企業(yè)微信推動辦公無紙化的設(shè)計與應(yīng)用

白思韻

【摘 要】隨著智能手機(jī)和微信的普及，移動辦公從移動端系統(tǒng)（APP）時代向平臺化發(fā)展，推動醫(yī)院辦公無紙化勢在必行。經(jīng)一年時間，醫(yī)院初步實現(xiàn)了日常辦公流程、數(shù)據(jù)查詢、員工服務(wù)等工作無紙化，達(dá)到了節(jié)約成本和時間，提高工作效率和工作質(zhì)量等目標(biāo)。今后將加入電子簽名等功能繼續(xù)推進(jìn)和完善辦公無紙化。

【關(guān)鍵詞】移動辦公；無紙化；醫(yī)院；企業(yè)微信

中圖分類號： F49 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 2095-2457（2018）24-0036-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.24.018

【Abstract】With popularity use of the smart phone and Wechat， mobile work has changed from APP-times to platform，so paperless office is necessary in the hospital. After 1 year， the hospital has achieved the initial goal of paperless office， which includes ordinary official flows， data query，officer service.It also achieved the goal including save manpower resources，improved working efficiency and quality.In the future，we will add on electronic signatures， electronic seal， go on improving the paperless office.

【Key words】Mobile work； Paperless office； Hospital； Work Wechat

0 引言

中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心（CNNIC）發(fā)布的第41次《中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計報告》[1]顯示，截至2017年12月，我國手機(jī)網(wǎng)民規(guī)模達(dá)7.53億，其中使用手機(jī)上網(wǎng)人群占比為97.5%。

與此同時，以微信為代表的即時通信工具（IM）發(fā)展到現(xiàn)在不再是一個單純的聊天工具，它已經(jīng)發(fā)展成集交流、資訊、電子商務(wù)和辦公協(xié)作等為一體的綜合化信息平臺。據(jù)《2016年中國社交應(yīng)用用戶行為研究報告》[2]顯示，在整體即時通信工具用戶中，有92.6%的人使用微信，手機(jī)端常用率85.6%。

1 醫(yī)院行政辦公的背景現(xiàn)狀

番禺區(qū)中心醫(yī)院是位于廣州南部的國家三級甲等醫(yī)院，有院本部、洛浦分院和東院區(qū)共在職員工2900人。2009年，醫(yī)院引入辦公自動化系統(tǒng)（OA），以實現(xiàn)醫(yī)院局域網(wǎng)內(nèi)公文收發(fā)和檔案管理等辦公流程功能為主，另外僅有會議室管理、采購等13個電子流程，日常辦公仍以紙質(zhì)為主。隨著醫(yī)院不斷發(fā)展，原有OA使用模式出現(xiàn)了如下問題：用戶使用不便，應(yīng)用率低下；產(chǎn)生大量不需存檔的紙質(zhì)文件，耗費大量人力物力，工作質(zhì)量難以跟蹤和統(tǒng)計等。僅限院內(nèi)局域網(wǎng)的方式也不利于分院的管理。因此2017年初，醫(yī)院成立工作小組推進(jìn)無紙化辦公。

2 采用企業(yè)微信作為移動辦公主要手段的優(yōu)勢

OA系統(tǒng)軟件商都開發(fā)了移動端系統(tǒng)（APP）便于手機(jī)端或平板端訪問，該方式建設(shè)周期長，信息安全風(fēng)險高，不利于短期內(nèi)快速全員落地。于是，我們將目光投向微信公眾平臺推出的一款免費辦公APP企業(yè)微信，對比傳統(tǒng)APP有如下優(yōu)點：開通簡單，可快速推廣；以白名單準(zhǔn)入機(jī)制建立安全的消息通道，企業(yè)也可選擇必須啟用二次驗證提高安全級別；功能多樣，預(yù)留接口可自主開發(fā)應(yīng)用；全部推送消息可推送到員工個人微信中。

3 系統(tǒng)設(shè)計及部署

（1）技術(shù)平臺與架構(gòu)：以NET4.0為技術(shù)平臺，采用ASP.NET及MVC多層架構(gòu)，層與層之間采用松耦合相對獨立（見圖一）。

（2）采用HTML5、JavaScript作為客戶端開發(fā)語言，減少客戶端和應(yīng)用之間交互，降低傳輸流量，提供方便快速的用戶體驗。

（3）設(shè)置前置服務(wù)器，對外使用固定IP綁定二級域名與企業(yè)微信對接，對內(nèi)通過醫(yī)院網(wǎng)閘映射內(nèi)網(wǎng)地址與醫(yī)院OA服務(wù)器和OA數(shù)據(jù)庫進(jìn)行信息交互。

該前置服務(wù)器必須部署三個服務(wù)：應(yīng)用服務(wù)負(fù)責(zé)接收手機(jī)終端的服務(wù)器請求，使用加密數(shù)據(jù)調(diào)用后端服務(wù)，實現(xiàn)手機(jī)終端頁面的呈現(xiàn)及數(shù)據(jù)交互。此服務(wù)器直接使用SaaS服務(wù)。外部移動服務(wù)負(fù)責(zé)接收企業(yè)號應(yīng)用服務(wù)器的加密請求，進(jìn)行解密，將請求發(fā)送到內(nèi)部移動服務(wù)。接收內(nèi)部移動服務(wù)的數(shù)據(jù)，并加密傳遞給應(yīng)用服務(wù)。內(nèi)部移動服務(wù)負(fù)責(zé)實現(xiàn)業(yè)務(wù)邏輯，與醫(yī)院OA系統(tǒng)服務(wù)器和OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫交互，按用戶的請求檢索數(shù)據(jù)。

