實驗室樣品管理

張靜

1 實驗室樣品的特點

隨著實驗室精細化程度的不斷深化，實驗室普遍面臨檢測需求復雜、需求隨檢測目的變化而變化等問題，不僅樣品形態(tài)各式各樣，檢測需求也各種各樣，此外，樣品留存要求也各有不同。針對上述情況，實驗室操作人員不但要保證樣品在檢驗過程中不丟失、不變質、不污染、不混淆，確保樣品檢驗結果的代表性和公正性，符合檢驗要求，還要保證留存樣品符合檢驗復查的要求。因此，加強實驗室樣品管理是一項重要的基礎工作。

2 實驗室樣品管理流程

實驗室樣品的管理主要包括樣品的接收、標識、流轉、保存及處理等多個環(huán)節(jié)，現(xiàn)結合實驗室認證工作對樣品管理的各個環(huán)節(jié)作以下討論。

樣品的接收及確認

公司內部實驗室的樣品根據(jù)管理流程的不同可分為兩大類：檢測計劃內的樣品和檢測計劃外的樣品。

對于檢測計劃內的樣品，已有程序文件或作業(yè)指導書明確規(guī)定了檢測需求，可直接查詢文件管理系統(tǒng)，查看當前的有效版本，當文件更新時，需得到受影響部門的同意，且培訓系統(tǒng)中已完成對檢測申請方和檢測實驗室雙方人員的培訓。在送檢和接收樣品人員雙方確認樣品信息無誤后，由樣品接收員填寫樣品接收登記表，接收、登記；送檢人員不需填寫樣品檢驗委托申請表。

對于檢測計劃外的樣品，送檢人員需填寫樣品檢驗委托申請表，包括樣品名稱、識別編號、樣品狀態(tài)及數(shù)量等基本信息；樣品接收員應對送檢樣品進行檢查、驗收、登記。首先對樣品進行初步觀察，是否符合本實驗室承檢范圍，確認能否檢測；其次，與樣品檢驗委托申請表內容對比，核對送檢樣品的數(shù)量、原始狀態(tài)，核對樣品各項信息是否與委托申請一致；最后，核查無誤后，樣品接收員確認收樣。

樣品的標識

樣品一旦被接收，必須保證樣品編號的唯一性。編號可根據(jù)實驗室的實際情況來編寫，如按照樣品種類、部門等分類，其一般由年份、樣品類別代碼和樣品序號組成（或者其他適合的實驗室編號）。樣品標識應清晰，放置在醒目且不妨礙檢驗的位置，其內容一般包括樣品名稱、編號、規(guī)格、送檢日期等。標識的設計應確保樣品在流轉過程中不發(fā)生任何混淆，并保證在樣品未處理前保持留存。

樣品的流轉

樣品經(jīng)接收后由接受人員交給樣品管理員入庫，下達樣品檢驗流轉單后，檢測人員憑此單領取和流轉樣品。檢測人員按照相關標準進行檢驗，檢測前應核對樣品信息，并對其檢測狀態(tài)進行標識，確保在制備、檢測、流轉等過程中對樣品給予充足的保護，以免發(fā)生混淆和損壞。檢測完成后，應將樣品歸還給樣品管理員，并由管理員進行核對登記。

樣品的存儲

檢測樣品需要專門的存儲室，應按照樣品特性和待檢項目分類儲存在特定的環(huán)境中。如需低溫儲藏的樣品，應保存在相應設定溫度的冷藏或冷凍箱中，見光分解的樣品需要避光保存等。儲存的位置可根據(jù)檢測樣品狀態(tài)劃分，一般分為待檢、在檢、已檢、留樣。樣品入庫后，樣品管理員需建立樣品登記臺賬，臺賬應包含樣品編號、名稱、入庫時間、存放地點等，樣品存儲環(huán)境應安全、干燥、通風，保證樣品無交叉污染、無變質腐蝕等現(xiàn)象。需要特殊儲存的樣品，應嚴格按照條件儲存，并記錄儲存環(huán)境條件。留樣也應按照規(guī)定數(shù)量、品種執(zhí)行，以備復檢。

樣品的處理

樣品檢測完畢后需返還樣品室，超過保存期限的樣品應定期處理。一般報告發(fā)出后樣品留樣期不得少于報告投訴反饋時間，對超標樣品和特殊樣品，如有必要可重點延長留樣期。接觸過化學試劑的樣品可視為有毒、有害樣品，應嚴格按照實驗室程序文件進行處理，并嚴格做好樣品處理記錄，防止其污染環(huán)境或造成其他危害。如送檢或受檢單位提出返還樣品的要求，在留樣期滿后可領回，但在領回樣品時，領樣人員需憑樣品檢驗委托申請表辦理相關手續(xù)。如需提前（保存期內）領回樣品，應在明確“對本檢測報告無異議”之后，方可辦理樣品返還手續(xù)。

3 實驗室樣品管理的關鍵環(huán)節(jié)

實驗室樣品管理的關鍵環(huán)節(jié)有交接、記錄和樣品放置。首先，交接時雙方都應該仔細查看樣品狀況，包括外包裝、外觀、數(shù)量、型號、規(guī)格、等級等，并核對樣品、配件及所帶資料。對以封裝方式送達的樣品，則應檢查封裝是否完整有效以及運輸過程有無損壞，并如實附加文字說明。此外還要保留完整的記錄，因為樣品管理的每個環(huán)節(jié)都要留有記錄，保留這些記錄，可以實現(xiàn)有效追溯以查明情況并作為統(tǒng)計的依據(jù)，分清責任。

樣品的放置同樣是關鍵點之一，無論樣品是在收樣存儲庫或發(fā)樣存儲庫，都要按一定順序擺放，這樣既存取方便，又可提高工作效率。樣品形態(tài)各異，因此在存取樣品時，應按照序列號的明示和順序進行，一目了然，快捷方便，并且能有效利用庫房面積，提高工作效率。

4 樣品管理有效性的重要意義

檢測結果取決于檢驗樣品的真實性、有效性、樣品狀態(tài)以及檢驗樣品與檢驗的適配關系、樣品的制備等諸多環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)均是評定測量樣品不確定度時需要考慮的因素。樣品管理也是《實驗室資質認定評審準則》中技術要求的重要內容。實驗室應建立質量體系文件《質量手冊》《程序文件》以及《程序文件》記錄的表單，樣品管理文件內容應能夠滿足樣品完整性、真實性、有效性、可追溯性的要求，涵蓋檢測各環(huán)節(jié)樣品的送、收、置、護、存、留、清理。

5 結語

實驗室的樣品管理工作是一項系統(tǒng)工程。不同實驗室涉及的樣品種類及特征存在很大差別，但在確保樣品的代表性、滿足樣品接收條件的充分性、樣品保存的穩(wěn)定性、樣品分裝制備的規(guī)范性以及樣品處置的安全性等方面的要求具有廣泛的類同性。實驗室對于樣品的管理，在做好實物管理的同時，也要充分重視記錄資料的管理工作。