醫(yī)療檔案信息化管理的優(yōu)勢及實現途徑

陳金娣

[摘 要] 醫(yī)療檔案是病人的病情記錄和治療記錄。這樣醫(yī)生就可以根據病人的治療史和當前的身體情況采取最合適的治療方法，且借助醫(yī)療檔案可以幫助醫(yī)生進行醫(yī)學研究。在當前階段，我國科學技術綜合實力不斷提高，給我國的醫(yī)療檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機遇。為了方便快捷利用醫(yī)療單位的相關檔案資料，醫(yī)療單位有必要利用新的科學技術來對醫(yī)療檔案進行有效管理。筆者通過分析當前醫(yī)療檔案信息化管理的優(yōu)勢和實施途徑，以期對我國醫(yī)學檔案信息化管理有所幫助。

[關鍵詞] 醫(yī)療檔案 信息化管理 檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

隨著科學技術的進步和我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，我國醫(yī)療水平取得了長足的進步。但醫(yī)療事業(yè)仍需要不斷進行改革和創(chuàng)新，以保證其長遠的發(fā)展。檔案管理在醫(yī)療事業(yè)發(fā)展中的作用尤為重要，醫(yī)學檔案不僅可以幫助醫(yī)生診斷疾病，同時還是制定治療方案的重要參考，另外也是醫(yī)學科研的重要依據。作為醫(yī)院最寶貴的資源財富，傳統(tǒng)的醫(yī)療檔案管理模式已不能滿足當前醫(yī)學發(fā)展的要求，這讓檔案管理的信息化受到了越來越多的關注。但是，在中國醫(yī)療檔案管理的發(fā)展過程中還存在著一些問題。因此，醫(yī)院在重視自身醫(yī)療水平提升的同時，也必須加強對醫(yī)療檔案管理工作信息化的重視。

一、當前我國醫(yī)療檔案管理現狀

（一）對檔案管理不夠重視，缺乏有效的檔案管理機制

目前，我國大多數醫(yī)院對檔案管理的重視程度不夠，導致醫(yī)療檔案管理在實施過程中沒有發(fā)揮出其應有的作用。一些檔案管理工作人員對其從事的工作不夠重視，檔案管理也缺乏實效性。醫(yī)院沒有建立健全醫(yī)療檔案管理工作的制度體系，導致檔案管理工作效率低下，員工在檔案管理過程中缺乏相關制度考核而未能盡到應有的責任[1]。一些醫(yī)院僅僅注重自身的醫(yī)療服務水平，而對醫(yī)療檔案在醫(yī)院管理和醫(yī)學研究中的作用認識還比較欠缺，在一定程度上影響了我國醫(yī)療檔案管理技術的發(fā)展。

（二）醫(yī)療檔案管理方式不合理

醫(yī)療檔案管理方式不合理，不能統(tǒng)一有效地管理文件。醫(yī)院人事檔案、病歷由不同分管部門管理，隨著醫(yī)院工作人員和就診病人的增加，將有大量的新增檔案需要保存管理。這不僅需要足夠大的空間來存儲相關檔案資料，而且增加了檔案管理工作人員的工作時間，致使檔案管理的工作效率有所降低，有些情況下還會影響文檔的完整保存。

（三）醫(yī)療檔案管理硬件設施投入不足，信息化程度低

醫(yī)院的資金主要集中花費在醫(yī)療器械和大型設備上，在醫(yī)療檔案管理方面投入較少。有些醫(yī)院的房間比較緊張，病房以及辦公科室又占用了絕大部分房間，這就導致用作檔案管理的房間無法得到滿足，閱覽室、存放室、辦公室的相關配套也無法備齊，達不到檔案管理的標準。檔案庫房的缺乏，不利于醫(yī)院檔案的長期存放和便捷使用[2]。另外，很多醫(yī)院的檔案管理設施相對落后，醫(yī)療檔案整理工作仍停留在原始紙質狀態(tài)，計算機技術的使用僅限于少數單項管理工作，很多單位電子檔案沒有聯(lián)網，導致信息資源無法共享，進而就不能真正實現醫(yī)院的檔案信息的方便快捷查閱。

二、醫(yī)療檔案信息化管理優(yōu)勢

（一）有利于大量醫(yī)療檔案的長期保存

醫(yī)院檔案管理的主要目的是完整地保存患者的醫(yī)療信息，從而有效地促進患者的醫(yī)療和疾病的康復。然而，隨著患者數量的增加，醫(yī)院在醫(yī)療檔案管理過程中不可避免地會造成檔案文件信息丟失、檔案保存不完整的現象發(fā)生。為此，加強檔案管理的信息化管理是醫(yī)院長遠發(fā)展的必然要求。在信息技術的管理下，醫(yī)院檔案的存儲可以避免出現丟失和損壞的情況，從而可以有效地保存檔案信息。這就使得醫(yī)院能夠以信息化的方式存儲珍貴的原始檔案文件，既節(jié)省了存儲空間，又能及時快捷地查詢和調閱原始檔案，避免因過度翻閱原始檔案而造成的損壞和丟失的風險。

（二）有利于檔案信息資源的整合與共享

醫(yī)療檔案整合的核心目的就是為了通過對檔案的統(tǒng)一管理，實現檔案資源的系統(tǒng)完整性和共享性。醫(yī)療檔案信息化管理可以使紙質檔案通過電子化手段處理成電子文件。與傳統(tǒng)檔案原件相比，醫(yī)療檔案的電子文件更易于檢索和瀏覽，在提高原件的有效運用的同時，還能夠有效地提高醫(yī)務人員的日常工作效率。另外，數字化的醫(yī)療檔案文件促進了醫(yī)院部門與部門之間的醫(yī)務信息交流傳遞，使得同一份醫(yī)療文件內容可以在不同醫(yī)療科室之間無障礙地調閱使用，大大提高了原始文件的利用效率，極大地促進了醫(yī)院各科室在相關檔案信息資源方面的共享與交流。

