基于企業(yè)微信的高校招標采購管理系統(tǒng)設(shè)計與研究

董啟標　楊葉

摘要：根據(jù)《教育信息化“十三五”規(guī)劃》的要求，各級教育行政部門要充分利用互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)，積極進行信息化管理平臺的建設(shè)和應(yīng)用。本文基于企業(yè)微信進行高校招標采購管理系統(tǒng)的設(shè)計與研究，并就系統(tǒng)運行的機制提出幾點建議，旨在為高校招標采購提供更高效更便捷的管理方式。

關(guān)鍵詞：企業(yè)微信；招標采購；高校管理；系統(tǒng)設(shè)計；信息化

中圖分類號：G647 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2018）021-0063-02

隨著《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國招標投標法》等法律法規(guī)的頒布實施，各高校在招標采購管理制度建設(shè)方面投入了大量的時間和精力，取得了令人滿意的效果。高校招標采購管理工作正逐步邁入制度化和規(guī)范化的軌道。然而，就管理手段來說，大部分高校還依然停留在“手工時代”和“紙質(zhì)時代”，仍然存在采購流程繁瑣、效率低下、資源浪費等問題。

根據(jù)教育部印發(fā)的《教育信息化“十三五”規(guī)劃》的要求，國家要逐步實現(xiàn)公共服務(wù)平臺協(xié)同發(fā)展，大幅提升信息化服務(wù)教育教學(xué)與管理的能力，各級教育行政部門要充分利用互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)，積極進行信息化管理平臺的建設(shè)和應(yīng)用。本文正是在這樣的背景下將企業(yè)微信與高校招標采購管理相結(jié)合，根據(jù)項目招標采購實施流程設(shè)計系統(tǒng)功能模塊，并對系統(tǒng)運行的機制進行研究，旨在為高校招標采購提供更高效更環(huán)保更人性化的管理方式。

一、基于企業(yè)微信的高校招標采購管理系統(tǒng)可行性分析

1.企業(yè)微信概述

微信是2011年初騰訊公司面向個人推出的一款支持文字、圖片、語音和視頻等多種媒體形式的即時通訊軟件，具有用戶廣泛、交互性強、跨平臺等優(yōu)點。企業(yè)微信則是一款專門為單位組織內(nèi)部打造的協(xié)同和管理平臺，與個人微信相比企業(yè)微信更加注重于各類辦公場景，它提供了通訊錄、公費電話、企業(yè)郵箱、視頻會議、在線審批以及組織機構(gòu)管理等功能模塊，并支持接入學(xué)校原有應(yīng)用系統(tǒng)。

2.可行性分析

在技術(shù)可行性方面，企業(yè)微信內(nèi)置了通訊錄、在線審批、組織機構(gòu)管理等多種適合招標采購管理應(yīng)用場景的功能模塊，后期只要將招標采購業(yè)務(wù)流程相關(guān)模塊整合到企業(yè)微信中即可。企業(yè)微信為開發(fā)人員預(yù)留了豐富的應(yīng)用程序編程接口，根據(jù)官方提供的幫助文檔和使用說明很容易進行系統(tǒng)的開發(fā)。

在經(jīng)濟可行性方面，基于企業(yè)微信進行系統(tǒng)開發(fā)也有著無可比擬的優(yōu)勢。企業(yè)微信本身已具備多個功能模塊，在其基礎(chǔ)上進行二次開發(fā)能夠大大節(jié)約開發(fā)成本和縮短開發(fā)周期。通過與學(xué)校原有系統(tǒng)進行對接，可最大程度避免學(xué)校資產(chǎn)的浪費。通過使用企業(yè)微信的服務(wù)器，學(xué)校在硬件設(shè)備方面也無需較大的投入，學(xué)校原有設(shè)備即可滿足需要。

