淺談SAP—PS模塊在企業(yè)應(yīng)用中的注意點

李迎春

摘 要：目前，企業(yè)都在向著大型化、信息化的方向發(fā)展，信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，幾乎無限制地擴大了企業(yè)的業(yè)務(wù)信息空間，使業(yè)務(wù)活動和業(yè)務(wù)信息得以分離。借助信息技術(shù)手段，企業(yè)能夠跨越內(nèi)部資源界限，實現(xiàn)對整個供應(yīng)鏈資源的有效組織和管理。因此也就出現(xiàn)的許多以ERP為代表的一系列企業(yè)信息化產(chǎn)品，為企業(yè)管理與技術(shù)水平的提升提供了解決方案，而SAP軟件是其中的佼佼者。文章以某公司的ERP工作的實施為例，介紹了ERP軟件SAP-PS模塊在企業(yè)應(yīng)用過程，主要描述了在應(yīng)用過程時需要注意的地方，為企業(yè)在信息化過程的應(yīng)用提供有益的借鑒。

關(guān)鍵詞：ERP SAP PS 信息化

中圖分類號：TU229 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）07（a）-0114-02

信息技術(shù)促使經(jīng)濟全球化的到來，而經(jīng)濟全球化的到來必將進一步推動社會信息化的步伐。SAP是全世界排名第一的ERP軟件，SAP系統(tǒng)包含很多模塊，其中與項目管理相關(guān)的為PS模塊，它的主要功能包括項目結(jié)構(gòu)、項目計劃、項目預(yù)算、項目執(zhí)行、項目關(guān)閉、項目報表。SAP-PS模塊在某集團的實施主要包含立項、網(wǎng)絡(luò)作業(yè)、預(yù)算編制下達、狀態(tài)變更、采購申請這些過程。

1 立項

1.1 項目定義

在SAP-PS模塊中的可以通過WBS號來定義項目。WBS號命名規(guī)則可以包含項目類型。在進行WBS創(chuàng)建立項時，很容易錄錯項目類型。不同的項目類型是根據(jù)財務(wù)結(jié)算的規(guī)則進行選擇，例如我們可以設(shè)定總承包類等通過完工百分比來確認(rèn)收入的項目一般選擇G1，而其他的系統(tǒng)集成項目類型，設(shè)定G3項目類型，因為不同類型的項目在財務(wù)模塊對應(yīng)的核算機制是不一樣的，所以必須要慎重選擇項目類型。

1.2 標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)絡(luò)作業(yè)

在SAP-PS模塊的網(wǎng)絡(luò)作業(yè)創(chuàng)建主要是用作對項目的工作狀態(tài)進行控制。PS模塊的標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)絡(luò)作業(yè)分為項目啟動、系統(tǒng)設(shè)計、產(chǎn)品實現(xiàn)、現(xiàn)場安裝調(diào)試、開通收尾。但是在SAP-PS中，這部分的里程碑控制主要是通過開票百分比來控制即通過收入部分來控制，而非中國傳統(tǒng)的項目進度控制方式，在國內(nèi)項目內(nèi)開票百分比很多時候不由項目本身所決定，而由業(yè)主所決定，所以用開票百分比來控制項目進度是不合適的，因此通?？梢圆挥脛?chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)絡(luò)作業(yè)計劃和里程碑計劃。

2 預(yù)算

2.1 預(yù)算表頭概念

在SAP-PS模塊功能中，項目成本控制是由一個叫"可用性控制"（Availability control）的系統(tǒng)狀態(tài)控制的，該狀態(tài)的代碼是ACAV。該狀態(tài)可以在輸入項目預(yù)算時候激活，也可以在項目預(yù)算下達時激活，也可以用TCODE激活和去除激活，在何時激活由預(yù)算參數(shù)文件決定。

當(dāng)這個狀態(tài)在項目中被激活時，系統(tǒng)檢查“初始預(yù)算”或者“預(yù)算下達”的金額，跟“已分配值”（Assigned Value）比較，根據(jù)比較的結(jié)果來決定如何控制預(yù)算。其中，“已分配值”是系統(tǒng)根據(jù)不同的系統(tǒng)配置和項目中提交和發(fā)生的費用計算所得?！耙逊峙渲怠蓖ǔ？梢杂身椖肯到y(tǒng)的成本報表查看。然而，在報表中的"已分配值"也很有可能與可用性控制的值不同，因為報表的邏輯與可用性控制的邏輯并不完全相同。只有在預(yù)算相關(guān)的事務(wù)（CJ30，CJ31，CJ32，CJ32等命令）中顯示的已分配值才是準(zhǔn)確的，在后臺的配置會影響如何計算項目成本。

在實施過程中，“已分配值”、“承諾”、“計劃總計”等很多概念容易混淆。以下是常見概念的解釋：

當(dāng)前預(yù)算：當(dāng)前已編制錄入的總預(yù)算值（CJ30所輸入的預(yù)算值）。

下達預(yù)算：已下達（批準(zhǔn)）的預(yù)算值（CJ32所錄入的預(yù)算值）。

已分配的預(yù)算：已下達預(yù)算中，已被分配給下層WBS的預(yù)算值。

可分配的預(yù)算：已下達的預(yù)算中還沒分配給下層的預(yù)算值（還可以繼續(xù)分配或耗用）。

實際成本：項目上實際發(fā)生的成本（包括以實際記賬的成本費用和項目庫存金額）。

承諾：是將要消耗預(yù)算，但還沒有實際發(fā)生的成本，即已經(jīng)占用預(yù)算（包括采購申請和采購訂單）。

計劃總計：是年度或者全面計劃的編制值，可以包括現(xiàn)有單位成本的核算或成本要素計劃的編制值。在項目成本計劃中，計劃總計還包括所有訂單的計劃總計、分配到選定WBS要素的網(wǎng)絡(luò)總計和屬于該總計的總計。

