國企檔案管理的重要性及工作措施探討

摘 要：檔案管理是國有企業(yè)管理中的一項重要工作內(nèi)容，檔案室對一個企業(yè)從創(chuàng)立到發(fā)展整個歷程的記錄，其中記載的重要內(nèi)容，在企業(yè)進行發(fā)展改革的過程中能夠起到重要的輔助作用。隨著科學信息技術(shù)的發(fā)展以及企業(yè)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足國有企業(yè)的改革發(fā)展步伐的要求。如何做好新時期的國有檔案管理工作成為當前國有企業(yè)工作過程中的重中之重。本文將主要圍繞著當前我國國有企業(yè)檔案管理的重要性進行討論分析，并為有效開展國有企業(yè)的檔案管理提供合理的意見和建議。

關(guān)鍵詞：國企；檔案管理；重要性；措施

1 國企檔案管理的工作內(nèi)容

國有企業(yè)是我國國民經(jīng)濟的命脈，對我國經(jīng)濟與生產(chǎn)力的發(fā)展與進步起著舉足輕重的作用，國家十分重視我國國有企業(yè)的改革和發(fā)展，并為其發(fā)展出臺專門的政策進行扶持管理，檔案管理工作是我國國有企業(yè)在進行管理過程中的重要工作內(nèi)容之一，國企檔案管理工作的開展受到社會的廣泛關(guān)注。

通過對檔案進行記載與管理，能夠了解企業(yè)每一個員工的成長與發(fā)展，記錄著企業(yè)在自創(chuàng)建以來的每一步發(fā)展歷程，并且對企業(yè)將來的改革與發(fā)展起著重要的輔助作用。國有企業(yè)的檔案管理工作主要包括以下幾個方面[1]。第一點，需要對企業(yè)內(nèi)部在工作過程中所使用或產(chǎn)生的各項材料進行收集和分類管理，確保所使用過材料和數(shù)據(jù)的完整性與真實性，為后續(xù)工作的開展提供可靠的數(shù)據(jù)與資料支持。第二點，需要對國企檔案管理的相關(guān)制度進行完善，建立健全完整的國企檔案管理制度，保證進行國企檔案管理的過程中能夠有完整的規(guī)章制度作為依托，在完善規(guī)章制度之后，需要監(jiān)督對檔案管理相關(guān)規(guī)章制度的落實情況，定期對基層部門和單位進行抽查，確保在檔案管理過程中對相關(guān)規(guī)章制度的貫徹落實，及時獲取來自基層的反饋，及時發(fā)現(xiàn)問題、改善問題。第三點，在做好總部檔案管理工作的基礎(chǔ)之上，重視對企業(yè)分支部門的檔案管理工作的指導工作，派相關(guān)工作負責人到基層分支部門進行工作培訓，為檔案管理工作的順利開展提供基礎(chǔ)條件。第四點，督促國有企業(yè)針對當前企業(yè)的發(fā)展狀況，各部門進行分工配合做好檔案記錄工作。第五點，注重檔案管理工作過程的創(chuàng)新，隨著科學技術(shù)的發(fā)展，信息化時代為我們的生活與工作帶來了諸多便利，將信息科學技術(shù)引入檔案管理工作中，提高企業(yè)檔案管理的效率。第六點，相關(guān)檔案管理的額工作人員，需要重視自身對科學信息技術(shù)的學習，能夠在進行檔案管理的過程中熟練應(yīng)用信息技術(shù)，提高檔案管理的工作效率。國有企業(yè)的檔案管理工作所設(shè)計的內(nèi)容十分繁瑣，涉及企業(yè)各個方面，做好企業(yè)的檔案管理也是一項具有一定難度的工作。

2 進行國企檔案管理的重要性

2.1 在企業(yè)的改革與發(fā)展過程中承上啟下

進行企業(yè)的檔案管理工作，積累企業(yè)發(fā)展過程的點點滴滴，是對企業(yè)自創(chuàng)建以來發(fā)展歷程的真實記錄，通過對檔案進行總結(jié)與分析，得出經(jīng)驗吸取教訓。在企業(yè)進行改革的過程中，以檔案記錄的資料數(shù)據(jù)作為下一步計劃的輔助資料，保證計劃的科學性和合理性。

2.2 提煉企業(yè)文化

一個企業(yè)的文化，代表著企業(yè)上上下下全體員工的精神風貌，是一個企業(yè)的靈魂支撐[2]。一個企業(yè)的作風風格能夠在記錄的文檔中進行有效的提煉，檔案記錄中凝聚著一個企業(yè)的整體精神與思想。因此做好企業(yè)的檔案管理工作，及時進行企業(yè)文化的總結(jié)與提煉，能夠提升企業(yè)的整體競爭力。

2.3 為企業(yè)制定經(jīng)濟方案提供依據(jù)

財政計劃方案與企業(yè)會計檔案是檔案管理工作中的重點，企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的每一筆資金出納都能夠在檔案中找到記錄，那么企業(yè)可以根據(jù)經(jīng)濟文檔的記錄和管理，為國有企業(yè)制定一套專門的風險管理方案，企業(yè)在以后經(jīng)濟發(fā)展的過程中，在檔案中總結(jié)教訓汲取經(jīng)驗，制定更加科學合理的經(jīng)濟發(fā)展方案。

