中小物業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制存在問題及對(duì)策分析

李映坪

【摘 要】本文從物業(yè)管理（服務(wù)）企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r與該行業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)情況入手， 分析了物業(yè)企業(yè)財(cái)務(wù)控制過程中的資金與收費(fèi)管理、內(nèi)部往來(lái)結(jié)算管理、存貨管理、成本管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)與問題。結(jié)合物業(yè)行業(yè)法規(guī)有針對(duì)性地提出了資金與收費(fèi)監(jiān)管措施、內(nèi)外部往來(lái)結(jié)算措施、部門間牽制與配合方式和組織成本降低的思路及方向，構(gòu)筑一套適合于物業(yè)管理行業(yè)的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度。

【關(guān)鍵字】物業(yè)管理；財(cái)務(wù)內(nèi)部控制；成本管理

從目前物業(yè)管理行業(yè)狀況來(lái)看，按照不完全統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，目前我們國(guó)家物業(yè)管理企業(yè)總數(shù)超過 3萬(wàn)家，從業(yè)人員大約300萬(wàn)，城鎮(zhèn)物業(yè)管理覆蓋率可以達(dá)到50%左右。 然而，由于該行業(yè)的發(fā)展史并不長(zhǎng)，各企業(yè)本身的管理，尤其是財(cái)務(wù)管理也暴露出混亂的狀態(tài)。這種狀態(tài)在中小物業(yè)企業(yè)中表現(xiàn)尤為明顯。企業(yè)若要健康成長(zhǎng)，要以穩(wěn)健的財(cái)務(wù)體制為基礎(chǔ)，能讓企業(yè)合理利用資金，控制成本節(jié)約資源并提高效益，能夠充分保護(hù)企業(yè)各項(xiàng)資產(chǎn)的安全和完整，保證各種財(cái)務(wù)資料的真實(shí)可靠，提高財(cái)務(wù)工作效率與企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，有利于實(shí)現(xiàn)物業(yè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)方針和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。

一、 某中小物業(yè)公司（以下簡(jiǎn)稱“A公司”）信息簡(jiǎn)介

A公司有限公司成立于1997年7月，其成立初衷是為某房地產(chǎn)開發(fā)集團(tuán)所開發(fā)樓盤提供物業(yè)服務(wù)。公司所管樓盤均位于三、四線城市，實(shí)現(xiàn)年收入6000萬(wàn)元，盈利582萬(wàn)元（主要來(lái)源于以酬金制方式管理的地產(chǎn)前期項(xiàng)目）。公司現(xiàn)有總資產(chǎn)6240萬(wàn)元，各類專業(yè)服務(wù)人員1170余人，服務(wù)面積417萬(wàn)平方米，均為某房地產(chǎn)開發(fā)集團(tuán)開發(fā)項(xiàng)目，由于公司的經(jīng)營(yíng)基調(diào)公司在發(fā)展過程中未并過多注重內(nèi)控的建設(shè)。隨著公司管理面積的擴(kuò)大。在企業(yè)本身的管理中，特別是財(cái)務(wù)管理中突顯出不少的問題。這里涉及了A公司在實(shí)際操作中較容易出錯(cuò)的五大塊內(nèi)容：即資金及收費(fèi)管理、往來(lái)結(jié)算與項(xiàng)目核算、存貨保管、成本節(jié)約等進(jìn)行分析論證，先探尋各項(xiàng)存在的風(fēng)險(xiǎn)與缺陷，再對(duì)癥下藥提出適合的財(cái)務(wù)控制方案。

二、 A公司的資金管理

1.資金管理的疏漏

通過對(duì)企業(yè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行考察可以獲知，該公司的財(cái)務(wù)部門和銷售部門并沒有進(jìn)行嚴(yán)格的區(qū)分，甚至兩個(gè)部門的在崗位設(shè)置方面存在一定的重疊，從而造成部門的職責(zé)模糊，例如銷售人員與客戶信用審核人員的職責(zé)歸屬同一個(gè)人，往往會(huì)造成銷售人員為了擴(kuò)大銷售、提升業(yè)績(jī)，在沒有對(duì)客戶的信用狀況進(jìn)行調(diào)查的情形下，對(duì)于資金管理出現(xiàn)疏漏。中小物業(yè)資金多依靠地產(chǎn)的支持，其本身的籌資渠道仍十分匱乏。造成對(duì)資金的支取、流轉(zhuǎn)、入賬較為混亂，資金管理制度尚不健全。

2.物業(yè)管理費(fèi)的收取狀況

物業(yè)管理費(fèi)是A公司的最主要的經(jīng)營(yíng)收入，物業(yè)費(fèi)的收繳率與收繳時(shí)間關(guān)系著公司的正常運(yùn)營(yíng)與遠(yuǎn)期發(fā)展。如若因?yàn)槲飿I(yè)費(fèi)的飽和收入低影響服務(wù)質(zhì)量，甚至對(duì)地產(chǎn)銷售產(chǎn)生負(fù)面影響，就得不償失了。然而，在實(shí)際工作中，對(duì)于公司而言，物業(yè)管理費(fèi)難收，卻是一個(gè)普遍存在的現(xiàn)象。總有一部分業(yè)主因?yàn)榉N種原因不能及時(shí)繳清管理費(fèi)。

