檔案管理在醫(yī)院管理中的作用及實現途徑

文·郭學芹

一、檔案管理在醫(yī)院管理中的作用

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在管理﹑發(fā)展﹑改革等活動過程中形成的各項有保存價值的文字﹑圖表﹑圖像﹑音頻等資料的總和，是醫(yī)院發(fā)展變遷的記錄者和見證者，在醫(yī)院的發(fā)展中發(fā)揮著非常重要的地位，其作用也逐步滲透于醫(yī)院的管理決策﹑文化積淀﹑科學研究等方面，在醫(yī)院的管理中發(fā)揮著不可或缺的獨特價值。

（一）醫(yī)院檔案具有信息參考﹑數據支撐的作用

醫(yī)院檔案為醫(yī)院的改革和發(fā)展積累了最真實﹑可靠的第一手資料，也為醫(yī)院決策者提供有價值的數據和文字支撐，有效地促進了業(yè)務管理﹑技術水平﹑服務質量的逐步提升，也有效增強了醫(yī)院的核心競爭力和發(fā)展?jié)摿?。根據醫(yī)療活動中載體﹑性質不同，逐步形成了以科技檔案﹑病歷檔案﹑文書檔案﹑設備檔案﹑基建檔案﹑照片檔案等為主休的綜合檔案資料，并且每類檔案也在醫(yī)院管理中充分發(fā)揮著其各自的獨特作用，如利用文書檔案為醫(yī)院管理層提供管理決策的信息參考。檔案管理人員查找﹑調閱有關文書檔案，在充分熟悉醫(yī)院過去情況和現在狀況的基礎上，再對這些檔案資料進行分析﹑提煉﹑總結，形成對醫(yī)院發(fā)展有價值的參考信息，為醫(yī)院管理層制定出臺符合醫(yī)院發(fā)展實際的改革方案和管理措施提供資料；科技檔案是醫(yī)院開展科研工作的關鍵所在，為醫(yī)院醫(yī)﹑教﹑研工作提供真實﹑可靠﹑準確的資料，在科研成果的開發(fā)﹑推廣和利用中發(fā)揮不可替代的作用。

（二）醫(yī)院檔案具有提供依據和憑證的作用

檔案是最原始的第一手資料，檔案的本質屬性就在于其原始記錄性，其憑證作用是由檔案在形成過程及本質屬性所決定。比如，病歷檔案﹑出生醫(yī)學證明檔案﹑財務檔案﹑醫(yī)院設備采購合同等等均可為解決糾紛﹑爭議﹑證明真實性等提供憑證作用；在制定《醫(yī)院十三五發(fā)展規(guī)劃》過程中，對五年規(guī)劃大指標的預測，以及年度小指標的確立，都必須借助歷年檔案基礎信息﹑運用檔案的參考作用來幫助完成。正是這種不可替代的原始憑證作用，奠定了檔案在醫(yī)院管理中越來越重要的地位和作用。

（三）醫(yī)院檔案具有提升醫(yī)療工作質量的作用

病歷檔案是醫(yī)院醫(yī)療過程的原始記錄，也是醫(yī)院檔案的重要組成，它是臨床工作真實﹑系統(tǒng)的記錄，是評價和衡量醫(yī)院管理﹑醫(yī)療質量和技術水平的重要依據。加強病案管理﹑病案資源的積累和開發(fā)利用，可為臨床醫(yī)學研究奠定基礎，增強所獲結論的準確性，應在完成日?；A工作的同時，注重編制多種形式﹑多種途徑﹑方便利用的病案日報﹑階段性病案分類統(tǒng)計匯總以及特殊疑難病案匯編等資料信息，積極開發(fā)病案信息資源，真正為醫(yī)院的教學﹑科研和臨床工作的發(fā)展提供服，不斷提升醫(yī)院的管理質量。

（四）醫(yī)院檔案具有傳承醫(yī)院悠久歷史和深厚文化積淀的作用

積極向上的醫(yī)院文化是醫(yī)院的精神所在，是醫(yī)院幾代人共同理想信念﹑道德準則﹑行為規(guī)范的歷史積淀，院訓﹑醫(yī)院精神﹑服務理念和服務宗旨，也成為全體醫(yī)務人員的思想境界所應遵守﹑遵從的守則，也真正讓醫(yī)院文化在醫(yī)院發(fā)展中不斷深化和傳承。

二、實現檔案管理作用的有效途徑

通過對檔案在醫(yī)院管理中地位與作用的分析，筆者認為，為有效實現﹑更大發(fā)揮其作用，需從以下四方面加強改進。

（一）強化檔案意識

只有在意識上注重，才能在行動上體現。醫(yī)院領導的思想意識必須跟上時代發(fā)展的步伐，充分認識到檔案工作不但是醫(yī)院整個管理的重要組成部分，而且對領導決策有不可忽視的啟發(fā)和指導作用，應該把檔案管理不容置疑地納入重要議事日程；其次形成院科兩級檔案網絡，加強檔案知識的學習，加大檔案作用的宣傳，深化檔案工作的督導，逐步強化全員的檔案意識，使檔案工作開展的更順利﹑更規(guī)范。

（二）發(fā)揮服務作用

檔案管理的最終目的是更好地利用檔案，最大限度發(fā)揮檔案的參考作用和價值。作為檔案管理者，決不能滿足于將檔案分門別類收集好，更不能束之高閣一鎖了之。要切實增強檔案服務全局﹑服務醫(yī)療的意識，不斷豐富和提高專業(yè)能力。要多途徑﹑多渠道地開發(fā)檔案信息，使醫(yī)院的檔案為于臨床﹑醫(yī)學﹑教學和科研工作服務。通過撰寫各種專題匯編，為醫(yī)務人員提供多層次﹑多方位﹑有效的信息。同時要加強檔案信息的利用，實現醫(yī)院內部資源共享，有效促進醫(yī)務人員對信息掌握的全面性﹑全局性，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案價值。

（三）加強隊伍培訓

檔案管理人員的素質直接影響著檔案管理水平。醫(yī)院要加強檔案人員的知識更新和技能提高，把檔案人員培訓列為上崗前的必須要求，通過參加市區(qū)檔案局組織的專業(yè)培訓﹑繼續(xù)教育，以及學習訂閱檔案期刊雜志，不斷學習檔案管理知識，更新管理方法，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。另一方面是深入臨床一線調查研究醫(yī)療﹑教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業(yè)務發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。

（四）加大設施投入

檔案管理信息化離不開現代化設備的投入，要購置必要的檔案設施，要確保專項資金支持和保障。例如，為提高檔案保存期限，加強檔案保護，要購置除濕﹑病蟲害防治設備﹑空調設備﹑消防設備。還有，隨著信息化社會的到來，檔案管理必須要引進計算機管理。對醫(yī)院的各項業(yè)務檔案數據使用計算機存儲和管理，醫(yī)護人員很容易查找，可以節(jié)省大量的時間和人力﹑物力﹑財力，提高工作效率。同時，利用信息化軟件管理檔案資料，可有效節(jié)約存放空間，提升檔案資料檢索速度，可以為借閱者提供更加便捷﹑高效的服務。所以說，我們應該充分利用現代科學技術，不斷完善計算機管理檔案水平，利用的應用軟件和網絡管理設計規(guī)范的管理制度，逐步實現檔案管理的規(guī)范化﹑科學化﹑自動化和現代化水平。