人事檔案信息化建設(shè)中面臨的困境及對(duì)策建議

文金峰

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各個(gè)行業(yè)都獲得了一定的發(fā)展，而人事檔案管理部門常常時(shí)候其中比較關(guān)鍵的部門，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有重要的影響。而在如今信息時(shí)代的背景下，對(duì)于各個(gè)企業(yè)的人事檔案管理工作提出了更高的要求。而如何加強(qiáng)人事檔案管理信息化就成為了人們主要思考的問題。這就要求有關(guān)檔案部門能夠結(jié)合實(shí)際的現(xiàn)狀，采取一些有效的對(duì)策，以突破困境，更好的加強(qiáng)人事檔案信息化的建設(shè)與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化建設(shè)；對(duì)策

人事檔案信息化建設(shè)中面臨的困境是值得人們進(jìn)行深入探究的，因?yàn)檫@關(guān)系著人事檔案管理的水平，同時(shí)對(duì)于各個(gè)企業(yè)以及事業(yè)單位的發(fā)展都具有一定的影響。只有加強(qiáng)對(duì)于人事檔案管理信息化的研究，才能幫助人們更為深入的了解其中的內(nèi)容以及知識(shí)，突破如今所面臨的困境，提高人事檔案信息化管理水平。因此，有關(guān)檔案管理人員就應(yīng)該注意提到這方面的認(rèn)識(shí)以及重視程度，并且能夠積極的采取一些有效措施，以進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè)。

1 人事檔案信息化建設(shè)中面臨的困境

眾所周知，人事檔案是眾多檔案類型中的一種，主要是針對(duì)人事調(diào)動(dòng)以及管理方面的事情進(jìn)行有效的管理，而人事檔案的管理水平對(duì)于企、事業(yè)單位的發(fā)展往往也具有重要的影響。因此，做好人事檔單管理工作尤為關(guān)鍵。而隨著科技信息技術(shù)的不斷誕生和應(yīng)用，對(duì)于人事檔案管理工作也造成了一定的沖擊，在新的時(shí)期背景下，做好人事檔案信息化的建設(shè)就成為了基本的要求，但是在實(shí)際進(jìn)行建設(shè)的過程中，管理人員常常會(huì)面臨一些困境，這就需要有關(guān)人員加以深入的分析。具體而言，這些困境主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1.1 未能轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想

在人事檔案信息化建設(shè)過程中，常常會(huì)存在一些問題，而人事檔案的管理思想以及模式就是其中的問題之一，在實(shí)際進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)的階段，往往會(huì)存在著部分管理人員不能及時(shí)的轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想的情況，受于傳統(tǒng)檔案管理的思想，大多管理人員認(rèn)為人事檔案的人事檔案記錄著一個(gè)人的成長(zhǎng)過程、思想變化、家庭信息、受教育情況以及政治生涯等等一些本人和單位才知道的個(gè)人材料，它起著憑證、依據(jù)和參考的作用，這些特點(diǎn)決定了一是不能將它公開于眾，二是不能將它放到本人手里保管，所以要放在單位的人事部門，由組織選派黨性較強(qiáng)的專人保管，而且絕不能泄密。如果每次利用這些可以查閱復(fù)印的資料，都需要到人事部門當(dāng)面申請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)，再由檔案專管登記、查閱、復(fù)印所需的內(nèi)容，手續(xù)相當(dāng)繁瑣。但因長(zhǎng)期受到人事檔案絕對(duì)保密這種傳統(tǒng)思想的影響，大部分人很難突破手工操作盡管繁瑣但很安全這一事實(shí)，去尋求別的辦法。

1.2 信息化建設(shè)中存在的問題

實(shí)際上，在人事檔案信息化建設(shè)的過程中，除了思想上的問題，在安全以及資金保障方面也存在著一定的問題。因?yàn)樾畔⒒墓芾矸绞街饕劳械氖菙?shù)字化的管理模式，這就在一定程度上會(huì)涉及到網(wǎng)絡(luò)安全的問題，如果沒有做好相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全防范工作，很容易威脅到人事檔案資源的安全，不利于人事檔案資源的利用與保護(hù)，在一定程度上也容易被黑客進(jìn)行攻擊和利用，使得企業(yè)以及個(gè)人的利益受到損失。而在資金上，在實(shí)際進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)的過程中，往往需要大量的資金支持，這樣才能提高技術(shù)以及硬件上的保障。但是很多單位以及企業(yè)大都購買一套檔案信息化管理軟件，這就難以與檔案管理工作的開展相契合，也容易發(fā)生一些問題，難以真正滿足人事檔案信息化建設(shè)的要求。

