信息系統(tǒng)在醫(yī)療設(shè)備精細(xì)化管理中的作用

陳雪，楊柳

北京積水潭醫(yī)院 資產(chǎn)管理處，北京 100035

引言

隨著科技的進(jìn)步及社會的發(fā)展，醫(yī)療設(shè)備不斷推陳出新并走向市場，為了保障臨床和科研的高標(biāo)準(zhǔn)要求，醫(yī)院的采購種類和范圍也日趨擴(kuò)大。這給醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備管理工作帶來了巨大挑戰(zhàn)，如何將資產(chǎn)管理各環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理，合理分配資金，降低醫(yī)院運(yùn)行成本，成為當(dāng)今醫(yī)院管理的重中之重?，F(xiàn)基于我院設(shè)備管理的現(xiàn)狀及特點(diǎn)，分析并設(shè)計(jì)出一套適合我院發(fā)展的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)來滿足醫(yī)院對管理的高標(biāo)準(zhǔn)要求，提升醫(yī)院的現(xiàn)代化管理水平。

1 醫(yī)院的精細(xì)化管理與資產(chǎn)管理系統(tǒng)

精細(xì)化管理是一種環(huán)節(jié)的管理，一種系統(tǒng)化的管理，將設(shè)備采購管理各環(huán)節(jié)、各崗位通過一套信息系統(tǒng)串聯(lián)起來，進(jìn)行閉環(huán)管理，起到降低成本、控制風(fēng)險(xiǎn)的作用，是醫(yī)院內(nèi)部控制的重要管理手段[1]。新版《醫(yī)療器械監(jiān)督管理?xiàng)l例》[2]中提出全生命周期的監(jiān)管，全生命周期監(jiān)管需要通過精細(xì)化管理的思想及信息化技術(shù)的手段相結(jié)合，來提高醫(yī)療設(shè)備使用率、降低故障率，保障臨床使用安全、有效，最終實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的全生命周期管理[3]。

設(shè)計(jì)一套符合我院實(shí)際情況及未來發(fā)展的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)是非常必要的。首先，要將醫(yī)院資產(chǎn)管理制度的核心思想融入到系統(tǒng)中，讓系統(tǒng)為管理者服務(wù)。其次，根據(jù)設(shè)備管理實(shí)際工作內(nèi)容制定標(biāo)準(zhǔn)化模塊，實(shí)現(xiàn)設(shè)備資產(chǎn)從始發(fā)點(diǎn)(申請)到終結(jié)點(diǎn)(報(bào)廢核帳)全過程管理，最后，還要建立一套配套可行的標(biāo)準(zhǔn)化流程，使流程與模塊能夠形成標(biāo)準(zhǔn)一體化，這樣可以保障系統(tǒng)運(yùn)行過程的流暢及清晰[4]。

我院原有固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)軟件已經(jīng)無法達(dá)到現(xiàn)代化管理的需求，現(xiàn)需升級改造。醫(yī)院要求中標(biāo)企業(yè)在升級改造過程中，通過滿足醫(yī)院的定制性開發(fā)和個(gè)性化需求，將醫(yī)院資產(chǎn)管理的最新思路和管理方式用于系統(tǒng)升級改造工作，以提高現(xiàn)有系統(tǒng)軟件的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的產(chǎn)品升級。

根據(jù)工作流程及要求，中標(biāo)企業(yè)軟件工程師對該系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀進(jìn)行了深入調(diào)研，及時(shí)發(fā)現(xiàn)了系統(tǒng)中存在的問題與隱患，最終設(shè)計(jì)了一套固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，計(jì)劃對設(shè)備從購置到報(bào)廢進(jìn)行全生命周期管理。接下來，本研究將通過分析我院醫(yī)療設(shè)備管理4大模塊“采購預(yù)算管理，合同檔案管理，設(shè)備庫存管理，績效分析管理”的新舊管理模式對比,來闡述固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)對我院醫(yī)療設(shè)備的精細(xì)化管理的重要幫助。

