淺議職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案管理工作

文·宋剛

職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案是辦理職工失業(yè)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中形成的具有法律效力和保存利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料﹑電子文檔﹑圖表﹑聲像等不同形式的歷史記錄，可以全面反映參保人履行繳費(fèi)義務(wù)﹑享受社保待遇的真實(shí)情況，是檔案資源的重要組成部分，也是實(shí)現(xiàn)參保人“紀(jì)錄一生﹑跟蹤一生﹑服務(wù)一生﹑保障一生”的重要條件。如何做好職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案工作，已成為職工失業(yè)保險(xiǎn)經(jīng)辦部門的一項(xiàng)重要任務(wù)。筆者結(jié)合多年工作實(shí)踐，對職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案管理工作進(jìn)行了探討。

一、為什么要重視和加強(qiáng)職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案管理

（一）事關(guān)職工社會(huì)保險(xiǎn)制度改革進(jìn)程。雖然有的地區(qū)職工保險(xiǎn)制度已經(jīng)并軌，但隨著全國統(tǒng)一并軌制度的推行，職工失業(yè)保險(xiǎn)制度又增添了新的內(nèi)容和新的要求。職工失業(yè)保險(xiǎn)部門不但要履行社會(huì)就業(yè)形勢穩(wěn)定的責(zé)任，同時(shí)還要承擔(dān)起就業(yè)創(chuàng)業(yè)扶持政策落實(shí)的社會(huì)化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會(huì)系統(tǒng)工程，如果沒有完整準(zhǔn)確的檔案資料記載，缺少安全有序的職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案管理，整個(gè)職工失業(yè)保險(xiǎn)部門的工作就會(huì)陷入困境，從而影響到下一步職工失業(yè)保險(xiǎn)制度改革的進(jìn)程。

（二）事關(guān)參保人的切身利益。一個(gè)參保人從辦理參保手續(xù)到享受職工失業(yè)保險(xiǎn)待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時(shí)，首先要采集個(gè)人信息，并作為最原始的資料存入個(gè)人檔案，其后要不斷繳納保險(xiǎn)費(fèi)﹑劃撥個(gè)人賬戶﹑計(jì)算利息等。當(dāng)職工進(jìn)行流動(dòng)時(shí)，還要辦理保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出等手續(xù)，這些記錄詳實(shí)的的檔案資料，就成了今后支付社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)。職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。

（三）事關(guān)經(jīng)辦部門的工作質(zhì)量和辦事效率。檔案資料的收集﹑整理實(shí)際上是對業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行整理﹑歸檔，將對正在進(jìn)行或進(jìn)一步開展的工作提供良好的借鑒和推動(dòng)，可以為決策者提供準(zhǔn)確的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供服務(wù)，從而改進(jìn)工作方法﹑提高辦事效率。

二、職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案的主要特點(diǎn)

（一）涉及面廣。我國職工失業(yè)保險(xiǎn)涉及的群體之龐大，是其它保險(xiǎn)所無法比擬的。從內(nèi)容上看，職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案涉及符合參保條件的，保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)等諸多工作環(huán)節(jié)。而由此產(chǎn)生的職工失業(yè)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案資料必定是構(gòu)成復(fù)雜，數(shù)量巨大，涉及到各式各樣的群體，涉及到方方面面的內(nèi)容。

（二）變動(dòng)性大。職工失業(yè)保險(xiǎn)的服務(wù)對象為企業(yè)下崗失業(yè)職工，他們一般沒有單位，工作變動(dòng)較大，且工作單位又經(jīng)常處于變化之中。因此職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案從建立到利用也就經(jīng)常處在變動(dòng)之中。

（三）政策性強(qiáng)。我國職工失業(yè)保險(xiǎn)的基本原則是強(qiáng)制性﹑無償性﹑固定性，與之對應(yīng)的職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案必須適應(yīng)﹑尊重不同參保群體的多樣性﹑差異性和流動(dòng)性，參保人基本信息﹑參保時(shí)限等內(nèi)容，與每個(gè)參保人的切身利益息息有關(guān)，與就業(yè)優(yōu)惠政策落實(shí)密不可分。

三、當(dāng)前職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)

