如何加強(qiáng)檔案館社會(huì)服務(wù)功能建設(shè)

文·高善環(huán)

檔案館藏是國(guó)家記憶的匯集，是政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技和社會(huì)的縮影，具有歷史價(jià)值、科研價(jià)值、觀賞價(jià)值等，這些只有通過(guò)檔案館的社會(huì)服務(wù)功能，才能得以彰顯。檔案館本身的性質(zhì)和任務(wù)決定了它具有社會(huì)服務(wù)功能。檔案館的社會(huì)服務(wù)功能就是指檔案館面向社會(huì)、面向公眾、面向未來(lái)所具有的檔案服務(wù)功能。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新引擎，民生服務(wù)的新方式、信息傳播的新渠道，使得檔案工作的傳統(tǒng)服務(wù)方式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前信息社會(huì)發(fā)展的需要。充分發(fā)揮檔案館的社會(huì)服務(wù)功能，為社會(huì)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益是檔案館的生命力所在。

一、影響檔案館社會(huì)服務(wù)功能發(fā)揮的主要因素

（一）館藏匱乏，利用價(jià)值不高

由于歷史的、社會(huì)的原因，造成館內(nèi)文書(shū)檔案與其它檔案的比例嚴(yán)重失調(diào)。這些反映歷年政治活動(dòng)的館藏資源，雖然有歷史憑證作用，卻與服務(wù)現(xiàn)實(shí)、服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)不相適應(yīng)。檔案在收、管、用中存在不平衡，不協(xié)調(diào)、不匹配等結(jié)構(gòu)性問(wèn)題，與廣大人民群眾切身利益息息相關(guān)的民生檔案資源不足，經(jīng)常出現(xiàn)“想查查不到、查到不能看、看到不能用”的矛盾。館藏缺乏地方特色，為此應(yīng)該站在現(xiàn)實(shí)和歷史的高度，加緊去接收反映新形勢(shì)下社會(huì)急需的，利用率較高的民生檔案材料。然而就目前狀況而言，接收工作又會(huì)遇到檔案管理的體制問(wèn)題，檔案工作理論的制約，諸如接收政策，全宗理論，進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)等，如何用創(chuàng)新的精神去實(shí)踐檔案館館藏的優(yōu)化，這將從有助于檔案利用出發(fā)，去思考、去解決問(wèn)題。

（二）編研工作缺乏成效，利用形式單調(diào)

目前大部分檔案館的編研工作停留在基礎(chǔ)階段，不能結(jié)合本地的實(shí)際情況，深入調(diào)查研究，掌握社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，對(duì)檔案資料做更深層次的編研。有一定數(shù)量的編研產(chǎn)品，也是為應(yīng)付升級(jí)匆匆而就、質(zhì)量不高、實(shí)用性不強(qiáng)、利用范圍狹窄、利用效果不顯著，編研工作沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。利用方面，由于基礎(chǔ)工作的拖欠，縣級(jí)檔案館的檔案資料基本處于原始狀態(tài)，沒(méi)有很好的分類(lèi)整理歸納，檔案信息化也處于初級(jí)階段，且進(jìn)展緩慢，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代需求。提供利用方式上，依然是被動(dòng)地“等客上門(mén)”，缺乏針對(duì)性、廣泛性和有效性，館藏價(jià)值還遠(yuǎn)未開(kāi)發(fā)出來(lái)。

（三）檔案宣傳力度不夠，公眾認(rèn)知程度差

檔案部門(mén)雖然每年都開(kāi)展一些業(yè)務(wù)活動(dòng)，但這些宣傳一般都是針對(duì)《檔案法》及檔案工作自身開(kāi)展的，對(duì)檔案館的宣傳不夠，流于形式，沒(méi)有持之以恒，缺乏連續(xù)性；宣傳對(duì)象只限于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和下級(jí)檔案部門(mén)，沒(méi)有面向基層，面向群眾，社會(huì)影響小，群眾參入性不強(qiáng)。另外，檔案工作者歷來(lái)崇尚“默默無(wú)聞”，只滿足于踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作，缺乏對(duì)自己所從事的工作及取得的成果加以宣傳的意識(shí)，從而影響到社會(huì)對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)程度。

二、加強(qiáng)檔案館社會(huì)服務(wù)功能建設(shè)的對(duì)策

（一）不斷豐富館藏資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)

要加大檔案資料征集和接收力度，不斷豐富和優(yōu)化館藏，突出地方特色。檔案收集渠道不暢，是不少基層檔案館面臨的一個(gè)普遍問(wèn)題。造成這種局面，主要是檔案的來(lái)源比較單一。不少檔案館只注重文書(shū)檔案的接收，對(duì)一些反映地方歷史文化、社會(huì)重大活動(dòng)、各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案、地方特色檔案少有接收。接收渠道不暢，必然造成館藏結(jié)構(gòu)單一。豐富的館藏是檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用的基礎(chǔ)，沒(méi)有豐富的館藏資源做基礎(chǔ)，發(fā)揮檔案館的社會(huì)服務(wù)功能就成了一句空話。從檔案館工作的實(shí)踐看，要做好檔案資料的征集，主要從以下幾個(gè)方面入手。

