現(xiàn)代電子檔案管理存在的問題及解決措施探討

李曉峰

摘 要：隨著計算機信息技術的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)對社會各個行業(yè)的發(fā)展起到了革命性的促進作用，使現(xiàn)代檔案管理工作進入電子時代；但與此同時，現(xiàn)代電子檔案管理在發(fā)展中也出現(xiàn)一些亟待解決的問題?；诖?，本文就現(xiàn)代電子檔案管理存在的問題及解決措施進行探究，通過對現(xiàn)代電子檔案管理發(fā)展中存在問題的分析，提出一些切實有效的辦法，幫助電子檔案管理工作順應時代，健康發(fā)展。

關鍵詞：現(xiàn)代電子檔案管理；信息技術；辦公自動化

隨著互聯(lián)網(wǎng)的興起，人類社會逐漸進入信息化時代，社會各個行業(yè)都對信息化技術進行有效地應用，使工作模式向信息化和智能化轉變。如今社會發(fā)展和進步速度飛快，海量信息對檔案信息管理提出更高的要求，因此檔案信息管理進入電子智能時代。雖然現(xiàn)代電子檔案管理的發(fā)展已經(jīng)取得一定的進展，但是仍然存在很多亟待解決的問題，因此探究現(xiàn)代電子檔案管理存在的問題及解決措施是很有必要的。

1 現(xiàn)代電子檔案管理工作的轉變

現(xiàn)代電子檔案管理工作的轉變主要體現(xiàn)在以下三個方面。一是對檔案的分類做出調整。傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案一般被人工進行分類，按照檔案的不同類型，按照時間順序進行規(guī)整，這種方法不僅會花費較長時間，而且還要投入大量的人力資源?，F(xiàn)代電子檔案管理工作將檔案的類型轉變?yōu)殡娮幽K，經(jīng)過計算機程序設置，可以對檔案的不同類型進行自動歸檔。由于電子操作，工作人員可以隨時根據(jù)工作目標的變化對檔案的類別進行轉換。另外，利用電子檔案管理可以使檔案的分類更加的精細化。二是檔案的載體發(fā)生變化。傳統(tǒng)的檔案都是紙質檔案，很容易隨著時間的變化發(fā)生遺失或者破壞的現(xiàn)象。電子檔案管理收錄電子文件可以加快辦公自動化的進程，讓工作人員在查找檔案時更加高效。三是檔案的接受和保管發(fā)生變化。由于電子檔案管理接收的都是電子文件，因此需要在接收是對文件的真實性和安全性做全面準確的鑒定工作，從而保障電子檔案管理工作的安全性。

2 現(xiàn)代電子檔案管理發(fā)展中的問題

2.1 電子檔案管理的真實性缺乏保證

首先，由于電子檔案管理工作接受到的都是電子文件，因此文件的真實性需要得到有力的監(jiān)督。其次，電子文件與紙質文件不同，很容易通過電腦進行篡改或者刪除，而且很難留下證據(jù)，導致電子文件在歸檔時的真實性受到嚴重的威脅。再次，一些紙質文件通過計算機形成電子文件時，文件的作者無法在電子文件中留下具有標志性和代表性的簽名，導致文件的真實性和權威性無法得到保證，嚴重制約到未來對文件的利用。

2.2 電子檔案管理的安全性缺乏保證

如今網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展迅速，雖然給電子檔案管理工作帶來諸多便利，但是由于網(wǎng)絡信息技術自身存在安全漏洞，導致電子檔案的安全性缺乏保證。首先，一些需要保密的電子檔案在電子設備中存儲后，有網(wǎng)絡其他終端設備依然能夠很輕易地獲取這些被加密存儲的文件，而且同一個網(wǎng)絡終端的電子文件可以同時發(fā)送給其他終端，使電子文件的安全性受到嚴重的威脅[1]。其次，計算機網(wǎng)絡自身存在安全性威脅，例如電腦病毒、網(wǎng)絡黑客等，一些電腦病毒會潛藏在電腦中的文件或者應用程序中，一旦觸發(fā)這些文件或者電腦設備，就有可能對電腦造成致命的威脅，從而導致電子文件被銷毀的情況發(fā)生。

2.3 管理工作人員整體素質不高

電子檔案管理工作需要一批具有較強專業(yè)技能的工作人員，不僅能夠熟練掌握計算機技術，而且能夠對檔案進行專業(yè)化管理。但是就目前電子檔案管理的情況來看，大多數(shù)管理人員的專業(yè)技能并不能得到保障，對于管理中出現(xiàn)的一些問題不能進行有效的解決。不僅如此，電子檔案管理工作人員應該具有較強的責任意識。檔案管理工作對于事業(yè)單位或社會企業(yè)的發(fā)展具有至關重要的作用，因此管理人員必須具備責任意識，但是當前大多數(shù)管理人員自身素質不高，甚至會出現(xiàn)一些工作人員利用電子檔案進行利益交換的行為，嚴重威脅檔案的保密性和安全性。

