做好公路工程檔案應(yīng)做到“四個保證”

文·辛燕

公路建設(shè)是推進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要部分，公路工程檔案作為公路工程的寫照有著重要的意義，加強公路工程檔案管理工作應(yīng)提上重要議事日程。公路工程檔案在工程運營和維護(hù)工作中無疑發(fā)揮了重要作用，然而當(dāng)前公路工程檔案管理工作并未跟上社會的發(fā)展，仍然面臨很多問題，如建設(shè)項目檔案不齊全不完整，特別是公路建設(shè)前期立項決策﹑可行性研究﹑方案論證等策劃決策階段的材料缺失。為提高公路工程檔案管理水平，順利通過檔案專項驗收，為今后公路工程公路養(yǎng)護(hù)管理提供完整﹑準(zhǔn)確﹑系統(tǒng)的內(nèi)業(yè)資料，本文重點從公路工程檔案管理重要性的角度出發(fā)并提出相關(guān)解決方案，強調(diào)做好公路工程檔案工作應(yīng)做到“四個保證”。

一、保證建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

即在形成檔案的各部門建立嚴(yán)密的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實行所有參建單位項目檔案領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，設(shè)兼職文書﹑檔案員，明確參建單位與兼職檔案人員的職責(zé)范圍，形成橫向到邊﹑縱向到底的無縫檔案網(wǎng)絡(luò)，確保檔案工作順利有效地開展，同時也能夠起到上傳下達(dá)的作用，實現(xiàn)工程項目檔案的超前控制。各參建單位應(yīng)保持檔案人員的相對穩(wěn)定，如有人員變化，需辦好交接并及時通知項目業(yè)主（代表）。

二、保證責(zé)任落實到位，實行保證金制度，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)措施超前控制

在公路工程檔案工作中，充分發(fā)揮經(jīng)濟(jì)杠桿作用，運用經(jīng)濟(jì)手段進(jìn)行制約，是超前控制文件材料積累的有效措施。在項目建設(shè)管理單位，參建單位都能產(chǎn)生大量的文件材料，明確資料管理人員崗位責(zé)任制，規(guī)定各自在文件材料形成積累中的責(zé)任義務(wù)，并做到獎罰分明，責(zé)任明確。對各參建單位，在合同協(xié)議中明確合同金額的一定比例作為工程檔案的質(zhì)量保證金，工程檔案質(zhì)量未達(dá)標(biāo)時，項目業(yè)主予以扣留。該責(zé)任保證體系的建立，為工程竣工檔案的材料完整﹑準(zhǔn)確﹑系統(tǒng)提供資金和制度保障。

三、保證檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行

檔案工作與公路建設(shè)同步，是工程檔案管理的基本要求，也是做好工程檔案管理的關(guān)鍵措施。要按照國家相關(guān)法律法規(guī)，堅持把公路建設(shè)項目的建檔工作納入公路建設(shè)及管理的各項程序，充分發(fā)揮檔案管理的監(jiān)督機制作用，保證公路工程檔案的準(zhǔn)確﹑齊全﹑完整。

（一）在公路一開工，參建單位一進(jìn)場，即明確該工程項目的歸檔范圍和歸檔要求

建設(shè)單位應(yīng)依據(jù)國家﹑省﹑市檔案主管部門及上級主管部門的有關(guān)文件規(guī)定，結(jié)合工程項目實際，制定公路工程文件材料立卷歸檔細(xì)則，以正式文件發(fā)各參建單位，并舉辦公路工程文件材料收集﹑整理培訓(xùn)班，進(jìn)一步明確項目檔案的整理方法標(biāo)準(zhǔn)與要求，從而做到有章可循。同時，指導(dǎo)各參建單位加強日常資料的收集﹑整理，為日后工程竣工檔案編制積累材料和經(jīng)驗。

（二）抓住重點和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，加強日常檢查指導(dǎo)

由于各參建單位的資質(zhì)和技術(shù)人員素質(zhì)參差不齊，在理解執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)上往往有偏差，以及檔案意識有強弱之分，建設(shè)單位檔案人員應(yīng)主動了解工程進(jìn)度，抓住重點和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，積極主動會同工程管理人員﹑監(jiān)理人員﹑施工人員加強現(xiàn)場調(diào)查研究，了解整理進(jìn)度和情況，根據(jù)各參建單位的實際情況進(jìn)行針對性的檢查督促，因地制宜，分類指導(dǎo)。

（三）抓住薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤控制

在實際工作中，國家重點工程的薄弱環(huán)節(jié)主要有：一是前期工程階段和工程初開工階段。因這一階段機構(gòu)不健全﹑人員不到位，時間跨度大，無暇顧及及文件材料的收集，甚至出現(xiàn)前期工作臨時機構(gòu)撤離﹑合并﹑人員調(diào)動﹑相互交接不及時，容易出現(xiàn)空擋。而這一階段的文件材料較多，并且非常重要，故而把這一階段作為文件材料收集的重點，加以控制。二是缺陷責(zé)任期階段。雖然工程已交工，但還未正式竣工驗收，仍會形成大量資料，且比較重要。在這一階段，因為思想上認(rèn)為工程結(jié)束，人員減少了，工程不再緊迫，資料往往被忽略，故應(yīng)把這一階段作為薄弱環(huán)節(jié)加以控制。三是與工程配套的﹑大量的﹑種類多的﹑現(xiàn)代化程度高的中外文資料的登記造冊加以存檔，特別是孤本資料﹑重要資料要復(fù)印，借閱利用時提供復(fù)印件，以免丟失。四是對聲像光盤等特殊載體檔案的收集要超前控制，決不能等到工程竣工時集中收集。

四、保證所有單位工程檔案驗收順利通過

重點工程的竣工驗收是政府主管部門對投資效果的全面檢查驗收，不僅是對工程主體的驗收，同時也是對工程檔案的驗收。由于重點工程建設(shè)規(guī)模大，施工周期長，單位工程多，只有嚴(yán)把單位工程竣工檔案質(zhì)量關(guān)，才能確保整個工程檔案驗收的順利通過，所以單位工程的預(yù)驗收是超前控制的重中之重。單位工程預(yù)驗收重點主要有隱蔽工程，注意檢查隱蔽工程驗收記錄是否經(jīng)監(jiān)理人員簽字認(rèn)可，還有設(shè)計變更是否齊全，是否編制竣工圖等。通過對單位工程竣工檔案的嚴(yán)格把關(guān)﹑超前控制，為整個工程竣工檔案驗收打下堅實的基礎(chǔ)。