從合同審簽流程淺談企業(yè)內(nèi)部控制

【摘要】現(xiàn)代企業(yè)越來越重視企業(yè)管理，管理出效益，管理出人才，企業(yè)的有效管理離不開企業(yè)內(nèi)部控制的有效運營，筆者就所在的高速公路公司內(nèi)部的合同管理為例談?wù)勂髽I(yè)內(nèi)部控制對管理水平的提升和風(fēng)險防范能力的應(yīng)對。

【關(guān)鍵詞】高速公路 合同管理 內(nèi)部控制

一、前言

內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分，良好的內(nèi)部控制體系可以促進企業(yè)經(jīng)營管理效率的提高，企業(yè)在適應(yīng)外部環(huán)境的同時又加強了內(nèi)部管理和業(yè)務(wù)流程的梳理和創(chuàng)新，為企業(yè)創(chuàng)造價值最大化提供了可能。內(nèi)部牽涉到企業(yè)各業(yè)務(wù)處室的方方面面，筆者僅從公司合同審簽流程來談?wù)劰酒髽I(yè)內(nèi)部控制。

二、企業(yè)組織構(gòu)建

企業(yè)內(nèi)部控制是一個龐大而系統(tǒng)的工程，需要企業(yè)管理層及各相關(guān)部門共同參與并承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)。四川達萬高速公路有限責(zé)任公司（以下簡稱達萬高速）由董事長、總經(jīng)理、分管業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理組成公司高級管理層，公司高級管理層領(lǐng)導(dǎo)公司各業(yè)務(wù)部門的同時又接受集團上級機關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)及紀律監(jiān)督。業(yè)務(wù)層由辦公室、財務(wù)部、工程部、養(yǎng)護部、路產(chǎn)管護與安全部、收費運營部、經(jīng)營開發(fā)部、人力資源開發(fā)部、黨群部、紀檢監(jiān)察部、工會等業(yè)務(wù)部門組成。公司章程明確規(guī)定了公司各管理層及業(yè)務(wù)層的機構(gòu)設(shè)置、職責(zé)權(quán)限、實現(xiàn)了執(zhí)行權(quán)與監(jiān)督權(quán)的相互分離及制衡。

三、從合同審批看企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)層面控制

達萬高速合同審查意見表由合同名稱及編號、合同主要內(nèi)容、合同金額、律師意見、主辦部門意見（合同簽訂方式、簽訂形式以及選擇簽訂方式和形式的原因）、經(jīng)營開發(fā)部審核、財務(wù)部審核、紀檢監(jiān)察室審核、相關(guān)部門會審、分管業(yè)務(wù)副總經(jīng)理審批、分管合同副總經(jīng)理審批、董事長審批意見欄組成。

從合同審查意見表的內(nèi)容可以看出，合同審批首先體現(xiàn)在業(yè)務(wù)層面控制。合同主辦部門根據(jù)公司發(fā)展需要提出立項申請，同時將合同擬采用什么方式形成，是招標、競爭性詢價、邀請招標、還是它詢價方式或協(xié)商等，從合同立項開始就保證合同簽署將在一個公開、公平、公正的環(huán)境下進行。合同初稿形成后首先由公司法律顧問審查簽署意見，法律顧問從法律層面對公司合同作出指導(dǎo)意見，避免合同存在法律漏洞及缺陷，為避免合同執(zhí)行過程中經(jīng)濟糾紛的產(chǎn)生提供了有利保障。主辦部門根據(jù)法律顧問對合同的指導(dǎo)意見對合同進行修改后簽署意見，若合同同時涉及多個相關(guān)部門的業(yè)務(wù)，還需相關(guān)部門同時簽署部門意見后再提交至合同管理部門經(jīng)營開發(fā)部，經(jīng)營開發(fā)部從合同管理的角度對合同方進行資格審查，對合同是否存在重大疏漏和欺詐以及是否可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到損害等進行實質(zhì)性審查，同時對合同進行登記編號管理以便對合同進行有效管控。財務(wù)部從預(yù)算管理及資金管理的視角進行合同審查，為公司執(zhí)行稅務(wù)及稅收策劃等方面納言諫行，同時對合同進行支付臺帳登記，并按照國家有關(guān)稅收規(guī)定按時進行納稅申報。紀檢監(jiān)察部門按照國家有關(guān)紀檢監(jiān)督紀律對合同進行審查，并登記臺帳為合同的執(zhí)行進行過程紀律監(jiān)督，進行必要的風(fēng)險防范，保證合同執(zhí)行過程中的安全性和有效性，同時通過設(shè)置紀委書記信箱及投訴熱線等方式加強反舞弊機制建設(shè)，禁止企業(yè)內(nèi)部違法違紀、舞弊和其他有損企業(yè)形象的行為發(fā)生。

