加強(qiáng)建設(shè)工程檔案收集工作確保歸檔質(zhì)量

牛繼來

摘 要：工程檔案是城建檔案的關(guān)鍵構(gòu)成部門，其質(zhì)量的優(yōu)劣，直接關(guān)系到它的應(yīng)用性能。為了保證項(xiàng)目檔案的存檔質(zhì)量，一定要做好采集工作，掌握采集途徑，編制一套完整可行的操作程序。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；檔案采集；歸檔質(zhì)量；優(yōu)化措施

建設(shè)工程檔案設(shè)計(jì)施工管理信息、施工技術(shù)信息、施工進(jìn)程與造價(jià)信息、工程物資信息、工作記錄、施工試驗(yàn)信息和檢查報(bào)告、施工質(zhì)量驗(yàn)收信息以及完工驗(yàn)收信息等多種檔案。因?yàn)榻ㄔO(shè)工程的信息采集面大、采集周期長、存在較強(qiáng)的專業(yè)性等特征，造成建設(shè)工程檔案信息歸檔質(zhì)量偏低，影響到檔案歸檔的完善性、成套性以及系統(tǒng)性，還影響到后期檔案的有效使用。

1 保證建設(shè)工程資料歸檔質(zhì)量的意義

1.1 提升建設(shè)工程資料歸檔質(zhì)量是發(fā)揮檔案作用的前提

建設(shè)項(xiàng)目檔案直接反映了工程施工階段的全部內(nèi)容，和工程后續(xù)的應(yīng)用、運(yùn)維等工作息息相關(guān)。所以，在建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔過程，進(jìn)一步提升資料的歸檔質(zhì)量，令檔案信息具備完整性、系統(tǒng)性以及標(biāo)準(zhǔn)性，還為資料的提供利用奠定良好的基礎(chǔ)。

1.2 對科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理任務(wù)有著較大的作用

建設(shè)工程的施工時(shí)間很長，且施工環(huán)節(jié)形成檔案信息的過程繁雜、數(shù)量很多、類型不同、業(yè)務(wù)性強(qiáng)，這給建設(shè)項(xiàng)目檔案采集、整合帶來了較大的阻礙[1]。建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔任務(wù)是建設(shè)工程檔案管理的關(guān)鍵內(nèi)容與環(huán)節(jié)，提高建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔水平，對科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工程檔案管理有著極大的作用。

2 建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔問題

2.1 文件信息歸檔不及時(shí)

因?yàn)榻ㄔO(shè)工程存在施工時(shí)間長、人員變化大等特征，文件信息若歸檔不及時(shí)極易導(dǎo)致文件信息丟失，如此形成的檔案信息會缺乏完整性與系統(tǒng)性，極大影響到信息的提供利用服務(wù)效果。

2.2 少數(shù)資料無法以原件模式歸檔

文件信息無法以原件模式歸檔的主要原因在于：一方面，因?yàn)槭┕r(shí)間長原始信息沒能及時(shí)歸檔。在文件信息整理環(huán)節(jié)，僅能用復(fù)印件取代原件裝進(jìn)案卷中。另一方面，施工企業(yè)沒有制作充足的原件以導(dǎo)致建設(shè)企業(yè)歸檔的文件信息僅能用復(fù)印件取代原件。檔案是檢查平整的基礎(chǔ)？，復(fù)印件不具備法律效力，如此會給單位帶來巨大的損失。

2.3 重視程度低，工作人員檔案意識弱化，歸檔資料不標(biāo)準(zhǔn)

在建設(shè)項(xiàng)目中，工作人員把主要精力投放在施工進(jìn)程、施工質(zhì)量以及施工目標(biāo)方面，忽視了檔案管理的重要性[2]。檔案意識弱化，對工程完工信息的初始平整屬性了解不夠，忽視原始信息的形成與采集，造成原始信息內(nèi)容記錄不真實(shí)、簽署不規(guī)范、書寫不滿足要求、表格不滿足標(biāo)準(zhǔn)、簽字潦草不明和代簽情況時(shí)常出現(xiàn)。