一是面向社會(huì)開(kāi)展檔案資料的征集。由于各種歷史原因，不少反映本地歷史文化的重要資料散存于社會(huì)，這些資料從各個(gè)角度比較全面地反映了當(dāng)?shù)馗鱾€(gè)歷史時(shí)期政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的全貌，如果不能及時(shí)收集，這些珍貴的檔案資料很可能面臨著損毀的危險(xiǎn)。因此，社會(huì)征集是一項(xiàng)十分緊迫的搶救性工作。檔案館要通過(guò)報(bào)紙、電臺(tái)、電視、等媒體發(fā)布檔案資料征集通告，并可采取上門(mén)征集等多種方式，進(jìn)行廣泛征集。

二是及時(shí)做好地方重大活動(dòng)檔案的收集。檔案館在重大活動(dòng)過(guò)程中，要主動(dòng)參入，并協(xié)助主辦機(jī)關(guān)做好檔案資料的收集、整理，并在活動(dòng)結(jié)束后，督促主辦機(jī)關(guān)及時(shí)將這些活動(dòng)中形成的文件、照片、音像、實(shí)物等各類(lèi)檔案收集進(jìn)館，確保這些檔案不受損失。

三是要做好名人、名勝古跡、名優(yōu)產(chǎn)品和一些反映地方文化藝術(shù)特色檔案征集。開(kāi)展“口述歷史”的收集工作，這是一頂極富前瞻性的工作。重視收集利用檔案著書(shū)立說(shuō)等“再生信息資源”的收集，這是檔案館突出地方文化特色的一個(gè)重要方面。

四是要做好城市建設(shè)照片、音像資料的收集。城市建設(shè)日新月異，在城市環(huán)境不斷改善的同時(shí)，許多我們熟悉的景觀也不斷從我們的視線中消失。因此，通過(guò)社會(huì)記憶工程的開(kāi)展，完整全面地記錄城市的發(fā)展和變遷歷史，也成為我們檔案部門(mén)一項(xiàng)十分迫切的工作。

五是要根據(jù)社會(huì)對(duì)各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案的要求，及時(shí)接收一批較高利用價(jià)值和利用率的專(zhuān)業(yè)檔案進(jìn)館，既豐富了館藏，又能滿足社會(huì)對(duì)檔案的需求。同時(shí)，要廣泛地開(kāi)展館際交流，將其它檔案館、文物館等保存的一些反映本地重要?dú)v史文化的檔案資料征集進(jìn)館，以方便資源共享。

（二）健全檔案館的社會(huì)化服務(wù)體系，拓寬檔案利用渠道

檔案館的社會(huì)化服務(wù)體系既是對(duì)檔案?jìng)鹘y(tǒng)保管利用功能的延伸和拓展，又是適應(yīng)時(shí)代要求將檔案館知識(shí)含量較高的科技成果、技術(shù)報(bào)務(wù)項(xiàng)目推向社會(huì)的途徑。要徹底改變“重藏輕用”的觀念，打造好檔案服務(wù)平臺(tái)，開(kāi)展多渠道的主動(dòng)服務(wù)，提高全社會(huì)的檔案意識(shí)，充分發(fā)揮檔案館的社會(huì)服務(wù)功能。

一是把滿足社會(huì)需求作為衡量檔案利用工作的標(biāo)尺。無(wú)論是思想觀念，還是開(kāi)放利用和服務(wù)的計(jì)劃、標(biāo)準(zhǔn)、方式及手段，都應(yīng)置于社會(huì)這個(gè)大環(huán)境中去思考與實(shí)踐。檔案館要轉(zhuǎn)變角色，履行服務(wù)社會(huì)的職能。

二是著力向社會(huì)宣傳檔案工作，要通過(guò)行之有效的方式和途徑，向社會(huì)宣傳檔案館的職能、作用，宣傳檔案文化，宣傳利用檔案產(chǎn)生的效果，擴(kuò)大檔案館的社會(huì)影響與知名度，提高公眾的檔案利用意識(shí)。

三是要向社會(huì)介紹館藏，介紹開(kāi)放檔案情況，多形式公布開(kāi)放檔案目錄，適時(shí)適度地對(duì)外開(kāi)放檔案，確保開(kāi)放信息暢通，營(yíng)造一個(gè)良好的開(kāi)放氛圍。