1.1 采購預(yù)算管理

采購預(yù)算管理是資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)的源頭，也是最為關(guān)鍵的一環(huán)。科學(xué)制定年度預(yù)算需要多部門緊密配合，最終制定一份可行的年度采購計(jì)劃[5]。我院現(xiàn)行的管理模式是由資產(chǎn)管理處給臨床科室布置設(shè)備采購的年度申請計(jì)劃，臨床科室根據(jù)需求提交由科室自行論證的申請書及設(shè)備論證表，資產(chǎn)管理處收集、匯總后對設(shè)備清單進(jìn)行初步分析，確定采購清單。經(jīng)過初步審核的采購預(yù)算清單還要經(jīng)過醫(yī)院醫(yī)學(xué)裝備委員會及預(yù)算管理委員會審核和論證，形成最終的采購預(yù)算清單[6]。

以上老的采購預(yù)算管理環(huán)節(jié)眾多，信息互通性差，無法提高工作效率，通過軟件工程師與我部門反復(fù)溝通預(yù)期可以簡化以上工作環(huán)節(jié)，并達(dá)到信息化、可視化的辦公效果，使管理更加科學(xué)。

經(jīng)過論證的預(yù)算清單是從經(jīng)濟(jì)角度、社會效益角度、科研教學(xué)以及可持續(xù)發(fā)展等多維度考量的結(jié)果。資產(chǎn)管理處接到最終院長辦公會審批的年度采購預(yù)算清單就可以按照政府采購[7]目錄分類進(jìn)行采購。新系統(tǒng)還添加了招標(biāo)業(yè)務(wù)流程的工作環(huán)節(jié)，招標(biāo)的具體分類情況可按照資金限額分成財(cái)政撥款政府采購招標(biāo)項(xiàng)目、自有資金政府采購招標(biāo)項(xiàng)目、院內(nèi)競爭性談判項(xiàng)目及單一來源采購談判項(xiàng)目來完成采購，招標(biāo)管理人員完成招標(biāo)工作后將招標(biāo)文檔（包括：包號，品目號，供應(yīng)商聯(lián)系人，聯(lián)系電話等信息）進(jìn)行整理和上傳并發(fā)給合同管理人員進(jìn)行洽談和合同的簽訂環(huán)節(jié)。

新系統(tǒng)上線后在采購預(yù)算管理模塊預(yù)期達(dá)到如下功能（圖1）：① 支持開展資產(chǎn)效益論證，進(jìn)行資產(chǎn)成本效益分析，合理制定資產(chǎn)采購計(jì)劃，提高現(xiàn)有資產(chǎn)利用率；② 支持預(yù)算申報(bào)工作，支持啟動預(yù)算申報(bào)網(wǎng)頁彈屏，根據(jù)醫(yī)院要求設(shè)計(jì)關(guān)鍵字段，如資產(chǎn)名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額、國別等，實(shí)現(xiàn)申請表格及設(shè)備論證表由臨床科室網(wǎng)上申請、維護(hù)功能，支持申請表格的導(dǎo)入、導(dǎo)出及頁面打印功能，匯總年度預(yù)算總金額；③ 顯示預(yù)算管理狀態(tài)，系統(tǒng)顯示預(yù)算審批狀態(tài)（接收、審批、修改），預(yù)算審批結(jié)果（通過、未通過）；④ 實(shí)現(xiàn)預(yù)算分批、分段匯總的顯示及統(tǒng)計(jì)功能，分為年度預(yù)算、遺留預(yù)算及臨時(shí)預(yù)算3種方式，更加靈活和直觀；⑤ 支持招標(biāo)管理工作模塊（圖2），實(shí)現(xiàn)院內(nèi)、院外招標(biāo)模塊分別管理，支持按項(xiàng)目將表格導(dǎo)入、導(dǎo)出及頁面打印功能。

