做好留學(xué)生檔案管理?促進(jìn)留學(xué)生教育發(fā)展

摘 要：在經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展過程中，各國(guó)高校之間的溝通與交流越加頻繁，留學(xué)生往來頻率也不斷增多。本文將分析做好留學(xué)生檔案管理的有效舉措，探討留學(xué)生檔案管理優(yōu)化路徑，提出當(dāng)前檔案管理中存在的問題，闡述留學(xué)生檔案管理的重要意義，以期促進(jìn)留學(xué)生教育不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞：留學(xué)生；檔案管理；教育發(fā)展；高校

高校教育國(guó)家化進(jìn)程不斷加快，來華留學(xué)生教育實(shí)現(xiàn)了跨越式的發(fā)展。但當(dāng)前高校對(duì)留學(xué)生的檔案管理仍舊存在問題，影響高校對(duì)留學(xué)生檔案的利用效率。因此，應(yīng)探討留學(xué)生檔案管理優(yōu)化的有關(guān)路徑，重視高校留學(xué)生檔案管理工作，才能促進(jìn)高校國(guó)際教育不斷發(fā)展。

1 高校留學(xué)生檔案管理的重要意義

世界經(jīng)濟(jì)正朝向全球化高速發(fā)展，隨著我國(guó)綜合國(guó)力的增強(qiáng)，來華留學(xué)生逐漸增多，進(jìn)入跨越式發(fā)展階段。2014年，對(duì)全國(guó)留學(xué)生進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，共有203個(gè)國(guó)家于地區(qū)來華進(jìn)修，我國(guó)31個(gè)省市、自治區(qū)等來華留學(xué)生均明顯增加。隨著留學(xué)生人數(shù)的不斷增長(zhǎng)，加強(qiáng)對(duì)其的管理已經(jīng)成為當(dāng)前重要的問題。其中，檔案管理是留學(xué)生管理工作的一部分，應(yīng)區(qū)別對(duì)待留學(xué)生檔案與中國(guó)學(xué)生檔案，對(duì)中國(guó)教育界、社會(huì)的發(fā)展都具有重要意義。

有利于拓展留學(xué)生招生市場(chǎng)。對(duì)留學(xué)生檔案進(jìn)行管理，包括留學(xué)生畢業(yè)、就業(yè)情況、生活場(chǎng)景、個(gè)人能力、在校學(xué)習(xí)狀況等眾多內(nèi)容，對(duì)我國(guó)市場(chǎng)的發(fā)展，對(duì)人才的需求等都有著重要的促進(jìn)作用[1]。

有利于改善招生政策。對(duì)留學(xué)生檔案加以管理，以數(shù)據(jù)形式展現(xiàn)在工作人員面前，并根據(jù)當(dāng)前留學(xué)生的國(guó)籍、專業(yè)設(shè)置、畢業(yè)就業(yè)方向等基礎(chǔ)信息，適當(dāng)調(diào)整我國(guó)現(xiàn)有招生政策，促進(jìn)留學(xué)教育進(jìn)一步發(fā)展。

挖掘潛在生源。在招生之季，可有效挖掘潛在生源，如語言生是學(xué)歷生的潛在生源、本科生是研究生的潛在生源。

2 高校留學(xué)生檔案管理優(yōu)化路徑

2.1 完善檔案管理制度

完善留學(xué)生檔案管理，應(yīng)從制度為切入點(diǎn)，進(jìn)一步完善檔案管理制度。根據(jù)高校自身實(shí)際情況，參照高校檔案實(shí)體分類方法，明確檔案歸檔范圍，制定完善的檔案管理制度。例如：將外國(guó)學(xué)生的檔案按照長(zhǎng)期、短期進(jìn)修、博士、碩士、語言生、醫(yī)學(xué)生等幾種類型區(qū)分開來，在進(jìn)行查找時(shí)可根據(jù)實(shí)際需求分類查找。同時(shí)，應(yīng)建立相關(guān)部門的協(xié)調(diào)機(jī)制，以獨(dú)立部門負(fù)責(zé)留學(xué)生檔案，并聯(lián)合留學(xué)生學(xué)院、國(guó)際交流處、院校系教研室等部門，協(xié)同做好留學(xué)生入學(xué)前的檔案建立工作，以及在校期間的檔案收集、整理管理工作，離校后的檔案保管與畢業(yè)去向等工作。

2.2 強(qiáng)化檔案管理能力

當(dāng)前，各大高校均已設(shè)置留學(xué)生檔案管理部門，但在實(shí)際工作中效率低下，分工不明確、檔案管理能力不足等問題屢見不鮮。鑒于此，要強(qiáng)化檔案管理能力，提高檔案的全過程管理意識(shí)，強(qiáng)化管理部門的工作職責(zé)與能力。當(dāng)前檔案管理流程為：相關(guān)職能部門收集檔案，待學(xué)生畢業(yè)后將檔案移交檔案館?？梢?，檔案的質(zhì)量，以及規(guī)范性，信息收集的完整性等都將取決于各職能部門。而校內(nèi)各職能部門的日常工作十分繁瑣，缺乏完善的培訓(xùn)與管理，在管理工作中主要表現(xiàn)為檔案意識(shí)低下，專業(yè)能力低下，管理水平不足。