2.4 施工日志記載不合理

施工日志記載項(xiàng)目建設(shè)全過程，記載的內(nèi)容重點(diǎn)包含施工工作的調(diào)度、隱蔽問題和處理狀況；安全施工與文明施工建設(shè)；技術(shù)質(zhì)量情況、隱藏問題、處理狀況等。記載內(nèi)容一定要確保連續(xù)與完整?，F(xiàn)階段，施工日志的信息基本上空洞籠統(tǒng)，部分日志記載的文字潦草，明顯知道是事后補(bǔ)充的結(jié)果。該種施工日志無法準(zhǔn)確、全面的體現(xiàn)施工生產(chǎn)和施工階段隱藏的問題與處理狀況，也喪失了記錄工作日志的意義。

3 加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案采集工作保證歸檔質(zhì)量的措施

3.1 做好檔案編制單位工作人員專業(yè)訓(xùn)練工作

能夠通過開設(shè)培訓(xùn)班統(tǒng)一對工程建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)檔案原及相關(guān)單位檔案管理者進(jìn)行崗前訓(xùn)練，經(jīng)過培訓(xùn)使其全面認(rèn)識到建設(shè)工程檔案的關(guān)鍵性，清楚建設(shè)工程檔案的相關(guān)法律規(guī)范，了解城建檔案業(yè)務(wù)要求。同時(shí)嚴(yán)格把關(guān)培訓(xùn)考察的關(guān)，寬進(jìn)嚴(yán)出，測試達(dá)標(biāo)發(fā)放崗位訓(xùn)練合格證明[3]。在常規(guī)檢查中，需要檔案從事人員持證入崗，為確保建設(shè)項(xiàng)目的完整、精準(zhǔn)，提升歸檔質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。

3.2 學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提升業(yè)務(wù)管理與業(yè)務(wù)能力

檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣，在一定程度上和檔案管理者有密切關(guān)系。而建設(shè)工程檔案的內(nèi)容復(fù)雜，涵蓋面比較廣泛。如此就需要檔案管理者深入學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)理論與技能，不僅要具備項(xiàng)目技術(shù)理論，還需具備建設(shè)工程檔案管理層面的專業(yè)理論，而且具備處理實(shí)際問題的技能。為此，能夠采用“走出去、引進(jìn)來”的方法，使單位內(nèi)部的部分業(yè)務(wù)精英走出去，引進(jìn)有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理者來加強(qiáng)互動(dòng)，經(jīng)過溝通學(xué)習(xí)兄弟企業(yè)在檔案管理工作中的優(yōu)點(diǎn)及成功經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步補(bǔ)充、健全本單位工作人員的專業(yè)理論與能力，改進(jìn)業(yè)務(wù)與管理理念，檔案工作人員的管理能力將會由此得到明顯提升，進(jìn)而不斷提升管理效率，這樣還確保了建設(shè)工程資料的歸檔質(zhì)量。

3.3 加強(qiáng)服務(wù)指導(dǎo)，提升資料歸檔質(zhì)量

當(dāng)前，有些建設(shè)工程檔案管理人員依舊墨守成規(guī)，一成不變，等待施工企業(yè)主動(dòng)上交項(xiàng)目檔案，這樣必定造成建設(shè)工程檔案工作非常被動(dòng)。建設(shè)工程檔案工作人員在思想觀念上，一定要努力克服資料采集難的畏難思想，積極動(dòng)腦、愛崗敬業(yè)、充滿責(zé)任感，形成主動(dòng)服務(wù)觀念，提高業(yè)務(wù)積極性和主動(dòng)性，經(jīng)過與建設(shè)單位進(jìn)行互動(dòng)，掌握檔案信息采集狀況第一手信息，為后期檔案整理、接收與提升歸檔質(zhì)量打好基礎(chǔ)。施工單位在簽訂合同時(shí)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行項(xiàng)目資料記錄，檔案管理單位把項(xiàng)目分配給相關(guān)工作人員，業(yè)務(wù)人員按照項(xiàng)目資料定期到工程場地檢測指導(dǎo)，使服務(wù)工作更為有效。保證所有項(xiàng)目均有專業(yè)管理、全程監(jiān)督、經(jīng)常性項(xiàng)目指導(dǎo)。

