中職學(xué)校綜合檔案室的建設(shè)分析

李暉

[摘要]本文分析了中職學(xué)校綜合檔案室建設(shè)與運營現(xiàn)狀，同時闡述了中職學(xué)校在綜合檔案室建設(shè)中存在的問題，最后筆者結(jié)合多年工作經(jīng)驗，提出了一些有效建設(shè)策略或建設(shè)方法。旨在提高綜合檔案室建設(shè)水平，進一步保障中職學(xué)校各檔案信息管理的安全性。

[關(guān)鍵詞]中職學(xué)校；綜合檔案室；建設(shè)；現(xiàn)狀

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.114[中圖分類號]G717.24 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）18-0181-02

1中職學(xué)校綜合檔案室建設(shè)現(xiàn)狀

任何一所中職學(xué)校都建立專門的檔案管理室，負責管理檔案信息，除了實驗檔案、文書檔案、設(shè)備檔案之外，還負責管理人事檔案和科研檔案等，因而檔案管理室做好日常管理工作，構(gòu)建完善的綜合檔案室非常重要。根據(jù)筆者實際了解到的情況來看，雖然大部分中職學(xué)校已經(jīng)建立了一個較為完善的學(xué)校檔案室，卻因為管理意識不足、管理設(shè)備不先進等原因影響，使建設(shè)出的檔案室在日常管理中還存在一些問題，既不符合綜合檔案室建設(shè)要求，又難以保證各種檔案信息的安全性。雖然某些中職學(xué)校引進了一批現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，但由于管理者管理水平有限，加之學(xué)校投入的管理經(jīng)費不足，使得學(xué)校內(nèi)部實施的綜合性檔案管理制度或措施無法落實，自然也無法保證檔案信息資料的安全。

2中職學(xué)校綜合檔案室存在問題

2.1管理方式缺乏創(chuàng)新

科技水平的發(fā)展，促使中職學(xué)校中的檔案管理逐漸朝著信息化、自動化的方向轉(zhuǎn)變，人們將很多的信息技術(shù)、科技設(shè)備應(yīng)用到綜合檔案管理中，在一定程度上提升了檔案綜合管理效率。然而從實際了解到的情況來看，人們對于綜合信息化檔案管理的重視度不夠，諸如：管理人員技能水平較低、管理經(jīng)費投入不足以及現(xiàn)代化管理設(shè)施不夠完善等，使得信息計算在綜合化檔案管理中應(yīng)用的效果受到限制。雖然某些條件較好的中職學(xué)校專門為檔案管理工作提供了多種現(xiàn)代化管理設(shè)備，但在實際管理中，由于人們沒有主動學(xué)習(xí)和掌握新設(shè)備的意識，使得校內(nèi)檔案大部分管理工作依然是由人工完成，顯然這一情況主要是由于管理方式缺乏創(chuàng)新性造成的，落后的管理方式不僅無法提升管理效率，而且還無法保證檔案管理效果。

2.2辦公條件差

某些中職學(xué)校雖然為綜合檔案管理部門配備了專門的管理工作室，但是從反映出的情況來看，學(xué)校所配置的管理室不僅設(shè)施簡陋，而且功能十分單一，諸如：檔案閱覽、庫管和辦公都在同一個房間進行，面對這樣差的辦公條件，又怎能保證管理工作順利展開。

2.3管理觀念過時

現(xiàn)階段，很多的中職學(xué)校在綜合檔案室建設(shè)工作中，雖然已經(jīng)明確了建設(shè)目標，但管理觀念過時，例如：某些管理者認為這是一份閑差事，在他們的眼中檔案管理就是“看門”的，只要看好門就能保障檔案安全。這樣一種消極、過時的管理觀念，是無法滿足綜合檔案管理需要的，尤其是在一些新的先進設(shè)備引進后，若依然持有過時的管理觀念，不僅無法滿足信息化檔案管理要求，在一定程度上還會影響檔案管理質(zhì)量。

2.4管理結(jié)構(gòu)不科學(xué)

大部分中職學(xué)校在綜合檔案管理這方面，主要注重管理的是會計檔案、文書檔案等，而對于其他一些，諸如：人事檔案和設(shè)備檔案的管理卻不重視，這主要體現(xiàn)在搜集這類檔案時工作人員很懈怠。另外，即便引進了多種現(xiàn)代化管理設(shè)備，但由于管理者業(yè)務(wù)水平較低，使得錦旗、膠片等實物檔案以及聲像檔案管理缺乏科學(xué)性，即可以理解成檔案管理結(jié)構(gòu)不夠嚴謹，不夠科學(xué)。