三、 A公司的內(nèi)部往來(lái)結(jié)算管理

A公司每天的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都會(huì)涉及到較多且零星的收費(fèi)與資金結(jié)算，其中包括前期介入時(shí)期地產(chǎn)公司委托物業(yè)代收代繳的費(fèi)用，如水費(fèi)、電費(fèi)；也有日常經(jīng)營(yíng)中代各項(xiàng)目收繳的各項(xiàng)費(fèi)用。因此，在這一過程中，每天都會(huì)發(fā)生大量的資金結(jié)算往來(lái) 。而物業(yè)公司會(huì)在各管理項(xiàng)目上設(shè)立客服收費(fèi)人員，由他們負(fù)責(zé)收取物管費(fèi)及相關(guān)代繳費(fèi)用。項(xiàng)目收費(fèi)人員一般只收不支，而所有的收支皆由公司本部的總出納按照公司財(cái)務(wù)制度操控實(shí)施，以確保每一份收入盡其所用。項(xiàng)目若需要采購(gòu)、付費(fèi) ，需向公司本部申報(bào)審批。如此一來(lái)，公司財(cái)務(wù)上每天需要花費(fèi)極大的精力去處理與地產(chǎn)和各項(xiàng)目的轉(zhuǎn)賬 、收付結(jié)算。特別是項(xiàng)目上的資金，還需要及時(shí)高效地結(jié)清，若處理不當(dāng)，有可能引發(fā)資金管控風(fēng)險(xiǎn)。因此，完善物業(yè)管理企業(yè)的往來(lái)結(jié)算內(nèi)控就顯得十分重要了。

四、 A公司的存貨管理

在A公司每天發(fā)生的運(yùn)營(yíng)成本里，存貨支出占據(jù)著很大的一塊。 而物業(yè)的存貨又以其多、雜、細(xì)的特點(diǎn)，使公司在管理這些用品時(shí)，總是會(huì)遇到各種麻煩。A公司管理日常經(jīng)營(yíng)所需存貨主要有以下幾類：

1.原材料

公司為完成其經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)使用的主體物質(zhì)資料，包括庫(kù)存和在途的構(gòu)成物業(yè)管理企業(yè)經(jīng)營(yíng)服務(wù)成本的各種主要材料、輔助材料、修理備用件等。

2.低值易耗品

公司不作為固定資產(chǎn)核算的各種用具、家具等，包括修理工具、管理用具、家具用品、勞保用品等 。

A公司因?yàn)榉?wù)工作細(xì)致入微，所以各種存貨設(shè)施也十分齊全。存貨種類繁多、易損耗、收發(fā)頻繁。有時(shí)倉(cāng)庫(kù)管理者的疏忽、粗心大意會(huì)造成存貨的流失。倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的存貨多與家居有關(guān)，需要倉(cāng)管者有良好的職業(yè)操守。有些倉(cāng)庫(kù)管理員出于自家裝修的需要，私自將公司工具帶回家中使用；也有的維修人員，綠化人員以公用之名將工具無(wú)故借給他人，造成不合理的損耗。這些現(xiàn)象都是客觀存在的，這也與財(cái)務(wù)部門對(duì)這一環(huán)節(jié)的輕視有關(guān)。財(cái)務(wù)部門多數(shù)時(shí)候僅通過公司現(xiàn)在的物料收發(fā)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)核對(duì)，卻很少進(jìn)行實(shí)地督查。更棘手的是，要對(duì)如此零碎且數(shù)量巨大的存貨開展全面盤存，需要花費(fèi)極大的精力，這些現(xiàn)象，是導(dǎo)致存貨管理不規(guī)范的主要原因。因此，合理確定存貨的范圍、加強(qiáng)存貨的管理、建設(shè)一套行之有效的存貨管理制度、對(duì)于提高效益有重大的意義。

五、 A公司的成本管理

1.物業(yè)管理企業(yè)成本管理的源泉

根據(jù)收入與成本的配比原則，成本的發(fā)生，對(duì)應(yīng)記入收入。在介入成本管理之前，首先我們需要了解了下物業(yè)管理企業(yè)的各種收入類型，這是成本產(chǎn)生的源頭。如：物業(yè)管理（服務(wù) ）收入、物業(yè)經(jīng)營(yíng)收入，主要包括出租場(chǎng)地收入、 小區(qū)停車場(chǎng)。