此外，經(jīng)過在建設(shè)工程施工環(huán)節(jié)不定期去現(xiàn)場監(jiān)督、檢查建設(shè)企業(yè)、施工企業(yè)、監(jiān)理機(jī)構(gòu)是否有專業(yè)的檔案人員采集、整合項(xiàng)目檔案信息，采集的檔案信息是否完整、精準(zhǔn)。特別是包含框架質(zhì)量安全的檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)計(jì)和變更、材料檢查、施工檢驗(yàn)、隱蔽項(xiàng)目等文件信息的歸檔任務(wù)，一旦出現(xiàn)問題要立即處理，保證檔案信息的真實(shí)、精準(zhǔn)、完整。

3.4 加強(qiáng)同各職能部門的溝通

首先，由建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量監(jiān)督部門嚴(yán)格審查項(xiàng)目資料的完整和準(zhǔn)確，貫徹落實(shí)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收體制，需要建設(shè)企業(yè)在進(jìn)行完工驗(yàn)收前，一定要把施工信息按要求細(xì)分整理，并構(gòu)成滿足標(biāo)準(zhǔn)的案卷后上交城建檔案館，實(shí)施預(yù)驗(yàn)收審核，經(jīng)業(yè)務(wù)部門工作人員認(rèn)真審核項(xiàng)目檔案的內(nèi)外與外在質(zhì)量，審核達(dá)標(biāo)后發(fā)放相關(guān)預(yù)驗(yàn)收意見數(shù)，不達(dá)標(biāo)的提出調(diào)整意見，責(zé)令限期調(diào)整。修改后達(dá)標(biāo)的出具相關(guān)預(yù)驗(yàn)收意見書，這樣建設(shè)企業(yè)才能夠進(jìn)行完工驗(yàn)收。其次，由市城鄉(xiāng)施工規(guī)劃部門工程項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)把關(guān)，在辦理項(xiàng)目完工備案時(shí)，檢驗(yàn)建設(shè)項(xiàng)目是否有相關(guān)驗(yàn)收認(rèn)可證明，否則不得備案。經(jīng)過各職能部門的全力配合，為建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔帶來了科學(xué)的監(jiān)督與制約保障，保證建設(shè)項(xiàng)目檔案可以按時(shí)完整、精準(zhǔn)、系統(tǒng)的采集歸檔。

3.5 文件信息的采集貫穿于施工全過程

施工完工文件信息的采集、整合、歸檔與文件信息的移交要和工程立項(xiàng)準(zhǔn)備、施工與完工驗(yàn)收同時(shí)進(jìn)行，文件信息要全面體現(xiàn)施工互動(dòng)及項(xiàng)目具體狀況，歸檔的文件不能產(chǎn)生偽造及事后補(bǔ)編的情況，確保歸檔資料的標(biāo)準(zhǔn)性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性以及完整性。

4 結(jié)束語

綜上所述，在新時(shí)代背景下，建設(shè)工程檔案一定要掌握時(shí)代發(fā)展的趨勢，采用科學(xué)的措施，加強(qiáng)采集力度，保證工程檔案信息的完整、真實(shí)和精準(zhǔn)，提高工程資料的歸檔質(zhì)量，促使建設(shè)工程檔案總體質(zhì)量的提升，更好為城市規(guī)劃、施工、管理服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[2]周浩.加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)認(rèn)真貫徹《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》[J].城建檔案，2017，（09）：9.

[3]唐海云，黃元發(fā)，賈建華.邵陽縣：農(nóng)業(yè)開發(fā)辦對項(xiàng)目工程檔案管理實(shí)行“四同時(shí)”[J].檔案時(shí)空，2013，（12）：46.endprint