電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

魏燕

[摘要]在我國(guó)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)快速發(fā)展的今天，信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)與我國(guó)民眾的工作、生活緊密結(jié)合在一起，而由于檔案管理工作無(wú)論是對(duì)國(guó)家機(jī)構(gòu)還是企業(yè)單位都有著非常重要的意義，這就使得檔案管理的信息化一直是我國(guó)近年來(lái)各檔案管理部門(mén)的重要研究課題。為此本文就電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了具體研究，希望這一研究能夠在一定程度上為我國(guó)政府與企業(yè)檔案管理工作的更好展開(kāi)帶來(lái)幫助。

[關(guān)鍵詞]電子文件檔案；管理系統(tǒng)；設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)

前言

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的快速發(fā)展與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速進(jìn)步，我國(guó)各行各業(yè)為了追上時(shí)代發(fā)展的腳步，都開(kāi)始追求自身產(chǎn)業(yè)的全面信息化，在這種理念下政府與企業(yè)單位自然就對(duì)自身檔案管理信息化予以了較高的重視。在我國(guó)很多企業(yè)與單位之中，積年累月留存的檔案往往數(shù)量較為龐大，這就為其檔案管理工作的展開(kāi)帶來(lái)了不小的影響，為此本文就電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了具體研究，希望這一研究能夠結(jié)合電子文件檔案管理具備的保存方便、查詢快捷、不易丟失、高效管理等優(yōu)點(diǎn)，推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作的整體進(jìn)步。

一、電子文件檔案管理系統(tǒng)相關(guān)技術(shù)概要

（一）Web技術(shù)

在我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展中，Web技術(shù)向來(lái)在其中發(fā)揮著極為重要的作用，而分布、瀏覽、查詢網(wǎng)絡(luò)信息等三方面功能也是Web技術(shù)自誕生初便確立的主要服務(wù)內(nèi)容。在我國(guó)當(dāng)下的Web技術(shù)中，超文本傳送協(xié)議和超文本標(biāo)記性語(yǔ)言是其本身具備的使用標(biāo)準(zhǔn)，而其本身具備的方便快捷，簡(jiǎn)單易懂、個(gè)人參與，信息交互、無(wú)界限檢索，跨平臺(tái)操作等特點(diǎn)，也使得其自身能夠較好的應(yīng)用于電子文件檔案管理系統(tǒng)中。

（二）B/S結(jié)構(gòu)技術(shù)

C/S結(jié)構(gòu)技術(shù)是我國(guó)很長(zhǎng)一段時(shí)間計(jì)算機(jī)信息領(lǐng)域最常用也最典型的計(jì)算機(jī)結(jié)構(gòu)體系，不過(guò)由于其自身存在的適用范圍小、兼容性差、不適用于不同的開(kāi)發(fā)工具等特點(diǎn)，B/S結(jié)構(gòu)技術(shù)才是我國(guó)的當(dāng)下計(jì)算機(jī)信息領(lǐng)域中的主流。B/S結(jié)構(gòu)技術(shù)通過(guò)對(duì)C/S結(jié)構(gòu)技術(shù)的改進(jìn)，將以往的客戶端變?yōu)榱藶g覽器，這就使得電腦負(fù)載大大簡(jiǎn)化、系統(tǒng)維護(hù)工作量大大降低，這些特點(diǎn)使得B/S結(jié)構(gòu)技術(shù)已經(jīng)受到了我國(guó)廣大民眾的肯定。

（三）三層架構(gòu)體系

在本文所進(jìn)行的電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)研究中，筆者選擇了微軟所推薦的由上中下表示層、業(yè)務(wù)邏輯層與數(shù)據(jù)訪問(wèn)層的三層架構(gòu)體系，這種概念上將整個(gè)系統(tǒng)分為三層的邏輯概念分法，使得客戶端與數(shù)據(jù)庫(kù)不直接產(chǎn)生聯(lián)系，而是能夠通過(guò)業(yè)務(wù)邏輯層建立連接，實(shí)現(xiàn)與數(shù)據(jù)庫(kù)的交互、值得注意的是，這一三層架構(gòu)體系存在著增加中間環(huán)節(jié)而導(dǎo)致的系統(tǒng)性能降低等特點(diǎn)，這一特點(diǎn)需要引起我們重視。

（四）ASP技術(shù)

ASP技術(shù)也是本文進(jìn)行的電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)研究中應(yīng)用的重要技術(shù)形式，其也可以被稱為動(dòng)態(tài)服務(wù)器頁(yè)面。作為一種簡(jiǎn)單的編程工具，動(dòng)態(tài)服務(wù)器頁(yè)面廣泛地被用于我國(guó)各種動(dòng)態(tài)網(wǎng)站的設(shè)計(jì)中，用以實(shí)現(xiàn)站點(diǎn)服務(wù)器的交互應(yīng)用。

（五）SOA技術(shù)