二、基于企業(yè)微信的高校招標采購管理系統(tǒng)功能設(shè)計

1.系統(tǒng)功能總體設(shè)計

基于企業(yè)微信的高校招標采購管理系統(tǒng)應(yīng)支持從項目申請到驗收付款全流程的信息管理，用戶部門通過系統(tǒng)可以進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、項目申報、項目進度查詢、申請驗收等，歸口職能部門通過系統(tǒng)可以進行在線審批、合同送審、驗收和付款管理等，招標采購部門通過系統(tǒng)可以進行政策宣傳、采購公告發(fā)布、開評標信息錄入、電子檔案管理、查詢統(tǒng)計等。按照用戶的不同角色，系統(tǒng)功能總體設(shè)計見表1。

2.功能模塊詳細設(shè)計

（1）用戶部門

用戶部門申購入通過項目申報模塊可進行采購計劃在線申請，錄入經(jīng)費來源、預(yù)算金額、采購清單等信息后，點擊提交給歸口職能部門即可，避免了線下審批蓋章的麻煩，能夠大大提高審批的效率。計劃提交后，申購入可實時查詢項目審批進度以及后期招標采購執(zhí)行進度。在供應(yīng)商供貨后，如已具備驗收條件，申購入可發(fā)起驗收申請，歸口職能部門收到申請后可及時組織驗收。

（2）歸口職能部門

歸口職能部門通過在線審批模塊可查看各用戶部門申購入提交的采購計劃，并根據(jù)申請材料進行在線審批，審批通過后直接交給招標采購部門實施。在成交結(jié)果公示后，歸口職能部門可通過合同送審模塊將擬好的合同初稿發(fā)送至合同審核部門進行審核。通過驗收管理模塊可及時處理申購人的驗收申請，在線下開展驗收后及時將驗收結(jié)果和相關(guān)資料上傳。付款管理模塊支持項目有關(guān)付款信息的錄入和保存，方便查詢和統(tǒng)計。

（3）招標采購部門

信息推送模塊主要用于招標采購部門推送重要公告或通知等，如國家最新政策變化、學(xué)校招標采購最新動態(tài)等。采購公告發(fā)布模塊支持采購公告的在線發(fā)布，支持一鍵轉(zhuǎn)發(fā)到學(xué)校官網(wǎng)和部門網(wǎng)站。開評標管理模塊用于錄入和保存開評標過程中的一些關(guān)鍵信息，如開標日期、評標日期、評標記錄等。電子檔案模塊支持項目采購全流程的檔案上傳、查詢和管理。查詢統(tǒng)計模塊能夠根據(jù)不同字段快速生成所需數(shù)據(jù)，完成階段性數(shù)據(jù)統(tǒng)計的功能。

（4）公共模塊

通知公告模塊用于呈現(xiàn)學(xué)校招標采購相關(guān)部門發(fā)布的一些會議通知、重要公告等。規(guī)章制度模塊主要呈現(xiàn)國家、省市以及學(xué)校招標采購方面的法律法規(guī)，供各部門采購人員查詢和學(xué)習(xí)。辦事指南模塊以流程圖的形式直觀地呈現(xiàn)出貨物、服務(wù)和工程的招標采購實施流程，方便采購人員對照實施。

三、基于企業(yè)微信的高校招標采購管理系統(tǒng)運行機制

為保障系統(tǒng)的正常運行以及后期的健康平穩(wěn)發(fā)展，為師生提供更高效更人性化的服務(wù)，建立科學(xué)完善的系統(tǒng)運行機制是必不可少的。

1.制度與經(jīng)費保障機制

基于企業(yè)微信的高校招標采購管理系統(tǒng)是學(xué)校信息化建設(shè)的重要組成部分。各級領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門要引起足夠的重視，充分認識到其在招標采購管理工作中的重要性，并在制度保障與經(jīng)費保障方面給予強有力的支持。在制度保障方面，要從組織設(shè)置、管理隊伍建設(shè)、運營方案、應(yīng)急處置、信息安全等方面制定一系列的規(guī)章制度，逐步實現(xiàn)系統(tǒng)運行和管理的制度化和規(guī)范化。在經(jīng)費保障方面，財務(wù)部門要根據(jù)系統(tǒng)運行的實際情況給予適當?shù)慕?jīng)費支持，以保證在后期系統(tǒng)升級、運行和維護時能夠順利進行。

