淺析如何做好醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作

田潔

摘 要：醫(yī)院文書(shū)檔案主要工作內(nèi)容是整理文件、收集資料、立卷、歸納等等，避免重要文檔丟失，泄露病人的個(gè)人隱私，便會(huì)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。因此，做好醫(yī)院文書(shū)檔案工作非常重要，這就需要管理人員在工作中認(rèn)真檢查和整理，還可以運(yùn)用信息技術(shù)，高效分類各種文檔，提高文書(shū)檔案管理工作的效率，對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 文書(shū)檔案 管理工作

中圖分類號(hào)：R197.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）07（c）-0137-02

醫(yī)院在長(zhǎng)期發(fā)展的過(guò)程中會(huì)留下很多文書(shū)檔案，其中包括很多珍貴的資料，以便于日后核對(duì)和參考，為了保存這些寶貴的財(cái)務(wù)，必須要落實(shí)完善的醫(yī)院文書(shū)檔案管理制度，從而按照規(guī)定，要求管理人根據(jù)不同的資料進(jìn)行分類保存，還應(yīng)學(xué)會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)，快速整理歸類文書(shū)檔案，不僅創(chuàng)新和改變了傳統(tǒng)的管理模式，還有利于做好醫(yī)院文書(shū)檔案工作。

1 以往醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 文書(shū)檔案管理機(jī)制不完善

以往醫(yī)院文書(shū)檔案管理機(jī)制不完善不具體，沒(méi)有指出相關(guān)的管理規(guī)定，致使監(jiān)管不嚴(yán)格不到位，難以增強(qiáng)約束力，進(jìn)而出現(xiàn)懶散、怠慢的工作情緒，致使文書(shū)檔案整理不齊全，經(jīng)常遺忘整理資料，導(dǎo)致很多檔案沒(méi)有得到妥善的保管，從而在查找文書(shū)時(shí)，發(fā)現(xiàn)重要檔案丟失，沒(méi)有可供參考的資料，無(wú)法查找到真實(shí)的信息，可見(jiàn)由于管理機(jī)制不健全，不僅降低文書(shū)檔案的嚴(yán)密性，還給醫(yī)院造成損失。使很多重要的文書(shū)被泄露，不能確保檔案具有完整性和保密性。歸根到底在于管理工作中沒(méi)有落實(shí)嚴(yán)格的規(guī)章制度，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，沒(méi)有立即處罰，難以確保檔案嚴(yán)密、完整，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)文書(shū)封面標(biāo)注的信息和時(shí)間不準(zhǔn)確，出現(xiàn)隨意涂改的現(xiàn)象，表明在未經(jīng)允許的情況下，文書(shū)檔案被隨便批注，體現(xiàn)出管理不全面，沒(méi)有做到全方位地監(jiān)管，使患者病例被盜取，無(wú)法保護(hù)患者個(gè)人信息，不利于促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。

1.2 文書(shū)檔案管理意識(shí)淡薄

文書(shū)檔案之所以經(jīng)常出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，主要原因之一就是人為因素，主要體現(xiàn)在管理意識(shí)淡薄，沒(méi)有意識(shí)到加強(qiáng)管理文書(shū)檔案的重要性，從而在工作中過(guò)于注重完成工作量，一味地追趕時(shí)間，逐漸加快工作進(jìn)度，進(jìn)而導(dǎo)致文書(shū)檔案擺放混亂，很多不同的文書(shū)保管在一起，在借閱時(shí)難以快速找到所需的檔案，便會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間，表明對(duì)文書(shū)檔案管理工作不夠重視，從而在管理中過(guò)于注重走形式，沒(méi)有按照規(guī)定整理文書(shū)，很多資料、檔案隨處丟放，導(dǎo)致重要文件丟失，當(dāng)急需核對(duì)信息時(shí)，無(wú)法找到相應(yīng)的檔案，無(wú)法掌握患者就醫(yī)記錄，不清楚病人病例，給臨床治療帶來(lái)阻礙，充分體現(xiàn)出由于缺乏管理意識(shí)，使珍貴的文書(shū)檔案沒(méi)能保存下來(lái)，便會(huì)發(fā)現(xiàn)各種資料不齊全，而且，許多文件上沒(méi)有標(biāo)注具體的時(shí)間，不能確定文書(shū)檔案記錄的內(nèi)容是否真實(shí)，不清楚文件資料屬于哪個(gè)科室，勢(shì)必會(huì)阻礙醫(yī)院發(fā)展。

1.3 管理方式比較落后

早期，文書(shū)檔案管理人員在短時(shí)間內(nèi)，無(wú)法快速整理文件，歸檔高效不高，不利于提高管理檔案的時(shí)效性，表明管理方式比較落后，不能快速歸類諸多的資料，繁重的工作量，在指定的時(shí)間內(nèi)無(wú)法完成，給管理人員施加了工作壓力，為了滿足要求，經(jīng)常加班分類檔案。在疲勞的狀態(tài)下工作，很容易出差錯(cuò)，致使同種類別的檔案中有其他資料，當(dāng)借閱材料和文件時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)病例不切合實(shí)際，不符合具體情況，需再次查找，不僅浪費(fèi)時(shí)間，還耽誤核對(duì)信息。由此可知，由于管理方式不先進(jìn)，就不可避免地出現(xiàn)檔案分類不準(zhǔn)確，整理效率較低的現(xiàn)象。而且，需要諸多的人力，才能統(tǒng)一歸檔，漸漸地增加勞動(dòng)強(qiáng)度，為了改變這一現(xiàn)狀，以下文章提出了運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，便可解決存在的問(wèn)題。

