基于HERP的醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)

朱偉，李永剛，嚴(yán)郁，肖富男，王祖銘，方舸

南京中醫(yī)藥大學(xué)附屬醫(yī)院（江蘇省中醫(yī)院）a.設(shè)備處；b.院辦，江蘇 南京 210029

引言

醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院醫(yī)療、科研、教學(xué)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)，高效的設(shè)備維護(hù)管理又是現(xiàn)代化醫(yī)院管理的重要一環(huán)[1]，然而當(dāng)前大部分醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)多為功能單一的設(shè)備資產(chǎn)管理或維修系統(tǒng)，局限于對設(shè)備靜態(tài)信息的統(tǒng)計，而包括設(shè)備采購、資產(chǎn)管理、設(shè)備維修甚至單機(jī)效益分析的綜合管理系統(tǒng)相對較少，造成了反饋信息不完整、統(tǒng)計信息繁雜、工作效率低下的情況[2-3]，因此建立一個標(biāo)準(zhǔn)化的多功能的醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)，對于設(shè)備管理規(guī)范化顯得尤為重要。本課題從當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備信息化現(xiàn)狀入手，根據(jù)醫(yī)院設(shè)備處的主要職能，我院設(shè)備處與南京眾點(diǎn)醫(yī)療科技有限公司合作開發(fā)了一款集設(shè)備采購、維修保養(yǎng)、資產(chǎn)管理、檔案管理、質(zhì)控管理、效益分析等各個環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)。鑒于維修是設(shè)備管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，且軟件規(guī)模較大，本文詳細(xì)介紹醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)的維修管理模塊。

1 需求分析

一般醫(yī)院設(shè)備處的維修流程是：臨床科室電話報修給設(shè)備處工程師，然后負(fù)責(zé)工程師根據(jù)報修情況進(jìn)行相應(yīng)處理，維修完成后進(jìn)行維修成本登記[4-5]。然而該模式有兩個問題：① 二級以上醫(yī)院設(shè)備多在數(shù)千臺以上，且各科室較為分散，工程師經(jīng)常處于流動作業(yè)狀態(tài)，維修期間偶爾接不到其他報修電話，影響醫(yī)院設(shè)備正常運(yùn)行，效率大大降低[6]；② 人工記錄精確性降低，統(tǒng)計難度大，且僅登記維修成本無法跟蹤設(shè)備的維修狀態(tài)，缺少反饋機(jī)制等[7]。

醫(yī)療設(shè)備維修管理模塊主要完成對醫(yī)療設(shè)備維修與維護(hù)保養(yǎng)的信息管理，根據(jù)設(shè)備處維修組的工作職能，其功能需求大致可歸納為以下幾點(diǎn)：

（1）資產(chǎn)導(dǎo)入及管理功能：建立設(shè)備管理系統(tǒng)和醫(yī)院資源計劃（Hospital Enterprise Resource Planning，HERP）的接口，管理系統(tǒng)的設(shè)備信息均是從HERP導(dǎo)入，做到全院設(shè)備資產(chǎn)編號唯一性，便于統(tǒng)計與管理[8]。

（2）報修及維修管理功能：報修記錄，是維修管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。錯誤報修或報修記錄不全，會導(dǎo)致后續(xù)許多相關(guān)工作不到位。臨床端報修要做到操作簡單，設(shè)備及故障內(nèi)容等無需手動輸入，點(diǎn)擊幾下即可，設(shè)備處可實(shí)時顯示報修及維修進(jìn)度。工程師根據(jù)報修情況做相應(yīng)處理，給臨床反饋。同時對于金額較大產(chǎn)生合同的設(shè)備維修及保修，要進(jìn)行合同登記及管理[9]。

（3）查詢功能：臨床科室可根據(jù)設(shè)備名稱、申報日期來查詢本科室設(shè)備維修進(jìn)度及維修花費(fèi)；工程師查詢既往設(shè)備維修方法及價格，方便以后處理類似情況。

（4）信息統(tǒng)計和打印功能：維修工作統(tǒng)計既是部門工作總結(jié)、工程師工作評價的重要資料，也是改進(jìn)提高維修服務(wù)及管理水平的參考依據(jù)。管理系統(tǒng)要可實(shí)時統(tǒng)計各工程師工作量、全院維修數(shù)量、維修費(fèi)用、未完成維修、自修、外修、保修情況等信息[10]。