2.信息推送與更新機制

本系統(tǒng)是在企業(yè)微信的基礎(chǔ)上進行開發(fā)的，優(yōu)勢不僅僅體現(xiàn)在招標采購管理方面，還體現(xiàn)在信息推送和互動交流方面。傳統(tǒng)的招標采購管理系統(tǒng)在即時互動方面存在不足，需要借助OA系統(tǒng)、社交媒體來彌補，而本系統(tǒng)提供了信息推送的方式，可將信息主動發(fā)送至所有用戶。管理部門通過信息推送功能除了發(fā)送通知外，還可以進行招標采購政策的宣傳。招標采購涉及到國家、省市、學(xué)校各個層面制定的法律、規(guī)章和制度，管理部門不能完全的照搬復(fù)制，應(yīng)挑選與用戶單位聯(lián)系緊密的內(nèi)容進行二次加工后再推送，如市場調(diào)研、需求擬定等內(nèi)容。在呈現(xiàn)形式上應(yīng)盡可能簡短，并配以形象地圖片說明；在內(nèi)容更新頻率上，每周保持2-3次是比較合適的頻率。

3.系統(tǒng)支持與維護機制

為了保障管理系統(tǒng)的正常運行，在用戶需要技術(shù)支持時能夠及時響應(yīng)，系統(tǒng)發(fā)生故障時能夠及時處理，打造一支專業(yè)的素質(zhì)過硬的技術(shù)支持和維護隊伍是非常必要的。技術(shù)支持可由管理部門的辦公室人員負責(zé)，系統(tǒng)維護可由開發(fā)人員和網(wǎng)絡(luò)中心的技術(shù)人員負責(zé)。對于人員數(shù)量不足的問題，可以通過招聘計算機、教育技術(shù)等專業(yè)的學(xué)生來解決，為他們創(chuàng)造一個動手實踐的舞臺。在響應(yīng)方式方面要接受電話、QQ、微信、郵件、OA系統(tǒng)等多種反饋形式，并提供電話、遠程協(xié)助、到達現(xiàn)場等方式幫助用戶解決問題。后期要根據(jù)系統(tǒng)實際運行情況.適時動態(tài)調(diào)整技術(shù)支持和維護方案。

4.數(shù)據(jù)安全保障機制

在高校信息化建設(shè)的過程中，保障師生的信息安全是重中之重。系統(tǒng)中不僅存儲著教職工大量的私人信息，如工號、密碼、部門、手機號碼、郵箱、身份證號碼等，還存儲著招標采購項目實施過程中的一些敏感性數(shù)據(jù)，如評標記錄、投標人信息等。為了保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全，除了依靠企業(yè)微信提供的數(shù)據(jù)加密、關(guān)鍵信息安全存儲、防篡改技術(shù)外，還要做好三方面的工作：一是做好安全檢查和病毒防范工作，定期檢查系統(tǒng)及防火墻運行狀況和補丁安裝情況，及時發(fā)現(xiàn)可能存在的安全隱患；二是及時做好數(shù)據(jù)備份工作，防止系統(tǒng)崩潰后數(shù)據(jù)丟失；三是做好突發(fā)事件應(yīng)急準備工作，系統(tǒng)支持與維護人員應(yīng)制定詳實的響應(yīng)方案，以便在發(fā)生突發(fā)事件時從容應(yīng)對。

四、結(jié)語

企業(yè)微信內(nèi)置多個辦公場景功能模塊，用戶體驗友好、交互性優(yōu)越，非常適合應(yīng)用于招標采購管理。各高校招標采購管理部門應(yīng)積極進行信息化系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，結(jié)合自身需求進行定制開發(fā)，讓其更好地為招標采購管理工作服務(wù)，不斷提升信息化服務(wù)教育教學(xué)與管理的能力。