近十年關(guān)于基層檔案工作中問題與對策的研究綜述

文·袁愛潔

伴隨著科技的發(fā)展與時代的進(jìn)步，作為記錄基層單位日常工作的關(guān)鍵性文獻(xiàn)，基層檔案及與之相關(guān)的各項工作也迎來了新的機遇與挑戰(zhàn)，無論是順應(yīng)潮流做出變革，還是保持現(xiàn)狀再圖漸進(jìn)，不可否認(rèn)的一點是基層檔案工作的效果優(yōu)劣很大程度上決定了其他基層工作開展的順利程度。因此，將當(dāng)前基層檔案工作中存在的問題及其相應(yīng)對策進(jìn)行整理與分析，明確其現(xiàn)實狀況，就成為新時代基層檔案工作開展的必由之路。

在CNKI中對2007-2016年十年間的主題包含“基層檔案”與“問題”或“對策”的相關(guān)論文進(jìn)行檢索，最終得到共558條命中結(jié)果。首先通過相關(guān)論文的發(fā)表年度趨勢圖，可以發(fā)現(xiàn)關(guān)于基層檔案工作中問題與對策的研究呈現(xiàn)上升趨勢，可以說明近十年中，基層檔案工作的改善受到更多研究者的重視，相關(guān)研究在未來會更加具有意義。具體如圖1所示。

接著通過導(dǎo)出這558條命中結(jié)果的引文信息，在NoteExpress中進(jìn)行相應(yīng)關(guān)鍵詞的統(tǒng)計分析，總共包含1289個關(guān)鍵詞，對其中39個出現(xiàn)次數(shù)10次以上的相對高頻關(guān)鍵詞進(jìn)行提取并排列，可以從中分析出近十年關(guān)于基層檔案工作中問題與對策研究的重點著力方向。具體如表1所示。

圖1 近十年關(guān)于基層檔案工作中問題與對策研究的年度發(fā)展趨勢圖

表1 近十年關(guān)于基層檔案工作中問題與對策研究的相對高頻關(guān)鍵詞表

通過對表1中關(guān)鍵詞的整理分析，能夠得出近十年基層檔案工作中問題與對策研究主要著重于基層檔案本體的管理、基層檔案管理人員的管理與基層檔案數(shù)字化建設(shè)這三個方面。

一、基層檔案本體的管理

基層檔案本體的管理是整個基層檔案工作中最本質(zhì)的內(nèi)容，當(dāng)前針對基層檔案本體管理中問題與對策的研究主要集中在檔案信息安全、檔案價值鑒定、檔案交接工作及不同類型基層單位應(yīng)當(dāng)如何進(jìn)行檔案本體管理等方面。

在保障檔案信息安全方面，崔海莉[1]認(rèn)為面對隨大數(shù)據(jù)時代而來的新技術(shù)、新環(huán)境和新威脅，在基層檔案管理工作中，尤其應(yīng)當(dāng)注意檔案信息管理的安全性，其中包括檔案數(shù)據(jù)采集和檔案信息管理系統(tǒng)等方面。當(dāng)前，檔案數(shù)據(jù)采集的安全問題主要包括目前的檔案信息的收集范圍與形式不恰當(dāng)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程與結(jié)果存在隱患，因此應(yīng)當(dāng)重新整理檔案信息的收集范圍并避免冗余的產(chǎn)生，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格考察供方資質(zhì)、遵守相關(guān)規(guī)范和建立完善的管理制度；檔案信息管理系統(tǒng)的安全與檔案信息的安全息息相關(guān)，其安全問題主要包括數(shù)據(jù)支持平臺和數(shù)據(jù)計算環(huán)境的安全，前者應(yīng)當(dāng)致力于監(jiān)控管理、風(fēng)險控制和規(guī)則遵從等方面，后者應(yīng)當(dāng)著重于為不同人群提供不同的展現(xiàn)界面與工具上。

在檔案價值鑒定方面，賈麗麗等[2]從微觀的角度出發(fā)，闡述了檔案價值鑒定工作中存在的問題，如需鑒定的檔案數(shù)量多而質(zhì)量偏低、鑒定工作缺少計劃性、鑒定工作觀念保守和理論研究滯后、鑒定原則與鑒定標(biāo)準(zhǔn)混為一談、鑒定程序復(fù)雜等，并提出了做好檔案價值鑒定工作的對策，包括加強鑒定理論研究、轉(zhuǎn)變鑒定觀念、優(yōu)化檔案館藏、加強法制建設(shè)、固定檔案接受進(jìn)館制度、設(shè)立專門的檔案價值鑒定機構(gòu)等。

在檔案交接工作方面，田鳳菊等[3]認(rèn)為由于基層檔案管理機構(gòu)的人員流動現(xiàn)狀，基層檔案的交接工作往往是基層檔案管理工作中非常重要的一部分，但是當(dāng)前的基層檔案交接工作中存在著檔案交接不及時、檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密、檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格等問題，針對以上問題，提出了將檔案交接納入基層單位的規(guī)章制度中、檔案人員離崗離職前認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作、認(rèn)真做好檔案監(jiān)交工作、加強檔案交接中的思想教育工作等對策來解決。