（5）維修知識庫功能：建立維修案例知識庫，工程師建立負(fù)責(zé)科室重點(diǎn)設(shè)備的基礎(chǔ)知識及常見故障維修案例知識庫，做到知識共享，同時也對工程師起到“傳、幫、帶”的作用。

2 總體架構(gòu)設(shè)計與功能實(shí)現(xiàn)

2.1 系統(tǒng)架構(gòu)

醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)采用了體系化的SOA/MVC架構(gòu)，符合瀏覽器/服務(wù)器模式（Browser/Server，B/S）架構(gòu)產(chǎn)品開發(fā)技術(shù)要求，并采用JAVA作為跨平臺技術(shù)支撐，MySQL作為數(shù)據(jù)庫，并通過嚴(yán)格的物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全、人員安全來保證系統(tǒng)的安全，具有很高的安全性[11]。系統(tǒng)主要由服務(wù)器端和客戶端兩部分組成，其中客戶端包含工作站和移動終端兩種類型，系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，見圖1。

圖1 設(shè)備管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)圖

2.2 維修流程設(shè)計

軟件依照醫(yī)療設(shè)備維修管理的全生命周期進(jìn)行設(shè)計，見圖2。當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障，臨床科室登錄系統(tǒng)報修，填寫故障現(xiàn)象，系統(tǒng)會實(shí)時提示報修并生成維修申請單，相應(yīng)工程師客戶端或PDA收到并確認(rèn)受理，當(dāng)天維修完成提交維修記錄單，否則要及時反饋給臨床科室。臨床科室根據(jù)維修情況填寫維修評價表，結(jié)束整個維修周期[12]。

圖2 維修流程設(shè)計圖

2.3 功能模塊實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)各功能模塊的設(shè)計主要基于醫(yī)療設(shè)備維修的各個環(huán)節(jié)，主要包括設(shè)備報修、維修記錄、保養(yǎng)提醒、報表統(tǒng)計、信息查詢、保修管理、巡視記錄等。系統(tǒng)模塊體系及用戶界面，分別見圖3、圖4。

圖3 醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)模塊體系圖

圖4 醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)用戶界面

（1）用戶管理模塊。服務(wù)器布置在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)，不對外開放，系統(tǒng)采用管理員分配方式，給不同科室配置賬號及相應(yīng)的權(quán)限，包括系統(tǒng)管理員、設(shè)備處維修工程師、各臨床科室設(shè)備管理員等，其中管理員可查看全院設(shè)備，維修工程師可以看到自己負(fù)責(zé)片區(qū)的設(shè)備，各臨床科室只看到自己科室的資產(chǎn)。

（2）設(shè)備管理模塊。設(shè)備管理模塊主要用來編輯設(shè)備的基本信息，如設(shè)備名稱、型號、廠家、序列號（Serial Number，SN碼）、說明書等，同時給每臺設(shè)備設(shè)置唯一資產(chǎn)編碼，臨床科室可根據(jù)醫(yī)療設(shè)備資產(chǎn)卡片上的SN碼或資產(chǎn)編碼對設(shè)備精確報修，便于實(shí)時維修查詢和定期數(shù)據(jù)統(tǒng)計，有利于日后進(jìn)行設(shè)備的維修費(fèi)、故障率及單機(jī)效益分析。

（3） 信息查詢模塊。信息查詢模塊可實(shí)現(xiàn)在“維修歷史”里按設(shè)備名稱、SN碼、資產(chǎn)編碼、使用科室、維修時間、維修人員等進(jìn)行查詢。當(dāng)醫(yī)療設(shè)備發(fā)生故障時，維修人員快速查閱相關(guān)記錄，參考相似故障處理方法，可以提高故障的處理效率。同時，使用人員也可以通過查看設(shè)備的維修資料，以加強(qiáng)設(shè)備相關(guān)方面的維護(hù)與保養(yǎng)。

（4）報表統(tǒng)計模塊。設(shè)備管理人員（設(shè)備處長、維修組組長）可按工程師、設(shè)備類型、使用科室、時間段等關(guān)鍵字統(tǒng)計全院設(shè)備報修、待處理工單、維修中工單、已完成工單、維修費(fèi)用（包括各科室維修費(fèi)以及某一類型設(shè)備的維修費(fèi)等，作為下次購買同類型的設(shè)備采購參考）等信息，查看設(shè)備自修、外修、保修情況，對故障率高或維修費(fèi)高的設(shè)備做好預(yù)防性維修或及時購買保修，并對工程師工作量進(jìn)行排名，以方便對工程師進(jìn)行適當(dāng)獎勵[13]。

