科研院校辦公自動(dòng)化優(yōu)化策略

李欣

摘 要 本文回顧了辦公自動(dòng)化的發(fā)展過程和趨勢(shì)，分析了科研院校的人員結(jié)構(gòu)特征和辦公自動(dòng)化存在的主要問題，提出了當(dāng)前科研院校辦公自動(dòng)化優(yōu)化策略。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化 工作流 優(yōu)化策略

1 辦公自動(dòng)化研究現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化是在辦公業(yè)務(wù)量急劇增加對(duì)企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響的情況下，發(fā)展起來的一門融合計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)為一體的綜合性技術(shù)。隨著我國信息化進(jìn)程的推進(jìn)，辦公自動(dòng)化在企事業(yè)單位被廣泛應(yīng)用并極大地降低了辦公成本，提高了辦公效率、優(yōu)化了辦公流程，改善了辦公質(zhì)量。

辦公自動(dòng)化的發(fā)展大致經(jīng)歷四個(gè)階段。第一個(gè)階段以PC機(jī)和個(gè)人辦公軟件為技術(shù)特征，主要是實(shí)現(xiàn)了文字處理，也就是單機(jī)的辦公自動(dòng)化。第二個(gè)階段以局域網(wǎng)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫為技術(shù)特征，實(shí)現(xiàn)了文件共享、信息共享。第三個(gè)階段以群件技術(shù)為技術(shù)特征，實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作和知識(shí)管理。第四個(gè)階段以協(xié)同辦公門戶技術(shù)為技術(shù)特點(diǎn)，辦公系統(tǒng)作為整個(gè)組織內(nèi)部信息化的入口，實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成和數(shù)據(jù)集中展現(xiàn)。

2 科研院校辦公自動(dòng)化存在的問題

高等院校行政構(gòu)成一般分校、院（部、處）兩級(jí)結(jié)構(gòu)。人員構(gòu)成主要分為行政人員、后勤人員、教學(xué)科研老師和學(xué)生四類。研究院所與高校有類似的結(jié)構(gòu)，人員構(gòu)成分為行政人員、科研人員和工人三類。老師、學(xué)生和科研人員為高等院校和研究院所（統(tǒng)稱為研究院校）的主體，是辦公系統(tǒng)業(yè)務(wù)范疇涉及的主要對(duì)象，是辦公系統(tǒng)的主要使用者和服務(wù)對(duì)象。研究院校辦公系統(tǒng)的使用者以高素質(zhì)、高學(xué)歷的知識(shí)人群為主，能熟練的使用現(xiàn)代信息技術(shù)和辦公軟件。

自上世紀(jì)八、九十年代，國家提出科教興國以來，科研院校蓬勃發(fā)展，科研院校的規(guī)模和數(shù)量大增。為提高科研院校辦公效率和辦公質(zhì)量，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)得到完善。盡管取得了信息化建設(shè)的重要成就，但從應(yīng)用現(xiàn)狀以及需求來看，現(xiàn)有科研院校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)存著如下共性的問題：

2.1 設(shè)備孤島

各研究室、教研室的辦公設(shè)備獨(dú)立申報(bào)購置，缺乏以學(xué)校、院和團(tuán)隊(duì)為整體的辦公硬件設(shè)備購置的統(tǒng)一規(guī)劃，導(dǎo)致很多辦公設(shè)備的重復(fù)購置，使用率低。

2.2 信息和應(yīng)用孤島

由于信息技術(shù)的快速發(fā)展，系統(tǒng)建設(shè)對(duì)后期技術(shù)發(fā)展嚴(yán)重缺乏預(yù)見，同時(shí)部門各自為政，缺乏整體規(guī)劃，這導(dǎo)致工作流互相獨(dú)立、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不致性、信息共享度差、管理分散的應(yīng)用系統(tǒng)成為現(xiàn)在的“應(yīng)用孤島”，其對(duì)應(yīng)的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)成為“信息孤島”。

2.3 重視系統(tǒng)建設(shè)，忽略系統(tǒng)內(nèi)化

科研院校信息中心決策者錯(cuò)誤地把辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)理解為辦公過程中的先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，卻容易忽略辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的培訓(xùn)和普及。

