企業(yè)涉密檔案管理的分析

倪小紅

摘 要：所謂涉密檔案就是企業(yè)最核心的秘密，它涉及的范圍很廣，包括企業(yè)發(fā)展經(jīng)濟(jì)的成功或是失敗，甚至是企業(yè)的安全；因此，為了促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，必須規(guī)范化管理企業(yè)的涉密檔案，確保企業(yè)內(nèi)部信息的安全。本文以中國(guó)石油企業(yè)為例，簡(jiǎn)要概括中國(guó)石油企業(yè)涉密檔案管理存在的一些問題，提出管理涉密檔案的一系列措施，希望對(duì)以后的研究能有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；涉密檔案；石油企業(yè)

1 中國(guó)石油企業(yè)涉密檔案管理存在的問題

1.1 硬件設(shè)備缺乏

有部分石油企業(yè)在對(duì)涉密檔案進(jìn)行管理時(shí)有很大的疏忽，所以檔案管理中會(huì)出現(xiàn)很多問題；例如，存放涉密檔案的地點(diǎn)與管理涉密檔案地點(diǎn)之間的距離太遠(yuǎn)；庫房?jī)?nèi)沒有質(zhì)量過硬的監(jiān)控系統(tǒng)、報(bào)警系統(tǒng)及最基礎(chǔ)的防護(hù)門，這些問題對(duì)管理涉密檔案來說都十分重要，如果不能及時(shí)解決好這些問題，那會(huì)給企業(yè)帶來不小的損失。因此應(yīng)當(dāng)增加硬件設(shè)備，防止安全隱患的發(fā)生。

1.2 檔案管理人員缺乏安全責(zé)任意識(shí)

檔案管理人員是管理涉密檔案過程中較為重要的一環(huán)，若是管理人員沒有較強(qiáng)的專業(yè)水平、缺乏安全意識(shí)、或是在工作中比較懶散，那么就會(huì)導(dǎo)致涉密檔案信息的丟失，給企業(yè)帶來無法挽回的后果。

1.3 文件登記手續(xù)不規(guī)范

在石油企業(yè)涉密檔案管理中，檔案文件登記時(shí)會(huì)出現(xiàn)文件分類不細(xì)致、記錄不標(biāo)準(zhǔn)、或是不及時(shí)等現(xiàn)象，這些都容易導(dǎo)致文件丟失或是遺漏，甚至是涉密檔案登記混亂。

1.4 管理功能不健全

在部分石油企業(yè)涉密檔案管理的過程中，對(duì)人員的分配極不合理，在相同區(qū)域內(nèi)由同一批檔案管理人員進(jìn)行整理和儲(chǔ)存的工作，部分人員在閱讀時(shí)也沒有遮擋，這很容易導(dǎo)致在管理過程中出現(xiàn)涉密檔案信息丟漏的問題。

2 加強(qiáng)涉密檔案管理的措施

2.1 配備完善的硬件設(shè)施，做好安全管理基礎(chǔ)工作

無論何種企業(yè)在管理涉密檔案過程中，應(yīng)該把企業(yè)普通的檔案與涉密檔案進(jìn)行分離，分成不同的區(qū)域進(jìn)行管理，必要時(shí)要設(shè)立專門的場(chǎng)所，用來存放涉密檔案。存放涉密檔案的區(qū)域或是房間必須要安裝防盜門、防護(hù)欄，還要有質(zhì)量過硬的硬件設(shè)備，如除濕設(shè)備、監(jiān)控系統(tǒng)、報(bào)警裝置等。另外，普通檔案與涉密檔案的存儲(chǔ)區(qū)域要分隔一段距離，所有需要進(jìn)入管理涉密檔案區(qū)域的人員必須要進(jìn)行身份確認(rèn)，有條件的可以采用面部識(shí)別、指紋識(shí)別等高科技技術(shù)，以防止不相關(guān)的人員進(jìn)入?yún)^(qū)域。為了確保涉密檔案的安全管理，需要有專業(yè)水平較高的人員進(jìn)行管理。

2.2 提高檔案管理人員的安全意識(shí)，做好保密工作

檔案管理人員要有良好的全局意識(shí)、保密安全責(zé)任意識(shí)及政治意識(shí)，這是企業(yè)做好保密工作最重要的環(huán)節(jié)；因此，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)水平，在日常工作中，要大力宣傳保密工作的重要性，領(lǐng)導(dǎo)人員也要在平時(shí)的工作中注意觀察，將專業(yè)水平較高和安全意識(shí)較強(qiáng)的管理人員安排在涉密檔案管理工作中。加強(qiáng)對(duì)涉密檔案的管理工作，通過各種培訓(xùn)提高管理人員安全責(zé)任意識(shí)，管理檔案的相關(guān)部門要善于總結(jié)，總結(jié)每年在涉密檔案管理過程中出現(xiàn)的問題并進(jìn)行歸納，提出有效的解決方案；同時(shí)，在整個(gè)部門做好宣傳教育工作，通過專題性的教育，提高員工的安全意識(shí)，使管理人員深刻意識(shí)到涉密檔案對(duì)企業(yè)甚至是國(guó)家的重要意義。

隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入到了信息時(shí)代，隨之出現(xiàn)大量高科技手段的介入；因此，石油企業(yè)除了讓管理人員熟練掌握理論知識(shí)外，還應(yīng)鼓勵(lì)他們學(xué)習(xí)現(xiàn)代的高科技手段，做好預(yù)防竊聽等工作，從而加強(qiáng)對(duì)涉密檔案的管理。

2.3 完善規(guī)章制度

完善的規(guī)章制度、法律法規(guī)是企業(yè)涉密檔案管理工作最堅(jiān)實(shí)的保障。有了法律法規(guī)和規(guī)章制度的約束，企業(yè)對(duì)涉密檔案進(jìn)行管理才有依據(jù)。每一個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)涉密檔案管理模式都會(huì)有一套科學(xué)合理的制度標(biāo)準(zhǔn)，我國(guó)有一句很有名的俗語：“沒有規(guī)矩，不成方圓”，用來形容企業(yè)涉密檔案管理再合適不過，科學(xué)合理的制度規(guī)范可以使管理達(dá)到事半功倍的效果。從涉密檔案的接收、整理存放到對(duì)檔案進(jìn)行檢驗(yàn)再到提供借閱等一系列工作，都必須要有一套科學(xué)合理的管理規(guī)范，同時(shí)要對(duì)其進(jìn)行監(jiān)管工作。依照相應(yīng)的規(guī)章制度，企業(yè)要對(duì)管理工作進(jìn)行不定期地抽查或是定期檢查，以確保能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全隱患，從而優(yōu)化企業(yè)管理涉密檔案的模式，不斷完善檔案管理的相關(guān)

制度。

2.4 做好對(duì)企業(yè)涉密檔案的管理工作

為了確保企業(yè)在管理涉密檔案過程中的安全性，進(jìn)行企業(yè)涉密檔案管理的相關(guān)部門必須要做好自己的本職工作。

2.4.1 保管職責(zé)

企業(yè)涉密檔案管理人員在工作過程中，涉及多方面的內(nèi)容，日常工作包括涉密文件的接受、分類整理等，還有對(duì)涉密檔案管理區(qū)域的進(jìn)入人員按照嚴(yán)格的制度進(jìn)行登記。專業(yè)的管理人員應(yīng)當(dāng)依據(jù)涉密級(jí)別的高低對(duì)涉密檔案進(jìn)行分類管理，并將分類好的檔案放入不同的保險(xiǎn)柜中，根據(jù)需要取出要進(jìn)行閱讀的檔案。

2.4.2 執(zhí)行嚴(yán)格的管理制度

如果想要借閱涉密檔案或是復(fù)制涉密檔案內(nèi)的信息時(shí)，必須要按照制度填寫借閱表或者是復(fù)制審批單，填寫完畢后交由企業(yè)涉密檔案的相關(guān)部門進(jìn)行審核，在經(jīng)過反復(fù)檢查后，符合相關(guān)制度規(guī)定的才能借閱。在借閱過程中，借閱者應(yīng)該在管理人員的視線范圍內(nèi)進(jìn)行閱讀，不能離開制定的地點(diǎn)，以防止居心叵測(cè)的人泄露信息；對(duì)于級(jí)別較高的涉密檔案，應(yīng)當(dāng)遵守更嚴(yán)格的規(guī)定，嚴(yán)禁出現(xiàn)損壞或者破壞甚至是偷拍的行為；如果需要復(fù)制檔案的內(nèi)容，應(yīng)在取得上級(jí)同意后，在指定的復(fù)印機(jī)上進(jìn)行復(fù)印，而且旁邊要有專人進(jìn)行監(jiān)管。

3 結(jié)束語

企業(yè)涉密檔案在很大程度上直接影響著企業(yè)的發(fā)展，為了確保涉密檔案管理的安全性，無論是何種企業(yè)，都應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際情況，配備質(zhì)量過硬的專業(yè)設(shè)備，經(jīng)常對(duì)相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行安全責(zé)任教育，以提高涉密檔案管理人員的專業(yè)水平；企業(yè)要針對(duì)涉密檔案的具體管理情況，建立一套科學(xué)合理的管理制度，將管理責(zé)任制落在實(shí)處，盡可能做好對(duì)涉密檔案的管理工作。

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