（三）有利于實現快捷地檢索和使用

大多數醫(yī)院檔案信息是關于病人的就診信息。隨著患者檔案信息的不斷增加，醫(yī)院在信息檢索中也面臨著新的挑戰(zhàn)。大量的檔案信息給醫(yī)務人員收集和保存信息帶來了很多麻煩，不利于醫(yī)療工作的順利開展。在紙質檔案進行數字化處理之后，可以利用關鍵詞檢索技術，構建一個快速的醫(yī)療電子信息查詢系統(tǒng)。醫(yī)務人員可以利用計算機軟件訪問和檢索權限內所有的文件信息。在使用時，只需輸入待查詢檔案的關鍵詞，就可以在計算機屏幕上顯示相關待查檔案信息。在醫(yī)療檔案的使用中，信息化可以使用戶充分感受到查閱檔案的便捷感。因為電子文件的存儲年限是紙質檔案文件所不可比擬的，并且醫(yī)院各部門、各醫(yī)療科室可以根據需要及時、準確、系統(tǒng)地獲取相關信息，從而有效地節(jié)省檢索和查閱時間，提高醫(yī)院的整體工作效率。

三、我國醫(yī)療檔案信息化工作的實現途徑

（一）完善醫(yī)療檔案管理體系，提高檔案信息化

隨著科學技術的發(fā)展，信息化運用的深度和廣度也將不斷增加，給今日的醫(yī)療檔案工作帶來了極大的改變。只有充分認識到醫(yī)療檔案信息化建設對病人和醫(yī)院工作的重要性，才能改變醫(yī)院對醫(yī)療檔案管理傳統(tǒng)的落后的認識，進而適應時代的發(fā)展趨勢，從主觀意識上充分認識到要做好醫(yī)療檔案管理工作。只有醫(yī)院的各級領導充分意識醫(yī)療檔案的積累對醫(yī)院發(fā)展的重要性，將醫(yī)療檔案管理工作納入到醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃之中，才能不斷地推動醫(yī)療檔案信息化工作的順利開展[3]。另外，由于患者的疾病治療史和病史要求醫(yī)療機構負有保密的責任，因此醫(yī)療檔案管理工作需要建立健全相應的管理制度，在提高病人醫(yī)療檔案利用率的同時，還要注意相應的保密工作。

（二）加強數字化檔案的基礎設施建設，建立信息管理平臺

資金投入與政策傾斜對醫(yī)療檔案的信息化建設有著重要的影響，檔案工作盡管在短期內很難看到投資回報，卻不能因此就對資源投入有所扣減。在醫(yī)療檔案數字網絡化系統(tǒng)的籌備和建設的過程中，醫(yī)院必須按照發(fā)展需要投入必要的資金和設備，并注重相關人員的培養(yǎng)。唯有如此，才能為醫(yī)療檔案管理信息化建設打下堅實的基礎。信息化管理平臺的硬件設施主要是指醫(yī)療檔案管理所需要的計算機、網絡、存儲設備、多媒體圖像采集和錄入系統(tǒng)等。與之配套的軟件設施包括檔案管理軟件系統(tǒng)和網絡數據庫管理系統(tǒng)等。鑒于許多醫(yī)院建設資金不足的問題，可以采取分批建設、逐步撥款的方式逐步完成自身醫(yī)療檔案管理網絡信息平臺的建設。

（三）加強檔案管理人員業(yè)務能力的培養(yǎng)

檔案管理不僅僅是機械地對檔案進行整理，而是通過標準化的收集、整理、歸檔、編輯等復雜工作，使醫(yī)院形成的檔案資料得到規(guī)范化，能更好地為醫(yī)療單位各部門提供高效的查閱服務。為了達到這個目標，醫(yī)療單位有必要定期對其內部的檔案管理人員開展計算機技能培訓，使其充分掌握檔案信息的整理和使用方法。在掌握了檔案信息化工作的基本技能之后，醫(yī)療單位仍需要不斷拓寬相關檔案管理人員的專業(yè)知識，更新其檔案信息化管理知識，提高檔案相關軟硬件的利用水平。此外，醫(yī)院也應根據需要引進新型的檔案管理信息人才。有關單位在招聘時也應充分考慮應聘者的現代檔案管理技能、信息處理能力和計算機操作能力。

四、結語

良好的醫(yī)療檔案管理工作是保障我國整體醫(yī)療水平不斷提升的重要工作之一。通過數字化醫(yī)療單位的各項檔案資料，可以有效節(jié)約醫(yī)院的人力資源，實現各類檔案資料的內部共享，提高醫(yī)院整體的運行效率，對我國醫(yī)療事業(yè)的進一步發(fā)展具有深遠的意義，也是我國醫(yī)療工作更好地適應現代化技術發(fā)展的必然要求。

參考文獻：

[1]鐘岑霞.淺談醫(yī)院綜合檔案信息化管理的優(yōu)勢與保障[J].安徽衛(wèi)生職業(yè)技術學院學報，2016，15（6）：4- 5.

[2]劉洪波.醫(yī)院檔案管理信息化建設的思考[J].黑龍江史志， 2014（3）：56.

[3]馬艷萍.淺談醫(yī)療機構檔案的信息化建設[J].科海故事博覽·科技探索，2013（5）：338.