所謂SOA技術(shù)，指的是面向服務(wù)的體系結(jié)構(gòu)，筆者將其視為服務(wù)提供者和服務(wù)使用者之間使用的一種軟件系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。在本文所設(shè)計(jì)的電子文件檔案管理系統(tǒng)中，筆者通過(guò)SOA技術(shù)實(shí)現(xiàn)了復(fù)雜服務(wù)封裝、服務(wù)的重復(fù)利用、相互操作功能等三方面的應(yīng)用，這使得整個(gè)系統(tǒng)的需求互換功能得到了較好滿足。

（六）sQLserver數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)

SQLserver屬于一種結(jié)構(gòu)化查詢語(yǔ)言，而這一查詢語(yǔ)言所構(gòu)成的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)則采用客戶機(jī)/服務(wù)器體系結(jié)構(gòu)，這就使得SQLserver數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)具備著優(yōu)化用戶界面、擴(kuò)展編程工具、較強(qiáng)包容性、支持Web技術(shù)、提供數(shù)據(jù)儲(chǔ)存功能等多方面的優(yōu)勢(shì)。

二、電子文件檔案管理系統(tǒng)需求分析和開(kāi)發(fā)流程

（一）電子文件檔案管理系統(tǒng)需求分析

結(jié)合某市檔案管理局的實(shí)際檔案管理情況，筆者為這一電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)了系統(tǒng)登錄模塊，個(gè)人設(shè)置模塊，檔案管理模塊，系統(tǒng)管理模塊等四大模塊，結(jié)合這些模塊我們就能夠了解到這一系統(tǒng)對(duì)系統(tǒng)的登錄、個(gè)人信息的完善、信息化檔案管理、系統(tǒng)管理等方面內(nèi)的需求，而操作簡(jiǎn)單、易學(xué)美觀、系統(tǒng)易維護(hù)等操作方面的需求也是這一系統(tǒng)的需求。此外，嚴(yán)格控制權(quán)限范圍、強(qiáng)加數(shù)據(jù)保護(hù)功能、監(jiān)控用戶操作信息等三點(diǎn)是這一電子文件檔案管理系統(tǒng)對(duì)于安全提出的需求。

（二）電子文件檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)流程

結(jié)合上述電子文件檔案管理系統(tǒng)的需求，我們可以確定這一系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)需要嚴(yán)格遵循實(shí)用性、穩(wěn)定性、安全性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性等四方面原則，而結(jié)合這四方面原則筆者就能夠?qū)⒄麄€(gè)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)分為檔案收集、檔案制作、檔案歸檔等三個(gè)部分。具體來(lái)說(shuō)，檔案收集主要通過(guò)接收檔案、整理分檔、下發(fā)到部門(mén)、制成電子檔案、提交保管處等流程實(shí)現(xiàn)；而檔案制作則需要依次通過(guò)保管處接收電子檔案、分類著錄、與紙質(zhì)文檔核對(duì)、確認(rèn)保存等流程實(shí)現(xiàn)；檔案歸檔步驟包含的內(nèi)容較多，檢測(cè)鑒定、歸檔整理、編寫(xiě)歸檔說(shuō)明、存人光盤(pán)、復(fù)制光盤(pán)、光盤(pán)標(biāo)識(shí)等都屬于其開(kāi)發(fā)流程。值得注意的是，如果檔案進(jìn)行了更新等步驟，整個(gè)歸檔工作就需要重新展開(kāi)。

三、電子文件檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)

在本文所研究的這一電子文件檔案管理系統(tǒng)中，筆者對(duì)這一系統(tǒng)寄予了強(qiáng)化相關(guān)管理制度、實(shí)現(xiàn)隨時(shí)查閱功能、建立安全的信息系統(tǒng)這三方面的總體目標(biāo)與設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)原則，而結(jié)合這一內(nèi)容我們就可以進(jìn)行具體的電子文件檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)。

（一）系統(tǒng)主要模塊設(shè)計(jì)

為了能夠較好的完成這一電子文件檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)，筆者將這一系統(tǒng)主要分為了系統(tǒng)登錄模塊、個(gè)人設(shè)置模塊、檔案管理模塊和系統(tǒng)管理模塊等四大模塊，其中系統(tǒng)登錄模塊主要負(fù)責(zé)檢驗(yàn)登陸系統(tǒng)用戶信息與不同用戶權(quán)限的給予；個(gè)人設(shè)置模塊主要負(fù)責(zé)個(gè)人信息設(shè)定和密碼修改；檔案管理模塊負(fù)責(zé)檔案著錄和編輯、檔案資料查閱、數(shù)據(jù)管理；而系統(tǒng)管理模塊則負(fù)責(zé)重置系統(tǒng)原始信息。endprint

（二）權(quán)限管理設(shè)計(jì)