3 應對現(xiàn)代電子檔案管理發(fā)展中存在問題的解決措施

3.1 培養(yǎng)現(xiàn)代電子檔案管理先進人才

應對當前現(xiàn)代電子檔案管理發(fā)展中存在的問題，必須培養(yǎng)現(xiàn)代電子檔案管理先進人才。相關檔案部門應該從以下兩方面著手進行解決。一方面要加強對這種復合型先進人才的招考，通過制定嚴格的人才招聘制度，從源頭上解決檔案管理部門的人才稀缺問題，從而營造出良好的檔案管理工作氛圍，使電子檔案信息管理工作步入正軌。另一方面要加強對檔案部門內部工作人員的培訓力度。以社會某企業(yè)檔案部門為例，該企業(yè)對檔案管理工作的重視程度較高，在企業(yè)內部制定系列培訓措施培養(yǎng)高素質的電子檔案管理人才，通過聘請社會電子檔案管理工作的先進人才進行講座，還通過研討會的方式促進管理人員對工作進行探討和交流，促進管理工作的有效開展，企業(yè)還對內部管理人員進行考核選拔，制定激勵機制對具有優(yōu)秀管理能力的工作人員進行獎勵，從而促進整體管理部門管理能力的提升[2]。

3.2 建立健全電子檔案管理安全法規(guī)

應對當前現(xiàn)代電子檔案管理發(fā)展中存在的問題，必須建立健全電子檔案管理安全法規(guī)。隨著電子信息技術的不斷發(fā)展，社會各行業(yè)都進入辦公自動化的模式中，充分利用計算機進行無紙化辦公，這種辦公模式雖然極大程度上提高了工作人員的辦公效率。但是由于一些工作信息都被儲存在計算機網(wǎng)絡中，因此一旦網(wǎng)絡出現(xiàn)被攻擊或者癱瘓的情況，工作就無法正常進行，還極有可能導致相關文件的遺失，使電子檔案的保存期限受到嚴重威脅。因此必須制定相關的安全法規(guī)，以法律的形式規(guī)范電子檔案管理工作，防止一些惡意事件的發(fā)生。

3.3 制定合理電子檔案管理工作制度

應對當前現(xiàn)代電子檔案管理發(fā)展中存在的問題，必須制定合理的電子檔案管理工作制度。如今辦公自動化的模式下，每天都會產(chǎn)生大量的電子文件，因此工作量較大，很容易發(fā)生失誤。檔案部門必須制定科學合理的工作制度，規(guī)范電子檔案管理的工作流程。以某企業(yè)為例，該企業(yè)檔案部門在公司制度中明確規(guī)定檔案管理工作中電子文件在存檔前的鑒定責任制度，規(guī)定檔案管理人員在接收檔案時對檔案的真實性做有效鑒別，如果發(fā)生檔案被篡改刪除或者無效現(xiàn)象便追究相關人員的責任[3]。

3.4 開發(fā)先進電子檔案管理相關軟件

應對當前現(xiàn)代電子檔案管理發(fā)展中存在的問題，必須開發(fā)先進電子檔案管理的相關軟件。隨著信息時代的到來，檔案管理工作的電子化和智能化已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然趨勢，因此對相關管理軟件的開發(fā)能夠極大程度上促進電子檔案管理工作的實效性，并且大大增強電子檔案管理的安全性。技術人員應該加大相關軟件的開發(fā)力度，將電子檔案管理工作中的各個方面納入到軟件的功能中，真正實現(xiàn)檔案管理的智能化。以遠光軟件SMB事業(yè)部為例，該事業(yè)部在電子檔案的管理領域投入大量人才，以“電子檔案管理新思路”為主題，利用“平臺加插件”的方式研發(fā)出先進的“遠光電子檔案管理系統(tǒng)”，幫助企業(yè)解決電子檔案管理中的諸多難題。這種新型的電子檔案管理系統(tǒng)充分結合了當前云計算、移動互聯(lián)和大數(shù)據(jù)的特點，極大程度上促進了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

4 結論

綜上所述，針對現(xiàn)代電子檔案管理存在的問題及解決措施的探究是非常必要的。本文針對現(xiàn)代電子檔案管理發(fā)展中存在問題的分析，提出一些切實有效的辦法。研究可得，培養(yǎng)現(xiàn)代檔案管理先進人才、建立健全電子檔案管理安全法規(guī)、制定合理的電子檔案管理制度、開發(fā)先進電子檔案管理相關軟件能夠有效提升電子檔案管理工作的水平。希望本文可以為研究現(xiàn)代電子檔案管理存在的問題及解決措施的相關人員提供參考。

參考文獻

[1]李曉龍.現(xiàn)代電子檔案管理存在的問題及解決方法[J].蘭臺內外，2017，（01）：66.

[2]楊靜月.醫(yī)院電子檔案建設與管理存在的問題及解決措施[J].管理觀察，2017，（05）：115-117.

[3]李南.淺談電子檔案管理中的安全問題及解決措施[J].黑龍江科技信息，2016，（03）：35.endprint