新常態(tài)下企業(yè)人事檔案新思路
——以信息化促發(fā)展

楊 麗

(靖遠煤電股份有限公司，甘肅 靖遠 730913)

隨著社會主義市場經(jīng)濟改革的不斷深入，我國在社會、經(jīng)濟發(fā)展都進入了一個新常態(tài)發(fā)展階段，傳統(tǒng)的企業(yè)人事科變革為現(xiàn)代的人力資源管理部，工作任務(wù)從單一的人事管理轉(zhuǎn)變?yōu)榧芾?、培?xùn)、激勵等為一體的綜合化管理，作為其重要組成部分的人事檔案管理也出現(xiàn)了傳統(tǒng)的檔案管理模式和現(xiàn)代企業(yè)管理方式之間的不適應(yīng)問題，這就要求我們要與時俱進，對比時代要求，搶抓改革機遇，找到一條適合新常態(tài)下企業(yè)人事檔案工作新思路。以我所在的靖遠煤電集團為例，認真分析具體工作中存在的問題，結(jié)合實際條件，找到新的工作方法。

煤炭行業(yè)作為關(guān)系到國計民生的勞動密集型行業(yè)，其管理模式的變化一直是國企改革的縮影，從上世紀六七十年代的“靖遠礦務(wù)局”到本世紀初股份制改革后的“靖遠煤業(yè)公司”，直到現(xiàn)在的上市公司“靖遠煤電集團公司”，企業(yè)形式的不斷變化使得其人力資源及其人事檔案管理也出現(xiàn)了一些新的問題。

一、歷史材料不完整

在一些干部提拔任用或者到齡退休時需要完整的檔案資料辦理相關(guān)手續(xù)，有些人員由于檔案材料不夠完整無法辦理，這時就需要本人去原單位補充相關(guān)材料，但隨著企業(yè)的改制和原單位的整合變化，有些單位甚至都已經(jīng)不存在了，有些因檔案不連續(xù)，工齡間斷，無法正常計算相應(yīng)的福利待遇，也與企業(yè)處理勞動糾紛等問題埋下隱患，隨著時間的推移，這樣的問題會變得更多。我們可以分兩步解決這一問題，首先應(yīng)該補全歷史資料，嚴格按照檔案管理相關(guān)文件的規(guī)定，組織檔案管理人員做一次專項核查，對所有人員的檔案逐一檢查規(guī)范，建立臺賬，通知本人缺什么補什么，即補全舊賬；另外要形成長效的計劃和制度，每年底或季末統(tǒng)一由相關(guān)部門向檔案室提供存檔文件，由檔案管理人員及時裝入相關(guān)人員檔案，不欠新賬。

二、檔案內(nèi)容不全面

新時期對檔案內(nèi)容要有新的變化與要求，傳統(tǒng)人事檔案記載個人履歷，社會關(guān)系，政治面貌，工資調(diào)整等基本情況的內(nèi)容較多，反映個人工作能力，技術(shù)特長，經(jīng)濟收入等方面內(nèi)容較少，不能全面反映個人綜合素質(zhì)。

全面詳實的個人資料可以為人事部門提供最準確的參考，方便人力資源調(diào)配，保證人才的合理配置和合理使用。作為礦井開采企業(yè)的特點，隨著有些礦井資源的枯竭，需要井口閉坑，人員分流，科學(xué)詳細的人事檔案信息對于順利開展工作顯得尤為重要。

三、管理使用較落后

多年以來，人事檔案一直采用紙質(zhì)存放、人工管理模式，進行人事統(tǒng)計時全靠人力翻閱，存在工作量大、效率不高、統(tǒng)計不準、損毀原件等問題。

四、人員管理不專業(yè)

原有國有企業(yè)檔案工作是在主管機關(guān)檔案人員的指導(dǎo)下進行，所以現(xiàn)有國有企業(yè)檔案人員很少參加省、市、區(qū)檔案系統(tǒng)舉辦的專業(yè)知識培訓(xùn)，致使檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)及其工作方法、工作成效難以適應(yīng)新形勢下檔案管理的要求。個別國有企業(yè)檔案人員根本就沒有參加過檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，僅憑自身經(jīng)驗辦事，檔案管理沒有章法，缺乏科學(xué)有效地管理體制。

以上幾方面不協(xié)調(diào)因素在實際工作中已經(jīng)制約了檔案管理工作的發(fā)展，影響了向人事部門提供及時準確的人事檔案信息。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，經(jīng)濟水平的顯著提高，應(yīng)上級檔案管理部門要求，各單位都在加速推進人事檔案信息化建設(shè)，信息化對我們來說不僅是一種新的工作方式，而且是一個解決歷史問題的難得機遇。

(一)在檔案信息化過程中，不論是資料不完整的問題，還是內(nèi)容不全面的問題都可以在信息化的過程中補充完善，同時更加方便以后對信息的管理。檔案信息化不僅僅是要求將個人信息錄入電腦，有利于平時查閱時快速檢索，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)統(tǒng)計，更多的是要實現(xiàn)信息化的高級應(yīng)用，在實現(xiàn)數(shù)據(jù)化的過程中，要盡量滿足檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享，人事部門領(lǐng)導(dǎo)和各科室主管，各有自己的使用權(quán)限，根據(jù)工作需要調(diào)取與工作相關(guān)的內(nèi)容，這樣既可以提高工作效率，又滿足了檔案工作保密性的要求，不僅使查閱檔案更加高效、準確，而且可以更好的保護紙質(zhì)檔案，防止損壞、丟失原件等情形的發(fā)生。

(二)通過檔案信息化提高檔案管理人員素質(zhì)和水平。以前有些檔案管理人員是由行政管理人員兼職，工作性質(zhì)相當(dāng)于“檔案倉庫管理員”，不具備專業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)知識，隨著人事管理法治化進程的推進，對檔案管理人員個人素質(zhì)和水平提出了一定的要求，首先要求配備政治覺悟合格，工作作風(fēng)嚴謹?shù)膶I(yè)檔案管理人員，其次要通過積極參加各級檔案管理部門組織的各類專業(yè)培訓(xùn)，使檔案管理人員掌握現(xiàn)行標準的檔案管理方法，能夠熟練使用相關(guān)的檔案管理軟件，同時通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的熟練應(yīng)用，可以對一些學(xué)歷、論文等材料進行鑒別審核，增強檔案材料的真實可靠性。

人事檔案的信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，是企業(yè)管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。我們要借著檔案信息化建設(shè)的有利時機，完善檔案工作的硬件設(shè)備，提高檔案現(xiàn)代化管理能力，讓人事檔案更好地為人事部門的決策提供服務(wù)，進而為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力的人力資源服務(wù)。

[1]張海英.析新常態(tài)下的企業(yè)人事檔案管理工作[J].辦公自動化，2015(5).

[2]商晶.中共中央組織部辦公廳[S].干部人事檔案工作選編，2014(8).