如何創(chuàng)新檔案管理工作

郭寶慧

在信息多元化并瞬息萬變的時(shí)代，檔案管理工作遇到了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。那么具體到單位來說，檔案管理人員將如何面對(duì)新時(shí)期檔案工作的新要求、新變化，讓檔案管理工作在推動(dòng)單位改革發(fā)展中發(fā)揮更大的作用呢？這是一個(gè)嚴(yán)肅且值得認(rèn)真探索的問題。

重視檔案管理工作是前提

任何工作，只要單位重視了，尤其是領(lǐng)導(dǎo)重視了，這項(xiàng)工作才能順利開展。以保障安全生產(chǎn)、提升服務(wù)水平，爭取社會(huì)和經(jīng)濟(jì)兩個(gè)效益為目的的單位，在過去都不會(huì)重視檔案管理工作。然而一旦有了因其檔案管理的原因影響到單位經(jīng)營發(fā)展的問題時(shí)，單位又會(huì)“責(zé)怪”檔案管理人員，這就讓檔案管理部門及其人員不得不背負(fù)“竇娥式”的冤情。那么為了變被動(dòng)為主動(dòng)，檔案管理人員必須發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，以自己的實(shí)際行動(dòng)去影響、去爭取單位的重視。一是檔案管理人員首先要愛崗敬業(yè)，為領(lǐng)導(dǎo)、各級(jí)管理人員提供準(zhǔn)確、真實(shí)、可靠的信息，為領(lǐng)導(dǎo)的決策、工程技術(shù)人員的科技攻關(guān)提供方便。檔案工作人員自己還要愛崗守則，勤勉有為，在單位中樹立良好的形象，提升檔案管理部門的地位。二是檔案管理人員要積極做好宣傳，使全員增強(qiáng)檔案意識(shí)。三是檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，多談一些檔案工作對(duì)單位長遠(yuǎn)發(fā)展的影響，用其他單位的真實(shí)例子和事實(shí)“開導(dǎo)”單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作。

努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的時(shí)代特征

檔案管理工作專業(yè)性強(qiáng)，檔案管理人員既要有高度的工作責(zé)任心，良好的職業(yè)道德，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)、工作的專業(yè)知識(shí)等，尤其要運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理方法創(chuàng)新和完善單位檔案管理工作。作為單位的檔案管理人員，在學(xué)好檔案管理專業(yè)知識(shí)同時(shí)，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)單位的安全生產(chǎn)知識(shí)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，只有這樣才能真正做好單位的檔案管理工作。

檔案管理人員要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息知識(shí)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型檔案管理人才。企事業(yè)單位的檔案，匯集著大量的知識(shí)，有情報(bào)功能、保密原則、人才信息、經(jīng)營參謀等內(nèi)容，涵蓋了單位技術(shù)檔案管理、人力檔案管理以及檔案管理創(chuàng)新等方面，是一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作又很繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)的強(qiáng)度很大，因此檔案管理人員必須利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段進(jìn)行管理，以其現(xiàn)代化的先進(jìn)管理方式更好地提高工作效率，更好地為單位大發(fā)展服務(wù)。

不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員的知識(shí)水平、業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案獨(dú)立人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高檔案管理人員的綜合能力。要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理人員接收繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，不斷提高檔案管理人員的自身素質(zhì)。一要建立長期教育培訓(xùn)的運(yùn)行機(jī)制。加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性的運(yùn)行機(jī)制，保證把檔案管理人員接受再教育落到實(shí)處。要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制，促使檔案工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育，不斷提高業(yè)務(wù)能力和水平。二是明確繼續(xù)教育的方向。繼續(xù)教育應(yīng)該從單位檔案管理的實(shí)際要求出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)以致用的原則。繼續(xù)教育應(yīng)給檔案管理人員提供全面、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)專業(yè)檔案知識(shí)的機(jī)會(huì)，特別是檔案管理方面最前沿、最先進(jìn)的知識(shí)，給檔案管理人員提供吸收、補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新概念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)一次性教育不足。要學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，單位的檔案大多與安全有關(guān)，與服務(wù)有關(guān)，這就需要檔案管理人員要掌握這方面的常識(shí)和專業(yè)術(shù)語，做到有的放矢，讓自己真正成為一個(gè)優(yōu)秀的行業(yè)的檔案管理人員。