2.5管理標準不夠完善

國家并沒有制定出統(tǒng)一的標準對中職學(xué)校相關(guān)的綜合檔案管理以及檔案室構(gòu)建進行指導(dǎo)和約束，因而中職學(xué)校專業(yè)類型不同，其管理綜合檔案的方式也有所差異。相應(yīng)的，檔案管理中涉及的內(nèi)容詳細程度也會有所差異，這便意味著各中職學(xué)校需要針對自身辦學(xué)特點，一邊摸索一邊建設(shè)綜合檔案室。

3有效建設(shè)綜合檔案室的策略

3.1組建優(yōu)秀的檔案管理隊伍，建設(shè)紙質(zhì)檔案室

紙質(zhì)檔案管理有其存在的重要價值，因而在建設(shè)紙質(zhì)檔案室之前，各中職學(xué)校首先應(yīng)當將一個專業(yè)技能、管理意識較高的隊伍組建出來，在加強紙質(zhì)檔案建設(shè)的基礎(chǔ)上，持續(xù)提高工作者的檔案保護意識，并采用科學(xué)手段加強管理力度。檔案管理工作者的管理素質(zhì)，不僅決定了檔案管理質(zhì)量，還決定了工作服務(wù)態(tài)度。另外，檔案室應(yīng)強化紙質(zhì)檔案修復(fù)工作，一所學(xué)校從建立開始便會儲存各種各樣的紙質(zhì)檔案，這些紙質(zhì)檔案都是一些重要的文獻資料，因而需要細心保存。但紙張是有一定使用年限的，若得不到妥善管理，極易被損壞或遺失。基于此，筆者認為建設(shè)紙質(zhì)檔案室的前提便是組建一支優(yōu)秀的檔案管理隊伍，并不斷對他們的檔案管理技能和紙質(zhì)檔案修復(fù)能力進行強化，以此保證檔案室建設(shè)的完整性。

除此之外，各中職學(xué)校還需定期對檔案管理者的工作技能進行培養(yǎng)，以此增強管理者整體的突發(fā)事件應(yīng)對能力。這是因為在日常檔案管理中，常會存在一些突發(fā)情況，尤其是在應(yīng)用信息技術(shù)后，機房停電或設(shè)備自身出現(xiàn)問題均會對檔案管理工作造成影響。針對此情況，為了減少事故損失需不斷對工作者的管理技能進行強化，以此提高管理者整體的事故處理水平。

3.2建設(shè)數(shù)字化檔案室

數(shù)字化檔案室是在信息技術(shù)取得一定進展后衍生出來的。檔案數(shù)字化應(yīng)是當前中職學(xué)校檔案管理中應(yīng)用最為廣泛的檔案存儲方式，其主要的特征體現(xiàn)在數(shù)字化存儲信息上，例如：聲音、文本及圖像等信息資源都以數(shù)字化形式存儲在檔案室中，這樣一來不僅減小了檔案資料存儲占用的空間，還使整個檔案室管理合理化、規(guī)范化。

對于各中職學(xué)校來講，想要建設(shè)出一個完整的數(shù)字化檔案室，首先需要做的是引進先進的檔案管理系統(tǒng)，這是紙質(zhì)檔案室向數(shù)字化檔案室轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵所在。尤其是在數(shù)字化檔案室建設(shè)過程中，應(yīng)用現(xiàn)代化管理設(shè)備，在對原有的管理系統(tǒng)進行優(yōu)化的同時，還能夠不斷對管理內(nèi)容、管理流程進行補充，使其更符合數(shù)字化建設(shè)要求。

想要建設(shè)數(shù)字化檔案管理室，其前提是必須建立一個數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺。只有借助互聯(lián)網(wǎng)的力量，才能夠迅速有效地收集各種檔案信息。隨后應(yīng)從中職學(xué)校自身檔案管理特色出發(fā)，建設(shè)出一個極具本校特色的數(shù)字化檔案管理室，因為只有契合實際開展檔案管理工作，才能夠在科學(xué)整合資源的同時，提高檔案使用價值。只有價值提高了才能夠顯現(xiàn)出工作者檔案管理的重要性，即在一定程度上有助于檔案管理人員工作積極性、工作意識的提高。

3.3建設(shè)聲像檔案室

綜合檔案管理中包含聲像檔案管理，因而建設(shè)綜合檔案室自然需要建設(shè)聲像檔案室。由于聲像檔案本身具有較高的參考價值和歷史價值，因此中職學(xué)校在建設(shè)聲像檔案室時，需將一套完善的聲像檔案管理體系編制出來，因為只有在完善體系下，管理工作者才能做好相關(guān)的防塵埃、防氣體等工作，最終保證聲響檔案的完整性。

4結(jié)語

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各中職學(xué)校在日常檔案管理中逐漸引進多種管理形式和先進的管理設(shè)備，尤其是在當前這樣一個對檔案信息化管理要求較高的時代背景下，將一個綜合檔案室建設(shè)出來非常重要，其能夠通過科學(xué)手段高效管理各種檔案信息。