四是拓展利用形式，為利用者提供更直接、便捷、高效的檔案服務(wù)?？梢酝ㄟ^(guò)新聞媒體、開(kāi)通查檔案咨詢(xún)服務(wù)熱線電話，加快網(wǎng)上檔案館建設(shè)步伐，舉辦有特色的展覽或陳列等。

五是為利用者創(chuàng)造一個(gè)開(kāi)放、舒適、休閑、優(yōu)美的檔案館環(huán)境。通過(guò)創(chuàng)造開(kāi)放型的環(huán)境，體現(xiàn)檔案館的公眾形象和社會(huì)價(jià)值。體現(xiàn)檔案大文化、大開(kāi)放、大服務(wù)的氣息，營(yíng)造以檔案吸引公眾的氛圍。

（三）開(kāi)展深層次檔案編研工作，提升檔案利用價(jià)值

檔案編研工作要改變過(guò)去那種閉門(mén)搞編研的陳舊模式，積極尋求合作編研項(xiàng)目和出資共同編書(shū)的伙伴，要有出精品的意識(shí)，從“新”字上找突破口，在“活”字上做大文章，在“精”字上下苦功夫，讓富有成效的編研成果“激活”毫無(wú)生氣的”死檔案“。加強(qiáng)編研工作，一是要在服務(wù)黨委政府工作大局上多動(dòng)腦筋，找準(zhǔn)位置，圍繞本地區(qū)黨委政府中心工作和社會(huì)熱點(diǎn)問(wèn)題，結(jié)合館藏，有針對(duì)性地編發(fā)領(lǐng)導(dǎo)決策最急需的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供檔案支持。二要積極參入本地區(qū)文化活動(dòng)和地方歷史文化的研究，發(fā)揮館藏的地方歷史文化檔案優(yōu)勢(shì)，并通過(guò)對(duì)館藏資料的研究，積累本地區(qū)重大歷史事件、歷史名人故居、旅游文化、語(yǔ)言文化、飲食文化等方面的大量資料，對(duì)其進(jìn)行編研，通過(guò)利用檔案舉辦展覽、編輯出版圖書(shū)、拍攝電視專(zhuān)題片等形式，加快推出具有地方特色的文化產(chǎn)品。用檔案館原件、原物，珍貴的獨(dú)本，孤本，自然搭建起歷史的舊貌，再現(xiàn)真實(shí)的歷史場(chǎng)景，使人民接受文化與文明的熏陶與洗禮。讓檔案從封閉走向開(kāi)放，從被動(dòng)走向主動(dòng)，從幕后走向臺(tái)前，走向人民群眾的生活，更好地滿足人民群眾對(duì)檔案文化的需求，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)。

（四）加快檔案信息化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

以信息化為基礎(chǔ)的科技創(chuàng)新深刻影響著各個(gè)行業(yè)的發(fā)展，檔案館也正從“紙與鐵”的時(shí)代加速邁入“數(shù)與網(wǎng)”的時(shí)代。檔案信息化建設(shè)就是用信息技術(shù)支撐檔案館工作，把現(xiàn)代化手段應(yīng)用到檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源共享、技術(shù)共享和管理共享。建立有效、快捷的檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系，形成向全社會(huì)開(kāi)放的服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享是拓展檔案館社會(huì)服務(wù)功能的重要途徑。檔案館要加快數(shù)字檔案館建設(shè)步伐，一是要開(kāi)發(fā)利用功能齊全的檔案系統(tǒng)軟件，提高檔案信息的數(shù)字化和電子化，規(guī)范電子文件歸檔管理，強(qiáng)化開(kāi)放檔案與現(xiàn)行文件的網(wǎng)上檢索功能，提供部分檔案全文瀏覽，增強(qiáng)社會(huì)性、可讀性。為檔案管理人員加工檔案提供便利，為社會(huì)提供高效快捷的服務(wù) 。二是建設(shè)檔案網(wǎng)站，通過(guò)網(wǎng)面的形式向社會(huì)提供檔案信息，通過(guò)網(wǎng)頁(yè)，利用文字、圖表、聲像并茂的形式，向社會(huì)作全面的介紹、宣傳檔案、利用檔案，盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在全社會(huì)范圍內(nèi)的充分共享。當(dāng)然，我們?cè)谧龊眯畔⑸暇W(wǎng)的同時(shí)，不能因服務(wù)利用而放松安全保密工作。

總之，隨著人類(lèi)信息化進(jìn)程的不斷發(fā)展，檔案在社會(huì)生活中的作用也越來(lái)越顯著。拓展檔案館的服務(wù)社會(huì)功能。既是檔案事業(yè)自身發(fā)展的要求，也是檔案館工作的客觀需要。只有加強(qiáng)檔案館的社會(huì)服務(wù)功能建設(shè)，檔案事業(yè)才能跟上時(shí)代的步伐，更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

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