圖1 科室申請?jiān)O(shè)備及預(yù)算審批業(yè)務(wù)流程

1.2 采購合同管理

醫(yī)療設(shè)備采購合同管理關(guān)系到醫(yī)院運(yùn)行的方方面面，不僅保證了財(cái)務(wù)資金的安全支付，滿足臨床的使用需求，對于遠(yuǎn)期的設(shè)備維修維護(hù)、檔案管理及病人信息追溯也產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

醫(yī)院每年采購大量的固定資產(chǎn)設(shè)備，合同檔案的規(guī)范管理是設(shè)備采購工作中非常重要的一環(huán)，設(shè)由專人進(jìn)行管理，并對今后的查詢、維修維護(hù)、財(cái)務(wù)、審計(jì)等工作產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響[8]?，F(xiàn)在醫(yī)院的合同檔案管理分紙質(zhì)合同保管及電子合同信息錄入的方式。電子版則需要將合同標(biāo)的及重要條款的所有信息手工錄入，增加了管理者的工作量，也增加了差錯(cuò)率[9]。同時(shí)，政府采購合同需要在簽署合同時(shí)收取質(zhì)保金，并且在質(zhì)保期結(jié)束后退還質(zhì)保金環(huán)節(jié)，這些細(xì)碎的工作都需要合同管理人員按照不同合同的質(zhì)保期時(shí)間點(diǎn)做記錄，不僅增加了不少工作量，還是非常容易出現(xiàn)差錯(cuò)。

圖2 招標(biāo)業(yè)務(wù)及文檔管理流程

因此，固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)特別設(shè)計(jì)了一套線上的流程（圖3），來解決合同管理上的諸多問題，為合同管理帶來便捷：① 資產(chǎn)采購合同管理，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息的合同登記；② 支持資產(chǎn)采購、維修等合同管理，包括合同往來單位、合同標(biāo)的、保修年限、質(zhì)保金、付款計(jì)劃、安裝驗(yàn)收日期、合同關(guān)鍵條款、合同掃描件等，支持合同簽訂、審批、生效、變更等全過程管理，同時(shí)監(jiān)控合同執(zhí)行情況和付款情況；③ 具備質(zhì)保金提交及退還模塊，具備質(zhì)保期及維保期到期提醒功能；④ 實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)采購預(yù)算管理與合同管理結(jié)合功能，顯示當(dāng)年預(yù)算執(zhí)行數(shù)值，結(jié)余資金數(shù)值，超預(yù)算預(yù)警提示，當(dāng)年未支付的預(yù)算資金具備提醒及統(tǒng)計(jì)功能。

圖3 資產(chǎn)合同管理流程圖

1.3 設(shè)備庫存管理

固定資產(chǎn)的采購與庫存管理是相輔相成的兩個(gè)重要環(huán)節(jié)，采購合同簽署完成后就到了安裝驗(yàn)收環(huán)節(jié)，安裝驗(yàn)收需要由申請科室、設(shè)備科、資產(chǎn)管理處及送貨人4方組成，按照合同約定條款對貨物進(jìn)行驗(yàn)收[10]，驗(yàn)收時(shí)注意檢查設(shè)備的生產(chǎn)廠家、品名、數(shù)量等與合同是否一致；另外檢查醫(yī)療器械的包裝標(biāo)識、說明書等是否符合產(chǎn)品要求，確認(rèn)無誤后簽署貨物驗(yàn)收單。驗(yàn)收通過后，則進(jìn)入庫存管理環(huán)節(jié)，庫房入庫員按照設(shè)備發(fā)票信息及采購合同將設(shè)備信息手工錄入到固定資產(chǎn)系統(tǒng)中，與此同時(shí)，由出庫員辦理出庫，通知使用科室到庫房進(jìn)行上賬，之后，再由入庫員生成資產(chǎn)卡片完成一個(gè)資產(chǎn)出入庫管理流程（圖4）。

