中職學(xué)校檔案管理工作存在的問題研究

趙吉鵬

摘要：中職學(xué)校檔案是各大中職學(xué)校在教學(xué)、教研、科研、管理和其他方面的學(xué)?；顒又芯哂幸欢▋r值和保存意義的工作記錄。中職學(xué)校檔案也屬于檔案的一種，但它又是特殊的一種。中職學(xué)校檔案管理工作關(guān)系到學(xué)校、全體師生的利益，是學(xué)校中的重要工作之一。本文主要地分析了中職學(xué)校檔案管理工作存在的問題并給出了一些改進(jìn)的建議。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校 檔案管理 管理工作方法

如今的階段，國家不斷加大、加深對教育的改革，對職業(yè)教育的改革是其中的重點之一，在中職學(xué)校教育改革的過程中，中職學(xué)校檔案管理工作成為備受關(guān)注的一個特別對象。社會在不停發(fā)展，時代在不斷進(jìn)步，中職學(xué)校對檔案管理工作的要求自然要變高，要跟得上時代的步伐。中職學(xué)校檔案管理工作能否做好直接決定了中職學(xué)校的檔案是否可以被很好地開發(fā)利用、是否能很好地服務(wù)師生，但是，國內(nèi)的中職學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀不容樂觀，存在或大或小的問題，為了更好地解決這些問題，下文做出了一些對現(xiàn)狀的分析和工作建議。

一、對現(xiàn)狀的分析

（一）對檔案的不重視

目前，大多數(shù)的學(xué)校檔案工作人員還是對檔案的重要性質(zhì)把握不清楚，他們認(rèn)為檔案只是很普通的、可以記流水賬的本子，最重要的還是實際的工作。首先就是因為對檔案知識了解的不夠、不過關(guān)，然后他們對檔案工作逐漸產(chǎn)生了怠慢的心理，工作人員對檔案的管理能力逐漸退化，會經(jīng)常出現(xiàn)大大小小的問題。如：相關(guān)資料的圖表不完整、許多資料上的術(shù)語偏向套路化，極大地降低了可信度等。從上級的角度來看，檔案工作只是作為一項基礎(chǔ)管理工作，不能直接帶來經(jīng)濟(jì)上的效益，領(lǐng)導(dǎo)自然不會去重視，再加上學(xué)校工作本來就繁雜，這項基礎(chǔ)工作也自然地在領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的眼前“消失”。

（二）工作人員的整體素質(zhì)不夠高

當(dāng)前，做中職學(xué)校檔案管理工作的工作人員有的是學(xué)習(xí)臨時分配的，有的是做兼職的，有的是別的學(xué)校派來交流工作的。總之，他們的整體素質(zhì)不夠高，這就解釋了為什么他們工作態(tài)度不端正等問題。按正常的標(biāo)準(zhǔn)來看，中職學(xué)校的檔案管理工作人員必須有一定的文化水平和最基本的政治素養(yǎng)，必須具備檔案管理的工作能力。然而，上述的中職學(xué)校檔案管理工作人員大多都達(dá)不到這樣的標(biāo)準(zhǔn)，甚至有些管理人員完全缺乏對檔案的收集、保管和利用意識，純粹在“混”工作，白領(lǐng)工資，態(tài)度惡劣。

（三）缺乏相關(guān)的管理制度

由于種種原因，大多數(shù)的中職學(xué)校仍然沒有建立相關(guān)的檔案管理制度。要知道，制度是工作的依據(jù)，沒有檔案管理制度和相關(guān)條例，檔案管理工作不可能很好地進(jìn)行下去。沒有對檔案的保管做出要求，可能會造成檔案損壞和遺失等后果。

（四）檔案管理的信息化水平低

大多中職學(xué)校檔案管理的信息化水平低，主要原因是資金不充足，硬件設(shè)施跟不上。硬件設(shè)施跟不上，就沒辦法建立相對完善的管理系統(tǒng)，沒有完善的信息管理系統(tǒng)，就沒辦法提高檔案管理的的工作效率，中職學(xué)校的檔案管理工作的質(zhì)量也就變低了。

二、相關(guān)建議

（一）提高工作人員的素質(zhì)

提高工作人員的素質(zhì)要從提高他們的認(rèn)識開始，可以通過定期的宣傳、鼓勵式的教育手段和一定的獎懲制度來先解決燃眉之急，然后再通過更深層次的教育管理從根本上提高他們的素質(zhì)，達(dá)到讓他們能自覺根據(jù)《檔案人員職業(yè)道德》來規(guī)范自身行為的目的。

（二）建立相關(guān)的檔案管理制度

建立相關(guān)的檔案管理制度的重要性已不用再提。如果有一個專門的管理機構(gòu)，建立相關(guān)的檔案管理制度會變得輕松很多。學(xué)校里應(yīng)該以各級為單位，成立一個專門的檔案管理事務(wù)處理中心，從每一個辦公室里都要抽調(diào)檔案負(fù)責(zé)員，專門監(jiān)察檔案管理工作，并建立工作效績考評機制，設(shè)立成條例的考評指標(biāo)，制定相應(yīng)的獎懲措施，促使檔案管理工作做得更好。

（三）督促工作人員加強對資料的整合力度

學(xué)校應(yīng)該督促工作人員對資料的整合力度。工作人員在將文件資料收集完成后，應(yīng)該第一時間按文件資料的類別、時間來分類，分類的時候可以進(jìn)行標(biāo)記、貼上檔案號，然后再載入檔案管理系統(tǒng)（有了相對完善的管理系統(tǒng)之后），方便查找工作。另外，對不同類型的文件資料，應(yīng)該有不同的處理方式，避免混淆。對學(xué)生資料的處理，要有勤快的習(xí)慣；對教職人員資料的處理，要有專門的檔案負(fù)責(zé)員負(fù)責(zé)。

（四）加強硬件設(shè)施的建設(shè)

要加強檔案室硬件的建設(shè)，學(xué)習(xí)方面應(yīng)該引起領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視，獲得相應(yīng)的資金。解決資金問題后，就可以開展相應(yīng)的工作了。在專門的檔案工作室里，應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備、檔案防御設(shè)備，從而讓檔案管理工作變得安全、高效。

三、結(jié)語

在中職學(xué)校檔案管理的工作問題的解決上，由于種種原因，國內(nèi)多數(shù)中職學(xué)校都做得不夠理想。國內(nèi)中職學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀大致可以分為上下級對檔案的不重視、工作人員的整體素質(zhì)不夠高、缺乏相關(guān)的管理制度和檔案管理的信息化水平低四種類型。只有對癥下藥，才能從根本上解決問題。國內(nèi)中職學(xué)校檔案管理的工作的進(jìn)步雖然有目共睹，但還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

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（作者單位：甘肅省甘南藏族自治州師范學(xué)校）endprint