1.3 信息化建設(shè)起步時(shí)的繁瑣

要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，必須建立健全人事檔案信息管理數(shù)據(jù)庫，也就是需要錄入單位每位員工的基本信息，包括花名冊(cè)、簡(jiǎn)歷及其家庭成員情況等信息，這些信息的錄入需要大量的時(shí)間和繁瑣的翻閱檔案的過程，信息化建設(shè)的起步對(duì)一個(gè)從來沒有建立過電子檔案的單位來說，其過程是繁瑣的。所以，很多單位的人事處因?yàn)槠綍r(shí)工作繁多，很難抽調(diào)人員進(jìn)行專門的信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入，或是很難抽出時(shí)間進(jìn)行此項(xiàng)工作，這足以讓想實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的許多單位，望而卻步。

2 加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的基本對(duì)策

2.1 破除傳統(tǒng)思想

在人事檔案信息化建設(shè)的過程中，針對(duì)其中的問題，就要及時(shí)的采取有效的措施加以解決，針對(duì)傳統(tǒng)思想上的守舊問題，就要求有關(guān)人事檔案管理部門能夠提高對(duì)于這方面的重視程度，做好管理人員的培訓(xùn)工作，真正破除傳統(tǒng)思想，提高對(duì)于人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，明確人事檔案管理中的重點(diǎn)以及要點(diǎn)，而且要知道人事檔案的內(nèi)容有些是絕對(duì)保密，有些也是可以開放的，其中的具體內(nèi)容都要有所了解和掌握，以樹立正確的人事檔案管理思想，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，更好的提高檔案信息的利用，提高檔案管理的效率等。

2.2 對(duì)信息化建設(shè)揚(yáng)長(zhǎng)避短

第一，盡管信息化時(shí)代的確存在不安全性弊端，并且也曾發(fā)生過網(wǎng)絡(luò)泄密事件，但信息化建設(shè)本身存在的不安全完全是可以避免的。首先是從外部進(jìn)行計(jì)算機(jī)硬件安全隔離的防護(hù)措施，如防火墻技術(shù)、VPN技術(shù)可有效隔離單位以外人員的隨意訪問和黑客的攻擊；其次是從軟件內(nèi)部―方面加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)的用戶管理，通過設(shè)置用戶名權(quán)限和密碼等方式，有效防止用戶越權(quán)操作或非法操作；另―方面引進(jìn)安全防范技術(shù)，防止第三方軟件截取文件，破解源文件。有了對(duì)這些方面的加強(qiáng)，防范單位人事檔案信息的泄露便不成問題。第二，如果不能阻止檔案整理歸檔原則的變化，那么單位檔案在進(jìn)行信息化管理的同時(shí)，就應(yīng)該預(yù)支一部分能投入到信息化軟件售后服務(wù)和硬件維護(hù)中的資金。

2.3 提高人事檔案管理人員的基本素質(zhì)

事實(shí)上，工作人員往往起著關(guān)鍵的作用，對(duì)于最終工作的質(zhì)量也具有重要的影響。而在人事檔案信息化建設(shè)的過程中，管理人員就是基礎(chǔ)的力量，他們的基本素質(zhì)決定著人事檔案管理的水平。只有提高檔案管理人員的素質(zhì)，才能真正突破困境，加強(qiáng)其信息化的建設(shè)。這就要求檔案專管對(duì)檔案信息化軟件進(jìn)行學(xué)習(xí)，給予充足的錄入信息的時(shí)間，盡量把基礎(chǔ)工作打牢，這樣的話，后面繁瑣的統(tǒng)計(jì)工作、檔案的查閱利用工作都會(huì)高效率完成。

3 結(jié)束語

隨著時(shí)代的不斷向前發(fā)展，人們的生活方式以及工作方式發(fā)生了很大的變化，相應(yīng)的思想認(rèn)識(shí)水平也有所提高，近幾年，管理意識(shí)就比較深入人心，因?yàn)樽龊孟嚓P(guān)的管理工作，能夠起到一定的約束作用，達(dá)到良好的管理效果。而在人事檔案的信息化建設(shè)過程中，同樣也需要做好相關(guān)的管理工作。這就要求有關(guān)檔案管理部門以及工作人員能夠針對(duì)信息化建設(shè)過程中的問題積極的采取有效的措施，以解決其中的問題，更好的加快人事檔案信息化建設(shè)的步伐。

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