的資源儲(chǔ)存。

（三）做好基礎(chǔ)工作推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程。哲學(xué)上講，通過(guò)表面看本質(zhì)，這種觀念可以運(yùn)用到檔案管理工作之中，高校檔案管理工作是服務(wù)于整個(gè)高校的各個(gè)部門(mén)和領(lǐng)域，參與到各項(xiàng)活動(dòng)中去，因此，占有重要地位。當(dāng)然，我們也不能否認(rèn)在高校檔案部門(mén)以往的工作中、確實(shí)因?yàn)楦鞣N原因，導(dǎo)致在管理中存在一些問(wèn)題，像是資料收集不完全，檔案資料缺乏完整性、可利用價(jià)值偏低等，嚴(yán)重影響相應(yīng)后續(xù)工作的順利開(kāi)展，導(dǎo)致檔案管理效果不理想。為了防止這種情況繼續(xù)惡化，利于檔案信息化建設(shè)的實(shí)施，需要完善檔案基礎(chǔ)管理工作，保證相應(yīng)檔案資料的完整性和科學(xué)性，尤其在進(jìn)行電子檔案歸檔環(huán)節(jié)中，一定要按照國(guó)家相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)要求執(zhí)行，進(jìn)行統(tǒng)一錄入與分類；與此同時(shí)，優(yōu)化管理紙質(zhì)檔案，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)擺放，運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)予以正確處理。

三、結(jié)束語(yǔ)

把信息化和檔案管理相互結(jié)合并創(chuàng)新，已成當(dāng)今每個(gè)管理人員所追求的目標(biāo)，這也給檔案管理的發(fā)展指明了新的方向。當(dāng)下，我們必須解決好兩大問(wèn)題，一是硬件的配套，二是軟件的投入。其中，最為關(guān)鍵的是解決人的思想問(wèn)題，解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)事求是。

【參考文獻(xiàn)】

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