基于醫(yī)院OA平臺的質控信息發(fā)布

胡曉渤，王玉貴，韓敏

十堰市太和醫(yī)院（湖北醫(yī)藥學院附屬醫(yī)院）a.招標辦；b.麻醉科，湖北 十堰 442000

引言

新醫(yī)改施行已有6年有余，公立醫(yī)院改革也已步入到深水區(qū)，這也更加要求各個醫(yī)院加強管理，確保醫(yī)療安全，提高醫(yī)療服務質量[1]，改善醫(yī)院服務，而高質量的服務既是患者的基本需求，也是醫(yī)院發(fā)展的核心所在[2]。良好的質量管理無疑是達到這些目標的基礎，而質量管理控制過程中最令管理者和臨床科室頭疼的是質控信息的傳達和反饋。以往通過紙質文件、打電話、發(fā)送郵件，無法實現(xiàn)醫(yī)療質量的實時控制[3]，既耗時又費力，對于信息的存放、歸類也不利；有些醫(yī)院也通過短信平臺的方式來發(fā)布信息，相比較而言，短信也有相應成本，而且信息接收者查看信息較為不便，信息也是存放在手機終端，隨時有信息丟失的可能。因此，應用信息技術促進醫(yī)療質量的持續(xù)改進成為當下迫切的需求[4]，這個時候我們就想借助醫(yī)院現(xiàn)有的信息化基礎，通過互聯(lián)網(wǎng)來傳遞質控信息。我院已部署OA平臺多年，其很好的實現(xiàn)了醫(yī)療、教學和科研等各個行政管理部門、科室之間的信息共享及數(shù)據(jù)傳遞[5]。在信息化手段輔助下的醫(yī)療質控，更應強調可操作性[6]，借助OA平臺，相關人員只需通過PC或者是移動終端登陸即可查看質控信息，以這種方式無論給管理者還是醫(yī)護人員都帶來極大的方便，更是有利于醫(yī)院的質量管理和控制。

1 OA平臺的實施

1.1 需求分析

需求分析是發(fā)現(xiàn)、求精、建模、規(guī)格說明和復審的過程[7]。因此，在實施項目前，項目組先進行了項目需求分析。首先走訪了質控信息統(tǒng)計發(fā)布科室：質量控制辦公室，對以往的質控信息發(fā)布形式、流程調研，掌握基礎信息。收集紙質的和電子的資料，做好基礎字典準備工作，字典庫維護與標準化工作是規(guī)范化管理的基礎[8]，我們在了解了質控科室對質控信息發(fā)布的需求后，針對質控表的種類、字段、數(shù)據(jù)格式、取值范圍等制定了標準格式。然后走訪臨床、醫(yī)技等一線科室，于早交班或科室會議期間到科室發(fā)放問卷[9]，收集需求。最后將這些需求歸類整理，提取關鍵需求，并形成需求分析文檔。

1.2 項目實施

經過前期需求調研后，確定在OA平臺中單獨設立“質控信息”模塊[10]，并在該模塊下建立兩個表格，分別是質控信息反饋表、抗菌藥物合理使用表，然后根據(jù)以往的紙質表格制作出電子表格及網(wǎng)頁表格。我院OA平臺的質控信息報表界面，見圖1。

圖1 OA中的質控信息報表

但是如何將質控信息導入到OA平臺中是需要解決的一個難題。由于醫(yī)院暫時還沒有專業(yè)的質量控制信息系統(tǒng)，平時都是業(yè)務科室手工錄入質控數(shù)據(jù)[11]，制作成Excel表格。如果能將現(xiàn)成的Excel表格導入到OA平臺中，不會增加新的工作量，簡單易行。于是項目組根據(jù)Excel的格式在數(shù)據(jù)庫中建表，完善基礎字典，設定各個字段的數(shù)據(jù)格式、取值范圍，添加底層代碼，加入導入按鈕。同時對原來的Excel表格進行了優(yōu)化，對照質控信息反饋表、抗菌藥物合理表使用表建立了不同的模板。表格的列項是各個質控項目及信息的發(fā)布時間，橫項是各科室質控員OA賬號、科室名稱、科室具體的質控信息等。導入時按OA賬號匹配一次性導入，這樣使得各個科室的質控管理人員只能看到自己科室的質控信息，保證了信息的安全性。

