檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究

鄭文敏

摘 要：醫(yī)院檔案作為醫(yī)院日常經(jīng)營管理過程中的重要醫(yī)療資料，記錄著各種疾病的臨床治療經(jīng)驗(yàn)，從而在理論上為醫(yī)學(xué)研究和醫(yī)療水平的提高提供了相應(yīng)的依據(jù)。本文就檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行討論。

關(guān)鍵詞：檔案管理模式改革；醫(yī)院檔案管理；應(yīng)用分析

作為國家檔案的主要成分，醫(yī)院檔案管理始終受到社會各界的高度關(guān)注。隨著近年來我國醫(yī)療事業(yè)發(fā)展速度的日漸提升，醫(yī)院檔案管理工作開始不斷面臨新的挑戰(zhàn)，為了避免落后的檔案管理模式影響醫(yī)院發(fā)展，本文就檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用展開具體研究。

1 檔案管理模式改革的內(nèi)涵

為了實(shí)現(xiàn)高質(zhì)高效的檔案管理，我國檔案事業(yè)管理體制共經(jīng)歷了3次改革，而為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展正式進(jìn)入轉(zhuǎn)型關(guān)鍵時(shí)期醫(yī)院發(fā)展的需要，近年來我國很多地區(qū)都開展了各具特色的檔案管理模式改革試點(diǎn)，這些都為我國醫(yī)院檔案管理的發(fā)展提供了有力借鑒?！罢腺Y源、創(chuàng)新體制、強(qiáng)化服務(wù)”是近年來我國多地檔案管理模式改革的核心內(nèi)容，而這三點(diǎn)內(nèi)容的具體內(nèi)涵如下：

1.1 整合資源

將專業(yè)檔案的分散保管轉(zhuǎn)變?yōu)榧斜９?，發(fā)揮綜合檔案館的效能。

1.2 創(chuàng)新體制

加強(qiáng)檔案行政部門職權(quán)，一改以往檔案行政管理各自為政之風(fēng)。

1.3 強(qiáng)化服務(wù)

推行檔案利用的“一站式”服務(wù)，有效提升檔案利用率。

2 醫(yī)院行政檔案管理存在的問題

2.1 管理機(jī)制主次不分，檔案管理機(jī)構(gòu)重疊

檔案管理的模式比較多樣化，不同行業(yè)對檔案管理模式有著不同的要求。在醫(yī)院檔案管理過程中，員工們的主要工作是整理人事檔案、病例檔案以及文書檔案這些方面的材料，然而，在實(shí)際操作過程中，醫(yī)院往往沒有對這些資料進(jìn)行分類管理。檔案管理工作既要求工作人員做好資料的收集、處理工作，又需檔案管理人員對這些資料數(shù)據(jù)展開詳盡地研究分析，但是許多醫(yī)院對檔案管理實(shí)質(zhì)的理解還不夠透徹，致使醫(yī)院內(nèi)部出現(xiàn)檔案分開存儲的現(xiàn)象，各個(gè)辦公室之間甚至存在重復(fù)保管的情況，這使得檔案管理工作變得更加繁雜。

2.2 檔案專業(yè)知識匱乏，業(yè)務(wù)能力欠缺

醫(yī)院是社會生活中必須具備的服務(wù)型行業(yè)，對于民眾的生活具有重大的意義，其與人們的生命安全有著緊密的聯(lián)系，故醫(yī)院工作人員非常有必要不斷提升自身的專業(yè)水平，從而能夠更好地履行自身的職責(zé)，確保民眾的生命能夠得到一定的保障，然而這些工作人員并不注重檔案信息的保管，在這方面他們沒能形成良好的管理意識。醫(yī)院檔案管理工作中所涉及到的材料類別眾多，然而部分檔案管理人員的專業(yè)水平不高，使得他們無法將各種檔案歸類，從而造成檔案存儲比較雜亂，這不利于醫(yī)院檔案資源的有效運(yùn)用。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)滯后

通過察看大量的調(diào)查數(shù)據(jù)，不難發(fā)現(xiàn)醫(yī)院檔案所涉及的內(nèi)容非常廣泛，這樣使得管理工作變得比較困難，醫(yī)院檔案管理在信息化建設(shè)方面也存在著一系列問題。許多醫(yī)院并沒有對信息化建設(shè)展開更加詳盡的規(guī)劃，信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)體系明顯比較陳舊，已經(jīng)無法適應(yīng)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的節(jié)奏。在這種體系下，醫(yī)院內(nèi)部檔案資源的共享是很難達(dá)成的，各種系統(tǒng)之間也將無法協(xié)調(diào)運(yùn)行，這對于醫(yī)院的運(yùn)營是極為不利的。

3 檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用路徑

如何結(jié)合檔案管理模式改革提升醫(yī)院檔案管理水平始終受到業(yè)內(nèi)人士的高度關(guān)注，而綜合國內(nèi)研究資料與相關(guān)調(diào)查，本文提出了整合資源、分級負(fù)責(zé)、服務(wù)提效、“一站式”服務(wù)、專業(yè)化團(tuán)隊(duì)創(chuàng)建五方面檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用路徑。

3.1 整合資源

整合資源能夠有效提升醫(yī)院檔案管理的完整性和安全性，而只有在科學(xué)、完善的制度支持下，醫(yī)院不同部門的檔案才能夠?qū)崿F(xiàn)高質(zhì)量的集中、統(tǒng)一、規(guī)范管理。例如，在醫(yī)院病歷檔案管理中，由于病歷檔案的重要性，所以管理就必須將重點(diǎn)集中在真實(shí)、完整、安全等領(lǐng)域，例如山西省友誼醫(yī)院開展的病歷檔案管理規(guī)范及質(zhì)控實(shí)操培訓(xùn)則屬于這其中的典型，培訓(xùn)中質(zhì)控辦主任對醫(yī)院上半年病歷檔案管理與應(yīng)用中存在的問題逐條分析，使得病歷檔案管理真正引起了醫(yī)院全體人員的高度重視，醫(yī)院檔案管理中整合資源的實(shí)現(xiàn)，由此能夠獲得較為有力的支持。