基層檔案工作具有相似性，但同時又具有差異性，具體表現(xiàn)在不同類型的基層單位中。針對企業(yè)的檔案工作，劉建華[4]分析了當(dāng)前企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化工作中存在的種種不足，包括檔案工作不規(guī)范、基層檔案管理不平衡、技術(shù)設(shè)備沒有物盡其用、對于檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識不足、管理人員素質(zhì)低等，并逐一提出解決方案，如進(jìn)行系統(tǒng)化的管理、加大資金投入、實現(xiàn)檔案管理思想的現(xiàn)代化、建設(shè)德才兼?zhèn)涞臋n案管理隊伍等，為企業(yè)的檔案管理工作提供了思路。從基層機關(guān)的角度出發(fā)，劉艷花[5]闡述了當(dāng)前基層機關(guān)中檔案管理工作主要存在的問題包括檔案工作人員意識薄弱、檔案交接工作不完善、經(jīng)濟投入和創(chuàng)新不足三個方面，并提出相應(yīng)解決方案，包括強化檔案管理意識、提高檔案管理的科學(xué)水平、加強檔案管理隊伍的建設(shè)等，對廣大基層機關(guān)的檔案管理工作有一定的參考價值。站在高等院校的立場，陳海英認(rèn)為[6]高校檔案管理中存在的問題包括管理工作不規(guī)范、基礎(chǔ)設(shè)施落后、管理人員素質(zhì)有待提高、管理觀念落后等四個方面，并闡述了上述問題產(chǎn)生的原因，并針對問題提出了解決方案，包括提供更強大的組織保障、完善管理體制和工作機制、加強人才隊伍建設(shè)、加強信息化建設(shè)等。

通過對上述論文的整理，可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)前關(guān)于基層檔案本體的管理中，各種類型的基層檔案管理機構(gòu)都在整個檔案管理流程上存在一定程度的問題，但同時也都在提出積極的對策以期解決，最重要的是從制度與意識兩個方面入手，雙管齊下將當(dāng)前基層檔案本體管理中不合理的現(xiàn)象向合理的方向進(jìn)行改善。

二、基層檔案管理人員的管理

基層檔案管理人員是宏觀檔案工作中的基本力量，在基層檔案工作中扮演著非常重要的角色，因此對其管理效果的優(yōu)劣對基層檔案工作的順利開展具有很大的影響。當(dāng)前，基層檔案管理人員出現(xiàn)的問題主要包括素質(zhì)方面、心理方面和不穩(wěn)定性方面。

針對基層檔案管理人員的素質(zhì)方面，普遍的認(rèn)識為當(dāng)前基層檔案管理人員的素質(zhì)偏低，其中，施朝霞認(rèn)為[7]政府機關(guān)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具有的素質(zhì)包括職業(yè)道德、進(jìn)取精神、服務(wù)意識、創(chuàng)新意識等四個方面，并分析了當(dāng)前政府機關(guān)檔案管理人員存在的問題，如創(chuàng)新意識不足、業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低、運用信息化技術(shù)能力不足、單位領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強、專業(yè)人才偏少等，并提出了提高檔案管理人員素質(zhì)的途徑，包括加強思想作風(fēng)和工作作風(fēng)建設(shè)、加強學(xué)習(xí)和教育培訓(xùn)、樹立與時俱進(jìn)的工作意識和不斷更新創(chuàng)新服務(wù)觀念等。陸曉惠認(rèn)為[8]基層單位檔案管理人員素質(zhì)偏低的問題主要是由非專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理和缺乏對相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)兩方面造成的，并針對上述問題提出了相關(guān)對策，包括提高領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識、重視學(xué)習(xí)并提高業(yè)務(wù)素質(zhì)、提高服務(wù)層次與水平等。

針對基層檔案管理人員的心理方面，劉慧芳[9]分析了基層檔案管理人員心理問題的類型及產(chǎn)生的原因，主要包括閉塞、枯燥、焦慮和缺乏存在感等方面，從而提出相應(yīng)措施以調(diào)適，包括構(gòu)建和發(fā)展組織文化以提升組織和職業(yè)認(rèn)同感、提高檔案管理人員的認(rèn)知水平以克服倦怠情緒、加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)來克服職業(yè)焦慮感等。

針對基層檔案管理人員的不穩(wěn)定性方面，林白華認(rèn)為[10]基層檔案管理人員的隊伍沒有達(dá)到相對穩(wěn)定的狀態(tài)，檔案工作就無法順利開展，而當(dāng)前基層檔案管理人員出現(xiàn)的不穩(wěn)定性通常是由于檔案數(shù)量少且工作量小、基層檔案管理人員未對基層檔案工作重視、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與人事部門的檔案法制觀念不強、基層檔案室的勞動條件較差等造成的，因此提出相應(yīng)的對策，包括加強檔案工作宣傳和提高檔案管理人員待遇、加強檔案管理人員的培訓(xùn)以提升責(zé)任感、實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)制度以提高檔案管理人員的榮譽感、改善基層檔案室的工作條件等，以期能夠解決基層檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定的問題。

