試論企業(yè)物資采購合同的審查要點(diǎn)和方法

吳鐘藝

（537100 廣西壯族自治區(qū)煙草公司貴港市公司 廣西 貴港）

基于成本的角度考慮，通過審查物資采購合同，有助于企業(yè)提高自身核心競爭力。物資采購合同面臨的風(fēng)險(xiǎn)，主要來自文本風(fēng)險(xiǎn)、合同審批、簽訂風(fēng)險(xiǎn)以及合同執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。這會(huì)影響到企業(yè)生產(chǎn)質(zhì)量、交貨進(jìn)度以及貨款支付等，由物資采購合同引發(fā)的一系列問題，嚴(yán)重影響企業(yè)生產(chǎn)效益。

一、合同訂立階段的審查要點(diǎn)

（一）合作方資信調(diào)查

選取物資供應(yīng)方特別是初次合作，大部分公司基于安全、風(fēng)險(xiǎn)的角度考慮，都會(huì)選擇信譽(yù)度高的公司或機(jī)構(gòu)，通過調(diào)查合作方的資信情況，加深對(duì)潛在合作伙伴的了解。審查方面，主要對(duì)合作方的法人進(jìn)行資信調(diào)查，首先注意對(duì)方《企業(yè)法人營業(yè)制造》年檢情況，初步了解調(diào)查對(duì)象的經(jīng)營范圍、方式，再結(jié)合自身物資采購需求，判斷雙方合作的適應(yīng)性。其次，判斷堆放代表是否企業(yè)法人，是否有簽約的資格。對(duì)于行業(yè)特殊的行業(yè)，如危險(xiǎn)化學(xué)品，還要仔細(xì)甄別該企業(yè)的經(jīng)營范圍和經(jīng)營限制，與之合作是否符合相關(guān)法律法規(guī)。基于《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》第一百一十二條對(duì)于危險(xiǎn)品的定義，確保采購合同包含的物資詳細(xì)分類，防范采購行為帶來的風(fēng)險(xiǎn)[1]。

（二）合同談判

物資采購合同規(guī)定了雙方的義務(wù)和權(quán)利，因此合同中應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注合同標(biāo)的物、價(jià)款以及物資質(zhì)量條款。合同中囊括的標(biāo)的物，應(yīng)詳細(xì)標(biāo)明采購物資的型號(hào)、品牌、規(guī)格和質(zhì)量等要求。為了強(qiáng)化對(duì)物資供應(yīng)商的約束，應(yīng)要求對(duì)方作出物資所有權(quán)或處置權(quán)的保證，避免在物資轉(zhuǎn)讓過程中出現(xiàn)違規(guī)出租、抵押等情況。

合同中關(guān)于價(jià)款、單一貨物的內(nèi)容應(yīng)力求明確、清晰，避免價(jià)格存在模糊或討價(jià)還價(jià)的空間。在合同中約定物資單價(jià)、數(shù)量、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)等。若是物資采購合同涉外，還要在合同中規(guī)定貨幣的單位以及外匯結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)，避免雙方因某一條款表述不清產(chǎn)生分歧。

最后，在合同中規(guī)定物資的運(yùn)送時(shí)間以及運(yùn)送方式，明確物資風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)主體，以及所有權(quán)轉(zhuǎn)移過程的一應(yīng)問題。

（三）合同起草

基于以上條件，確立了合作伙伴，基本談妥合作條件后，進(jìn)入合同起草的階段。通常物資采購合同都有一定的模板，合作方只需要根據(jù)自身實(shí)際情況，適當(dāng)調(diào)整即可。但是，部分物資的技術(shù)性要求比較高，那么除了常規(guī)合同條款之外，還要加入一定技術(shù)資料和圖紙，以此保證物資采購的精準(zhǔn)性，并與供應(yīng)商簽好技術(shù)協(xié)議。

合同使用的標(biāo)準(zhǔn)文本，可以依據(jù)企業(yè)的具體規(guī)定執(zhí)行，這適用于常規(guī)物資采購。對(duì)于復(fù)雜的市場交易，涉及的物資種類多樣，跨越多個(gè)行業(yè)如化學(xué)品、機(jī)械設(shè)備、原材料等，涉及的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)價(jià)方法可能存在差異，因此建議選用標(biāo)準(zhǔn)合同文本，或者交由第三方機(jī)構(gòu)輔助、監(jiān)督合同起草。