（4）部署文檔預(yù)覽服務(wù)，實現(xiàn)所有常見附件類型如doc等無須安裝客戶端即能預(yù)覽的功能。

4 系統(tǒng)實施

1）第一階段：設(shè)置微信界面等基礎(chǔ)信息，OA系統(tǒng)與企業(yè)微信的用戶信息應(yīng)一致且每天至少同步1次。

2）第二階段：上線桌面OA系統(tǒng)已有的功能模塊。

（1）OA流程為移動設(shè)備重新設(shè)計，結(jié)合OA的手機(jī)視圖，使用移動設(shè)備的拍照、錄音等取代結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的錄入，實現(xiàn)了發(fā)起、批復(fù)流程的功能，能查閱參與的流程。

（2）OA傳閱在原來功能基礎(chǔ)上進(jìn)行了合并和優(yōu)化，加上拍照的功能，只保留了流轉(zhuǎn)傳閱、發(fā)起傳閱及傳閱關(guān)注三個功能。

（3）會議管理使企業(yè)職工可在企業(yè)微信上發(fā)起會議申請，通過微信推送會議通知給參會人，日歷上可查看會議日程。會前參會人員可利用生成的簽到圖片掃碼簽到。

（4）通知公告包括兩部分，一是原有的通知公告欄，使企業(yè)微信端內(nèi)容與桌面同步，迅速傳達(dá)全院通知。二是開通由職能部門自行管理的門戶，將日常工作及時匯總?cè)翰殚啞?/p>

3）第三階段：提供醫(yī)院日常運(yùn)營報表查詢，提供薪資數(shù)據(jù)供員工查詢，第三方插件制作小應(yīng)用。

（1）為方便隨時掌握醫(yī)院動態(tài)，利用微信OA門戶制作各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)報表，按角色分配查看權(quán)限，實現(xiàn)只需連接互聯(lián)網(wǎng)便能查看醫(yī)院運(yùn)營數(shù)據(jù)。

（2）薪資查詢是關(guān)乎每位員工切身利益的小應(yīng)用，為保護(hù)員工隱私，醫(yī)院使用OA系統(tǒng)的薪資模塊，數(shù)據(jù)只存儲在醫(yī)院內(nèi)部；設(shè)置桌面端禁用薪資查詢，必須通過企業(yè)微信端輸入另行設(shè)置的驗證密碼查詢；薪資查詢界面水印顯示當(dāng)前人員的姓名和工號防止泄密。該功能的上線讓十幾年的紙質(zhì)工資單成為歷史。

（3）各部門在考試報名、工作評價方面均有應(yīng)用需求，傳統(tǒng)定制軟件難以滿足需要。信息科利用第三方應(yīng)用搭建小應(yīng)用，實現(xiàn)各種掃碼報名、掃碼評價等。

5 推行無紙化辦公的情況

從2017年初起，各部門從核心工作開始實現(xiàn)無紙化日常辦公，歷經(jīng)1年時間努力，全院2900多名員工中已有2600人關(guān)注使用企業(yè)微信（見圖2），實現(xiàn)了90%以上的移動辦公覆蓋。通過企業(yè)微信后臺可見每天至少有300人次使用企業(yè)微信，實現(xiàn)日均使用1600人次，使用率超過55%。

通過無紙化辦公，各職能部門梳理了原有的100個辦公流程，其中98個實現(xiàn)網(wǎng)上辦理，加上原來講課報名和評價使用企業(yè)微信小應(yīng)用實現(xiàn)，節(jié)省了大量紙張和時間。

6 未來推動計劃

余下未實現(xiàn)網(wǎng)上辦理的流程主要為必須手寫簽名或?qū)嵨锝桓畹牧鞒?，接下來醫(yī)院將實現(xiàn)電子簽章和電子簽名予以推動。利用企業(yè)微信平臺內(nèi)部推送的特點，探索建立內(nèi)部知識庫供員工隨時在終端上使用；在臨床應(yīng)用方面，將危急值實現(xiàn)微信推送確認(rèn)等功能。

【參考文獻(xiàn)】

[1]中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心（CNNIC）.第41次《中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計報告》[R]P1.2018年1月.

[2]中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心（CNNIC）.《2016年中國社交應(yīng)用用戶行為研究報告》P5.2017年12月.

[3]醫(yī)院微信企業(yè)號的應(yīng)用實踐.《江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理》P81-P83.2017年6月.鄭惠蘭 周艷琴.

[4]基于微信企業(yè)號的一樣內(nèi)部服務(wù)平臺設(shè)計與實現(xiàn).《中國醫(yī)療設(shè)備》P126-P129.2018年4月. 喬臻 袁駿毅 周晟劼.