淺談檔案管理工作的重要性

摘 要：近年來(lái)，檔案管理工作對(duì)個(gè)體雇員和雇主都有著非常重要的作用。但鑒于近年來(lái)中國(guó)企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況，仍存在各種問(wèn)題，對(duì)中國(guó)企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了很大的不利影響。本文首先總結(jié)了檔案管理的重要性，然后分析檔案管理現(xiàn)狀，并在現(xiàn)有問(wèn)題的基礎(chǔ)上提出了對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重要性；現(xiàn)狀；對(duì)策

一、 前言

企業(yè)檔案管理是指企業(yè)在許多生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，對(duì)于國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)來(lái)說(shuō)，具有保存各種文字，圖形，音頻等各種歷史記錄的價(jià)值。一個(gè)企業(yè)要健康發(fā)展離不開(kāi)文件管理，檔案管理已成為企業(yè)管理工作不可分割的一部分，要提高工作質(zhì)量，工作效率至關(guān)重要，也要保持真實(shí)面對(duì)歷史是不可或缺的一個(gè)重要的工作。

二、 做好檔案管理工作的重要性

文件的科學(xué)規(guī)范管理，是衡量單位績(jī)效和管理水平的重要規(guī)模。檔案記錄了本單位發(fā)展歷史上優(yōu)秀研究成果以及單位經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供的第一手資料，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供了良好的方向。在中國(guó)綜合經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷史背景下，我們將做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理理念，勇于探索，嘗試新的檔案管理手段，充分，真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展情況和經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。檔案管理結(jié)果與單位管理相結(jié)合，決定了單位資源配置的方向和方式，決定了單位的商業(yè)布局和未來(lái)發(fā)展，對(duì)實(shí)現(xiàn)單位業(yè)務(wù)戰(zhàn)略具有深遠(yuǎn)的影響，不斷提高管理效率。因此，做好檔案管理工作，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)綜合發(fā)展，不斷提高企業(yè)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

三、 檔案管理工作現(xiàn)狀

（一） 檔案管理人員素質(zhì)不高：管理人員對(duì)檔案管理工作關(guān)注不高主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是文件管理人員缺乏主動(dòng)性，不是主動(dòng)收集，而是被動(dòng)等待選擇：二是檔案管理員只對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單保存，可以使用就行，沒(méi)有進(jìn)行編目，使文件管理越來(lái)越混亂，檔案管理應(yīng)該采用科學(xué)的管理方法，沒(méi)有一定的專業(yè)技術(shù)理論知識(shí)，難以處理文件管理，加上一些單位，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視文件管理，頻繁更換文件管理人員，導(dǎo)致文件管理混亂現(xiàn)象一再發(fā)生。

（二） 檔案管理不規(guī)范：其性能主要體現(xiàn)在：一是歸檔格式不統(tǒng)一，排列混亂，影響文件存檔工作的檔案，如文件封面和書(shū)寫(xiě)文件內(nèi)的包裝，無(wú)統(tǒng)一規(guī)格。二是在整理過(guò)程中，有很多鏈接不符合檔案的要求，如分類雜亂，組合不合理的，申報(bào)期不準(zhǔn)確，檔案起草不當(dāng)?shù)?。三是文件不?guī)范，檔案管理員認(rèn)為，只要完成文件收集任務(wù)即可，不組織，不整理，導(dǎo)致一組文件管理混亂，想找到一個(gè)有價(jià)值的文件信息難上加難。因此，文件管理不規(guī)范將直接影響使用該文件的價(jià)值。

（三） 檔案收集不齊全：長(zhǎng)期以來(lái)，很多部門的員工為了方便自己，不顧企業(yè)的安全利益，占據(jù)了大量的科技信息資料，導(dǎo)致企業(yè)的科技檔案資料的歸檔未收集或收集不完整：具體表現(xiàn)為：第一，國(guó)外信息考察資料不足：海外培訓(xùn)人員將文件信息，結(jié)果據(jù)為己有，使單位，企業(yè)信息資源丟失；第二，設(shè)備開(kāi)箱不通知文件管理人員參加，導(dǎo)致設(shè)備資料不完整。

（四） 歸檔檔案材料鑒定不準(zhǔn)：歸檔識(shí)別的任務(wù)是將文件從大而復(fù)雜的狀態(tài)轉(zhuǎn)換為高質(zhì)量狀態(tài)。目的是使檔案館質(zhì)量高，確保文件的完整性，方便管理和使用，但一些檔案管理人員在識(shí)別檔案價(jià)值時(shí)，小心謹(jǐn)慎，在文件的識(shí)別中既期待又害怕，寧愿保留無(wú)用的文件，也不愿擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，收集了大量的文件，無(wú)論有用無(wú)用，收集得越多越好，純屬形式主義；有些檔案管理人員對(duì)信息價(jià)值沒(méi)有正確的概念，將有用的無(wú)用的信息進(jìn)行混合，沒(méi)有進(jìn)行分類，一定會(huì)減少文件中包含的信息量，甚至淹沒(méi)有價(jià)值的文件，必然會(huì)造成巨大的浪費(fèi)。

四、 檔案管理工作對(duì)策

（一） 重視檔案管理工作：要做好企業(yè)檔案管理工作，需要對(duì)員工和有關(guān)部門進(jìn)行管理，要重視管理。檔案管理不僅具備記錄了員工生活經(jīng)驗(yàn)的功能屬性，也是企業(yè)選拔人才的重要對(duì)應(yīng)基礎(chǔ)。因此，檔案館管理工作必須重視起來(lái)。加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作需要提高其重視性，不能停留在表面，對(duì)于企業(yè)檔案管理問(wèn)題需要認(rèn)真對(duì)待，需要對(duì)企業(yè)檔案管理工作開(kāi)始實(shí)施有效的研究。對(duì)相應(yīng)的問(wèn)題特點(diǎn)進(jìn)行有針對(duì)性的研究。使企業(yè)文件管理工作符合文件管理系統(tǒng)，推動(dòng)整體方向向前發(fā)展。實(shí)現(xiàn)各部門之間政策的統(tǒng)一實(shí)施，改進(jìn)不合理的地方。

（二） 提高檔案管理水平：需要加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，然后實(shí)施文件管理政策的規(guī)范化，以確保文件管理工作在不同部門的影響程度。文件管理工作也可以從文件準(zhǔn)備著手，使檔案管理工作能夠反映完整性，真實(shí)性和相關(guān)性。目前的文件管理工作一直涉及員工晉升和員工待遇等實(shí)際關(guān)系的許多問(wèn)題，需要確保檔案管理工作誠(chéng)信，真實(shí)，有針對(duì)性，要求員工必須在文件管理過(guò)程中，提高員工的紀(jì)律，從而提高文件管理工作水平，可以反映公平性等諸多要求。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)文件管理工作的完善，必須在軟件和硬件中升級(jí)方式和手段，使用專用的文件管理工具進(jìn)行文件管理和其他工作。

五、 結(jié)語(yǔ)

檔案管理對(duì)于國(guó)家和企業(yè)來(lái)說(shuō)意義重大。工作意識(shí)的程度直接關(guān)系到企業(yè)對(duì)員工的保護(hù)程度。需要提高檔案館管理工作的責(zé)任，從檔案管理工作的諸多方面對(duì)問(wèn)題進(jìn)行研究和認(rèn)真對(duì)待，然后對(duì)檔案管理工作的重要性進(jìn)行區(qū)分和判斷。

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作者簡(jiǎn)介：

曹金月，天津市，天津市金地城市建設(shè)有限公司。endprint