四、從合同審批看企業(yè)管理層面內(nèi)部控制

紀律監(jiān)察部門簽署審查意見后將合同審批表及合同文件一并提交分管部門業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理，副總經(jīng)理作為公司高級管理層從公司戰(zhàn)略業(yè)務(wù)出發(fā)進行掌控，對業(yè)務(wù)流程設(shè)計及執(zhí)行過程的組織架構(gòu)設(shè)計等進行審查；分管合同的副總經(jīng)理從合同簽訂及實施過程中可能存在企業(yè)層面的缺陷與不足進行考查，對該合同的執(zhí)行對公司的長期戰(zhàn)略發(fā)展是否有利等方面進行審批。公司總經(jīng)理按照董事長和公司黨組會議決策對公司發(fā)展規(guī)劃及成長進行全面部署，該合同的執(zhí)行是否對公司的生命發(fā)展周期有重大影響、是否可能導(dǎo)致公司未來的經(jīng)營環(huán)境發(fā)生重大改變等進行考量；公司總經(jīng)理將審批意見提交董事長。公司董事長作為企業(yè)內(nèi)部控制的第一責(zé)任人及決策者，對公司戰(zhàn)略發(fā)展格局及未來市場競爭力應(yīng)當(dāng)有前瞻性的認識，對合同的審簽更是從企業(yè)資源分析、企業(yè)能力分析及企業(yè)核心競爭力分析以及企業(yè)外部環(huán)境等綜合判斷的結(jié)果，充分體現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)層對企業(yè)目標實現(xiàn)的重大影響。

五、從合同管理看企業(yè)風(fēng)險控制

企業(yè)經(jīng)營管理過程中會遇到各種各樣的事件，這些事件可能對企業(yè)產(chǎn)生不利和有利影響，不利影響事件就代表了風(fēng)險，可能阻礙企業(yè)發(fā)展及價值創(chuàng)造，產(chǎn)生有利影響的事件則可能為企業(yè)機會。我國的企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系將內(nèi)部控制與風(fēng)險管理融為一體。企業(yè)內(nèi)部控制正逐漸由傳統(tǒng)的內(nèi)部牽制制度逐步發(fā)展為以風(fēng)險為導(dǎo)向的內(nèi)部控制整合框架，風(fēng)險管理也由分散的財務(wù)、經(jīng)營和戰(zhàn)略風(fēng)險管理逐漸發(fā)展為整合風(fēng)險管理。企業(yè)根據(jù)內(nèi)部控制目標，結(jié)合風(fēng)險管理策略，對各種業(yè)務(wù)和事項進行有效控制。

（一）不相容職務(wù)相分離控制

達萬公司的合同審查意見表中首先由律師簽署相關(guān)意見，極大減少了從合同簽訂方面條款及程序上所帶來的經(jīng)濟風(fēng)險和運營風(fēng)險及法律風(fēng)險；業(yè)務(wù)主管部門和公司管理層的授權(quán)審批、業(yè)務(wù)主辦與財務(wù)會計記錄、業(yè)務(wù)主辦與紀檢監(jiān)察等均相互內(nèi)部牽制，使不相容崗位和職務(wù)之間相互監(jiān)督、相互制約。

（二）內(nèi)部授權(quán)審批制度

達萬高速的合同審查意見表明確了各業(yè)務(wù)部門辦理業(yè)務(wù)和事項的權(quán)限范圍、審批程序和相關(guān)責(zé)任，各業(yè)務(wù)部門均須公司高級管理層的授權(quán)批準下才能進行合同的簽訂與執(zhí)行。且公司章程明確規(guī)定凡涉及“三重一大”（重大決策、重大事項、重要人事任免及大額資金支付業(yè)務(wù)）均應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)嵭屑w決策和聯(lián)簽制度。任何個人不得單獨進行決策或擅自改變集體決策意見。

（三）會計系統(tǒng)控制及預(yù)算控制

達萬高速財務(wù)部作為公司會計系統(tǒng)控制重要部門和預(yù)算控制的牽頭部門，不僅需建立健全本單位的財會管理制度及會計業(yè)務(wù)，還強化了對經(jīng)濟活動預(yù)算的管理，使預(yù)算管理貫穿企業(yè)經(jīng)濟活動的全過程。通過合同審查意見表也反映出公司預(yù)算需企業(yè)各部門都需全員、全過程、全面參與的活動，預(yù)算管理也是達萬高速公路公司內(nèi)部控制的重要方式。

（四）運營分析控制及績效考評控制

達萬高速以合同的執(zhí)行情況進行綜合分析，進而為績效考評提供依據(jù)，通過合同的執(zhí)行情況開展運營情況分析，發(fā)現(xiàn)存在問題，及時查明原因并加以改進和風(fēng)險控制。

六、結(jié)語

企業(yè)內(nèi)部控制與企業(yè)內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督等直接相關(guān)，企業(yè)通過建立健全有效的內(nèi)部控制，不僅能提高經(jīng)營活動的盈利能力和管理效率，還有利于提升創(chuàng)造長久價值的能力。

作者簡介：吳靜（1974-），女，四川達萬高速公路有限責(zé)任公司財務(wù)副經(jīng)理，研究方向：財務(wù)管理。endprint