為了保證這一電子文件檔案管理系統(tǒng)具備較高的安全性與可靠性，筆者為不同用戶準(zhǔn)備了系統(tǒng)管理權(quán)限、檔案庫(kù)管理權(quán)限和普通權(quán)限等三種權(quán)限，其中系統(tǒng)管理權(quán)限是整個(gè)系統(tǒng)的最高管理權(quán)限，這一權(quán)限可以管理整個(gè)系統(tǒng)的所有功能；而檔案庫(kù)管理權(quán)限則屬于中級(jí)管理權(quán)限，具備借閱審批、檔案審核、檔案修改、檔案刪除、檔案歸檔等權(quán)限；普通用戶會(huì)獲得普通權(quán)限這一整個(gè)系統(tǒng)的最低權(quán)限，這一權(quán)限只能進(jìn)行檔案查詢，檔案借閱，檔案歸還等操作。

（三）數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

上文中筆者提到，本文所進(jìn)行的電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)應(yīng)用了SQLerver數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，而通過(guò)這一技術(shù)形式，筆者建立了著錄信息表、用戶權(quán)限表、用戶登錄信息表等數(shù)據(jù)表。在這一電子文件檔案管理系統(tǒng)的具體設(shè)計(jì)中，筆者確立了用戶數(shù)據(jù)、部門(mén)數(shù)據(jù)、檔案數(shù)據(jù)、檔案庫(kù)數(shù)據(jù)等四方面的實(shí)體，并將整個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)架構(gòu)分為了表示層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)訪問(wèn)層三層，這三層分別負(fù)責(zé)系統(tǒng)和用戶的之間交互、用戶操作要求處理與數(shù)據(jù)提取以及對(duì)數(shù)據(jù)的增添、刪除、修改、查找。而在這一數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì)中，查閱信息表、用戶權(quán)限表、著錄信息表是這一數(shù)據(jù)庫(kù)必備的數(shù)據(jù)表，三種數(shù)據(jù)表依次包含系統(tǒng)管理員、著錄、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)刪除；系統(tǒng)管理員、普通用戶、用戶名、密碼；文件名，并列名，責(zé)任者等信息。

四、電子文件檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

（一）系統(tǒng)登錄模塊的實(shí)現(xiàn)

對(duì)于整個(gè)電子文件檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，系統(tǒng)登錄模塊是進(jìn)入系統(tǒng)的第一步，這里筆者參考了經(jīng)典的登錄模塊設(shè)計(jì)思路，使用者需要設(shè)定自身的登錄名，職位，聯(lián)系方式，操作權(quán)限完成注冊(cè)，這樣才可以輸入賬號(hào)、密碼、驗(yàn)證碼進(jìn)入系統(tǒng)。值得注意的是，注冊(cè)賬號(hào)環(huán)節(jié)輸入的信息必須保證真實(shí)有效才能完成賬號(hào)的注冊(cè)。

（二）個(gè)人設(shè)置模塊的實(shí)現(xiàn)

個(gè)人設(shè)置模塊仍舊采用我國(guó)主流的個(gè)人設(shè)置模式，由于姓名，職務(wù)，性別，年齡等信息會(huì)受到系統(tǒng)的驗(yàn)證，所以這一個(gè)人設(shè)置模塊將主要負(fù)責(zé)管理員權(quán)限的授予與登錄密碼的修改。

（三）檔案管理模塊的實(shí)現(xiàn)

在檔案管理模塊的實(shí)現(xiàn)中，這一模塊需要實(shí)現(xiàn)檔案的整理、利用與管理，介于篇幅原因，筆者只對(duì)檔案的利用進(jìn)行詳細(xì)論述。檔案的利用主要通過(guò)用戶輸入關(guān)鍵字完成檔案檢索后，自動(dòng)提交相關(guān)檔案信息實(shí)現(xiàn)，筆者還為其設(shè)計(jì)了一項(xiàng)或多項(xiàng)關(guān)鍵詞查詢功能，這就使得其能夠更好的應(yīng)用于檔案利用服務(wù)中。

（四）系統(tǒng)管理模塊的實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)模塊由權(quán)限管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、系統(tǒng)工具、系統(tǒng)樣式等四個(gè)模塊組成，筆者為權(quán)限管理選擇了分組模式進(jìn)行權(quán)限分配的模式，這樣就能夠較好地實(shí)現(xiàn)權(quán)限分配，避免泄密等問(wèn)題出現(xiàn)。

結(jié)論

在本文就電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)研究中，筆者以某市檔案管理局為例，為其設(shè)計(jì)了具體的電子文件檔案管理系統(tǒng)，在這樣系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)后的具體測(cè)試中，該系統(tǒng)的頁(yè)面測(cè)試、內(nèi)容測(cè)試、數(shù)據(jù)庫(kù)測(cè)試都取得了較好的成果，由此可以看出筆者設(shè)計(jì)的電子文件檔案管理系統(tǒng)所具備的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。endprint