民營企業(yè)檔案管理存在的問題及建議

白力宏

摘 要：民營企業(yè)是社會主義市場經(jīng)濟(jì)的構(gòu)成要素之一，民營企業(yè)檔案不僅僅是企業(yè)自身的資產(chǎn)，更是社會經(jīng)濟(jì)的無形資產(chǎn)。本文將對民營企業(yè)檔案管理工作中存在的主要問題及建議進(jìn)行深入研究和探討。對民營企業(yè)檔案管理的主要問題提出一些建議和對策，使檔案管理可以成為民營企業(yè)運(yùn)行過程中便捷、有效的輔助工具。

關(guān)鍵詞：民營企業(yè)；檔案；問題；建議

民營企業(yè)檔案是過去各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，它反應(yīng)了企業(yè)成長與發(fā)展的歷程，是企業(yè)的重要資產(chǎn)和信息資源，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的憑證，也是國家檔案資源的重要組成部分。

企業(yè)的檔案管理具有一定的社會性，并不是完全的“私人行為”，也不是可有可無的，而是要受到《檔案法》的約束。我們應(yīng)該明白，檔案工作具有“存真求實、鑒往知來”的獨(dú)特功能，做好企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)自身發(fā)展的客觀需要，不僅是權(quán)利，也是義務(wù)，是長期受益之事而絕非短期權(quán)宜之計，尤其是要創(chuàng)建百年企業(yè)，檔案管理更是必不可少。

1 民營企業(yè)檔案管理存在的主要問題

民營企業(yè)在創(chuàng)業(yè)之初，或者因為怕政策有變，縮手縮腳，或者因為創(chuàng)業(yè)艱難，顧及不暇，往往忽略了檔案管理，哪怕是政策愈加開放透明的今天，仍然有些企業(yè)的檔案意識薄弱。多數(shù)民企都沒有與政府檔案部門建立起聯(lián)系，不少企業(yè)根本不知道如何"下手"管理檔案。檔案管理不善給企業(yè)帶來諸多困擾和麻煩是普遍存在的問題，這種 "干旱"煎熬之苦的滋味，開始讓民營企業(yè)發(fā)現(xiàn)，企業(yè)檔案也是我們在市場經(jīng)濟(jì)的大潮中得以生存和發(fā)展的"本錢"，不管好要吃虧。

大多數(shù)企業(yè)都認(rèn)為檔案工作對企業(yè)管理非常重要，有必要建立健全檔案工作管理體制。但按照現(xiàn)代化、科學(xué)化管理檔案的要求，現(xiàn)階段我們還存在一定的差距，具體問題在于檔案工作開展并未形成適應(yīng)本企業(yè)管理模式的，真正滿足生產(chǎn)一線需求的檔案管理規(guī)章制度。這一問題主要表現(xiàn)在兩個方面：一是業(yè)務(wù)部門沒有把檔案工作納入部門職責(zé)范圍，檔案雖有專人管理，但是人員的專業(yè)性，分類清晰度和科學(xué)性，收集資料的完整性，方法的簡潔性，排列編號的規(guī)范性，特別是采用現(xiàn)代化管理手段，實行集中統(tǒng)一管理的電子化等方面存在嚴(yán)重不足；二是在日?；顒又行纬傻拇罅繖n案均分散保存。職能部門對企業(yè)的調(diào)查論證、申報立項、洽談協(xié)議、審批登記等檔案大多掌管在相應(yīng)的經(jīng)辦人手中，未能及時歸檔，有的即便歸檔也不注意歸原件而是復(fù)印件。隨著人員的流動，辦公場所的搬遷，上述問題隨時都有可能導(dǎo)致檔案信息資源部分流失。

2 檔案現(xiàn)代化管理與利用工作的對策

一個企業(yè)要穩(wěn)定持續(xù)地發(fā)展，應(yīng)該方方面面都好，都協(xié)調(diào)發(fā)展。企業(yè)做一天算一天，無所謂檔案管理。而真正要把企業(yè)做好，將科學(xué)發(fā)展和基業(yè)長青設(shè)定為企業(yè)的奮斗目標(biāo)，那檔案工作就非常重要，不可缺少。針對目前民營企業(yè)工作存在的問題和對檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)具有的前瞻性意識，提出以下的解決思路和途徑，進(jìn)一步加強(qiáng)民營企業(yè)檔案管理工作：