2 做好醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的對(duì)策

2.1 建立健全檔案管理制度

當(dāng)前，醫(yī)院要重視建立健全檔案管理制度，主要的內(nèi)容可分為以下幾點(diǎn)：第一，根據(jù)文書(shū)檔案的種類，分為多種類型的資料，將同一類別的檔案存放在一起，按照時(shí)間的先后順序，在封皮上寫(xiě)上具體的年月日，歸類整理齊全后，在保管表格上簽字，以此明確負(fù)責(zé)管理文書(shū)的人員，促使管理人員明確工作職責(zé)，充分意識(shí)到管理不當(dāng)，容易造成文書(shū)丟失，需接受處罰、承擔(dān)責(zé)任，逐漸增強(qiáng)責(zé)任，盡職盡責(zé)做好文書(shū)檔案工作，管理過(guò)程中時(shí)刻遵守規(guī)定，有利于加大管理力度，避免出現(xiàn)文書(shū)檔案被盜取的現(xiàn)象。第二，當(dāng)醫(yī)務(wù)人員需借閱文書(shū)檔案時(shí)，需經(jīng)過(guò)院長(zhǎng)允許，出示相應(yīng)的證明，才能查找檔案，進(jìn)而獲取所需的信息，要求醫(yī)務(wù)人員必須要遵守保密協(xié)議，自覺(jué)保密患者的個(gè)人信息和病例，對(duì)于在借閱過(guò)程中發(fā)現(xiàn)隨意破壞文書(shū)檔案的現(xiàn)象，予以嚴(yán)厲的處罰。管理機(jī)制中明確提出必須要保存珍貴的檔案，因而，如有損壞立即根據(jù)情節(jié)提出警告或者給予處罰，方可做好文書(shū)檔案管理工作。

2.2 加強(qiáng)檢查，增強(qiáng)檔案管意識(shí)

現(xiàn)階段，在開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作時(shí)，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)加強(qiáng)檢查，充分了解各種文件、資料、檔案是否齊全，有無(wú)丟失現(xiàn)象，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)文書(shū)檔案保管不當(dāng)，立即處罰相關(guān)的管理人員，達(dá)到警示的目的，逐漸增強(qiáng)管理人員的責(zé)任感和管理意識(shí)，管理工作中更加細(xì)心、認(rèn)真、負(fù)責(zé)，自覺(jué)主動(dòng)按照規(guī)定和要求，分類整理諸多的文書(shū)檔案，以便于日后查閱?？梢?jiàn)醫(yī)院加強(qiáng)檢查非常重要，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，盡快追究其責(zé)任，予以處罰，對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的人員便可辭退，警示檔案管理人員做好本職工作，進(jìn)而在管理功過(guò)程中發(fā)揮出主動(dòng)性和積極性，仔細(xì)核對(duì)各類檔案的信息，依據(jù)不同的類型，保存在不同的位置，方便醫(yī)務(wù)人員查找，當(dāng)查閱檔案時(shí)，快速找到所需的信息和資料，全面掌握病人的基本信息，盡早做出判斷，以免出現(xiàn)誤診的情況，就會(huì)影響醫(yī)院的形象，為了避免出現(xiàn)這種情況，嚴(yán)格檢查文書(shū)檔案是否保存妥當(dāng)十分重要，這樣才能從根本上杜絕出現(xiàn)檔案丟失的問(wèn)題，推動(dòng)醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展。

2.3 運(yùn)用信息技術(shù)，高效整理文書(shū)檔案

現(xiàn)如今，科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，推出了信息技術(shù)，廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，醫(yī)院在發(fā)展的過(guò)程中要做到與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，從而積極引入先進(jìn)的信息技術(shù)，從而用于管理文書(shū)檔案，管理人員借助信息技術(shù)，快速檢索檔案的信息，依據(jù)時(shí)間、類型整理和歸檔，準(zhǔn)確地分類保管各種文書(shū)檔案，避免出錯(cuò)。可見(jiàn)運(yùn)用信息技術(shù)，使檔案管理工作高效進(jìn)行，不僅減輕了負(fù)擔(dān)，還方便整理多種檔案，為管理人員提供了便利。因此，管理過(guò)程中發(fā)揮出信息技術(shù)的作用和優(yōu)勢(shì)，隨時(shí)在計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞，就可以掌握檔案的具體時(shí)間、詳細(xì)的內(nèi)容及、立卷日期等等，結(jié)合檢索得知的信息和自己對(duì)檔案的理解，操作計(jì)算機(jī)根據(jù)不同的文書(shū)檔案，整理在指定的文件夾中，方便日后借閱和查找。也可以依據(jù)文書(shū)檔案的類型，運(yùn)用信息技術(shù)，建立不同的數(shù)據(jù)庫(kù)，輸入動(dòng)態(tài)密碼即可查找，充分體現(xiàn)出應(yīng)用信息技術(shù)，管理文書(shū)檔案更加便捷，改變了傳統(tǒng)的管理方式，進(jìn)一步提高文書(shū)檔案工作的時(shí)效性。

3 結(jié)語(yǔ)

綜述，醫(yī)院文書(shū)檔案工作中要注重完善管理制度，從而按照規(guī)定和要求，規(guī)范化地整理各種文書(shū)檔案，在管理過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)保存不當(dāng)，使重要資料丟失，需承擔(dān)責(zé)任和后果，還應(yīng)予以嚴(yán)厲的處罰，警示管理人員認(rèn)真做好本職工作，嚴(yán)格遵守管理規(guī)定，認(rèn)真歸檔、分類、篩選等等，有效提高醫(yī)院文書(shū)檔案的保密性，使檔案為臨床治療提供參考資料，推動(dòng)醫(yī)院建設(shè)，促進(jìn)醫(yī)院長(zhǎng)久、穩(wěn)定地發(fā)展。

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