3.2 分級負(fù)責(zé)

我國當(dāng)下很多醫(yī)院在檔案管理中仍舊存在著不同部門各自為政的情況，這就對檔案管理的質(zhì)量與效率造成了較大影響，因此醫(yī)院檔案管理必須結(jié)合管理模式改革理念，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)，這里的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)要求醫(yī)院設(shè)立專門的“檔案管理辦公室”，并為該辦公室配備專職的管理人員，由此即可實(shí)現(xiàn)各職能部門的檔案管理接受統(tǒng)一監(jiān)控，相對特殊、專業(yè)性較強(qiáng)的檔案的利用也將由此獲得較為有力的支持。比如，在電子檔案的管理中，為避免檔案部門專業(yè)技術(shù)力量缺乏帶來的不良影響，檔案部門可以與技術(shù)部門間展開合作，由此實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的邏輯歸檔與物理存放分離。值得注意的是，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)的醫(yī)院檔案管理必須遵循“檔案相對集中”的核心原則。

3.3 構(gòu)建檔案資源庫

在管理醫(yī)院檔案的過程中，不能僅僅把重點(diǎn)工作內(nèi)容放在整理和分類基礎(chǔ)檔案信息上，而是應(yīng)該立足于醫(yī)院的實(shí)際情況，系統(tǒng)性地歸納與整合有關(guān)檔案信息，通過采取上述方法來構(gòu)建一個(gè)完善的檔案資源庫，保存醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)科室的檔案，除此之外，還可以把相應(yīng)的軟件設(shè)置在醫(yī)院內(nèi)部，當(dāng)工作人員查閱信息的過程中，能夠?qū)⑾鄳?yīng)的反饋信息體現(xiàn)出來。比方說，醫(yī)院的發(fā)展歷史等，不僅有利于促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，而且也可以使醫(yī)護(hù)工作人員的工作效率得到較大程度的提高。

3.4 服務(wù)提效

檔案利用程度較低可以稱得上是我國醫(yī)療領(lǐng)域的通病，這主要是由于大多數(shù)醫(yī)院單純將自身視作醫(yī)療服務(wù)單位，卻忽略了利用檔案的重要價(jià)值，因此實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)提效必須得到相關(guān)醫(yī)院的高度重視。例如，在醫(yī)院檔案的管理中，照片檔案能夠?yàn)獒t(yī)院文化建設(shè)提供有力支持，這主要是由于照片檔案能夠?yàn)樵菏肪幾峁┰敱M的一手資料；又例如，醫(yī)院人事檔案能夠?yàn)槿祟愘Y源配置的優(yōu)化提供有力支持，這主要是由于檔案能夠提供大量可供參考的人力資源信息；此外，病歷檔案能夠?yàn)獒t(yī)院的科研工作提供有力支持，這主要是由于病歷檔案中包含大量臨床數(shù)據(jù)?？偟膩碚f，檔案管理服務(wù)提效能夠?yàn)獒t(yī)院的綜合發(fā)展提供有力支持。

3.5 “一站式”服務(wù)

“一站式”服務(wù)是近年來業(yè)界流行起來的一種電子檔案管理模式，這一模式能夠取代傳統(tǒng)的手工操作、人工檢索，檔案服務(wù)與利用需求能夠由此得到較好滿足。例如，在皖南醫(yī)學(xué)院的電子化病歷檔案管理中，該醫(yī)院開展了紙質(zhì)病歷檔案的電子化工作，由此實(shí)現(xiàn)的電子—紙質(zhì)雙軌歸檔，大大提升了各類檔案的利用效率，而通過嚴(yán)格把關(guān)檔案查詢權(quán)利，檔案的信息安全和患者隱私也同時(shí)得到了妥善保障。

3.6 專業(yè)化團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)建

為實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的醫(yī)院檔案管理，相關(guān)醫(yī)院必須建立專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)，為此本文建議醫(yī)院將檔案管理人員培養(yǎng)納入自身的人才培養(yǎng)計(jì)劃，并通過專業(yè)培訓(xùn)、知識更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等具體培養(yǎng)措施，保證自身每一名檔案管理人員都能夠逐漸成為熟悉醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)、掌握現(xiàn)代知識的復(fù)合型人才，同時(shí)邀請市檔案局等業(yè)內(nèi)權(quán)威來院講座，同樣能夠有效提升醫(yī)院的檔案管理水平。

4 結(jié)論

綜上所述，檔案管理模式改革能夠在醫(yī)院檔案管理中實(shí)現(xiàn)不俗的應(yīng)用。因此，在相關(guān)領(lǐng)域的理論研究與實(shí)踐探索中，本文研究內(nèi)容可以作為重要參考。

參考文獻(xiàn)

[1]李潤霞.分析檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用[J].中國繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育，2017，9（30）：23-25.

[2]姚勇.醫(yī)院檔案管理與檔案管理模式改革分析[J].人力資源管理，2017（05）：294-295.

[3]梁鈺君.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題與對策研究[J].城建檔案，2016（03）：64-65.

[4]李霞.醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用檔案管理模式的分析[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2016，13（06）：180-182.

[5]王歡.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會科學(xué)版），2014，23（04）：66-69.