3 當前我國國企檔案管理中存在的問題

3.1 沒有意識到檔案管理的重要性

隨著社會的發(fā)展，大部分國有企業(yè)都意識到在企業(yè)發(fā)展過程中做好企業(yè)檔案管理工作的重要意義，但是并不排除當前我國還有部分企業(yè)沒有意識到做好檔案管理的重要意義，始終把自身關(guān)注的重點放在企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)與發(fā)展上。對于自身企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的開展重視程度較低，導致一些企業(yè)在進行檔案管理的過程中缺乏專門的檔案管理人才，甚至出現(xiàn)檔案管理人員是兼職人員的現(xiàn)象，一人身兼多職，檔案管理工作只是其中一部分工作。在這種工作體制下，導致工作人員無法專心投身于檔案管理工作，檔案管理是一項內(nèi)容繁瑣、工作量巨大的工作，需要專職人員進行細致的記錄。在工作人員重視不足的情況下，檔案管理人員沒有足夠的時間與精力，可能會造成檔案記錄與管理過程中工作失誤的出現(xiàn)，嚴重影響了檔案管理的有效性，對企業(yè)后續(xù)發(fā)展的積極作用受到損害。

3.2 缺乏完整的規(guī)章制度

無規(guī)矩不成方圓，想要做好國企的檔案管理工作，需要有完善的規(guī)章制度進行一定的約束，保障各項工作的開展嚴格遵循制度要求。但是當前我國的國有企業(yè)檔案管理工作的規(guī)章制度尚未完善，國企檔案管理工作的過程還沒有形成一個嚴格完善的流程，就導致在進行檔案管理的過程中出現(xiàn)工作漏洞，造成企業(yè)文檔的真實性與完整性受損。

3.3 檔案管理手段落后

科學信息技術(shù)的發(fā)展為社會大眾的生活與工作帶來了諸多變化，我們已經(jīng)生活在大數(shù)據(jù)的信息時代之中，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)不適應(yīng)當前企業(yè)發(fā)展的要求。企業(yè)在發(fā)展過程中所應(yīng)用和涉及的數(shù)據(jù)與資料十分復雜繁多，傳統(tǒng)的手工記載的方式已經(jīng)被淘汰，手工記錄出現(xiàn)的錯誤較多，紙質(zhì)文檔容易受潮受損，可保存的時間有限制?；蛘邆鹘y(tǒng)的一臺計算機和軟件記錄的方式也已經(jīng)不適合當前發(fā)展的要求，在云數(shù)據(jù)的背景下，大量的數(shù)據(jù)需要進行整合與備份工作，只有充分利用先進的信息技術(shù)，才能夠堵住做好國有企業(yè)的檔案管理工作[3]。

4 如何做好國企檔案的管理工作

4.1 重視檔案管理工作，提高檔案管理工作人員素質(zhì)

做好國企的檔案管理工作，首先需要在根本上改變企業(yè)對檔案管理工作的看法，提高對國企檔案管理工作重要性的認識，將檔案管理工作置于企業(yè)工作環(huán)節(jié)的重中之重。面對國企當前缺乏專業(yè)檔案管理人員的現(xiàn)狀，企業(yè)需要為檔案管理工作培養(yǎng)一批專門的高素質(zhì)人才，改變當前部分企業(yè)在檔案管理人員上出現(xiàn)兼職的情況。此外需要對企業(yè)的檔案管理人員進行定期的工作能力培訓活動，保證工作人員的能力始終與時俱進。其次，工作人員自身需要意識到不斷學習的重要性，樹立終身學習的理念，在參與企業(yè)培訓之外，自己不斷對自己提出更高的要求，在自我勉勵的過程中提高工作能力。

4.2 完善企業(yè)檔案管理的規(guī)章制度

國家十分重視國有企業(yè)的檔案管理工作，并為國企出臺相應(yīng)的法律政策，為每一個國企的檔案管理與發(fā)展提供了有利的外部大環(huán)境。除此之外，每一個國企需要在結(jié)合自身企業(yè)實際情況的基礎(chǔ)上，為本企業(yè)制定切合實際合理的規(guī)章制度。規(guī)章制度并不是停留于表面的框架形式，需要將檔案管理工作的各個具體環(huán)節(jié)在規(guī)章制度之中得到落實和體現(xiàn)。只有在這種企業(yè)環(huán)境之下，才能夠保證企業(yè)的檔案管理工作井然有序的開展。

4.3 重視信息技術(shù)的利用

傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)已經(jīng)不能適應(yīng)當前國企在檔案管理過程中所提出更高的要求，在進行檔案管理的過程中需要注重檔案管理工作方式的與時俱進。使用云數(shù)據(jù)等信息技術(shù)對檔案進行統(tǒng)計整理與備份工作，不但能夠提高檔案管理的效率，還可以保證檔案數(shù)據(jù)的安全性。將信息科學技術(shù)引入到國企檔案管理工作之中，是時代發(fā)展的要求與趨勢。

5 總結(jié)

檔案管理工作是國有企業(yè)工作中的重點，企業(yè)需要意識到檔案管理工作的重要性，面對當前國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題，尋找合理的解決途徑，實現(xiàn)國企檔案管理工作的可靠性與安全性。

參考文獻

[1]王慧楨.當前建筑行業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策分析[J].城建檔案，2014（12）.

[2]張超霞.淺議做好企業(yè)紙質(zhì)檔案保護工作的重要性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014.

[3]李德文，樓城，高原.淺析建筑電氣安裝工程存在問題與解決措施[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2017（02）.

作者簡介

呂沁芮（1987-），女，四川省成都市人，漢族，館員，本科，研究方向：檔案管理。