累積的：是當(dāng)前年度已下達的預(yù)算值（有按年度分解預(yù)算的時候才有）。

剩余的：是指總預(yù)算-當(dāng)前年度的預(yù)算值。

2.2 預(yù)算編制方式

對于項目的預(yù)算管理方式是項目制而非年度制的企業(yè)，通常只需對項目進行整體預(yù)算編制即可，而無需對項目進行年度預(yù)算編制。在編制預(yù)算和下達預(yù)算時盡量選擇不含稅的金額進行錄入編制，在保存編制預(yù)算的結(jié)果或下達預(yù)算的結(jié)果時，盡量別遺漏對保存憑證的備注編輯，如果不對憑證號進行備注編輯的話，未來進行查詢預(yù)算不同憑證時很容易忘記當(dāng)時為什么要變更或創(chuàng)建。

2.3 預(yù)算補錄

另外，在SAP上線初期，由于很多早期項目并未進行預(yù)算管理，加上導(dǎo)入時間倉促，造成很多早期項目的總預(yù)算為0，而成本卻如實存在，造成了項目成本倒掛，這些都需要后期進行補錄預(yù)算，而在補錄預(yù)算時，我們應(yīng)該對編制部分和下達部分都要進行補錄操作而不能遺漏。

3 變更項目狀態(tài)

當(dāng)項目創(chuàng)建完畢后，必須更改項目狀態(tài)。在項目構(gòu)造器界面右側(cè)有個狀態(tài)欄，里面有系統(tǒng)狀態(tài)和用戶狀態(tài)。系統(tǒng)狀態(tài)為CRTD表示系統(tǒng)現(xiàn)處于建立狀態(tài)，在此狀態(tài)下系統(tǒng)中的各業(yè)務(wù)操作均為計劃，并未實際開始執(zhí)行。用戶狀態(tài)為項目立項階段，此狀態(tài)表明項目處在立項的階段。系統(tǒng)狀態(tài)要及時變更，用戶狀態(tài)也建議及時變更。當(dāng)項目凍結(jié)或完成時也需要技術(shù)變更技術(shù)狀態(tài)，只有變更后系統(tǒng)才會禁止繼續(xù)錄入成本。

4 物料采購申請

SAP-PS模塊中的采購申請是在項目構(gòu)造器里對物料的申請進行逐條錄入，保存后然后下達，最終形成采購申請?zhí)?，但是有時會下達不了而無法形成采購申請?zhí)?。此時界面出現(xiàn)黃色告警信息提示預(yù)算即將消耗完畢，此時只要按回車鍵就可以直接跳過該提示，如果不按回車鍵是無法保存的，該采購申請也無法下達。還有種可能是錄入的數(shù)據(jù)不完整，如工廠代碼、組織結(jié)構(gòu)、物料視圖等缺失而導(dǎo)致無法下達。

5 服務(wù)采購申請

5.1 服務(wù)類型選擇

服務(wù)采購申請時容易選錯服務(wù)類型，在工程項目中服務(wù)的類型主要有PS-系統(tǒng)集成服務(wù)和PS-工程服務(wù)，這兩種服務(wù)的決算方式在財務(wù)模塊是有很大區(qū)別的，如果選錯了就得從財務(wù)模塊一直沖銷到項目模塊進行重新操作。通常情況服務(wù)的類型由該項目的立項類型決定，有時會有特殊的情況，則需要與財務(wù)部門進行核實后再慎重選擇服務(wù)類型。

5.2 服務(wù)申請?zhí)顚?/p>

除了要選擇正確的服務(wù)類型外，服務(wù)的數(shù)量和總價也必須得填寫，因為在SAP中的數(shù)量可以識別到小數(shù)點后三位，而總價卻只能識別到小數(shù)點后兩位，當(dāng)金額較大時，如果正常填寫方式會造成總金額有誤差，所以在這里建議數(shù)量填寫合同總價，總價填寫合同數(shù)量。

6 結(jié)語

SAP-PS系統(tǒng)對項目管理的規(guī)范性、透明度和時效性大大提高。無論是項目的范圍管理、成本管理、還是采購管理，在SAP-PS系統(tǒng)的支持下，項目范圍管理變得更嚴(yán)謹(jǐn)，成本管理更精確及時。采購管理實現(xiàn)真正“背靠背”的合同管理，降低了項目風(fēng)險。

但是在應(yīng)用SAP-PS模塊時我們不能只是拿來主義，將國外的經(jīng)驗或制造業(yè)企業(yè)的經(jīng)驗?zāi)脕砩嵊蔡?，我們?yīng)該一方面因地制宜的選擇適合自身應(yīng)用，摒棄不適合自己的部分。另一方面，用其他的專業(yè)的項目管理系統(tǒng)結(jié)合SAP-PS系統(tǒng)來完善整個公司的ERP信息化之路。

參考文獻

[1] 陶宇亮，何厚存.SAP/PS系統(tǒng)在移動通信工程項目管理中的作用[J].通信企業(yè)管理，2006（11）：71-73.

[2] 張永祿.淺析SAP/PS與移動通信項目管理的關(guān)系[J].科技信息：學(xué)術(shù)研究，2007（13）：171.