當(dāng)前，隨著社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)濟(jì)體制改革迅速推進(jìn)，職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案更加全面化﹑多方位地服務(wù)于人們的日常生活和工作。但是在工作推進(jìn)中出現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，有的社保管理機(jī)構(gòu)的資金和技術(shù)支持在檔案管理方面相對薄弱，機(jī)械﹑片面地認(rèn)為社保工作應(yīng)以資金收入為中心，職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案的管理工作只是社保工作的一個(gè)微不足道的環(huán)節(jié)，甚至認(rèn)為職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案管理工作的好壞對整個(gè)社保工作不會(huì)產(chǎn)生什么影響。其次，檔案管理人員的綜合素質(zhì)參差不齊。廣大檔案管理人員忙于日常工作事務(wù)，在學(xué)習(xí)培訓(xùn)或?qū)W術(shù)交流等方面機(jī)會(huì)較少，投入的精力也很少，逐漸形成了固定的工作模式，檔案管理創(chuàng)新能力有待提高。再次，缺乏統(tǒng)一的﹑專業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案由于起步較晚，且因管理的對象不同于其它社會(huì)保險(xiǎn)檔案，所以管理上缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，造成各地管理辦法不統(tǒng)一，管理的規(guī)范方式﹑方法千差萬別，亟需建立標(biāo)準(zhǔn)化﹑規(guī)范化的管理制度和管理程序。

四、推動(dòng)職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案工作科學(xué)發(fā)展的建議

（一）切實(shí)提高職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。利用各種宣傳手段和宣傳渠道，提高每一位公民特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的社會(huì)保障意識(shí)，加大對職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委﹑政府領(lǐng)導(dǎo)對這項(xiàng)工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實(shí)解決工作中存在的人員匱乏﹑資金短缺﹑庫房緊張等現(xiàn)實(shí)問題，為建設(shè)和完善職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。積極組織經(jīng)辦工作人員學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，提高檔案意識(shí)，樹立依法管檔的觀念，增強(qiáng)做好檔案管理工作的自覺性和責(zé)任感。

（二）著力培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人員。檔案管理人員是社保檔案管理工作的主體，也是提高社保檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵所在?？梢酝ㄟ^以下幾種途徑，培養(yǎng)一批優(yōu)秀的檔案管理人員：一是定期組織職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)﹑交流活動(dòng)，推廣職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案管理工作技巧和經(jīng)驗(yàn)，提升檔案工作人員的整體素質(zhì)。其二，盡可能為職工失業(yè)保險(xiǎn)經(jīng)辦人員提供外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，吸收和接納新的檔案管理理念，學(xué)習(xí)和掌握新的檔案管理方法，在原有的工作認(rèn)知基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高自身的工作素養(yǎng)和認(rèn)知水平。其三，通過普招﹑聘任等多種形式為檔案管理隊(duì)伍招賢納士，在人才資源方面形成有效競爭，建立老﹑中﹑青有機(jī)結(jié)合的梯隊(duì)年齡結(jié)構(gòu)，為職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案工作提供有力地人才保障。

（三）統(tǒng)一職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案管理制度。社保機(jī)構(gòu)廣泛分布于全國各地，由于地域差異以及管理觀念的差別，各地區(qū)的職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案管理存在很大差異，這些差異性對于社保一體化管理模式以及職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案信息的互通產(chǎn)生了消極的影響。應(yīng)當(dāng)依據(jù)《檔案法》《社會(huì)保險(xiǎn)法》等法規(guī)政策，制定職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案分類大綱和保管期限，對各門類檔案的收集﹑整理﹑保管﹑移交﹑存檔等要有一個(gè)明確的程序，做到既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。

（四）加快失業(yè)保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)。各級特別是縣級職工失業(yè)保險(xiǎn)部門應(yīng)克服資金緊張的困難，購置先進(jìn)設(shè)備，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。逐步建立系統(tǒng)完整的職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案數(shù)據(jù)庫，并在此基礎(chǔ)上不斷增強(qiáng)電子檔案信息的搜索查詢功能，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)和數(shù)據(jù)共享。積極打造出適合當(dāng)?shù)氐闹悄懿樵儵p手動(dòng)查詢﹑屏幕觸摸式查詢﹑網(wǎng)絡(luò)查詢﹑定期公開等平臺(tái)，從根本上提升職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案管理的功能性，充分體現(xiàn)新型的服務(wù)管理觀念，把職工失業(yè)保險(xiǎn)檔案打造成為民服務(wù)的工作亮點(diǎn)。