（四）合同修改

一旦合同起草完畢，并且合作雙方都簽署后，一般情況不會(huì)發(fā)生合同條款修改的情況。但是，合同履行條件發(fā)生變化，并且合作雙方都有修改合同的意愿，那么依據(jù)《合同法》第77條規(guī)定，雙方當(dāng)事人經(jīng)過協(xié)商達(dá)成一致后，簽訂補(bǔ)充協(xié)議，在簽字蓋章后生效。若是單方面受到不公正對(duì)待，即被另一方提出不合理的要求，依據(jù)《合同法》第54條規(guī)定，因重大誤解、被欺詐、脅迫或乘人之外簽訂合同的，受損害的當(dāng)事人有權(quán)請(qǐng)求法院或相關(guān)仲裁機(jī)構(gòu)撤銷合同?；谝陨蟽蓷l法律，在制定和修改物資采購合同時(shí)，可以遵循以上兩條法規(guī)進(jìn)行相關(guān)操作。

采購合同變更的內(nèi)容必須明確，根據(jù)《合同法》第78條規(guī)定，進(jìn)一步闡明標(biāo)的物數(shù)量、品質(zhì)、價(jià)款以及履行期限，同時(shí)明確物資的運(yùn)送地點(diǎn)，以及變更違約金。為了避免合同爭議，應(yīng)以書面形式簽訂補(bǔ)充協(xié)議。

二、合同履行階段審查要點(diǎn)

（一）違約風(fēng)險(xiǎn)

評(píng)估合作方的履約能力，并對(duì)合同執(zhí)行的全過程進(jìn)行監(jiān)督，以此約束合作方的行為。采購部門需要根據(jù)對(duì)方當(dāng)前經(jīng)營現(xiàn)狀、信譽(yù)度等因素客觀評(píng)價(jià)和判斷，若是物資采購的重要程度高，那么還需要安排專人進(jìn)行監(jiān)督，協(xié)調(diào)與合作方的在履約過程遇到的問題，共同尋找解決方式。

為了避免合作方違約，要密切關(guān)注合同規(guī)定的物資交付時(shí)間，敦促合作方及時(shí)交付標(biāo)的物，同時(shí)要考慮到可能影響物資質(zhì)量檢驗(yàn)的因素，要求對(duì)方提前一定的時(shí)間將物資運(yùn)抵特定地點(diǎn)，讓采購方有充足的時(shí)間進(jìn)行質(zhì)量檢查，為退、換貨操作提供充足時(shí)間。這不僅會(huì)影響物資采購方的生產(chǎn)進(jìn)度，同時(shí)也影響著物資供應(yīng)受到貨款，因此要在合同履約過程注意此問題。此外，若是采購合同存在保密條款，采購方應(yīng)注意通知運(yùn)送物資的人員，要求其保守商業(yè)秘密[2]。

（二）解決合同糾紛

由于在合同起草階段，沒有詳細(xì)約定好相應(yīng)的條款，合作雙方對(duì)于某一條款解讀存在差異，由此產(chǎn)生了合同糾紛。當(dāng)出現(xiàn)糾紛時(shí)，通過協(xié)商能否以修改合同部分條款的方式解決糾紛。若是協(xié)商不成，雙方可以根據(jù)合同采取訴訟、仲裁的方式解決合同糾紛。需要特別注意的是，針對(duì)合同糾紛進(jìn)行訴訟或請(qǐng)求仲裁，要注意合同訴訟時(shí)效。通常買賣合同的訴訟時(shí)效為三年；若是商品質(zhì)量不合格且未發(fā)出相應(yīng)聲明，那么訴訟時(shí)效只有一年；涉外買賣合同，訴訟時(shí)效只有四年。因此，在合同執(zhí)行階段，要明確物資采購合同類型，以及訴訟時(shí)效，出現(xiàn)糾紛時(shí)能夠使用法律武器保障自身的權(quán)益。

三、結(jié)論

綜合上述，企業(yè)采購物資合同，需要在簽訂合同和執(zhí)行合同階段進(jìn)行審查。合同內(nèi)容要求包含詳細(xì)的采購物資要求，若是技術(shù)合同，還要在合同中附上技術(shù)資料、設(shè)計(jì)圖紙等。合同履行階段，要確保物資供應(yīng)方履行相關(guān)合同條款，保證采購物資質(zhì)量，避免合同審查不當(dāng)為企業(yè)帶來采購隱患。