絲綢檔案整理辦法的探索與實(shí)踐

周玲鳳

【摘要】檔案整理工作是檔案利用、開發(fā)，發(fā)揮檔案作用的一項(xiàng)前提條件，是整個(gè)檔案工作中重要的基本建設(shè)。因此筆者根據(jù)工作實(shí)踐，從征集絲綢檔案的來源、館藏現(xiàn)狀、絲綢檔案的特殊性及制定絲綢檔案整理辦法的必要性、意義等多方面來闡述，總結(jié)了絲綢檔案整理的辦法，以便絲綢檔案更好地管理利用。

【關(guān)鍵詞】絲綢檔案;整理辦法;探索實(shí)踐

檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，如何做到最大限度地發(fā)揮檔案作用整理好檔案是關(guān)鍵。蘇州中國絲綢檔案館（簡稱“中絲館”）的籌建不僅符合了新形勢下檔案專業(yè)化管理的發(fā)展趨勢，更發(fā)揮了絲綢檔案及其文化的獨(dú)特優(yōu)勢。“中絲館”自2013年開始，絲綢檔案征集工作面向全國，征集的絲綢檔案數(shù)量日益增加，絲綢檔案得到了很好的保護(hù)、利用、研究和教育宣傳。如何合理化管理，規(guī)范整理多樣化的絲綢檔案，成為目前絲綢檔案整理的重中之重。結(jié)合近幾年工作實(shí)踐，筆者就絲綢檔案的規(guī)范整理進(jìn)行了一些針對性的探索和研究。

一、絲綢檔案的來源及內(nèi)涵

絲綢檔案是絲綢歷史發(fā)展過程中，直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的真實(shí)歷史紀(jì)錄。中國是絲綢的發(fā)源地，也是世界絲綢生產(chǎn)的主要產(chǎn)區(qū)，早在5000多年前，勤勞智慧的中國人民就已經(jīng)采桑、養(yǎng)蠶、繅絲和織綢了。幾千年來，從事絲綢業(yè)的勞動(dòng)人民、專家學(xué)者留下了大量反映各個(gè)歷史時(shí)期絲綢文化的傳承與發(fā)展、具有較大歷史價(jià)值和典型代表性的絲綢檔案史料及實(shí)物。尤其是新中國成立后，全國的絲綢企業(yè)發(fā)展蒸蒸日上，留下大量的企業(yè)檔案，包括企業(yè)文書檔案（生產(chǎn)、管理、經(jīng)營等檔案）、科技檔案（產(chǎn)品檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、科研檔案等）、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案以及與絲綢有關(guān)的史料、遺跡、名人、書籍、手稿、照片、錄音、錄像檔案等。這些前人留下的文獻(xiàn)資料是與絲綢有關(guān)的歷史發(fā)展的真實(shí)記錄。

二、中絲館職能及館藏現(xiàn)狀

建設(shè)中的中國絲綢檔案館是國內(nèi)首家和唯一一家專門的絲綢檔案館，肩負(fù)著對絲綢檔案進(jìn)行收集、接收、整理、保管并提供利用和進(jìn)行研究的重要職責(zé)。目前館藏主要有兩部分，一部分是20世紀(jì)末國有（集體）產(chǎn)權(quán)制度改革，蘇州市工商檔案管理中心接收保管東吳絲織廠、振亞絲織廠、光明絲織廠、新蘇絲織廠及蘇州其他大大小小的絲綢廠的各類檔案共計(jì)200多萬卷，這些絲綢檔案是近百年來蘇州絲綢企業(yè)在技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)管理、營銷貿(mào)易、對外交流中直接形成的。另外一部分是自2013年7月中絲館籌建以來，向全國各省市征集的反映各地區(qū)各時(shí)期有代表性的、有特色的絲綢史料和實(shí)物以及各類絲綢非遺傳承人的代表作品和個(gè)人資料，目前總共有2萬余件。

三、制定絲綢檔案整理辦法的必要性、意義

檔案整理是檔案管理工作中的關(guān)鍵一環(huán)，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科技快速發(fā)展的今天，如何跟上時(shí)代的腳步，是需要認(rèn)真思考的問題。中絲館現(xiàn)有館藏檔案資源，主要是由蘇州市工商檔案管理中心所接收的原蘇州市屬國有（集體）絲綢企業(yè)移交的企業(yè)檔案和近幾年在國內(nèi)各地征集的絲綢檔案所組成。其分類和全宗的設(shè)置，是蘇州市工商檔案管理中心，依據(jù)特定時(shí)期管理企業(yè)檔案的需要而設(shè)置的。隨著館藏檔案資源建設(shè)的加快推進(jìn)，絲綢檔案類別的逐步增加，原有整理辦法已經(jīng)難以滿足絲綢檔案管理的需要，矛盾日益突出，因此摸索一套專門的絲綢檔案整理辦法來適應(yīng)專門絲綢檔案館檔案的管理刻不容緩。

四、館藏絲綢檔案的特點(diǎn)及整理辦法

中國絲綢檔案館作為絲綢專門檔案館，目前擁有相對較豐富、品種齊全的絲綢檔案，傳統(tǒng)的整理方法遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代高節(jié)奏的查閱、使用等許多領(lǐng)域，合理科學(xué)地整理這些絲綢檔案是我們目前的首要任務(wù)。