因此，為了進(jìn)一步提升檔案管理的能力，必須強(qiáng)化檔案管理部門的職責(zé)。以校內(nèi)檔案人員為切入點(diǎn)，施行檔案的全過程管理方式。在校內(nèi)，高校檔案管理人員應(yīng)要主動(dòng)與留學(xué)生教學(xué)單位溝通，與國(guó)際交流處溝通，了解當(dāng)前留學(xué)生人數(shù)與其他相關(guān)信息，為檔案管理提供數(shù)據(jù)支持。檔案管理人員要自主提升檔案管理意識(shí)，時(shí)刻收集各種文字、音像等資源，完善留學(xué)生檔案內(nèi)容，分析留學(xué)生檔案潛在價(jià)值，以保證留學(xué)生畢業(yè)后交予檔案館的檔案具有完整性、可靠性、真實(shí)性[2]。

2.3 完善檔案收集方式

當(dāng)前檔案的主要內(nèi)容為紙質(zhì)形式，無論何種類型的內(nèi)容都要求學(xué)生以紙質(zhì)材料上交。但實(shí)際上，有很多有助于了解留學(xué)生信息的材料無法體現(xiàn)在紙質(zhì)材料中。因此，應(yīng)增加檔案資料類型，將照片、錄音、電子郵件、視頻影像等多種形式加入檔案保管內(nèi)容中，并作為留學(xué)生檔案的重要組成部分。在日常的管理過程中，由于檔案搜集難度較大，來源分散，歸檔工作往往被忽視。因此，要做好紙質(zhì)檔案收集以外的有關(guān)工作，自主創(chuàng)新檔案收集方式，并按照檔案類型保管需求加以保護(hù)，以免資料外泄或流失。

除此以外，應(yīng)充分利用校園官網(wǎng)信息系統(tǒng)，利用學(xué)生個(gè)人學(xué)號(hào)配合密碼的方式登錄。在校內(nèi)各院系張貼信息收集文件，學(xué)生可自行將有關(guān)信息上傳到校園官網(wǎng)中，簡(jiǎn)化檔案收集過程。

2.4 促進(jìn)留學(xué)生檔案信息化

應(yīng)加強(qiáng)電子檔案平臺(tái)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。2004年時(shí)，全國(guó)來華留學(xué)生管理信息系統(tǒng)正式啟用，成為留學(xué)生檔案管理的重要途徑。在該系統(tǒng)中，可進(jìn)行留學(xué)生招生、管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、檔案記錄等多種工作，為目前檔案管理信息化奠定了基礎(chǔ)。各高校在采用該管理系統(tǒng)時(shí)，需要以用戶名與密碼匹配的方式進(jìn)入系統(tǒng)內(nèi)，只有代表學(xué)校職能部門的人員才能登陸修改有關(guān)信息。而其他部門則只能通過該平臺(tái)進(jìn)行查詢、資源共享等操作。雖然當(dāng)前部門高校的電子檔案管理方式仍舊在初級(jí)階段，且只能輸入學(xué)生的個(gè)人信息，完成統(tǒng)計(jì)工作。但通過不斷的發(fā)展，與高校實(shí)際情況逐漸吻合，留學(xué)生檔案完全信息化將指日可待。

對(duì)此，應(yīng)建立專門的檔案信息管理部門，充分利用當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)，并與高校實(shí)際發(fā)展情況相結(jié)合，開發(fā)適合高校實(shí)際的信息管理系統(tǒng)。將學(xué)生個(gè)人信息、學(xué)期成績(jī)、學(xué)習(xí)課程等內(nèi)容都錄入系統(tǒng)內(nèi)，經(jīng)過加密處理，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)的共享。將紙質(zhì)檔案與電子檔案逐步接軌，為高校內(nèi)部工作人員提供查閱的途徑，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化的最大價(jià)值。

3 結(jié)論

綜上所述，本文主要分析了高校留學(xué)生檔案管理優(yōu)化的有關(guān)路徑，得出：要完善檔案管理制度，將留學(xué)生檔案管理加以區(qū)分，便于搜索與選用。強(qiáng)化檔案管理能力，以校園內(nèi)部管理人員為切入點(diǎn)，完善檔案全過程的管理。完善檔案收集方式，除紙質(zhì)檔案外還應(yīng)加入照片、視頻等多種檔案類型。要促進(jìn)留學(xué)生檔案信息化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)

[1]鄭平.高校留學(xué)生檔案管理的完善與優(yōu)化途徑探討[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2018（02）：301-302.

[2]趙秀梅.高校外國(guó)留學(xué)生檔案管理工作存在的問題及對(duì)策[J].內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(bào)（教育科學(xué)版），2013，26（01）：163-164.

作者簡(jiǎn)介

耿純慶（1962-），男，漢，武漢，武漢大學(xué)，研究方向：高校留學(xué)生管理及發(fā)展。