項目組還想進一步借助目前移動互聯(lián)網(wǎng)的應用，以期在手機等智能終端也可以查看OA平臺中的質控信息。我院的移動版OA（即協(xié)同辦公平臺APP）上線已有一段時間，項目組對APP進行了修改，增加了查詢質控信息的模塊，并發(fā)布了新版本的APP，進行推送。質控人員可在Android和iOS系統(tǒng)的移動端（如手機、iPad等）訪問OA系統(tǒng)[12]，即時查看質控信息。

1.3 試運行

平臺構建完成后，項目組將原有紙質發(fā)布模式與通過OA平臺發(fā)布模式并軌運行了一段時間，并進行調查分析，優(yōu)化改進發(fā)布流程，改進后的流程圖，見圖2。

圖2 質控信息發(fā)布流程圖

按此流程進行的質控信息發(fā)布，與原流程相比沒有增加新的流程節(jié)點，而且簡化了最后一步。以往的紙質發(fā)布模式需要將紙質的質控報表送到相關科室或張貼在醫(yī)院公示欄處，耗費大量的人力，而且如果不小心弄丟紙質報表或者未關注公示欄，質控信息可能不會引起相關科室負責人的重視，導致質控效力不強，質控部門也不滿意。

而基于OA平臺從線上發(fā)布質控信息這種模式使之前的情況得到了改觀。質控部門不需要往返于臨床科室之間，各科室的質控員直接從電腦端登錄OA平臺，進入到“質控信息”模塊中，選中相應的質控信息表，即可查看相關質控信息。更為方便的是，質控員亦可通過手機等移動終端登錄移動OA平臺，隨時隨地都可查看質控信息，大大方便了質控信息的獲取。

項目組擬將兩種方式并軌運行兩個月后，再調查收集反饋意見，優(yōu)化改進質控信息發(fā)布模式。

2 反饋

項目運行兩個月后，項目組深入發(fā)布科室和臨床科室進行調研，并收集用戶看法及建議。項目組將這些看法和建議歸類整理，主要有以下幾點：① 線上發(fā)布模式更方便快捷，尤其對于信息發(fā)布人員，可以解放大量的時間從而投入到本職專業(yè)工作中去，信息接收人員拿起手機就可以查看信息；② 信息存儲更有保證，科室質控員再也不用擔心紙質報表丟失的情況，信息永久存放在OA平臺中，而且可以將一季度一年度的信息進行對比分析，找出規(guī)律，改善管理；③ 可進一步優(yōu)化改進發(fā)布方式，許多用戶也提出一些反饋建議，有助于我們改進發(fā)布模式，優(yōu)化發(fā)布平臺，如可否加入推送功能，使信息—發(fā)送就能推送到用戶首頁，提醒大家查看；可否搭建短信平臺，通過OA發(fā)布的同時，也通過短信發(fā)送，多種渠道獲取信息等。

3 總結

從項目運行的這段時間來看，從OA平臺發(fā)布質控信息的模式還是得到了各方人員的一致好評，不論是信息發(fā)布人員，還是信息接收人員都覺得比以往更加方便，信息的接收和反饋也都更加及時，同時也節(jié)約了紙張，降低了管理成本。而移動終端的信息查看也是更為便捷，信息的集中存儲也為數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析提供了基礎，方便管理人員總結規(guī)律。OA平臺已經將“看不見，摸不著”的醫(yī)療質控信息網(wǎng)絡化、公開化[13]，這說明，正是信息化為醫(yī)院的運營管理提供了有力支持，進而可以改進管理手段，提高管理水平。我們應積極發(fā)揮辦公自動化的作用，挖掘和開發(fā)更多擴充功能[14]，以后可以嘗試將更多的醫(yī)療、管理信息通過OA平臺發(fā)布。

新醫(yī)改將醫(yī)藥衛(wèi)生信息化建設提到了前所未有的高度，衛(wèi)生信息化建設是深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革、建設服務型政府、促進醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)健康發(fā)展的重要手段和技術支撐[15]。醫(yī)院信息化建設的發(fā)展也會促進醫(yī)院管理水平的提高，提升工作效率，優(yōu)化就醫(yī)環(huán)境，醫(yī)院管理水平的提高也會促進醫(yī)院信息化建設的進一步深入和發(fā)展[16]。所以我們要用好信息化這把利器，將其應用到醫(yī)院管理的各個方面，以促進公立醫(yī)院的進一步改革，加快新醫(yī)改的進程。

[1] 張瓊瑤,程雪松,沈金波.以信息化創(chuàng)新之道推進公立醫(yī)院改革[J].中國衛(wèi)生信息管理雜志,2012,9(3):73-75.

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