2.1 強(qiáng)化宣傳 文化先行

廣泛深入宣傳《檔案法》、《遼寧省檔案管理條例》；利用企業(yè)網(wǎng)站、微信公共平臺，宣傳檔案利用實例，正反方面的典型經(jīng)驗和教訓(xùn)，樹立民營企業(yè)的檔案意識，讓經(jīng)營者充分認(rèn)識檔案工作的重要意義，使其為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)，要充分認(rèn)識民營企業(yè)檔案的重要性。不斷強(qiáng)化檔案意識，并將此項工作作為企業(yè)文化的組成部分，向全員灌輸滲透。建立起與時代合拍的檔案意識，切實轉(zhuǎn)變對檔案重管理輕利用、封閉保守等思想觀念，使檔案工作適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時代的需要，適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

2.2 加強(qiáng)培訓(xùn)，組織保障

邀請檔案局專業(yè)人員，舉辦檔案管理人員培訓(xùn)班，加大培訓(xùn)工作力度，提高檔案管理專業(yè)人員的素質(zhì)，以帶動全集團(tuán)檔案管理水平的提高。檔案管理現(xiàn)代化也是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應(yīng)包括思想意識、知識結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術(shù)復(fù)合型人才。

同時要建立起以總裁、總經(jīng)理親自掛帥，分管領(lǐng)導(dǎo)主管，檔案室具體負(fù)責(zé)，各職能部門協(xié)助的檔案管理工作網(wǎng)，要把檔案工作作為集團(tuán)管理的一項重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)并作為主管領(lǐng)導(dǎo)年終績效考核的標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)內(nèi)部有序的管理和良性循環(huán)機(jī)制是關(guān)鍵性因素。民營企業(yè)可以依據(jù)自身檔案材料情況，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要，重新修訂部分檔案的歸檔范圍和保管期限。例如：企業(yè)的合同及證照檔案的歸檔范圍和時間，企業(yè)可根據(jù)實際生產(chǎn)需要自行調(diào)整。在檔案管理體系上可以設(shè)置兩級檔案管理體系，由公司綜合檔案室和各部門組成，除了檔案室設(shè)置專業(yè)檔案人員，還可以在各部門設(shè)立兼職檔案人員，這樣一來保證了檔案工作以企業(yè)為重心，服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)。

2.3 加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，重視檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

要加大資金投入，做好各項基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，充分發(fā)揮檔案的作用。要積極營建檔案資源共享的環(huán)境，充分利用現(xiàn)有的檔案資源，實現(xiàn)檔案資源的合理配置；要以檔案信息化建設(shè)積極推動檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，有效發(fā)揮檔案的信息功能。要力爭在短時期內(nèi)實現(xiàn)，電子文件歸檔，數(shù)據(jù)庫建設(shè)，電子檔案的接收等檔案信息化建設(shè)。

3 結(jié)語

總而言之，通過分析民營企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在問題，進(jìn)而得出民營企業(yè)檔案管理工作的措施。民營企業(yè)檔案管理的特殊性和復(fù)雜性決定了還有很多問題有待深入研究和探索，時代在發(fā)展，改革的腳步也將不會停止，對民營企業(yè)檔案管理的研究也必定不斷深入，逐步完善。

參考文獻(xiàn)

[1]宗培嶺.民營企業(yè)檔案管理模式研究[J].浙江檔案.2005（2）

[2]李瑋.關(guān)于民營企業(yè)檔案工作的思考[J].黑龍江檔案.2013（3）

[3]劉冰.民營企業(yè)檔案管理模式研究[D].吉林大學(xué).2011.

[4]劉亞軍.民營企業(yè)檔案工作存在的問題與對策[J].蘭臺世界.2017（4）endprint