圖4 資產(chǎn)入庫出庫流程

我院現(xiàn)有的物資管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀只能滿足最基本的庫存賬務(wù)管理需求，還有很多智能化辦公功能未進(jìn)行開發(fā)，需要將老系統(tǒng)進(jìn)行升級改造,設(shè)計(jì)科學(xué)的庫存管理軟件,滿足醫(yī)院對物資庫存管理的全稱追蹤的需求,系統(tǒng)預(yù)期達(dá)到如下功能：

（1）建立資產(chǎn)管理動態(tài)臺賬，全程跟蹤管理資產(chǎn)的采購、領(lǐng)用、使用、變動、維修、處置，即時(shí)明確資產(chǎn)的狀態(tài)、價(jià)值、位置、使用科室、責(zé)任人，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)全員管理，徹底打破傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理模式。

（2）實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)條碼管理[11]，將賬面資產(chǎn)卡片與實(shí)物資產(chǎn)卡片一一對應(yīng)起來，使其具備基本的物聯(lián)網(wǎng)雛形，提高資產(chǎn)盤點(diǎn)速度，同時(shí)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院資產(chǎn)購置計(jì)劃、合同管理、審批、付款、安裝調(diào)試、使用、計(jì)量、維修保養(yǎng)、提取折舊、成本攤銷、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、處置等進(jìn)行全程的記錄和管理進(jìn)行全生命周期管理。

（3）實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的附件、組件、備品備件管理，提高資產(chǎn)管理的精細(xì)化程度，將資產(chǎn)管理精細(xì)化至零件級。

（4）實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)成本管理的緊密集成，資產(chǎn)的折舊、維修等涉及到財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的自動生成對應(yīng)的財(cái)務(wù)成本憑證，并分?jǐn)傊料鄳?yīng)科室，提高核算效率和信息共享程度。

新的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)簡化了以上流程（圖5），可以通過系統(tǒng)更加便捷地完成如下工作：① 提供資產(chǎn)庫存管理平臺，以管理資產(chǎn)的入庫、出庫等業(yè)務(wù)；② 支持在系統(tǒng)內(nèi)部關(guān)聯(lián)采購訂單完成資產(chǎn)采購入庫；③ 可以通過內(nèi)部申請，總庫進(jìn)行出庫完成資產(chǎn)出庫；④ 可以同時(shí)辦理資產(chǎn)的入庫、出庫手續(xù)，資產(chǎn)入庫時(shí)可將設(shè)備信息一次性錄入，并將相關(guān)信息自動帶入卡片生成環(huán)節(jié)；⑤ 具備將包含多個(gè)主機(jī)的設(shè)備信息錄入設(shè)備清單中，并在設(shè)備盤點(diǎn)時(shí)進(jìn)行查詢；⑥ 支持資產(chǎn)卡片可以由資產(chǎn)的出庫單自動引用登記；⑦ 支持錄入資產(chǎn)的使用狀態(tài)。

圖5 固定資產(chǎn)日常業(yè)務(wù)流程

1.4 績效分析管理

績效管理是近些年設(shè)備管理的比較熱門的話題，大型設(shè)備的績效分析管理是制定設(shè)備采購預(yù)算的前提條件，通過開展設(shè)備績效分析可以讓申購科室、醫(yī)院管理者明確知道單臺設(shè)備利用率[12][(評價(jià)期某設(shè)備利用時(shí)數(shù)/評價(jià)期某設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)利用時(shí)數(shù))×100%]、投資回收期[投資總額（設(shè)備原值-預(yù)計(jì)殘值+預(yù)計(jì)清理費(fèi)用/新設(shè)備的年收入+可變成本]、收入利潤率[(評價(jià)期某設(shè)備盈利額/評價(jià)期某設(shè)備業(yè)務(wù)收入)×100%]、維修成本等經(jīng)濟(jì)指標(biāo)值，從而合理分配資金，提高設(shè)備使用率，為臨床配備設(shè)備提供指導(dǎo)意見，使設(shè)備最大可能的在醫(yī)教研領(lǐng)域全面發(fā)揮作用，同時(shí)也為領(lǐng)導(dǎo)者分配資金提供了決策參考[13]。

