關于對辦公室公文精益化管理的思考

郝芳

摘 要：辦公室公文工作繁瑣、復雜，涉及到的細節(jié)內(nèi)容較多，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會對整體工作造成影響，引發(fā)連鎖反應導致重大問題的出現(xiàn)。當前供電企業(yè)正處于改革轉(zhuǎn)型的關鍵時期，對企業(yè)內(nèi)部管理水平提出了更高的要求，促進辦公室公文精益化管理已成必然趨勢。文章闡述了辦公室公文精益化管理的重要意義，結合供電企業(yè)辦公室公文管理現(xiàn)狀，對實現(xiàn)精細化管理有效策略進行了探討，旨在提高管理水平。

關鍵詞：公文管理 精益化管理 有效策略

中圖分類號：F272.9 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）10-00-01

辦公室公文管理是供電企業(yè)管理工作中的基礎內(nèi)容，不僅決定企業(yè)內(nèi)部管理水平高低，同時也會影響企業(yè)整體運轉(zhuǎn)效率，與供電企業(yè)運營及發(fā)展聯(lián)系密切。從當前供電企業(yè)辦公室公文管理工作情況來看，其中的問題仍比較突出，導致公文質(zhì)量和辦文效率較低。對此，便需要將精益化管理思想應用到辦公室公文管理中，通過對公文格式及辦文流程加以規(guī)范，提高公文管理質(zhì)量，進而提升供電企業(yè)整體管理水平和運轉(zhuǎn)效率。

一、辦公室公文精益化管理的重要意義

所謂精益化管理，是從價值、價值流、價值流動、需求拉動及盡善盡美五方面分析，開展管理工作的一種思想，將精益化管理思想應用到供電企業(yè)辦公室公文管理，具有重要的現(xiàn)實意義。隨著市場經(jīng)濟體制的不斷完善，供電企業(yè)的發(fā)展目標也發(fā)生了變化，需要市場為導向制定長遠發(fā)展規(guī)劃，而推進辦公室公文精益化管理，能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作方式，提高管理的規(guī)范化程度，進而適應社會發(fā)展形勢。同時，從供電企業(yè)經(jīng)營業(yè)務角度來講，實現(xiàn)辦公室公文精益化管理，是創(chuàng)新管理機制的必要措施，能夠改善傳統(tǒng)管理模式中的眾多問題，在提高管理效率的同時，服務水平和服務質(zhì)量也會隨著升高，有利于獲取更加可觀的經(jīng)濟效益。

二、當前辦公室公文管理中的不足

對現(xiàn)階段供電企業(yè)辦公室公文管理狀況進行分析可知，實際工作中存在較多的問題解決，導致公文質(zhì)量與辦文效率較低，具體表現(xiàn)在以下幾方面。第一，收文登記不合理。辦公室在對登記文件、信函、資料等各類收文時，沒有根據(jù)收文特點以及私密程度進行精細化分類，在后期工作中查找所需收文時十分不便，工作效率較低。第二，公文數(shù)量過多。沒有對發(fā)文數(shù)量加以嚴格控制，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作不到位，多頭發(fā)文、重復發(fā)文現(xiàn)象比較常見，同時還存在大量不必要發(fā)文，加重了辦公室公文管理工作壓力。第三，公文流轉(zhuǎn)效率低。公文流轉(zhuǎn)辦理時間較長，各個部門之間缺乏有機協(xié)調(diào)，導致公文流轉(zhuǎn)不及時；公文流轉(zhuǎn)管理力度不足，導致公文傳閱閱讀過程中出現(xiàn)丟失、積壓問題，都會影響公文正常、高效流轉(zhuǎn)。第四，公文歸檔交接不規(guī)范。在對公文進行歸檔處理時，沒有明確區(qū)分應歸檔與不需歸檔公文，造成公文歸檔混亂，不利于管理工作的順利推進；公文歸檔交接環(huán)節(jié)，沒有詳細、完整記錄各項登記信息，公文歸檔錯誤現(xiàn)象比較常見；在辦理歸檔交接手續(xù)前，沒有對公文數(shù)量及質(zhì)量進行核對，交接后造成公文丟失。