人員的管理一直以來就是各項有人參與的工作中最為關(guān)鍵的一環(huán)，基層檔案工作不同于其他工作，因其工作性質(zhì)而導(dǎo)致對管理人員的要求更為嚴(yán)格。目前基層檔案管理人員出現(xiàn)的上述問題，往往是由基層檔案工作的性質(zhì)引起的，因此，各研究者都提出了具體的對策，努力將整個基層檔案管理人員隊伍的綜合實力提升到新的高度。

三、基層檔案數(shù)字化建設(shè)

隨著時代的發(fā)展，數(shù)字化早已滲透進(jìn)各個傳統(tǒng)領(lǐng)域中，基層檔案工作也不例外。但是，在基層檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程中，伴隨著可以大幅提高的工作效率、更加方便地提供利用等優(yōu)點之外，也不可避免的要面臨各種各樣的挑戰(zhàn)。

就基層檔案數(shù)字化建設(shè)方面，王佳敏[11]分析了基層檔案管理數(shù)字化的意義，并提出當(dāng)前存在的問題主要包括基層檔案室的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)能力有限、檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化軟件之間無法有效對接、數(shù)字化檔案為其當(dāng)下的管理與利用帶來諸多不便，針對這些問題，提出可以通過逐步建立檔案管理數(shù)據(jù)庫、實行檔案保管“雙套制（同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案與電子檔案雙套保存）”、改進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)、加強數(shù)字檔案的安全保護(hù)、適時建設(shè)本單位檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)等對策解決。黃彩珍[12]認(rèn)為數(shù)字化是新時代基層檔案工作的必由之路，并且存量數(shù)字化和增量電子化是當(dāng)前基層檔案數(shù)字化的主要途徑和工作內(nèi)容，同時提出當(dāng)前基層檔案數(shù)字化的問題主要包括觀念落后、經(jīng)費缺乏、缺少專業(yè)人才與知識、內(nèi)容較少、標(biāo)準(zhǔn)不夠健全等，因此要更新觀念、增加經(jīng)費、擴大專業(yè)人才隊伍、提升專業(yè)知識、以民生為內(nèi)容進(jìn)行豐富、健全相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、注重數(shù)字化安全等。

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項較為專業(yè)的工作，而鑒于絕大部分基層檔案管理部門并沒有足夠的技術(shù)條件來推動數(shù)字化建設(shè)，因此往往采取外包的方式來完成。賴相燕認(rèn)為[13]基層檔案數(shù)字化建設(shè)可以采取外包的方式完成，但是由于檔案信息的特殊性，在數(shù)字化外包的過程中也產(chǎn)生了一些關(guān)于安全保密的問題，如外包程度高而監(jiān)管不到位、安全保密責(zé)任知曉率低、制度不健全、人員流動性大而保密意識不強等，因此提出了相應(yīng)的對策，包括加強教育并提高安全保密意識、執(zhí)行規(guī)章制度并強化安全保密監(jiān)管、加強技術(shù)保障等，以期可以解決外包中安全保密的問題。

作為基層檔案保管機構(gòu)的基層檔案室，其數(shù)字化水平很大程度上會對基層檔案數(shù)字化建設(shè)的成果造成影響。因此，基層檔案數(shù)字化建設(shè)不僅包含檔案本體的數(shù)字化，同時也包含基層檔案室的數(shù)字化。劉華闡述了[14]基層檔案室數(shù)字化的意義，又提出了當(dāng)前基層檔案室數(shù)字化中存在的問題，包括計算機硬件與軟件的滯后、檔案收集不全面、檔案管理人員技術(shù)能力不足、數(shù)字化檔案的安全性不強等，因此提出了相應(yīng)的對策，如構(gòu)建合理的基層檔案室管理機制、提升數(shù)字化檔案室的軟硬件水平、加強基層數(shù)字化檔案資源庫建設(shè)等對策以期能夠解決上述問題。

數(shù)字化是不可避免的趨勢，而且勢必會對現(xiàn)有基層檔案工作方式造成影響，但如果因噎廢食，基層檔案工作便只會落后于時代。所以通過對上述論文的整理，能夠發(fā)現(xiàn)基層檔案數(shù)字化建設(shè)正在步步為營地進(jìn)行推進(jìn)，雖然有主觀和客觀上的問題，但都能提出合理的對策來進(jìn)行應(yīng)對。

無論時代如何變化，圍繞著基層檔案工作的優(yōu)化都不曾停滯。我們應(yīng)不斷地發(fā)現(xiàn)其中問題，并積極提出對策進(jìn)行改善，只有如此，才能繼續(xù)推動基層檔案工作的前進(jìn)，并保證其他基層工作的順利開展。

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