除了以上所述的通過分析經(jīng)濟(jì)效益指標(biāo)帶來的好處外，開展績效分析也可以讓管理者清楚地了解到是否產(chǎn)生了良好的社會效益，如：購置新設(shè)備是否可以滿足患者疾病的診治需求，是否減少排隊(duì)時(shí)間，提高診療準(zhǔn)確率，減少患者的疼痛感，開展新醫(yī)療項(xiàng)目是否給患者帶來了方便以及該項(xiàng)目是否可持續(xù)發(fā)展，只有兼顧經(jīng)濟(jì)效益和社會效益最大化才能使醫(yī)院良性發(fā)展，處于行業(yè)領(lǐng)先地位。

我院近些年開展了大型設(shè)備績效分析，主要覆蓋范圍為大型乙類醫(yī)用設(shè)備[14]，如：CT、ECT、核磁、DSA，200萬以上（含200萬）大型醫(yī)用設(shè)備，如：彩超、三維C臂X光機(jī)、DR、G型臂等，還包括手術(shù)室、放射科一些常用設(shè)備，如小C、移動式X光機(jī)等，對以上設(shè)備進(jìn)行績效分析可以很清晰的看出那些設(shè)備的開機(jī)率、年均檢查率、檢查陽性率、產(chǎn)出質(zhì)量及維修維護(hù)成本等經(jīng)濟(jì)指標(biāo)。從2016年，我院的設(shè)備績效分析進(jìn)一步擴(kuò)展到檢驗(yàn)科、麻醉科、內(nèi)科等科室，從大型設(shè)備逐步涵蓋到小型設(shè)備。我處設(shè)有專人負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作，完成績效分析工作需要強(qiáng)大的數(shù)據(jù)平臺，目前我院對以上設(shè)備的績效分析采用人工提取數(shù)據(jù)、再利用公式進(jìn)行計(jì)算的方式得出指標(biāo)值，需要向使用科室及信息中心索要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，缺乏系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，造成了臨床及管理科室的諸多不便。

新固定資產(chǎn)系統(tǒng)在績效分析管理方面預(yù)期可以幫助我們解決人工提取數(shù)據(jù)的不便與不準(zhǔn)確的瓶頸，系統(tǒng)預(yù)期做到：① 無縫連接醫(yī)院HIS、PACS等信息系統(tǒng)，提取設(shè)備名稱、品牌型號、工作量、設(shè)備收入等績效分析基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；② 自動統(tǒng)計(jì)設(shè)備收入、設(shè)備利潤、投資回收期等經(jīng)濟(jì)效益指標(biāo)；③ 自動統(tǒng)計(jì)檢查陽性率、開機(jī)時(shí)間等社會效益指標(biāo)；④ 支持維修配件、耗材等數(shù)據(jù)的提??；⑤ 自動生成績效分析報(bào)表功能；⑥ 按照上級部門的檢查要求，支持兩院區(qū)甲類醫(yī)療設(shè)備、乙類醫(yī)療設(shè)備、單價(jià)200萬元以上醫(yī)療設(shè)備的效益分析工作；⑦ 預(yù)留充足的模塊接口，支持上級部門要求的其他類別醫(yī)療設(shè)備效益分析工作。

2 總結(jié)

通過借助信息化手段來開展醫(yī)療設(shè)備的精細(xì)化管理，可以將復(fù)雜的日常管理變得流程化和規(guī)范化，減少資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)中的差錯(cuò)，規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)，提高工作效率，還可以在追求經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)兼顧社會效益。從醫(yī)院運(yùn)行角度分析，精細(xì)化管理[15-16]已經(jīng)上升到了醫(yī)院的戰(zhàn)略高度，越來越受到院領(lǐng)導(dǎo)的重視，不僅幫助領(lǐng)導(dǎo)合理分配資金，降低醫(yī)院運(yùn)行成本，而且最大限度的保障醫(yī)院和患者的利益，提高醫(yī)院的核心競爭力。

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