三、辦公室公文精益化管理有效策略

1.科學登記收文

收文登記是辦公室公文管理的基礎環(huán)節(jié)，供電企業(yè)在推進辦公室公文精益化管理過程中，應先確保登記收文的科學性。首先，供電企業(yè)辦公室應嚴格按照《黨政機關公文格式》（GB/T9704-2012）以及《國家電網(wǎng)公司公文管理辦法》要求，對公文基本要素進行嚴格審核，保證公文格式的規(guī)范性，發(fā)現(xiàn)問題時應及時提出修改意見或退稿要求重新擬定，避免對收文登記工作造成影響。其次，應以表格形式對收文進行分類登記，根據(jù)收文特點、價值、私密性等將其區(qū)分開，尤其是涉密文件，必須單獨登記和保存。以紙質(zhì)公文為例，應對其進行單獨登記和分類保存，并做好記錄、編號、蓋章等各項工作。而外來郵件形式的公文，則需要拆封登記后，經(jīng)負責人擬辦、領導審批后才可傳閱。

2.精簡公文數(shù)量

精簡公文數(shù)量，是辦公室公文精益化管理的重要體現(xiàn)，必須落實到各個工作環(huán)節(jié)，進而才能有效提升管理效率。首先，供電企業(yè)應對發(fā)文數(shù)量加以嚴格控制，采取定額方式下達發(fā)文計劃指標，將發(fā)文總量控制在規(guī)定范圍內(nèi)，并對實際工作進行階段性總結。其次，做好統(tǒng)籌規(guī)劃，加強企業(yè)各個部門之間的協(xié)同合作，合并同類發(fā)文，避免出現(xiàn)多頭發(fā)文和重復發(fā)文，以此來減少發(fā)文數(shù)量。另外，嚴格執(zhí)行并落實公文“五不發(fā)”，從保證發(fā)文的實效性，減少不必要、無價值發(fā)文。

3.強化公文流轉(zhuǎn)

保證公文流轉(zhuǎn)的規(guī)范性和高效性，是供電企業(yè)提高辦公室公文管理水平的必要措施，這就需要以精益化管理思想為指導，強化公文流轉(zhuǎn)工作。一方面，對于公文流轉(zhuǎn)時間應作出具體要求和嚴格規(guī)定，在處理箋上標注清楚，一般情況下，重要公文、復雜公文最長處理期限不得超過1天和3天。如果待需處理的公文數(shù)量較多，則應該遵循輕重緩急原則，優(yōu)先流轉(zhuǎn)重要公文，加強各部門之間的協(xié)同力度。另一方面，做好公文流轉(zhuǎn)記錄工作，清楚劃分每個部門的具體責任，加強公文流轉(zhuǎn)記錄和監(jiān)督，杜絕公文丟失和堆積問題的出現(xiàn)，并建立公文催辦制度，一般事項15個工作日內(nèi)通報一次，重大事項及時督辦通報。

4.規(guī)范公文交接

公文交接時辦公室公文管理工作的一個重要環(huán)節(jié)，在實現(xiàn)精益化管理過程中必須做出嚴格規(guī)范。首先，應將歸檔公文和不歸檔公文明確區(qū)分開，避免公文歸檔混亂問題的出現(xiàn)，并以檔案形式及時保存歸檔公文。其次，做好交接記錄工作，將公文目錄打印為三份，移交部門、接受部門及檔案盒內(nèi)個保留一份，詳細記錄各項歸檔登記信息，包括移交人、接收人、交接時間等。另外，交接時雙方應對公文進行核查，包括公文數(shù)量、文件質(zhì)量，確定沒有問題后才可辦理交接手續(xù)。

結語

在機遇與挑戰(zhàn)并存的新形勢下，供電企業(yè)要想實現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展，便需要明確改革與創(chuàng)新的重要性，從企業(yè)內(nèi)部管理入手，提高對辦公室公文管理的重視力度，全面推進精益化管理。針對當前辦公室公文管理中的不足，供電企業(yè)可以通過科學登記收文、精簡公文數(shù)量、加強公文流轉(zhuǎn)、強化公文流轉(zhuǎn)等措施，逐步實現(xiàn)辦公室公文精益化管理，提升管理水平和管理效率，以較高公文質(zhì)量及辦文效率，確保供電企業(yè)的高效、穩(wěn)定運轉(zhuǎn)。

參考文獻

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