2.4 重視數(shù)據(jù)積累，忽略數(shù)據(jù)維護(hù)和使用

決策支持是現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的重要發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)和辦公系統(tǒng)長期運(yùn)行積累的海量數(shù)據(jù)的結(jié)合，理應(yīng)對(duì)科研院校部分策略的制定提供參考信息。然而，事實(shí)上辦公系統(tǒng)很少能為科研院校決策層提供幫助，究其原因，信息部門對(duì)積累數(shù)據(jù)維護(hù)不夠重視，對(duì)數(shù)據(jù)使用的權(quán)限不明晰，過于擔(dān)心信息的安全性。

2.5 客戶端智能化水平不高

科研院校辦公智能化水平不高體現(xiàn)在：數(shù)據(jù)的輸入格式固定化，沒有提供常用文檔的數(shù)據(jù)導(dǎo)入方式；數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能不完備，比如，科研管理系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)的錄入，而沒有提供數(shù)據(jù)的智能化，格式化導(dǎo)出；信息流轉(zhuǎn)缺乏通用的收發(fā)平臺(tái)，特別是工作流在相對(duì)孤立的應(yīng)用內(nèi)部流轉(zhuǎn)，工作流的處理必須在相應(yīng)的系統(tǒng)內(nèi)部處理。

3 科研院校辦公自動(dòng)化的優(yōu)化策略

科研院校作為我國科教興國的重要機(jī)構(gòu)，作為國家的事業(yè)單位，其機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)和人員構(gòu)成等多方面都存在很大特殊性，其辦公系統(tǒng)自動(dòng)化優(yōu)化也應(yīng)具有一定針對(duì)性和側(cè)重點(diǎn)。針對(duì)以上科研院校人員結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)和辦公自動(dòng)化存在的問題，本文提出以下優(yōu)化策略。

3.1 優(yōu)先考慮教師科研人員辦公效率的提高

教師、科研人員是科研院校職工的主體，至少占職工數(shù)半數(shù)以上。教師、科研人員在科研院相同的角色，涉及相同的辦公業(yè)務(wù)，因此提升很少模塊的智能化卻能節(jié)約大量的時(shí)間，極大地提高工作效率。

3.2 構(gòu)建統(tǒng)一的工作流平臺(tái)

工作流是一類能夠完全或者部分自動(dòng)執(zhí)行的經(jīng)營過程，根據(jù)一系列過程規(guī)則，文檔、信息或任務(wù)能夠在不同的執(zhí)行者之間傳遞、執(zhí)行。工作流是實(shí)現(xiàn)協(xié)作辦公的辦公自動(dòng)化技術(shù)。然而，如果工作流在應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)部傳遞，雖然單個(gè)工作流可以有效提高了單個(gè)業(yè)務(wù)辦公的效率，然而在不同系統(tǒng)內(nèi)處理不同的工作流，對(duì)于參與人來說卻是繁瑣的事情。因此，以人為本的工作流構(gòu)建理應(yīng)打破工作流局限于應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)傳遞的局限，構(gòu)建統(tǒng)一平臺(tái)處理工作流，至少構(gòu)建工作流通知平臺(tái)是十分必要的。

3.3 構(gòu)建全局人事信息數(shù)據(jù)庫

人事信息是角色抽象的基礎(chǔ)，角色是工作流安全性規(guī)則定制的基礎(chǔ)。因此，構(gòu)建全局人事信息數(shù)據(jù)庫是系統(tǒng)安全使用的保障。同時(shí)基于角色的信息傳遞和信息過濾，尤其辦公系統(tǒng)內(nèi)存在的大量垃圾化信息的情況下，能有效提高用戶信息處理的效率。人事信息數(shù)據(jù)庫構(gòu)建嚴(yán)格信息的準(zhǔn)確性，由信息部門組織，用戶自行完善、更新，人事部門校驗(yàn)。同時(shí)系統(tǒng)累積形成的大數(shù)據(jù)，應(yīng)基于人事信息構(gòu)建的角色有限開放，構(gòu)建大數(shù)據(jù)使用的批準(zhǔn)制度，為更多人員參與大數(shù)據(jù)信息提取提供安全的開放政策。

3.4 重視應(yīng)用間和應(yīng)用與外部的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化

應(yīng)用與系統(tǒng)外部的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化能有效提高數(shù)據(jù)的輸入效率和應(yīng)用數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的良好重復(fù)使用。應(yīng)用間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，特別是業(yè)務(wù)系統(tǒng)與郵件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)輸出直接通過郵件系統(tǒng)將相應(yīng)的表格發(fā)送到用戶。

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作者單位

湖南省科學(xué)技術(shù)信息研究所 湖南省長沙市 410001endprint