（5）保修管理模塊。設(shè)備從啟用日期開始，在設(shè)備管理系統(tǒng)里及時登記設(shè)備的廠家聯(lián)系方式、保修年限及過保日期，當(dāng)臨床科室報修某設(shè)備時，該模塊會在自動生成的維修申請單上顯示設(shè)備是否在保修期內(nèi)，方便工程師根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理。此外，該模塊會向工程師提示保修預(yù)警，便于工程師向廠家要求出保前保養(yǎng)，以及對重要設(shè)備辦理續(xù)保手續(xù)。

（6）設(shè)備報修模塊。當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)故障時，臨床科室登錄設(shè)備管理系統(tǒng)，模塊化操作，點(diǎn)擊幾下即可完成報修，系統(tǒng)會生成設(shè)備維修申請單，包括報修科室、時間、設(shè)備信息、故障現(xiàn)象等內(nèi)容。工程師根據(jù)報修情況做相應(yīng)處理，給臨床反饋。考慮到臨床科室會有報錯設(shè)備的可能性，工程師維修時可通過手持PDA掃描設(shè)備資產(chǎn)卡片上的二維碼即可自動更改報修信息，確保報修的正確性，有利于后續(xù)做單機(jī)效益分析及為后續(xù)購買同類型設(shè)備提供參考[14]。

（7）保養(yǎng)管理模塊。醫(yī)療設(shè)備的維修方式通常分為有故障維修和預(yù)防性維修，該模塊主要用于對全院重點(diǎn)設(shè)備做預(yù)防性維修。根據(jù)設(shè)備的使用頻率和維保要求設(shè)置保養(yǎng)周期，該模塊會定期自動生成保養(yǎng)記錄單并提醒工程師根據(jù)保養(yǎng)單逐條執(zhí)行保養(yǎng)，以達(dá)到減少設(shè)備故障、提高設(shè)備使用率、延長設(shè)備壽命的目的[15]。

（8） 維修記錄模塊。故障報修后，相應(yīng)工程師登錄系統(tǒng)，受理報修，維修完成后填寫維修申請單。這些記錄、說明書和維修手冊共同構(gòu)成共享的維修知識庫，方便所有工程師處理類似故障。

（9）維修評價模塊。工程師維修完成并提交維修記錄單后，系統(tǒng)會生成維修評價表，臨床科室可根據(jù)維修情況給出反饋并確認(rèn)維修結(jié)束，評價數(shù)據(jù)可以為工程師的績效考核作參考。

3 討論

醫(yī)療設(shè)備維修管理系統(tǒng)可有效實(shí)現(xiàn)各子模塊信息交互，保證工作的全面性和及時性，有利于醫(yī)療設(shè)備維修的精細(xì)化管理[16]。相比其他設(shè)備管理系統(tǒng)，本系統(tǒng)具有較多優(yōu)勢，但仍舊存在一些問題：① 在醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)設(shè)計方面，我院也處在探索階段，整個醫(yī)療管理系統(tǒng)的設(shè)計架構(gòu)均是工程師根據(jù)既往文獻(xiàn)以及工作流程設(shè)計的，管理系統(tǒng)在全面性和細(xì)致性上做得不夠到位，仍然需要繼續(xù)完善管理系統(tǒng)；② 該系統(tǒng)缺少數(shù)據(jù)挖掘等智能處理功能，未來將相應(yīng)的數(shù)據(jù)挖掘算法引入系統(tǒng)中，能夠更好地為設(shè)備管理者進(jìn)行合理數(shù)據(jù)分析和提供決策支持。鑒于此，維修管理模塊仍在逐步升級和完善。此外Android版本也在開發(fā)中，后期維修管理將更加便捷及高效。

4 結(jié)論

醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)在從2014年6月立項(xiàng)，經(jīng)過近6個月的需求分析、調(diào)研、設(shè)計與開發(fā)，已在我院運(yùn)行近兩年。同時收集工程師及臨床科室的二次反饋建議，又進(jìn)行了大量的細(xì)節(jié)更新、完善，使之更貼近維修流程，更方便使用。我院已成功為本系統(tǒng)申請計算機(jī)軟件系統(tǒng)著作權(quán)，軟件名稱：醫(yī)院設(shè)備智能管理系統(tǒng)V 3.0，登記號2014SR216169。目前該軟件已作為一種先進(jìn)的設(shè)備管理工具在全國十幾家醫(yī)院使用，并在逐步推廣中。

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