2.A公司的成本費(fèi)用管理范圍及其構(gòu)成

（1）A公司對(duì)其成本費(fèi)用核算多采用權(quán)責(zé)發(fā)生制.按營(yíng)業(yè)成本、期間費(fèi)用核算。營(yíng)業(yè)成本是公司在從事物業(yè)管理活動(dòng)中為物業(yè)產(chǎn)權(quán)人、使用人提供維修管理和服務(wù)所發(fā)生的各項(xiàng)耗費(fèi)，主要是針對(duì)公司的主營(yíng)業(yè)務(wù)來(lái)講的。期間費(fèi)用包括管理費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用，核算與其他行業(yè)相同營(yíng)業(yè)成本中設(shè)直接人工費(fèi)、直接材料費(fèi)和間接費(fèi)用三個(gè)科目進(jìn)行核算。

（2）物業(yè)管理成本費(fèi)用是指物業(yè)管理公司提供物業(yè)管理服務(wù)過程中每年發(fā)生的各項(xiàng)支出。A公司將其成本費(fèi)用劃分了若干類別。包括：公共設(shè)施、設(shè)備日常運(yùn)行、維修及保養(yǎng)費(fèi)；綠化管理費(fèi)；清潔衛(wèi)生費(fèi)；秩序維護(hù)費(fèi)；綜合服務(wù)費(fèi)；固定資產(chǎn)折舊費(fèi)； 稅費(fèi)。

（3）A公司成本管理的現(xiàn)狀。據(jù)物業(yè)管理協(xié)會(huì)專業(yè)人士歷年調(diào)查的數(shù)據(jù)顯示，人力成本總排在物業(yè)管理總投入的首位，主要表現(xiàn)為業(yè)主服務(wù)的物業(yè)管理公司的員工包括管理人員和保潔、衛(wèi)生、綠化和安全保衛(wèi)人員的工資、福利費(fèi)及其他有關(guān)費(fèi)用構(gòu)成的人力資源成本。人力資源的成本控制搞好了，就能夠解決業(yè)主服務(wù)高峰時(shí)的需求 ，也能夠在服務(wù)低谷時(shí)杜絕服務(wù)資源的閑置。在中小物業(yè)中，人力成本控制也總是放在第一位來(lái)考慮的。綜合起來(lái)，A公司的成本管理狀況存在以下漏洞：一是成本管理起點(diǎn)滯后，嚴(yán)重影響了公司的成本。二是物業(yè)管理企業(yè)的成本管理體制存在“一管就死，一放就亂”的兩難選擇。由于下屬管理處每發(fā)生一筆費(fèi)用都要到本部各職能部門及公司領(lǐng)導(dǎo)那里去報(bào)批，也增加了監(jiān)管成本，于是開始在分公司嘗試將成本管理權(quán)下放，但一放，在成本管理中就出現(xiàn)了混亂現(xiàn)象。三是成本管理思路片面。如今，該公司注重成本管理，但重心就是降低成本。 在管理深度上，其只重視服務(wù)與管理過程的節(jié)約，而沒有通過成本與技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，這樣忽略了業(yè)主的需求，不利于公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。四是成本管理主體單一。在A公司，成本控制的主體是財(cái)務(wù)人員，這樣就很難真正起到對(duì)成本的監(jiān)控作用。

六、 物業(yè)管理企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度建設(shè)的要求與建議

1.加強(qiáng)資金管理職能設(shè)置

對(duì)應(yīng)收資金采取日常管理的方式。在這里企業(yè)可以針對(duì)公司籌資的總額度來(lái)設(shè)置一個(gè)專門的部門對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行管理，當(dāng)然主要涉及到財(cái)務(wù)部門，因此這個(gè)籌資必須涉及到財(cái)務(wù)部部門，加強(qiáng)對(duì)物業(yè)資金管理的力度。

2.建立健全企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督機(jī)制

企業(yè)監(jiān)督不力，問題還在于企業(yè)還未意識(shí)到內(nèi)部監(jiān)督的重要性，對(duì)內(nèi)部監(jiān)督還存在著很多誤解，因此監(jiān)督能力弱化，會(huì)計(jì)信息不真時(shí)有發(fā)生。這就要求企業(yè)做好內(nèi)部監(jiān)督工作。內(nèi)部監(jiān)督是會(huì)計(jì)監(jiān)督的基礎(chǔ)，是保證會(huì)計(jì)資料真實(shí)、完整的重要措施。社會(huì)監(jiān)督、政府監(jiān)督的目的是為了督促企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督到位。企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督的程度，建立完整的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制。

3.加強(qiáng)企業(yè)外部財(cái)務(wù)監(jiān)督力度

在監(jiān)督中單純強(qiáng)調(diào)內(nèi)部監(jiān)督是不夠的，也必須加強(qiáng)對(duì)物業(yè)工作的外部監(jiān)督，也就是加強(qiáng)社會(huì)審計(jì)監(jiān)督和政府監(jiān)督。以獨(dú)立第三者的身份對(duì)委托單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行客觀、公正、全面的評(píng)價(jià)，對(duì)依法公開披露的單位會(huì)計(jì)報(bào)告的真實(shí)性負(fù)法律責(zé)任。與企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督起互補(bǔ)作用。政府監(jiān)督要明確職責(zé)，合理分工，建立責(zé)任制，各負(fù)其責(zé)。

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