（一）紙質(zhì)史料。中國絲綢檔案館作為專門的檔案館，在征集檔案時(shí)通常以史料為主，也就是圍繞絲綢歷史發(fā)展的脈落，針對相關(guān)的反映絲綢歷史、文化、產(chǎn)業(yè)等多方面的記載進(jìn)行收集。紙質(zhì)史料主要包括三部分：一是文書檔案，即由機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等，這里主要是指與絲綢相關(guān)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位。二是各類絲綢書籍、絲綢名人手稿、宣傳資料等等。三是絲綢名人的題詞、書畫和畫冊等等。紙質(zhì)檔案最大的特點(diǎn)是數(shù)量多內(nèi)容豐富，涉及面廣，而且形式多樣化，尤其是絲綢名人的題詞及書畫類，為查找時(shí)可以精確到每件，乃至到每一張、每一頁。因此在整理這類檔案須按以下三點(diǎn)來進(jìn)行：1.整理此類檔案目前以“件”為單位來進(jìn)行。2.整理的步驟大致可分為：裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒。3.文書案件的每頁都需要蓋上頁碼章。具體參照蘇州市《歸檔文件整理規(guī)則》。

（二）絲綢實(shí)物。中國有著幾千年的絲綢歷史，前人留下了大量珍貴的絲織實(shí)物。其中包括絲綢各個(gè)種類的絲織物，主要是綾、羅、綢、緞等生活用品、裝飾品、繡品等。根據(jù)目前征集實(shí)物的情況，這類實(shí)物整理時(shí)亦可分成小類，主要有：絲綢樣本、殘片;絲織品等。1.絲綢樣本、殘片等。（1）有名稱：直接命名，拍照留底，對物品進(jìn)行適當(dāng)清潔處理。例如熨燙，稍作整理填寫相應(yīng)的全宗號(hào)，貼標(biāo)簽（方法同上）。對于年代較近的絲織物，若產(chǎn)品仍留有紙質(zhì)標(biāo)簽的，在紙質(zhì)標(biāo)簽上粘貼標(biāo)簽（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)）;若絲織物年代久遠(yuǎn)，破損嚴(yán)重將其把物品平鋪放入自封袋中，在自封袋內(nèi)左下角貼上標(biāo)簽（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)）。盡量做到所有的織物裝入檔案盒，盒上的全宗號(hào)同盒內(nèi)織物保持一致，輸入目錄。（2）沒有名稱：對于沒有命名的絲織物，需由專家鑒定后命名，之后參照有名稱絲綢物品整理辦法。2.絲織成品。（1）對于已有包裝盒的絲織物品，先進(jìn)行大小分類，做到基本整齊，再在包裝盒外貼上標(biāo)簽（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)），包裝盒內(nèi)的絲織物品同樣貼上標(biāo)簽（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)），最后輸入目錄。（2）對于裝裱物品，在物品背面左下角貼標(biāo)簽（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)），鑒于裝裱物品，大都為易損、易碎物品，在物品表面包裹塑料泡沫紙，以防破碎，包裹好后，用白紙寫好標(biāo)簽（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)）張貼在外，有利于區(qū)分、查找，最后輸入目錄。（3）對于未裝裱也無包裝盒的絲織物品就進(jìn)行常規(guī)的清理、熨燙、貼上標(biāo)簽（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)），裝盒，最后輸入目錄。

（三）生產(chǎn)絲綢的器具。絲綢是一種紡織品，用蠶絲通過媒介進(jìn)行編織、織造出來的織物，通常生產(chǎn)絲綢的這些工具形式多樣，大小不一，作用各異。如漳緞機(jī)、宋錦機(jī)，都是超大型的實(shí)物，征集回館后基本是不常搬動(dòng)的，在整理的時(shí)候可以和小的實(shí)物器具如：梭子、籰頭、紡車等等分開進(jìn)行整理，入庫后直接在織機(jī)上帖上相應(yīng)的標(biāo)簽即可。1.在不損壞器具的同時(shí)，盡可能清理干凈該物品。2.在不破壞檔案的情況下，將標(biāo)簽（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案號(hào)）貼在物品背面。若實(shí)物檔案太小不可粘貼全宗號(hào)的，把物品放在自封袋中，全宗號(hào)貼在自封袋內(nèi)左下角。3.裝盒給號(hào)，貼標(biāo)簽。4.輸入目錄（目錄輸入時(shí)應(yīng)當(dāng)把該件物品信息詳細(xì)輸入）。

（四）大型物件（如：織機(jī)、地屏、大鏡框等）。大型物件按“件”整理，整理時(shí)將標(biāo)簽（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)）貼于不影響展示的位置。易碎物品需要用塑料泡沫包裹，防止破損。

（五）重復(fù)件的整理。1.單個(gè)捐贈(zèng)者捐贈(zèng)多件相同物品（物品有兩個(gè)或兩個(gè)以上），所有物品給相同全宗目錄號(hào)，在目錄輸入時(shí)備注物品的數(shù)量，裝盒時(shí)盡量裝入同一個(gè)檔案盒，集中保管。2.多個(gè)捐贈(zèng)者捐贈(zèng)相同物品（兩個(gè)或兩個(gè)以上），分別給全宗目錄號(hào)。